Informationswirtschaft. Informations- und Produktionsmanagement. Inhalte und Lernziele. Management der Informationswirtschaft. Informationslogistik

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1 Inhalte und Lernziele Informationswirtschaft Informations- und Produktionsmanagement Begriff der Informationswirtschaft Welche Aufgaben hat die Informationswirtschaft? Lebenszyklus der Informationswirtschaft Welche Schritte umfasst der Lebenszyklus? Menschliches Informationsverhalten Welche Probleme existieren? Welche Lösungsansätze sind vorhaben? Zusammenfassung von Informationsbedarfen Was ist ein Portal? Universität Potsdam Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau August-Bebel-Str Potsdam Tel. (0331) Fax (0331) Prof. Gronau, Sommer 2009 Management der Informationswirtschaft Ziel: Herstellung des informationswirtschaftlichen Gleichgewichts im Unternehmen (Link 1982) Aufgaben (nach Krcmar 2004) Ausgleich von Informationsnachfrage und Versorgung von Entscheidungsträgern mit relevanten Informationen Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen, um die informationswirtschaftlichen Aufgaben zu erfüllen Gewährung einer hohen Informationsqualität Zeitliche Optimierung der Informationsflüsse Beachtung des Wirtschaftlichkeitsprinzips Informationslogistik Richtige Information (d.h. vom Empfänger benötigte und für ihn verständliche) Zum richtigen Zeitpunkt (d.h. rechtzeitig zum Treffen der anstehenden Entscheidungen) In der richtigen Menge (d.h. so viel wie nötig und so wenig wie möglich) Am richtigen Ort (d.h. für den Empfänger unmittelbar verfügbar) In der erforderlichen Qualität (d.h. wahr, ausreichend detailliert und unmittelbar verwendbar) 1-4

2 Beispielhafte Fragestellungen / Fallstudien Lebenszyklus der Informationswirtschaft Hofmann Menü Wie kann die Auslastung/Produktivität der Abfüllung von Fertigmenüs gesteigert werden? Lufthansa Technik Wie kann der Bestand an Ersatzteilen für Flugzeuge verringert werden, ohne die Werftliegezeiten zu vergrößern? Kabelhersteller Wie können Vertriebsprognosen und Produktionsprogramme abgeglichen werden? Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Wie kann die Besucherzahl aller Schlösser gesteigert werden? Information ist der Schlüssel zur Beantwortung dieser Fragen. Anforderungen MANAGEMENT DER INFORMATIONSQUELLEN INFORMATIONS- QUELLE 1. erkennen, 2. erheben, 3. explizieren, 4. vernetzen, 5. sammeln, 6. erfassen nutzbar machen MANAGEMENT DER INFORMATIONSNACHFRAGE INFORMATIONSBENUTZER entscheiden müssen, Neugier haben vernetzen ver(an)wenden interpretieren bewerten MANAGEMENT DER INFORMATIONSVERWENDUNG Informationen verstehbar, interpretierbar anbieten MANAGEMENT DER INFORMATIONSRESSOURCEN Zuschnitt auf Nutzerbedürfnisse INFORMATIONS- RESSOURCE 1. strukturieren, 2. repräsentieren, 3. speichern, 4. physischen Zugang sicherstellen, 5. verifizieren, 6. intellektuellen Zugang ermöglichen 7. Instand halten, pflegen Informationen bewerten Bereitstellung: verteilen, übermitteln MANAGEMENT DES INFORMATIONSANGEBOTS INFORMATION PRODUKT DIENST analysieren, umordnen, reproduzieren, reduzieren, verdichten Krcmar 2004 Informationsbedarf und Informationsflut objektiver Informationsbedarf subjektiver Informationsbedarf Info.-nach-frage Informationsflut - aber ein (gefühlter) Mangel an Information Das erhöhte erhöht den subjektiv empfundenen Informationsbedarf Informationsstand Krcmar

