Was tun nach der Analyse oder wie gehe ich nach einem Screening psychischer Belastungen oder einer

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1 Was tun nach der Analyse oder wie gehe ich nach einem Screening psychischer Belastungen oder einer Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 1 von 20

2 Inhalt Die Gefährdungsbeurteilung (Grobanalyse / Screening) ergibt Handlungsbedarf: Was tun?? Konzept der Arbeitssituationsanalyse Nutzen des Verfahrens Voraussetzungen für die Anwendung Konkrete Vorgehensweise Anwendungsbeispiele mit entwickelten Maßnahmen Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 2 von 20

3 Stressoren und Ressourcen nach Impulstest Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 3 von 20

4 Stressoren und Ressourcen nach Impulstest Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 4 von 20

5 Die Arbeitssituationsanalyse Ein Instrument zur Feinanalyse psychisch belastender Arbeitssituationen und Optimierung der Arbeitsbedingungen sowie zur Stärkung der persönlichen und betrieblichen Ressourcen Entwickelt von Prof. Nieder an der Helmut Schmidt Universität Hamburg am Institut für Personalentwicklung Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 5 von 20

6 Konzept der Arbeitssituationsanalyse Gruppendiskussionsverfahren mit vorstrukturierten Fragen Zwischen 8 und 15 Personen pro Workshopeinheit Mitarbeiter einer Hierarchieebene bzw. einer vergleichbaren Arbeitssituation (homogene Gruppen) Vor den Mitarbeitern werden die Vorgesetzten in Einzeloder Gruppeninterviews nach genau dem gleichen Konzept befragt Die Vorgesetzten haben zwei Perspektiven: 1. die eigene Arbeitssituation 2. die ihrer Mitarbeiter (vgl. Nieder / Michalke 2009) Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 6 von 20

7 Konzept der Arbeitssituationsanalyse II Neutrale Moderation Die Teilnahme ist freiwillig Dauer: je 2 x 3 Stunden für Beschäftigten- Workshops und maximal 2 Stunden je Vorgesetzteninterview (vgl. Nieder / Michalke 2009) Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 7 von 20

8 Der Nutzen der Arbeitssituationsanalyse I Die Analyse bietet den Mitarbeitern die Chance zur Mitgestaltung der ganzheitlichen Arbeitsbedingungen durch ihre aktive Teilnahme Die Mitarbeiter werden als wahre Experten für ihre Arbeitssituation befragt Die Beteiligten der Befragung werden zu Problemlösern Die Kommunikation wird auf verschiedenen Ebenen angeregt und dadurch möglicherweise schon verbessert Die Mitarbeiter nehmen selbst eine Komprimierung ihrer Wünsche vor und setzen damit Prioritäten Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 8 von 20

9 Der Nutzen der Arbeitssituationsanalyse II Die Ergebnisse sind schnell ermittel- und verfügbar für den Umsetzungsprozess Die Ergebnisse sind situationsspezifisch Die Ergebnisse sind informativer als Checklisten, weil sie qualitativ erhoben wurden Das Ergebnis ist für alle deutlich sichtbar (transparent), nachvollziehbar und dokumentiert Zwischen der Befragung und der Bekanntgabe der Ergebnisse bzw. Umsetzung der ersten Maßnahmen vergeht kaum Zeit (erste Maßnahmen zum Teil direkt oder nach zwei bis vier Wochen) Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 9 von 20

10 Voraussetzungen für die ASA Einbindung in eine Entscheidungs- bzw. Managementstruktur Zustimmung und Beteiligung der Personalvertretung Beteiligung der direkten Vorgesetzten und der Entscheidungsträger Entscheidungsträger auf den verschiedenen Ebenen sowie betriebliche Experten sind informiert und eingebunden Teilnahme an der ASA für Beschäftigte freiwillig Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 10 von 20

11 Voraussetzungen für die ASA II Moderatoren/-innen in keiner direkten Arbeitsbeziehung zu den Teilnehmenden Moderatoren qualifiziert und mit der ASA vertraut Bereitschaft zur Umsetzung von Maßnahmen abgesichert Ressourcen für kurzfristige Maßnahmen vorhanden Möglichst schnell die ersten Maßnahmenumsetzen Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 11 von 20

12 Konkrete Vorgehensweise bis zum Workshop Unternehmensleitung & Personalvertretung geben OK Informationsveranstaltung der betroffenen Abteilungen (ca. 1h) Meldung von Beschäftigten, die teilnehmen wollen ASA mit den direkten Vorgesetzten mit doppelter Perspektive (ca. 2h) ASA mit den Beschäftigten 2 Workshopphasen (je 3h) Vom Moderator wird nach jeder Sitzung ein Bericht erstellt und getrennt mit Vorgesetzten und Beschäftigten abgestimmt Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 12 von 20

