Certified Project Management Associate IPMA Level D Muster- mit Antworten Hinweise Bitte prüfen Sie, ob die Prüfung vollständig ist und alle Seiten von 1 bis 13 umfasst Richtzeit für diesen Prüfungsteil ca. 70 Minuten Anzahl Aufgaben: Bewertung total die erreichbare Punktzahl pro Aufgabe ist vermerkt 9 Aufgaben 90 Punkte Erlaubte Hilfsmittel open books Bewertung MC-Fragen und (TA) Kompetenzbereiche Text-Aufgaben Erreichte Punktzahl PM technische Kompetenzen 50 PM Verhaltenskompetenzen 20 PM Kontextkompetenzen 20 Total 90 Anmerkung: Die Prüfung wurde einfachheitshalber in der männlichen Form verfasst. Ausgabe: 2013/1 VZPM Seite 1 von 12
Bereich PM technische Kompetenzen P06 Interessierte Parteien (Stakeholder) A61 1.02 12 Punkte Aufgabe Nr. A61 Zitat: Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an den Menschen (Tom demarco). Interessierte Parteien, Anspruchsgruppen bzw. Stakeholder sind Personen oder Organisationen, welche zum Projekt relevante Beziehungen haben. Die Beziehungen können sein: Betroffenheit Bestimmte Interessen (Einfluss/Macht) Ein Projektleiter wird deshalb möglichst am Anfang des Projektes zusammen mit seinem Projektteam eine Stakeholder-Analyse erarbeiten, um sein Projektumfeld kennen zu lernen. Frage a) Welche drei wichtigen Information will der Projektleiter mit der Stakeholderanalyse zusammentragen bzw. welche Antworten will er mit einer Stakeholderanalyse erhalten? Aufgabe zu Frage a) Beschreiben Sie drei Fragen, die sich der Projektleiter vor Beginn der Analyse stellt, jeweils mit einem Satz. Benutzen Sie dazu das vorgegebene Raster. Antwort zu a) Fragen vor Beginn der Stakeholder-Analyse 1 Welche Personen oder Personengruppen und Institutionen/Organisationen müssen als Stakeholder betrachtet werden? max. 6 Pkt. 2 2 Welchen Einfluss haben die potentiellen Stakeholder, bzw. welche Macht und welcher Einfluss stehen den Stakeholdern in Bezug auf das Projekt zur Verfügung? 2 3 Wie werden sich die relevanten Stakeholder in Bezug auf das Projekt verhalten? 2 VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 2 von 12
Frage b): Was sind die drei wichtigsten Hauptfunktionen, welche eine Stakeholderanalyse erfüllen muss? Aufgabe zu Frage b) Beschreiben Sie in jeweils ein bis zwei Sätzen die drei wichtigsten Hauptfunktionen einer Stakeholderanalyse. Benutzen Sie dazu das vorgegebene Raster. Antwort zu b) Hauptfunktionen der Stakeholderanalyse 1 Sie liefert zu Beginn der Projektes umfeldbezogene Informationen, die sowohl für die Projektzieldefinition sowie für die spätere Intergration des Projektes im Umfeld und für die Nutzung der Projektergebnisse wichtig sein können max. 6 Pkt 2 2 Sie bildet die Grundlage für das Projektmarketing und ist im Wesentlichen nichts anderes als die Zusammenstellung und Analyse aller relevanten Betroffenen und Beteiligten. 2 3 Sie dient dem Risikomanagement und der Konfliktprävention, indem sie einen Überblick über die Stakeholder und das Kräftefeld aus Erwartungen rund um das Projekt schafft und darauf aufbauend Massnahmen für das proaktive Management vor Erwartungen erschliessen lässt. 2 Zur Bewertung: die fett gekennzeichneten Begriffe müssen in den Antworten enthalten sein. VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 3 von 12
P06 Projektstruktur A62 1.09 10 Punkte Aufgabe A62 Projektstrukturen helfen dem Projektleiter, sein Projekt vom Groben ins Detail folgend im Griff zu behalten. Sie zerlegen die Lieferobjekte, die Projektaufgaben, Ressourcen und auch Risiken hierarchisch nach klar definierten Gliederungsregeln. Der Projektstrukturplan beantwortet ausschliesslich die Frage Was ist in einem Projekt zu tun? Dabei wird nach folgenden Gliederungsprinzipien unterschieden: Objektorientiert Welche Teile sind im Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe zu bearbeiten? Funktions- oder verrichtungsorientiert Welche Funktionen sind im Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe auszuführen? Phasen- oder prozessorientiert In welchen Schritten läuft das Projekt, Teilprojekt, Teilaufgabe ab? Im Projekt Erneuerung Tageszeitung hat der Projektleiter zwei Vorschläge erarbeitet, wie er das Projekt gliedern könnte Vorschlag a) Projekt Erneuerung Tageszeitung Wirtschaftsteil Bund 1 Regionalteil Bund 2 Sportteil Bund 3 Börsen Bund 4 - Tendenzen - Kurse - Märkte - Aktuelles - Aktuelles - Politik - Kultur - International - National - Regional - Übersicht - Aktienindizes - Aktionen - Portfolio VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 4 von 12
