SEPA-Lastschrift-Einreichung Leitfaden für Firmenkunden Seite 1 von 19
Inhaltsverzeichnis 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen Zahlverfahren... 4 2. Wer wird zukünftig wie belastet?... 5 2.1 Einzugsermächtigung wird SEPA-Basis-Lastschrift... 5 2.2 Abbuchungsauftrag mit Firmenkunden wird SEPA-Firmen-Lastschrift... 6 2.3 Abbuchungsauftrag mit privaten Kunden wird SEPA-Basis-Lastschrift... 7 2.4 Fragestellung bei der EDV GmbH:... 7 Wer soll zukünftig wie belastet werden?... 7 3. Welche Schritte sind vor Einholen neuer Mandate zwingend erforderlich?... 8 3.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz... 8 3.1.1 Die Gläubiger-Identifikationsnummer... 8 3.1.2 Die Mandatsreferenz... 9 3.1.3 Neue Vereinbarungen mit der... 9 3.2. Zusammenfassung... 10 4. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate?... 10 4.1 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen... 10 4.2 Erneuerung der bestehenden Abbuchungsaufträge bei Gewerbekunden... 11 4.3 Neuverträge für private Kunden mit Abbuchungsaufträgen... 12 4.4 Die Vorabinformation... 13 4.5 Zusammenfassung... 15 5. Wann können die Beiträge eingezogen werden?... 15 5.1 Mandatsverwaltung... 15 5.1.1 Ablaufdatum... 15 5.1.2 Kündigung / Widerruf von Mandaten... 16 5.1.3 Erst-, Folge-, Letzteinzug... 16 5.2 Fälligkeiten und Vorlagefristen... 16 6. Checkliste... 17 6.1 Allgemein... 17 6.2 Umstellung SEPA-Basis-Lastschrift... 18 6.3 Umstellung SEPA-Firmen-Lastschrift... 18 7. Ansprechpartner... 19 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Seite 2 von 19
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1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen Zahlverfahren Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet die Umsetzung der SEPA-Verordnung konkret, dass ab dem 01.02.2014 weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge von der angenommen und durchgeführt werden dürfen. Das beinhaltet auch, dass wir ab dem 01.02.2014 keine Abbuchungsaufträge mehr ausführen dürfen, die uns in der Vergangenheit erteilt wurden. Eine Umstellung der uns bereits erteilten Abbuchungsaufträge ist rechtlich leider nicht zulässig. Es können nur noch auf elektronischem Wege eingereichte Buchungen ausgeführt werden. Beleghafte Lastschriften können nicht mehr angenommen werden. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre Sparkasse dabei bietet. Im Groben ergeben sich folgende Stationen im Umsetzungsfahrplan: Anpassung Ihres Finanzbuchhaltungssystems und Ihrer Zahlungsverkehrsanwendungen auf die neuen SEPA-Verfahren Ergänzung der Angaben auf Ihren Geschäftspapieren um Ihre IBAN und den BIC Ihrer Bankverbindungen Erfassung von IBAN und BIC Ihrer Kunden- und Geschäftspartner in Ihrer Buchhaltung Nutzung von SEPA-Lastschrift-Mandaten statt der bisherigen Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträge Ihrer Kunden Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf SEPA-Lastschrift oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels: Seite 4 von 19
Die (fiktive) Firma EDV GmbH hat ihr Geschäftskonto bei der. Sie belastet ihre 450 Kunden für ihre Dienstleistungen mit monatlichen Wartungsgebühren. Es werden bisher belastet: 300 Kunden per Einzugsermächtigungsverfahren 150 Kunden per Abbuchungsverfahren, davon sind 60 private Kunden und 90 gewerbliche Kunden 2. Wer wird zukünftig wie belastet? 2.1 Einzugsermächtigung wird SEPA-Basis-Lastschrift Im bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren holt die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) von ihren Kunden (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt der Kunde der EDV GmbH, von seinem Konto Geld einzuziehen. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss die EDV GmbH von ihrem Kunden eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Mit diesem Mandat kann die EDV GmbH Konten von Privatpersonen und Firmen belasten. Der belastete Kunde hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab dem Belastungstag. Kann die EDV GmbH kein gültiges schriftliches Mandat für einen Einzug vorweisen, kann der Kunde bis zu 13 Monate nach Belastung Zahlungen zurückgeben. In unserem gewählten Beispiel müssen also die 300 Kunden der EDV GmbH, die aktuell im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Damit nicht von allen 300 Kunden eine neue, schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem man vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umwandeln kann. Seite 5 von 19