13 Konkrete Vorgehensweise nach dem Workshop Gesamtbericht wird vom Moderator erstellt und mit Vorgesetzten und Beschäftigten abgestimmt Kernpunkte der Ergebnisse für Entscheidungsebene vorbereiten Entscheidungen für kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen mit den Entscheidenden treffen und Maßnahmenplan erstellen Ergebnisse und Maßnahmenplan allen Beteiligten vorstellen und Kriterien zur Überprüfung, Verantwortliche, Zeitrahmen und Evaluationstermin festlegen! Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 13 von 20

14 Beispiel 1: Problem Zeitdruck Verbreitung von Arbeit unter Zeitdruck in Deutschland und Europa Aus einem Vortrag von PD Dr. Nico Dragano Märt 2012 Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 14 von 20

15 Beispiel für Fehlverhalten unter Stress im Zusammenhang mit Zeitdruck Immer wieder Freitags...!! Was veranlasst den Fahrer? Er genießt für seine Flexibilität im just-in-time- Prozess eine hohe Anerkennung und steht unter Erfolgs- u. Leistungsdruck Maßnahmen: Zeitdruckanalysen: Wann werden mehr Flurförderzeuge bereit gestellt? Wer darf sie anfordern? Wie kann die Anerkennung für positives Verhalten gesteigert und verbessert werden? Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 15 von 20

16 Beispiel 4: Organisation & Kommunikation als Verbesserungspotential Typisches Problem von nicht abgestimmten Prozessen: Reinigungskräfte haben zugewiesene Flächen zu reinigen und bestimmte Sonderbereiche Wenn in den Sonderbereichen zusätzliche Aufgaben zu erfüllen sind, werden sie von ihren Grundaufgaben weggerufen Aus den Erfahrungen wurde deutlich, dass sie häufig viel zu früh gerufen werden und lange warten mussten, bevor sie die Sonderaufgaben durchführen konnten Je länger die Wartezeit desto höher wurde ihr Zeitdruck, die normalen Aufgaben zu schaffen Lösungsansatz: Absprachen, wann zu Sonderaufgaben gerufen wird. Auch Reinigung ist ein Kostenfaktor! Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 16 von 20

17 Beispiel 2: Widersprüchliche Anweisungen für Reinigungskräfte im Krankenhaus Anweisung: Desinfektionsmittel nicht auf heiße Fläche aufbringen (Gefahrstoffunterweisung) Hygieneanweisung: Kontaminierte Zimmer voll desinfizieren - auch Heizkörper! Lösungsansatz: Hygiene und Arbeitsschutz (Karikatur Jals/Neue LZ) müssen gemeinsam klären, wie sich die Reinigungskräfte verhalten sollen. Fragen nach der Wirksamkeit der Desinfektion auf heißen Flächen muss geklärt werden. Heizungen abstellen vor Desinfektion. Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 17 von 20

18 Beispiel 3: Kommunikation als Verbesserungspotential Sehr häufig findet man das Problem von: Informationsdefiziten, einer bedrohlichen Gerüchteküche, sich widersprechenden Anweisungen von Führungskräften, unklaren Anweisungen und Erwartungen Durch organisatorische und strukturelle Maßnahmen kann man die Menschen nicht ändern, aber die Arbeitssituationen, in denen sie sich verhalten können und/oder müssen! Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 18 von 20

19 Partizipative Kommunikationsstruktur, jede / jeder hat das Recht zu Fragen und auf eine konstruktive Besprechung Wöchentliche Teambesprechungen mit Tagesordnung + Ergebnisprotokoll Themen: Personalplanung, aktuelle Fragen, Fragen an den Abteilungsleiter, Personalentwicklung Ergebnisprotokoll auch an BGM Evaluation Einmal im Monat nimmt der Abteilungsleiter an Teambesprechungen teil Leitungsbesprechung: Alle Teamleiter und Abteilungsleitung (wenigstens alle 14 Tage!) Themen: Klärung der gesammelten Fragen, Personalentwicklung / Organisationsentwicklung Themen: Teamentwicklung, OE der Abteilung, Aktuelles, Anforderungen aus Betrieb Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 19 von 20

20 Vielen Dank für ihr Interesse, Selbst mitmachen an ihrer ASA können Sie heute Nachmittag! AM & I UG Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach Manteuffelstr Hannover Telefon Arbeitswissenschaftliche Methoden & Intervention Mail: frank.wattendorff@htp-tel.de Dr. Frank Wattendorff, Dipl. Ing., Dipl. Coach 20 von 20