Vorschlag b) Projekt Erneuerung Tageszeitung Initialisierung Konzeption Desigen Realisierung Auftrag erstellen Erhebungen durchführen Analyse durchführen Konzeption von Zeitungsinhalt Designstudie erstellen Organisation optimieren Zeitungsbünde neu integrieren Konzeption des Verträgersystems Sicherheitssystem optimieren Detaildesgin Testen Schulungen durchführen Fragen 1. Um welche Gliederungsprinzipen handelt es sich bei diesen beiden Vorschlägen zur Strukturierung des Projekts Erneuerung Tageszeitung und nach was richtet sich die jeweilige Gliederung der Arbeitspakte aus? 2. Was ist ein möglicher Vorteil des Vorschlages a)? Antwort zu Frage 1 Vorschlag a) ist eine Strukturierung nach Objekten. Die Gliederung der Arbeitspakete richtet sich nach den einzelnen Bestandteilen des Systems aus. Vorschlag b) ist eine Strukturierung nach dem Ablauf, den Phasen, dem Projektverlauf. Die Gliederung der Arbeitspakete beschreibt alle zu erfüllenden Aufgaben in der logischen Reihenfolge ihrer Folgebeziehungen. Antwort zu Frage 2 Vorschlag a) Der objektorientierte Strukturplan schafft Übersicht über die einzelnen Bestandteile der Tageszeitung. Er zeigt die Einzelteile des zukünftigen Produkts. Bewertung: (1) Beide Gliederungsprinzipien korrekt erkannt und erklärt (je 2.5 Punkte) Total 5 Punkte (2) Begründung zum Vorschlag a) Total 5 Punkte Total 10 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 5 von 12
P06 Projektphasen, Ablauf und Termine A63 1.11 10 Punkte Aufgabe A63 Der Ablaufplan gibt Auskunft darüber, welche Vorgänge voneinander abhängig sind und wie sie unter Berücksichtigung dieser Abhängigkeitsverhältnisse angeordnet werden. Aufgabe und Antwort Berechnen Sie mit Hilfe des frühesten Anfangstermins (FA) und des frühesten Endtermins (FE) der aufgeführten Vorgänge aus dem Projekt Einführung eines Produktes die Projektdauer in Tagen. Berechnen Sie die Termine nicht mit Datum, sondern in Projekttagen. Die Resultate sind direkt in den Spalten FA und FE zu erfassen. Es sind alle Zwischenergebnisse aufzuführen. Vorg. Nr. Vorgänge Vorgänger Dauer Tage 01 Vorbereitung Projektstart -- 5 0 oder 1 5 02 Ernennung Projektteam 01 5 6 10 03 Projektstartsitzung 02 1 11 11 04 Erstellung Projekthandbuch 03 10 12 21 05 Ist-Analyse erstellen 04 15 22 36 06 Kennzahlen definieren 05 6 37 42 07 Konzept erstellen 05 20 37 56 08 Aufgabenplan erstellen 07 4 57 60 09 Terminplan erstellen 08 2 61 62 10 Kostenplan erstellen 08 2 61 62 11 Präsentation vorbereiten 10 2 63 64 12 Entscheidungsmeeting 11 1 65 65 13 Abschluss Projektphase 12 0 65 65 FA FE Bewertung: korrektes Resultat 10 Punkte inkl. Zwischenresultate VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 6 von 12
P06 Ressourcen A64 1.12 10 Punkte Aufgabe A64 Als Projektleiter überprüfen Sie die Vorgangsliste des Projekts Firmenseminar und ordnen die Verantwortlichkeiten den einzelnen Vorgängen zu. Im Projekt arbeiten K. Basler und M. Schweizer mit. Sie sind für einzelne Arbeitspakete verantwortlich. Nr. Vorgänge Projekt Firmen- Verant- Vor- Dauer in FA FE Seminar wortlich gänger Tagen 1 Termine und Ort festlegen K. Basler - 5 0 od.1 5 2 Seminarhotel suchen K. Basler 1 5 6 10 3 Themen/Teilnehmer bestimmen M. Schweizer - 10 0 od.1 10 4 An-/Rückreise organisieren K. Basler 3 5 11 15 5 Planung des Seminarablaufes M. Schweizer 3 5 11 15 6 Referenten