Dies gilt lediglich für die Umwandlung von Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate. Abbuchungsaufträge können nicht umgewandelt werden, sie bedürfen immer komplett neuer, schriftlicher Mandate. 2.2 Abbuchungsauftrag mit Firmenkunden wird SEPA-Firmen- Lastschrift Im bisherigen Abbuchungsverfahren zieht die EDV GmbH ebenfalls Geld vom Konto ihrer Kunden ein, allerdings erteilt der Kunde der EDV GmbH vorher seinem Kreditinstitut einen entsprechenden schriftlichen Auftrag, die vorgelegten Lastschriften der EDV GmbH auch einzulösen. Vor Weiterleitung des Geldes an die EDV GmbH, prüft das Kreditinstitut des Kunden, ob dieser einen gültigen Abbuchungsauftrag für Zahlungen an die EDV GmbH erteilt hat. Liegt kein Auftrag des Kunden vor, lehnt das Kreditinstitut die Einlösung ab und leitet kein Geld an die Hausbank der EDV GmbH weiter. Der belastete Kunde hat im Falle eines eingelösten Abbuchungsauftrages kein Rückgaberecht. Bei dem Verfahren der SEPA-Firmen-Lastschrift holt die EDV GmbH zunächst ein schriftliches Mandat vom Kunden ein. Der Kunde reicht eine Kopie des von der EDV GmbH eingeholten Mandates bei seinem Kreditinstitut ein. Das Kreditinstitut des Kunden prüft dann jedes Mal vor Einlösung einer Lastschrift, ob ein gültiges Mandat für die EDV GmbH vorliegt. Einmal eingelöste SEPA-Firmen-Lastschriften können vom Kunden nicht wegen Widerspruch zurückgegeben werden. Wichtig ist aber auch hier, dass die EDV GmbH auf Anfordern immer das schriftliche Originalmandat ihres Kunden vorzeigen kann. In unserem gewählten Beispiel müssen also die 90 gewerblichen Kunden der EDV GmbH, die aktuell im Abbuchungsverfahren belastet werden, auf das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Es gibt hier kein vereinfachtes Verfahren zur Umwandlung von Abbuchungsaufträgen in SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandate. Die EDV GmbH muss von jedem Kunden ein neues Mandat schriftlich einholen. Seite 6 von 19
Jeder Kunde der EDV GmbH muss eine Kopie des Mandates bei seinem Kreditinstitut einreichen. Wenn die EDV GmbH ganz auf das Abbuchungsverfahren verzichten will, kann sie die 90 Gewerbekunden zukünftig auch per SEPA-Basis- Lastschrift einziehen. Auch in dieser Konstellation müssen neue, schriftliche SEPA-Basis-Lastschrift-Mandate mit Kundenunterschrift durch die EDV GmbH eingeholt werden. Allerdings braucht dann keine Kopie an die Bank des Kunden gehen. 2.3 Abbuchungsauftrag mit privaten Kunden wird SEPA-Basis- Lastschrift Wie der Name schon sagt, sind SEPA-Firmen-Lastschriften nur zur Belastung von Konten von Nicht-Verbrauchern erlaubt. Anders gesagt: Ab dem 01.02.2014 gibt es kein Abbuchungsverfahren von Privatkonten mehr. In unserem gewählten Beispiel können demnach die 60 privaten Kunden der EDV GmbH, die aktuell im Abbuchungsverfahren ihre Zahlungen leisten, zukünftig nicht mittels SEPA-Firmen-Lastschrift belastet werden. Will die EDV GmbH diese Kunden weiterhin per Lastschrift belasten, muss dieses mit SEPA-Basis-Lastschriften erfolgen. In dieser Konstellation müssen ebenfalls neue, schriftliche Mandate mit Kundenunterschrift durch die EDV GmbH eingeholt werden. Bitte beachten Sie, dass die Kunden die Möglichkeit haben, die Lastschrift bis zu 8 Wochen nach Belastung wegen Widerspruch zurückzugeben. 2.4 Fragestellung bei der EDV GmbH: Wer soll zukünftig wie belastet werden? Die EDV GmbH entscheidet sich wie folgt: Die 300 Einzugskunden werden zukünftig per SEPA-Basis- Lastschrift belastet. (automatische Umwandlung möglich) Die 90 Gewerbe-Abbuchungskunden werden zukünftig per SEPA- Firmen-Lastschrift belastet. (=> neue Firmen-Mandate einholen) Seite 7 von 19