3 im Rahmen der Informationswirtschaft Informationsbedarf bei gut strukturierten Aufgaben Bestimmung des objektiven Informationsbedarf Je strukturierter die Aufgabe, desto besser ist der objektive Informationsbedarf bestimmbar Zusammenbringen des subjektiven und des objektiven Informationsbedarfs! Umgang mit dem menschlichen Informationsverhalten Abhängig von (Unternehmens-)Kultur Beispiel einer Geschäftsprozeßmodellierung Kundenauftrag Auftragsannahme Vertrieb Vertriebslogistik Auftragsspezifikation Auftragsdaten Termine technische Daten Termine Produktion Produktionsplanung Rechnungserstellung Lieferdaten Informationsbedarf bei unstrukturierten Aufgaben Menschliches Informationsverhalten Bestimmung des objektiven Informationsbedarfs schwer oder nicht möglich Lösungsansatz: Bestimmung des Informationsbedarfs wird weitgehend dem individuellen Entscheidungs- bzw. Aufgabenträger überlassen und damit am subjektiven Informationsbedarf ausgerichtet Informationsmanagement bietet offene, flexible Informations- und insbesondere Kommunikationssysteme an Bestimmung des eigenen Informationsbedarfs ist zentrale Aufgabe für Träger unstrukturierter Aufgaben Problem: Systematische Fehlfunktionen im menschlichen Informationsverhalten Eine Information wird mit größerer Wahrscheinlichkeit nachgefragt, wenn sie für die Aufgabe von zentraler Bedeutung ist, aus einer vertrauenswürdig erscheinenden Quelle stammt, über möglichst wenige Umwege und Zwischenstellen zum Entscheidungsträger gelangt ist, einfach zugreifbar und begreifbar ist, zusammengefaßt wurde, in ansprechender Weise dargeboten, mündlich überbracht wird,... Selektionskriterien nach O Reilly 9-12

4 Menschliches Informationsverhalten (II) Eine Information wird mit größerer Wahrscheinlichkeit genutzt, wenn sie... von einer Informationsquelle stammt, die mächtiger ist als der Entscheidungsträger, aus einer einzigen Quelle stammt, d.h. keine Kontrolle (und kein Widerspruch) durch andere Quellen möglich ist, aus der eigenen Abteilung bzw. Organisation stammt, durch Kritiker unangreifbar ist, durch Menschen übermittelt wird, die durch den Inhalt keine Nachteile erleiden, in der betroffenen Gruppe keine Konflikte auslösen kann und/oder die Entscheidung unterstützt, die den persönlichen Neigungen des Entscheidungsträgers entspricht bzw. die eigenen Meinungen bestätigt Probleme mit menschlichem Informationsverhalten Unnötiges Sammeln von Informationen: Entscheidungsträger fragen häufig mehr Information nach als notwendig! Grund: Die Qualität einer Entscheidung wird von Außenstehenden oft danach bewertet, wie informiert der Entscheider zu sein scheint Folge: Eine deutlich sichtbare Informationssuche kann primär dazu dienen, Entscheidungen fundierter erscheinen zu lassen und sich gegen Kritik präventiv abzusichern Problem insbesondere, wenn der Entscheidungsträger die Kosten der Informationssuche nicht selbst tragen muß und wenn Fehlentscheidungen hart bestraft werden Verfahren zur Ermittlung des Informationsbedarfs Subjektive Verfahren Objektive Verfahren Gemischte Verfahren Ableitung aus einer subjektiven Interpretation der Aufgabe Offene Befragung Wunschkataloge Befragung der Mitarbeiter im Tätigkeitsumfeld Ableitung aus intersubjektiv validierter Interpretation der Aufgabe Normierte Analyse Strategieanalyse Prozessanalyse Entscheidungsanalyse Input-Prozess-Output-Analyse Sozio-technische Analyse Vorgabe theoretischer Raster, die subjektiv interpretiert werden Strukturierte Befragung Methode der kritischen Erfolgsfaktoren Weiterentwicklung aus dem Kontext (Evolution) Entwicklung aus dem Bestehenden (Ist-Situation bzw. Tätigkeitsanalyse) Methode der kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) Ermittlung des Informationsbedarfs von Führungskräften Zwei bis drei moderierte Interviewrunden Vorgehen und Strategien des Managements offen legen Korrespondierende KEF des Managements (z.b. Qualität, Liefertreue, Flexibilität, Know-how-Vorsprung) ableiten Daraus bestimmen Kritische Entscheidungsprozesse Kritische organisatorische Rahmenbedingungen Kritische Annahmen über die Marktentwicklung Kritische primäre Wertschöpfungsprozesse Verifizierung des Einflusses der als wichtig erachteten Einflussfaktoren Daraus Informationsbedarf des Managements ermitteln Krcmar