auswählen M. Schweizer 5 15 16 30 7 Informationsmeeting vorbereiten K. Basler 6 5 31 35 8 Info-Anlass durchführen M. Schweizer 7 1 36 36 Aufgabe (1) Berechnen Sie den frühestens Anfang (FA) und das früheste Ende (FE), indem Sie die Kapazitäten der beiden Projektmitarbeiter K. Basler und M. Schweizer berücksichtigen und berechnen Sie so die Dauer des Projektes. Tragen Sie Ihren Daten direkt in die beiden Spalten FA und FE ein. Berechnen Sie die Termine nicht mit Datum, sondern in Projekttagen. Aufgabe (2) Berechnen Sie den Aufwand in Projekttagen der Projektmitarbeiter Kurt Basler und Max Schweizer. Antwort zu (2) Aufwand Kurt Basler beträgt 20 Projekttage Aufwand Max Schweizer beträgt 31 Projekttage Total Aufwand 51 Projekttage Bewertung: Aufgabe (1) korrekt Aufgabe (2) korrekt 8 Punkte 2 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 7 von 12
P06 Kosten und Finanzen A65 1.13 10 Punkte Aufgabe A65 Die Kostenplanung und die Budgetierung im Projekt dienen folgendem Zweck: Für das Unternehmen (Kapitalgeber); als Grundlage für die Bereitstellung der finanziellen Mittel (Liquiditätsplanung) Für den Auftraggeber; als Entscheidungsgrundlage bei Meilensteinen im Projekt Für den Projektleiter; als operatives Überwachungs- und Kontrollinstrument Um die Projektkosten zu berechnen, werden die Kosten jeder einzelnen Tätigkeit berechnet und über die gesamte Projektdauer summiert. Berechnen Sie das Projektbudget aufgrund der Informationen, welche Ihnen in der nachfolgenden Tabelle zur Verfügung stehen. Benutzen Sie für die Berechnung die Spalten der Tabelle. Berechnen Sie den Aufwand in Tagen und die Kosten für jede einzelne Tätigkeit sowie das Projektbudget total in Franken (graue Felder). Die aufgeführten Investitionen sind in der Spalte geplante Gesamtkosten bereits aufgeführt. Die Investitionen müssen in das Projektbudget total aufgenommen werden. Dauer in Tagen/Personen heisst, jede Personen arbeitet die aufgeführten Tage pro Tätigkeit zu einem mittleren Einsatz in % (siehe Spalte mittlerer Personeneinsatz in %). Projektbudget Tätigkeiten Dauer in Tagen/ Person Anzahl Personen (PM) pro Tätigkeit Mittlerer Personeneinsatz in % Aufwand in Tagen Kostenansatz pro Person und Tag Geplante Gesamtkosten (pro Tätigkeit) Tätigkeit A 20 2 PM 50 20 1 000 20 000 Tätigkeit B 10 1 PM 70 7 800 5 600 Tätigkeit C 5 2 PM 100 10 800 8 000 Tätigkeit D 15 3 PM 100 45 1 000 45 000 Tätigkeit E 10 2 PM 50 10 1 000 10 000 Tätigkeit F 20 2 PM 50 20 1 000 20 000 Tätigkeit G 30 3 PM 50 45 800 36 000 Inventionen 15 400 Total Projektbudget 160 000 Bewertung: Korrekte Berechnung des Projektbudget: 10 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 8 von 12
Bereich PM Verhaltenskompetenzen P06 Führung A66 2.01 9 Punkte Aufgabe A66 Projekte führen und leiten umfasst das Leiten und Führen einer Sache als auch von Mitarbeitern. Der Projektleiter in der Rolle des Managers führt das Projekt im betriebswirtschaftlichen Sinne. Er muss das Projektziel zu verfolgen, den optimalen Einsatz der Ressourcen, sowie die zur Verfügung gestellte Zeit und die finanziellen Mittel überwachen. Zusätzlich nimmt der Projektleiter auch die Rolle der operativen Leitung sowie die Führung seiner Projektmitarbeiter wahr. Viele Funktionen und Rollen sind in der normalen Linienführung und in der Projektführung gleich. Für den Projektleiter ergeben sich daraus aber ein paar wesentliche Unterschiede. Frage: Was sind die drei wesentlichsten Unterschiede zwischen der Linienführung und der Projektführung aus Sicht des Projektleiters? Antwort zu A66 1. Er übernimmt die Führungsaufgabe nur auf Zeit 2. Meist führt er in der Matrix-Projektorganisation mit mehreren etablierten Linienstellen 3. Er hat keine oder wenig formale Macht (Weisungsbefugnis) 4. Er hat keine oder nur unpräzis definierte Ressourcenkompetenz 5. Die formale hierarchische Eingliederung der Projektorganisation hat temporären Charakter Bewertung A66 Je korrekter Unterschied 3 Punkte, total 9 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 9 von 12
