Zusatzmodul BPC: Controlling-Bericht

Zusatzmodul BPC: Controlling-Bericht Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1230 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Aufbereitung der Daten mit Excel 3.2. Controlling-Bericht in Excel 4. Details 4.1. Druck der Auswertungen 5. Wichtige Informationen 2 3 4 4 8 14 14 14

Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Erstellung eines Controlling-Berichts mit deren kompakten, aussagekräftigen Gestaltung der Auswertungen und der grafischen Verdeutlichung der Zusammenhänge. Dadurch ist der Controlling-Bericht das ideale Instrument für Beratungsgespräche mit Mandanten. Der Controlling-Bericht bietet folgende Auswertungen: Ertragslage Liquidität Kostenverteilung Kapital und Privatbereich Debitoren/Kreditoren Kennzahlen Erfolgsplan Planerreichung Der Controlling-Bericht findet Anwendung: SKR BWA-Grundlage Verfügbar ab 03/04 001 Standard-BWA (WE) + 007 Kapitalflussrechnung 2007 009 Controllingreport-BWA (WE) 1 2007 016 Controllingreport-BWA Einnahmen-Ausgaben (WE) 1 2011 45 009 Controllingreport-BWA (WE) 2011 80/81 009 Controllingreport-BWA (WE) bis 2016 2 2011 016 Controllingreport-BWA Einnahmen-Ausgaben (WE) 2011 1 Inklusive Branchenpaket für Zahnärzte und Ärzte. 2 Die SKR 80/81 laufen mit dem Wirtschaftsjahr 2016 aus. Zu den Besonderheiten: Info Nr. 1270 Branchenpakete für Zahnärzte/Ärzte Hinweis Online-Seminar»Umstellung auf Branchenpaket Zahnärzte/Ärzte«

Seite 3 2. Voraussetzungen 1. Zusatzmodul»Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling«Das Zusatzmodul»Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling«muss lizenziert sein:»fibu Tools Modulauskunft«Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: 08031 2561-423 E-Mail: sales@agenda-software.de 2. Microsoft Excel Microsoft Excel muss in der von Agenda freigegebenen Version installiert sein. Nr. 53014 Systemvoraussetzungen und Systemempfehlungen für den Einsatz der Agenda- Software

Seite 4 3. 3.1. 3.1.1. Vorgehensweisen Aufbereitung der Daten mit Excel Grundsätzliches Grundlage des Controlling-Berichts bilden Zahlen der Anwendung Agenda FIBU aus folgenden Bereichen: Aktuelles Wirtschaftsjahr Vorjahr Eventuell erfasste Planzahlen Aufbereitung der Daten erfolgt über Microsoft Excel. Dabei werden die unterschiedlichen Auswertungen in einzelnen Arbeitsblättern dargestellt. Die Daten werden über Excel gespeichert und gedruckt. Damit stehen alle Komfortfunktionen von Microsoft Office zur Verfügung. Unter anderem auch der automatische E-Mail-Versand. 3.1.2. Druckausgabe in Farbe Die Auswertungen können farbig gedruckt werden. Durch die farbigen Diagramme erhält der Controlling-Bericht eine hohe Wertigkeit. Trends und Entwicklungen, Zahlen und Begriffe werden in einheitlichen Farben dargestellt. Die Berichtsinhalte erklären sich somit teilweise selbst. Wenn kein Farbdrucker zur Verfügung steht, erfolgt die Ausgabe automatisch in Schwarz-Weiß. Für Beratungsgespräche oder Präsentationszwecke ist es möglich, den Controlling-Bericht am Bildschirm in der Seitenansicht aufzurufen. Dann werden die farbigen Inhalte auch entsprechend dargestellt. 3.1.3. Optionen zum Controlling-Bericht Über das Symbol können Sie die Optionen aufrufen. Hier können Sie festlegen, welches Logo im Controlling-Bericht verwendet wird. Standardmäßig wird das Logo aus dem Installationsverzeichnis verwendet: \Agenda\Winzmiv\Prog\Agenlogo.bmp. Wenn Sie ein eigenes Logo verwenden möchten, dann können Sie dieses hier hinterlegen. Achten Sie bitte darauf, dass das Logo eine sinnvolle Größe aufweist. Derzeit ist es nicht möglich, dass die Auswertung programmgesteuert ohne Logo gedruckt wird. Soll kein Logo ausgegeben werden, ist ein leeres Logo vom Anwender zu hinterlegen. Nachdem Sie alle notwendigen Optionen für den Bericht hinterlegt haben, kann die Auswertung über die Schaltfläche <Starten> aufgerufen werden. Hinweis Wenn die Auswertung an Excel übergeben wird, darf Excel an diesem Arbeitsplatz nicht bereits geöffnet sein, da es sonst zu Problemen in Agenda FIBU bzw. Excel kommen kann.