Die 60 privaten Abbuchungs-Kunden werden zukünftig per SEPA- Basis-Lastschrift belastet. ( => neue Basis-Mandate einholen) 3. Welche Schritte sind vor Einholen neuer Mandate zwingend erforderlich? 3.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten durch die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) in Angriff genommen werden kann, benötigt die EDV GmbH eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und ein System zur Vergabe von sogenannten Mandatsreferenzen. 3.1.1 Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) ihre Gläubiger-ID mit übertragen. Diese erscheint bei den Kunden (Zahlungspflichtigen) der EDV GmbH zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der genauen Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Gläubiger-ID beantragt die EDV GmbH kostenfrei über das Internet- Portal der Deutschen Bundesbank. Die Beantragung dauert nicht länger als circa fünf Minuten. Im Wesentlichen wird hier die Rechtsform der Firma angegeben, die genaue Firmenbezeichnung, Firmenadresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Per e-mail teilt die Bundesbank der EDV GmbH die Gläubiger-ID mit. Die Firma EDV GmbH erhält eine Gläubiger-ID für alle Einzüge, die sie tätigt, auch wenn diese über verschiedene Banken gemacht werden. Die Beantragung bei der Bundesbank erfolgt über die Internetadresse: www.glaeubiger-id.bundesbank.de Seite 8 von 19
3.1.2 Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für die Firma EDV GmbH beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jeder einzelne zahlungspflichtige Kunde der EDV GmbH seine eigene Mandatsreferenz. Dabei handelt es sich um eine Art Kundennummer oder auch Vertragsnummer, mit der die EDV GmbH jeweils ihren Kunden identifizieren kann. Die Mandatsreferenz kann folglich von der EDV GmbH frei vergeben werden. Alternativ ist es möglich, eine Mandatsreferenz auf Basis von Vertragsnummern zu vergeben. Dieses ist zum Beispiel für Versicherungen sinnvoll. Jeder Kunde erhält somit pro Vertrag eine Referenznummer. Das hat den Vorteil, dass ein Kunde im Falle einer Lastschriftsperre lediglich einen bestimmten Vertrag (z.b. seine Hausratversicherung) anstelle sämtlicher Zahlungen eines Zahlungsempfängers (Hausrat, Lebensversicherung und Kfz- Versicherung) nicht einlöst.. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Kunden. Wenn aufgrund eines Rückgabefalles ein Kreditinstitut ein Mandat sehen will, so erfragt sie dieses unter Angabe der Mandatsreferenz bei der EDV GmbH. Unter der Mandatsreferenz muss die EDV GmbH dieses Mandat auffinden können. 3.1.3 Neue Vereinbarungen mit der Sobald die Gläubiger-ID der EDV GmbH bekannt ist, trifft diese zunächst mit der neue, schriftliche Vereinbarungen für die Bearbeitung der SEPA-Einzugsaufträge: Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften Seite 9 von 19
Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Firmen-Lastschriften Die Gläubiger-ID ist ein zwingender Bestandteil dieser Vereinbarung. 3.2. Zusammenfassung Die EDV GmbH beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für die zu belastenden Kunden oder Verträge Mandatsreferenz eine und schließt zwei neue Vereinbarungen mit ihrem Sparkassenberater ab 4. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? 4.1 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen In unserem gewählten Beispiel muss jeder der 300 bestehende Einzugsermächtigungs-Kunden, die zukünftig per SEPA-Basis- Lastschrift belastet werden sollen, schriftlich über den Wechsel auf das SEPA-Verfahren informiert werden. Die EDV GmbH entscheidet sich hier für einen Serienbrief: Sehr geehrter <KUNDE> zukünftig werden wir Ihre monatlichen Wartungsgebühren über das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Seite 10 von 19
Unsere Gläubiger-ID lautet: DE (immer gleich) Ihre Mandatsreferenz lautet: <KU12345> (für jeden Kunden anders) Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen EDV GmbH Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zu dem letzten Satz Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren lesen Sie bitte die Erläuterungen in Kapitel 4.4. Mit Versenden der Briefe an die 300 Einzugsermächtigungs-Kunden der EDV GmbH wandeln sich die Einzugsermächtigungen der Kunden in SEPA-Basis-Mandate um. Es ist keine weitere Reaktion des Kunden der EDV GmbH nötig. Das Datum des Briefes ist gleichzeitig das Startdatum des Mandates. 4.2 Erneuerung der bestehenden Abbuchungsaufträge bei Gewerbekunden In unserem gewählten Beispiel muss die EDV GmbH für die bisherigen 90 gewerblichen Abbuchungsauftrags-Kunden neue Firmenmandate abschließen: Sehr geehrter <KUNDE> damit wir Ihre monatlichen Wartungsgebühren auch weiterhin für Sie komfortabel per Lastschrift einziehen kann, reichen Sie uns bitte das beigefügte SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat unterschrieben im Original wieder ein. Weiterhin bitten wir Sie, eine Kopie des unterschriebenen Mandates bei Ihrem Kreditinstitut einzureichen. Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Seite 11 von 19