P06 Ergebnisorientierung A67 2.08 9 Punkte Aufgabe P67 Information und Kommunikation finden in Projekten immer in irgendeiner Form statt. Die Frage dabei ist: Läuft sie zufällig oder wird sie bewusst gestaltet? Information und Kommunikation werden im Projekt und in der Linie unterschiedlich gehandhabt. In der Linienhierarchie wird über vordefinierte Berichtswege kommuniziert. In Projekten mit eher kleinen Teams, eignen sich direkte, möglichst kurze Informationswege besser. Sie erlauben eine flexible und rasche Entscheidungsfindung sowie bessere Koordination. Aufgabe: Nach welchen Kriterien kann das System der Projektinformation und Projektkommunikation gegliedert werden? Führen Sie in Ihrer Antwort drei mögliche Systeme der Projektinformation und Projektkommunikation auf und fügen Sie zu jedem System mindestens ein Beispiel auf. Antwort zu A67: Kommunikation Das ganze System der Projektinformation und Projektkommunikation kann wie folgt gegliedert werden: Mündliche Kommunikation; Gespräche, Sitzungen, Workshops Berichtswesen: Protokolle, Statusberichte, Änderungen, usw. Projekt-Dokumentation: Projekthandbuch, Projektablage Projektmarketing: Lobbying, Vertrauen und Akzeptanz schaffen, Präsentationen, usw. Datenaustausch und Zusammenarbeit über Intranet und Internet Bewertung zu A67: Je korrekte Form der Kommunikation oder Information: 3 Punkte, total 9 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 10 von 12
Bereich PM Kontextkompetenzen P06 Projektorientierung A68 3.01 10 Punkte Aufgabe A68 Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Projekte zu charakterisieren. Dies zu tun ist oft hilfreich, weil ein Projektleiter daraus ableiten kann, wie er das Projekt strukturiert, die Projektorganisation definiert und welche Ressourcen er benötigt. Frage: Eine Möglichkeit, Projekte zu klassifizieren, besteht darin, die Projekte nach Zweck zu ordnen. Was sind typische Projektklassen (Unterscheidung nach Zweck)? Führen Sie in Ihrer Antwort vier Projektklassen auf. Antwort A68: vier Projektklassen 1) Investitionsprojekte 2) Infrastrukturprojekte 3) Produktentwicklungsprojekte 4) Organisationsprojekte 5) Informatikprojekte 6) Bauprojekte Bewertung: Je passende Antwort 2.5 Punkte, d.h. maximal 10 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 11 von 12
P06 Finanzierung A69 3.10 10 Punkte Aufgabe A69 Der Finanzchef eines Unternehmens will vom Projektleiter eine Aufstellung, wie viel Geld er in den nächsten 8 Monaten für das Projekt XY bereitstellen muss. Aufgabe Finanzplan Projekt XY Erarbeiten Sie einen Finanzplan für das Projekt XY nach den folgenden Kriterien und berechnen Sie, wie viel Geld in den nächsten 8 Monaten pro Monat und Gesamt für dieses Projekt bereitgestellt werden muss. Setzen Sie die Beträge direkt in die entsprechenden Spalten der Tabelle ein. Als Basis für die Berechnung haben Sie folgende Anhaltspunkte: Vorgang pro Vorgang Aufteilung AB 26 000 Gleichmässige Verteilung pro Monat AC 20 000 In den Monaten vier und fünf je 50% AD 27 500 1. Monat; 20%, 2. Monat; 30%, 3. Monat 50% BF 15 000 6. Monat; 50%, 7. Monat; 20%, 8. Monat; 30% CE 22 500 Je 1/3 in den Monaten vier, fünf und sechs DE 10 500 Je 20% in den Monaten eins und zwei, in den übrigen Monaten je 10% EF 23 000 Der ganze Betrag fällt im 8. Monat an Ergebnis Finanzplan Projekt XY Vorgang Projekt-Monate Gesamt 1 2 3 4 5 6 7 8 In CHF AB 3 250 3 250 3 250 3 250 3 250 3 250 3 250 3 250 26 000 AC 10 000 10 000 20 000 AD 5 500 8 250 13 750 27 500 BF 7 500 3 000 4 500 15 000 CE 7 500 7 500 7 500 22 500 DE 2 100 2 100 1 050 1 050 1 050 1 050 1 050 1 050 10 500 EF 23 000 23 000 10 850 13 600 18 050 21 800 21 800 19 300 7 300 31 800 144 500 Bewertung: Korrektes Ergebnis je Vorgang: 10 Punkte Korrektes Ergebnis je Monat: 5 Punkte VZPM VZPM_PMLD_TA_PR06mA_M6-2013_DE Seite 12 von 12