5 Balanced Scorecard (BSc) Aufbau einer Balanced Scorecard Start mit Vision, dann Ableitung von n Aktivitäten zur rreichung Angabe von Messgrößen, wie rreichung festgestellt werden kann Unterschiedliche Bereiche (z.b. Finanzen, Kunde, Interne Prozesse, Potenzial) Kunde Wie sollen wir gegenüber unseren Kunden Auftreten, um unsere Vision zu verwirklichen? Finanziell Wie sollen wir gegenüber den Teilhabern auftreten um finanziell Erfolg zu haben? Vision und Strategie Interne Geschäftsprozesse In welchen Geschäftsprozessen müssen wir die besten sein, um unsere Teilhaber und Kunden zu befriedigen? Lernen und Entwickeln Wie können wir unsere Veränderungs- und Wachstumspotenziale fördern, um unsere Vision zu erreichen? Management des s Informationsnachfrager und Den Informationsnachfragern die benötigten Informationen zielorientiert zur Verfügung stellen Lokalisierung und Auswahl von Informationsquellen Suchen, Aufnehmen, Sammeln und Speichern von Informationen Verifizierung, Aktualisierung und Klassifizierung von Informationen (Datenqualität!, z.b. Adressen) Weiterleitung von Informationen an die Informationsnachfrager unter besonderer Berücksichtigung der Gestaltung der weitergeleiteten Information in quantitativer, qualitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht (siehe auch Lebenszyklusmodell der Informationswirtschaft) Interne Informationsnachfrager Internes Betriebliche Informationssysteme Externes Fachinformationen Externe Informationsnachfrager Publikationen Public Relations nicht relevant Krcmar

6 Wissens-/Informationsquellenkarte Data Warehouse Online Datenbanken Statistiken CD-ROMs Externe Internet Organisatorische Verbände Benchmarks Lessons learned Publikationen Who s Who News Services Internet Digest Internal CC Services Tools Key Account Mng Vorträge Projekt Projekte Bücher Präsentationen Briefe Memos Tasks Presse Persönliche Skills Brancheninformationen Firmeninformationen Allgemeine/ Wirtschaftspresse Data Warehouse is a subject-oriented, integrated, novolatile, time-cariant collection of data in support of management descision (Inmon 1996) Ein Data Warehouse ist eine von den operationalen DV-Systemen isolierte Datenbank, die als unternehmensweite Datenbasis für Managementinformationssysteme dient. Ansatz der Datenbereitstellung, mit dem die heute unzureichende horizontale und vor allem vertikale Datenintegration zwischen operativen DV-Systemen und MIS in einer Weise aufgehoben werden soll, welche die zweck-orientierte Aufbereitung des benötigten Datenmaterials sicherstellt. Quelle: Mucksch/Holthuis/Reiser: Das Data Warehouse-Konzept - Ein Überblick In: Wirtschaftsinformatik 38, 1996 Data Warehouse - Konzeption und Aufbau Information und Kommunikation Business Intelligence OLAP Data Warehouse ETL Präsentation, Analyse Applikation Informationsmodellierung Multidimensionale Kalkulation Datenspeicherung Administration Selektion, Extraktion Transformation, Laden Jeder Informationsaustausch stellt auch einen Kommunikationsakt dar Indirekt (Empfänger der Information bei Erzeugung noch nicht unbedingt bekannt) Datenbanken Data Warehouse Foren Direkt (Information wird direkt von Erzeuger an Empfänger gerichtet) Vorsysteme Transaktionsabwicklung Anbindung externer Quellen Peyer, Neue Möglichkeiten des Datenmanagements, Österreichisches Controller-Institut,

7 Zusammenfassung zu dieser Vorlesung Information führt zu Informationsprobleme Ansatz um zu lösen Informationslogistik Informationslebenszyklus Informationsbenutzer bringt zusammen Informationsquellen Informationsnachfrage Informationsressourcen Business Data Intelligence Warehouses Portale Critical Success Factors Balanced Score Cards Informationsprodukte/ dienste 25-28