Seite 5 3.1.4. Auswertungsergänzung zu betriebwirtschaftlichen Beratung Für die unterjährige Analyse der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens ist der Controlling-Bericht besonders geeignet. Es werden wesentliche Kennzahlen, Trends, Kosten, Diagramme, Planungen und Entwicklungen auf einzelnen Auswertungen dargestellt.»auswertungen Betriebswirtschaftliche Pla- Sie finden den Controlling-Bericht über den Menüpunkt nung & Controlling Controlling-Bericht«. Thema Angaben zu Periode Beschreibung Hinterlegen Sie die Perioden für die Auswertung. Je nach hinterlegter 7 Periode werden die Vergleichsdarstellungen ermöglicht. Wenn als Periode ein mehrmonatiger Zeitraum erfasst wird, ist lediglich der Vergleich mit dem Zeitraum im Vorjahr möglich. Erfolgsdarstellung und Liquiditätsdarstellung Planzahlen Als Grundlage für die Darstellung des Erfolgs und der Liquidität wählen Sie ein BWA-Schema. Die Auswahlmöglichkeit ist abhängig vom verwendeten SKR und Wirtschaftsjahr. Um im Controlling-Bericht die Auswertungen Erfolgsplan und Planerreichung zu erhalten, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: 1. Planzahlen müssen für den Mandanten erfasst sein.»auswertung Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling BWA Planzahlen bearbeiten«2. Die Option»Planzahlen Darstellung Plan/Ist-Vergleich«mit dem entsprechenden Szenario muss aktiviert sein.

Seite 6 Damit im Controlling-Bericht Planzahlen ausgewertet werden können, müssen diese wahlweise für folgende Schemas erfasst sein: Schema 001 und/oder Schema 007 Schema 009 Schema 016 Erst wenn Planzahlen hinterlegt sind, können die Planzahlen für den Vergleich im Controlling-Bericht ausgewählt werden. Beispiel 1 Für den Mandanten wurden Planzahlen mit dem Schema 009 erfasst. Es wird im Controlling-Bericht eine Auswertung mit Planzahlen geben, und zwar unter Verwendung des Szenarios»Standard«. Beispiel 2: Für diesen Mandanten wurden noch keine Planzahlen hinterlegt. Es erfolgt also auch keine Auswertung mit Planzahlen. Der Controlling-Bericht kann trotzdem ausgegeben werden. Debitoren/Kreditoren darstellen Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Auswertung für den gewählten Zeitraum erstellt, die eine Übersicht über die 10 umsatzstärksten Debitoren / Kreditoren ermittelt und darstellt. In der Auswertung wird je Periode dargestellt: die Sollsalden der Debitoren die Habensalden der Kreditoren Im Vergleich zur aktuellen Periode wird auch jeweils der Vorjahreswert mit ausgewertet. Voraussetzungen: Das Modul»OPOS«muss aktiviert sein. Das Modul»OPOS«muss lizenziert sein.

Seite 7 Kostenverteilung darstellen Bei dieser Auswertung werden die Kosten der jeweiligen Periode dargestellt. Die Zahlen der Buchhaltung werden nach Funktionsbereichen (z. B. Verwaltungskosten, Vertriebskosten usw.) dargestellt. Ein Tortendiagramm zeigt die Kostenverteilung der Periode, ein Balkendiagramm zeigt einen Kostenvergleich mit dem Vorjahr. Die Kostenverteilung wird nur im Controlling-Bericht für SKR 03 und SKR 04 mit folgender BWA-Grundlage erstellt: 001 Standard-BWA + 007 Kapitalflussrechnung 009 Controllingreport-BWA Aktivieren Sie die Option, falls die Auswertung erstellt werden soll. Kennzahlen darstellen Vergleichsdarstellung In dieser Auswertung werden die Eckdaten einer kurzfristigen Erfolgsrechnung dargestellt. Aus diesen Eckdaten werden dann einige betriebswirtschaftliche Kennzahlen ermittelt (z. B. Umsatzrentabilität I u. II, Handelsspanne, EBIT, Betriebsbedingter Cash-Flow usw.) und im Vergleich mit der Vorjahresperiode ausgewertet. Aktivieren Sie die Option, falls die Auswertung in einem eigenen Arbeitsblatt mit ausgewertet werden soll. Die in diesem Bereich verwendete Option wird im Controlling-Bericht für die Vergleichswerte verwendet. Es stehen hier die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung: Möglich, wenn als»periode von bis«die gleiche Periode verwendet wurde: Aktuelle Periode mit Vorjahresperiode vergleichen Aktuelle Periode mit Vormonat vergleichen Kumulierte Periode mit Vorjahr kumuliert vergleichen Möglich, wenn als»periode von bis«ein mehrmonatiger Bereich gewählt wurde: Gewählte Perioden mit Vorjahr vergleichen. Wählen Sie also hier, welche Vergleichsperiode in der Auswertung verwendet werden soll.