Mit freundlichen Grüßen EDV GmbH Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Ein Musterformular des SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandates erhält die EDV GmbH bei Ihrem Sparkassenkundenberater. Zu dem letzten Satz Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren lesen Sie bitte die Erläuterungen in Kapitel 4.4. Erst wenn die unterschriebenen Kunden-Mandate im Original der EDV GmbH (Zahlungsempfänger) und eine Kopie beim Kreditinstitut des zu belastenden Kunden (Zahlungspflichtigen) vorliegen, kann der Lastschrifteinzug beginnen. 4.3 Neuverträge für private Kunden mit Abbuchungsaufträgen In unserem gewählten Beispiel sind 60 private Kunden der EDV GmbH betroffen, die aktuell mittels Abbuchungsauftrag belastet werden, was ab dem 01.02.2014 nicht mehr zulässig ist. Die EDV GmbH muss in diesem Fall neue Mandate von Ihren Kunden für das SEPA-Basis- Lastschriftverfahren schriftlich einholen. Die EDV GmbH entscheidet sich hier wiederum für einen Serienbrief: Sehr geehrter <KUNDE> damit wir Ihre monatlichen Wartungsgebühren auch weiterhin für Sie komfortabel per Lastschrift einziehen kann, reichen Sie uns bitte das beigefügte SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat unterschrieben im Original wieder ein. Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen EDV GmbH Seite 12 von 19
Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Ein Musterformular des SEPA-Basis-Lastschrift-Mandates erhält die EDV GmbH bei Ihrem Sparkassenkundenberater. Zu dem letzten Satz Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren lesen Sie bitte die Erläuterungen in Kapitel 4.4. Liegen die unterschriebenen Kunden-Mandate (Zahlungspflichtiger) im Original der EDV GmbH (Zahlungsempfänger) vor, kann der Lastschrifteinzug auch in diesem Fall beginnen. Hier ist keine Kopie des Mandates an das Kreditinstitut des Kunden (Zahlungspflichtiger) der EDV GmbH (Zahlungsempfängers) erforderlich. 4.4 Die Vorabinformation Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren Die SEPA-Lastschrift-Verordnung verlangt ab dem 01.02.2014 grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug schriftlich 14 Kalendertage vorher über den bevorstehenden Einzug informiert. Das stellt in der Praxis einen erheblichen Aufwand für die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) dar, daher gibt es eine Reihe von Anpassungen bezüglich dieser Vorgabe in der SEPA-Verordnung: Die schriftliche Vorabinformation durch die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) muss nicht über einen SEPAraten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können andere Zeiträume für die Vorabinformationen vereinbaren. Zukünftige Belastungen können vorab zum Beispiel in Verträgen genannt werden. Es wird der Rhythmus der Folgebelastungen und der Betrag angegeben: den fälligen Betrag von 30 Euro werden wir jeweils zum 01. des Monats mit der Gläubiger-ID 12345 und der Mandatsreferenz 54321 einziehen. Seite 13 von 19
Demnach ist für die Kunden von Kapitel 4.1 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen ein SEPArater Infobrief vor dem ersten Einzug zu empfehlen. Die EDV GmbH entscheidet sich, die 360 Kunden, die künftig per Basis- Lastschrift belastet werden, folgenden ersten Infobrief zukommen zu lassen: Vorabinformation Ihre erteilte Einzugsermächtigung wird zur SEPA-Basis-Lastschrift Sehr geehrter <KUNDE> basierend auf dem mit uns vereinbarten Wartungsvertrag Nr. XX vom TT.MM.JJJJ werden wir Ihre monatlichen Wartungsgebühren in Höhe von XXX Euro erstmalig zum TT.MM.JJJJ für Sie komfortabel per SEPA- Basis-Lastschrift einziehen. Mit freundlichen Grüßen EDV GmbH Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Schließt unsere fiktive EDV GmbH neue Wartungsverträge ab oder kommt es zu Vertragsänderung bei ihren Bestandskunden, kann auch ein entsprechender Passus an den Vertragstext angehängt werden. Hierzu entscheidet sich die EDV GmbH an ihre üblichen Wartungsverträge folgenden Satz nachzusetzen: Wir werden Sie erstmalig am 15.02.2014 und zukünftig immer an jedem 15. des Monats mit der monatlichen Wartungsgebühr in Höhe von XXX Euro per SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren belasten. Änderungen der Belastungstermine werden wir Ihnen 14 Kalendertage vor der fälligen Belastung schriftlich mitteilen. Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Seite 14 von 19