Seite 8 3.2. 3.2.1. Controlling-Bericht in Excel Controlling-Bericht in Excel Nachdem die Berechnung des Berichts durchgeführt wurde, wird automatisch Microsoft Excel gestartet. Sie finden anschließend in Excel die folgende Auswertung: Übersicht In der Übersicht werden die wesentlichen Bestandteile auf einer Seite dargestellt. Im Besonderen werden die Ergebnisse dargestellt zu: Erfolg Liquidität Privatbereich/Kapital Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Angaben hierzu finden Sie im linken Bereich der Übersichtsseite. Anschließend erhalten Sie die Spalte»Tendenz«. Hier wird jeweils mit einem einfachen Pfeil dargestellt, wie sich die Entwicklung darstellt. Pfeil nach oben bedeutet»steigerung«, Pfeil nach unten be-

Seite 9 deutet»senkung«in Bezug auf die Vergleichsperiode. In der Mitte werden die jeweils ermittelten Werte aus den Vergleichsperioden dargestellt. Diese Auswertungspositionen werden über die Zeitraumangabe (Periode von/bis) im Controlling-Bericht gesteuert. Als grafische Auswertung wird zuerst die Entwicklung der Gesamtleistung (als grüne Fläche) und die Entwicklung der Kosten (Gesamtkosten + Mat.-/Wareneinkauf) dargestellt. Die zweite Grafik zeigt ebenfalls wieder die Entwicklung der Gesamtleistung in Verbindung mit der Entwicklung der Forderungen aus Lieferung und Leistung. Für die Bereiche Liquidität und Privatbereich/Kapital steht im rechten Bereich eine textliche Erläuterung der Positionen zur Verfügung. 3.2.2. Weitere Auswertungen Über die Registersteuerung im unteren Bereich können Sie die einzelnen Auswertungen am Bildschirm aufrufen. Geöffnet wird zuerst die Übersicht. Thema Erfolg Beschreibung Auf dieser Auswertung werden Angaben über den Erfolg des Unternehmens in der Betrachtungsperiode dargestellt. Es handelt sich um den Auszug aus der Betriebswirtschaftlichen Auswertung. Es werden nur die Positionen dargestellt, die auch einen Wert haben. Alle anderen Werte werden hierbei ausgeblendet. Für die grafische Auswertung des Erfolgs werden die Bestandteile Gesamtleistung, betrieblicher Rohertrag, Betriebsergebnis und vorläufiges Ergebnis dargestellt. In der Grafik zur Wesentlichkeitsanalyse der Kostenarten werden die acht höchsten Kostenarten dargestellt.

Seite 10 Liquidität Grundlage für diese Auswertung ist die Kapitalflussrechnung. Es werden die Finanzmittel laut BWA-Schema am Beginn und am Ende der Periode ermittelt. Hierbei werden die zahlungswirksamen Veränderungen im aktuellen, als auch im Vergleichsjahr ermittelt. Weitere Informationen: Nr. 1232 Zusatzmodul BPC: Spezial-BWA-Formen. Am Ende der Auswertungen werden die Finanzmittel in Zusammenhang mit den Forderungen und Verbindlichkeiten dargestellt. Abgerundet wird die Auswertung mit zwei Grafiken. Dargestellt werden einmal die monatliche Liquiditätsentwicklung und einmal die Entwicklung des Cashflow/Betriebsergebnisses. Privatbereich/Kapital Mit dem Controlling-Bericht können die Detailbereiche Privat und Kapital ausgewertet werden. Dem Betrachter kann hierbei dargelegt werden, wie sich sein Entnahmeverhalten auf die betriebliche Leistung der Unternehmung auswirkt. Zuerst werden die Eckdaten des Unternehmensbereichs dargestellt. Es wird anschließend dargestellt, welche Ein- bzw. Auszahlungen durchgeführt wurden. Am Ende wird dargestellt, wie sich die Finanzmittel ohne den Privatbereich dargestellt hätten, also welche Auswirkung haben die Privatentnahmen/-einlagen auf die Leistungsfähigkeit. Als grafische Auswertung erhalten Sie die monatliche Entwicklung der Finanzmittel, und den Saldo des Privat-, Gesellschafts- und Kapitalbereichs.