4.5 Zusammenfassung Die EDV GmbH muss also folgende Vorgaben der SEPA-Verordnung bis zum 01.02.2014 umsetzen: Sie schreibt die 300 Einzugsermächtigungskunden an und teilt diesen lediglich ihre Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit. Sie schreibt die 90 Gewerbekunden mit Abbuchungsauftrag an, holt das SEPA-Firmen-Mandat ein und bittet den Kunden, eine Kopie davon seinem Kreditinstitut zu geben. Sie schreibt die 60 Privatkunden mit Abbuchungsauftrag an und holt das SEPA-Basis-Mandat ein. Sie schreibt 360 Kunden 14 Tage vor dem ersten Einzug an und kündigt die erstmalige Belastung per SEPA-Basis-Lastschrift an. 5. Wann können die Beiträge eingezogen werden? 5.1 Mandatsverwaltung Bei den aktuell gültigen Lastschriftverfahren werden nach Einholen und Ablegen der entsprechenden Lastschriftvereinbarungen durch die EDV GmbH die Beitragseinzüge vorgenommen. Die Belastungstermine können bei jedem Einzug variieren, der Verwendungszweck ist frei wählbar, die Vereinbarung sind bis zum Widerruf durch den Zahlungspflichtigen unbegrenzt gültig. Beim SEPA-Lastschrift-Verfahren ist das anders. Die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz sind zukünftig zwingende Bestandteile für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen folglich bei der EDV GmbH richtig verwaltet werden, so wie die Zahlungen selber auch. 5.1.1 Ablaufdatum SEPA-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird der Kunde 36 Monate lang nicht von der EDV GmbH belastet, verliert das Mandat seine Gültigkeit. Seite 15 von 19
Schreibt die EDV GmbH ihre 300 Einzugs-Kunden an und wandelt so die ursprüngliche Einzugsermächtigung in das SEPA-Basis-Lastschrift- Mandat um und zieht danach 36 Monate lang nicht ein, verlieren die 300 SEPA-Basis-Mandate ihre Gültigkeit und alle Mandate müssen durch die EDV GmbH schriftlich neu von ihren Kunden eingeholt werden. Das Sendedatum des Umwandlungsanschreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat. Die EDV GmbH muss also ständig genau beobachten, ob ihre Kundenmandate noch gültig sind. An dieser Stelle weisen wir darauf hin, dass eine sorgfältige Verwaltung der Kundenmandate für die EDV GmbH von großer Bedeutung ist, denn wenn die EDV GmbH auf Anfordern kein gültiges schriftliches Mandat für einen Einzug vorweisen kann, kann der Kunde Zahlungen bis zu 13 Monate nach Belastung zurückgeben. 5.1.2 Kündigung / Widerruf von Mandaten Mandate können jederzeit durch einfache Erklärung widerrufen werden. 5.1.3 Erst-, Folge-, Letzteinzug Belastet die EDV GmbH mittels SEPA-Lastschrift ihre Kunden, so sendet sie jedes Mal auch mit, ob diese Belastung zum ersten, letzten oder wiederholten Male erfolgt. Diese Information wird durch die Zahlungsverkehrsprogramme der Kreditinstitute abgefragt. Es ist für die EDV GmbH wichtig, auch diese Information korrekt bei der Erfassung eines Lastschrifteinzugs anzugeben, da es ansonsten zu Verzögerungen bei der Ausführung der Belastungen der Kundenkonten (Zahlungspflichtigen) kommen kann. Dieser Wert wird durch die Zahlungsverkehrsprogramme erfragt und verwaltet. 5.2 Fälligkeiten und Vorlagefristen Bei den aktuell gültigen Einzugsverfahren galt immer das Prinzip der Fälligkeit bei Sicht. Seite 16 von 19
Das bedeutete bislang: Reicht die EDV GmbH eine Lastschriftdatei per heute ein, so verarbeitet das Kreditinstitut die Datei auch am Einreichungstag und schreibt sie der EDV GmbH gut. Je nach Netzverbindungen zu den einzelnen Banken erhält die EDV GmbH das Geld noch am gleichen oder am nächsten Geschäftstag. SEPA-Lastschriften müssen immer mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. An diesem Tag werden einheitlich alle Zahlungspflichtigen der EDV GmbH belastet. Daraus folgt, dass SEPA-Lastschriften immer einige Tage vor diesem Fälligkeitsdatum bereits von der EDV GmbH eingereicht werden. Zur Zeit wird deutschlandweit jedoch eine Einigung herbeigeführt, die die Vorlegungsfrist für rein deutsche Lastschriften auf einen Tag verkürzen soll. 6. Checkliste 6.1 Allgemein Analysieren Sie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Unternehmen: Welche Kunden werden belastet? Handelt es sich um Verbraucher oder Nicht-Verbraucher? Nach welchem Verfahren werden die Einzüge bisher vorgenommen? Einzugsermächtigung, Abbuchungsauftrag oder je nach Kunde unterschiedlich? Wie sollen die Kunden künftig belastet werden? SEPA-Basis- oder SEPA-Firmen-Lastschrift? Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten zur Koordination und Steuerung der Umstellung in Ihrem Unternehmen Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de Die Gläubiger-ID gilt für SEPA-Basis- und SEPA-Firmen-Lastschriften Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie passende Updates ein. Hiernach können Sie bereits SEPA-Überweisungen vornehmen. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen, Visitenkarten, Ihrer Internetseite und Rechnungen an. Stellen Sie evtl. vorhandene Zahlscheine (Bar-Überweisungen) auf SEPA- Zahlscheine um. erledigt Seite 17 von 19
6.2 Umstellung SEPA-Basis-Lastschrift Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Stadtsparkasse Haltern am See und schließen Sie eine Nutzungsvereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis- Lastschrift ab. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Kunden- oder Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. Unterrichten Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA-Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umwandlung der Einzugsermächtigung in das SEPA- Basis-Lastschriftmandat. (Vorabinformation) Sie können diese Information auch im Verwendungszweck des letzten Kundeneinzugs vor der Umstellung vornehmen. Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Vorabinformation als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben. Wichtigste Informationen hierbei sind: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Datum der SEPA-Abbuchung Datum der Vorabinformation Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit) Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke und Verträge Ihrer Unterlagen an. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug für Beweiszwecke archiviert werden. Der Zahlungspflichtige kann eine SEPA-Basis-Lastschrift innerhalb von 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe der Gründen zurückgeben. Ohne gültiges SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. erledigt 6.3 Umstellung SEPA-Firmen-Lastschrift Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Stadtsparkasse Haltern am See und schließen Sie eine Nutzungsvereinbarung zur Nutzung der SEPA-Firmen- Lastschrift ab. Prüfen Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge. Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern müssen Sie in SEPA-Basis-Lastschriften ändern senden Sie ihren entsprechenden Kunden ein SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat zu und bitten Sie um eine schnelle Rücksendung. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Kunden- oder Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. Bestehende Abbuchungsaufträge mit Nicht-Verbrauchern können Sie ab Umstellung nicht mehr nutzen. Senden Sie frühzeitig allen Zahlungspflichtigen ein neues SEPA-Firmen-Lastschrift- Mandat mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zu und bitten Sie um eine schnelle Rücksendung. Unterrichten Sie Ihre Kunden mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA-Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Änderung der erteilten Abbuchungsverträge in das SEPA- Firmen-Lastschriftmandat. (Vorabinformation) Sie können diese Information auch im Verwendungszweck des letzten Kundeneinzugs vor der Umstellung vornehmen. Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Vorabinformation als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben. Wichtigste Informationen hierbei sind: Gläubiger-ID Mandatsreferenz Datum der SEPA-Abbuchung Datum der Vorabinformation erledigt Seite 18 von 19
Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 1 Geschäftstag vor Fälligkeit) Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke und Verträge Ihrer Unterlagen an. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen, Visitenkarten, Ihrer Internetseite und Rechnungen an. Stellen Sie evtl. vorhandene Zahlscheine (Bar-Überweisungen) auf SEPA- Zahlscheine um. SEPA-Firmen-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug für Beweiszwecke archiviert werden. 7. Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Seite 19 von 19