Seite 11 Kostenverteilung Mit dieser Auswertung erhalten Sie einen Überblick über die Kosten einer Unternehmung. Die Kosten wurden hierzu in unterschiedliche betriebliche Bereiche eingeteilt. Welche Konten und Kosten in die jeweiligen Bereiche einfließen, entnehmen Sie dem jeweiligen BWA-Schema. Es erfolgt im mittleren Bereich die Vergleichsauswertung. Die Perioden werden gegenübergestellt, die Abweichung wird in und in % ausgegeben. Als grafische Auswertung wird in einem Tortendiagramm dargestellt, wie sich die Kosten in der aktuellen Periode verteilen. Im Diagramm Kostenvergleich werden jeweils die Kosten zwischen den Vergleichsjahren dargestellt. Die Kostenverteilung wird nur im Controlling-Bericht für SKR 03 und SKR 04 mit folgender BWA-Grundlage erstellt: 001 Standard-BWA + 007 Kapitalflussrechnung 009 Controllingreport-BWA.

Seite 12 Kennzahlen Diese Auswertung ermöglicht einen Überblick über gängige betriebswirtschaftliche Kennzahlen und deren Entwicklung. Die grafische Auswertung erfolgt in zwei Diagrammen. Hierbei werden einmal die Kennzahlen in Prozent und einmal die als Eurobeträge dargestellt. Debitoren/Kreditoren Mit dieser Auswertung erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Kunden/Lieferanten, mit denen in der Auswertungsperiode der größte Umsatz erzielt wurde. Es werden jeweils die zehn Kunden/Lieferanten dargestellt, die in der Periode den höchsten Umsatz hatten. Bei den Debitoren erfolgt die Ermittlung jeweils über die Sollseite der Monatsverkehrszahlen, bei den Kreditoren erfolgt die Ermittlung über die Habenseite der Monatsverkehrszahlen. Als Diagramm wird jeweils ein Vergleich aktuelle Periode und Vergleichsperiode dargestellt. Als weitere Information finden Sie auch die Debitoren- bzw. Kreditorennummer auf der Auswertung. Diese Auswertung kann optional verwendet werden. Wenn das Zusatzmodul»OPOS«nicht im Einsatz ist, oder bei diesem Mandanten nicht verwendet wird, kann diese Zusatzauswertung nicht verwendet werden.

Seite 13 Erfolgsplan Für die Erfolgsplanung wird hier ein Vergleich der Planzahlen mit den Ist- Zahlen durchgeführt. Sofern über die Planzahlen-Erfassung ein Planungsszenario erfasst wurde, können diese Werte auch ausgewertet werden. Den aktuellen Ist-Werten werden die Planwerte gegenübergestellt und Abweichungen in der Tabelle ausgewiesen. Das dabei verwendete Szenario wird oben rechts angezeigt. Für die grafische Auswertung wird das Ist-Ergebnis mit dem Planergebnis verglichen. Auch die wesentlichen Kosten werden mit den geplanten Kosten verglichen. Planerreichung Diese Auswertung zeigt folgende Zahlen. In der ersten Zahlenspalte werden die kumulierten Planzahlen dargestellt. In der zweiten Spalte werden die Ist-Zahlen der aktuellen Periode mit den Planzahlen für das restliche Wirtschaftsjahr dargestellt. Zum Abschluss werden noch die kumulierten Ist-Werte des Vorjahrs dargestellt. Das dabei verwendete Szenario wird oben rechts angezeigt. Für die grafische Auswertung werden die Monatswerte der Gesamtleistung (Grafik 1), Gesamtkosten + Wareneinsatz (Grafik 2) und das Betriebsergebnis (Grafik 3) verwendet. Hierbei werden die Planzahlen nicht kumuliert, sondern im Verlauf dargestellt.

Seite 14 4. 4.1. Details Druck der Auswertungen Die Auswertung»Controlling-Bericht«wird direkt in Microsoft Excel gedruckt und gespeichert. Bevor der Druck erfolgt, sollte die Seitenansicht gewählt werden. Überprüfen Sie in der Seitenansicht, ob alle Auswertungen korrekt am Bildschirm dargestellt werden. Anschließend kann der Druck über die Excel-Druckausgabe erfolgen. Beachten Sie hierbei, dass bei Excel immer das aktuelle Auswertungsblatt gedruckt wird. Um alle Auswertungen mit einem Druckauftrag auszugeben, wählen Sie die Option»Gesamte Arbeitsmappe«. Speichern der Auswertung Die Auswertung kann in Excel gespeichert und anschließend wie jede Excel-Datei weiterverwendet werden. 5. Wichtige Informationen Nr. 1231 Zusatzmodul BPC: Plan-/Istvergleich Nr. 1232 Zusatzmodul BPC: Spezial-BWA-Formen