IKS-Leitfaden für NPOs

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1 IKS-Leitfaden für NPOs Einblick in den IKS-Leitfaden Teil ǀ: Emilio Sutter Teil II: Hermann Grab Prozessmanagement- Akademie -Datum: Mi., Zeit: -Ort: /h Bildungszentrum WERD, Zürich IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

2 IKS-Leitfaden IKS-Leitfadenprojekt: Mitfinanziert durch die Kommission für Technologie und Innovation (KTI) sowie durch die Kantone Aargau, Baselland, Tessin, Wallis u. Zug. IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

3 Ausgangslage Das «Trendbruch-Jahr 2008»: Neugestaltung der Finanzen und Aufgaben (NFA) Anpassung im OR und Revisionsrecht gilt auch für NPOs Bedarf der Kantone AG, BL, TI, VS und ZG: Erkenntnisse gewinnen, wie mit der IKS-Thematik bei staatlich subventionierten NPOs umzugehen ist 4 Fachstellen im Sozialbereich der Kantone AG, BL, TI, VS 1 Fachstelle im Nicht-Sozialbereich des Kantons ZG IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

4 Anpassung im OR und ZGB Insbesondere Art. 728a, Abs. 1 OR fordert: «Die Revisionsstelle prüft, ob: ( ) 3. ein internes Kontrollsystem existiert ( ).» Ordentliche Revision gemäss Art. 727, Abs. 1, Ziffer 2 OR: «Gesellschaften, die zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten: [ab ] [Änderung ab ] a. Bilanzsumme von CHF 10 Millionen, CHF 20 Millionen b. Umsatzerlös von CHF 20 Millionen, CHF 40 Millionen c. 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.» 250 Vollzeitstellen Gilt für alle Rechtsformen also auch für Genossenschaften, Stiftungen etc. (analoge Regelung für Vereine in Art. 69b, Abs. 1 ZGB) IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

5 Zielsetzung Prozessorientiert von der Praxis für die Praxis zu IKS-Planung, -Implementierung, -Betrieb/-Überwachung wissenschaftlich fundiert und anwendungsorientiert Produkte IKS-Leitfadenbuch (wie «Kochbuch») Online-Tool Mattig-IKS IKS-Seminare für NPOs } IKS-Prozesse IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

6 Untersuchungsgegenstand Staatlich finanzierte NPOs 17 staatlich finanzierte NPOs davon 13 Sozialbereich (AG, BL, TI, VS) davon 4 Nicht-Sozialbereich (ZG) Orientierungshilfe } wichtige Prozesse ermitteln Internationales Rahmenwerk für interne Kontrolle (COSO*) Kontrollbeziehungen in NPOs *) COSO = Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

7 Untersuchte NPOs u. Projekt-Team Experten - FHNW extern - FHNW intern Emilio Sutter, HSW FHNW (Leitung) HSW FHNW Emilio Sutter Yvonne Dietiker SUPSI Domenico Ferrari Projektleitung Projektpartner Linard Nadig, IFZ HSLU (Stellvertretung) FFHS Daniel Zöbeli Josa Keller IFZ HSLU Linard Nadig Stefan Hunziker Christian Bitterli Vermarktungspartner Hermann Grab Lothar Gwerder Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner, Schwyz Kanton Aargau 1) Kanton Basel-Landschaft 2) Kanton Tessin 3) Kanton Wallis 4) Kanton Zug 5) Haus Goldenbühl, Wislikofen Verein für Sozialpsychiatrie, Frenkendorf Fondazione San Gottardo, Lopagno Verein für Arbeitsmarktmassnahmen, Zug Arbeitszentrum für Behinderte, Strengelbach Gehörlosen- und Sprachheilschule Riehen, Basel Fondazione Provvida Madre, Balerna Zug Tourismus, Reisezentrum, Zug Schulheim St. Johann, Klingnau Sonnenhof Arlesheim AG, Arlesheim Fondazione Ca' Rezzonico, Lugano Fachstelle Migration, Zug insieme Baselland, Liestal Zugerland Verkehrsbetriebe, Zug Wohnheim Tangram, Bubendorf Zentrum Auf der Leiern, Gelterkinden Stiftung Wolfbrunnen, Lausen 1) Abteilung Sonderschulung, Heime und Werkstätten 2) Fachstelle für Sonderschulung, Jugend- und Behindertenhilfe Kontrollgruppe Behindertenbereich 3) Ufficio degli anziani e delle cure a domicilio 4) Service de l'action sociale 5) Volkswirtschaftsdirektion (Kontrollgruppe Nicht-Behindertenbereich) IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

8 Orientierungshilfe 1 COSO-Würfel (internationales Rahmenwerk für interne Kontrolle) Quelle: Sox-Online (2006) vgl. auch: Sutter Emilio, Hunziker Stefan, Grab Hermann, IKS-Leitfaden Internes Kontrollsystem für staatlich finanzierte NPOs, S. 23, Haupt Verlag, Bern (2011) IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

9 Orientierungshilfe 2 Kontrolldreiecke (Kontrollbeziehungen in NPOs) schmale Pfeile = Kontrollrichtung Quelle: Sutter Emilio, Hunziker Stefan, Grab Hermann, IIKS-Leitfaden Internes Kontrollsystem für staatlich finanzierte NPOs, S. 77, Haupt Verlag, Bern (2011) In Anlehnung an Jäger Stefan, Managerkontrolle und Unternehmenswert, S. 30, NZZ-Verlag, Zürich (2007) IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

10 IKS-Definition Alle organisatorischen Massnahmen zu folgenden vier Aspekten: - Internes Kontrollumfeld schaffen zwecks Verhinderung/Verminderung von betrügerischem Verhalten und unbeabsichtigten Fehlern - Wesentliche operative Risiken verhindern/vermindern zum Vermögensschutz - Finanzielle Lage wahrheitsgetreu abbilden gegen aussen (Finanzbuchhaltung) und gegen innen (Betriebsbuchhaltung) - Die wesentlichen Erlasse einhalten (Compliance) insbesondere in Bezug auf Leistungsvereinbarung/-auftrag und Rechnungslegungsvorschriften Die obigen Punkte im IKS-Arbeitsprozess (vgl. Referat II) berücksichtigen. IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

11 Definition als Basis für Referat Teil ǁ Basierend auf dieser Definition: Wie sieht der «IKS-Arbeitsprozess» aus? Wichtige «IKS-Prozesse» hiervon TOP FIVE? IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

12 IKS-Arbeitsprozess Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 12

13 Phase 1: Planung Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 13

14 Auswahl der Einheiten Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 14

15 Auswahl der IKS-Prozesse Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 15

16 Phase 2: Implementierung Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 16

17 Analyse internes Umfeld (Zeichnungsberechtigungen) Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 17

18 Analyse internes Umfeld (interne Kommunikation) Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 18

19 IKS-Standardprozesse / IKS-Light-Prozesse Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 19

20 IKS-Prozessdokumentation (Risiken / Kontrollen) Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 20

21 Phase 3: Betrieb und Überwachung Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 21

22 Aktionsplan Aus IKS-Leitfaden für NPOs von Sutter, Hunziker, Grab; Haupt Verlag AG 22

23 IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

24 Zusammenfassung IKS-Leitfadenbuch und Online-Tool Mattig-IKS 24

25 Ausblick Im 1. Quartal 2012 Übersetzung erhältlich: Mitautor bei der italienischen Version: Domenico Ferrari; Herausgeber der französischen Version: Daniel Zöbeli, Josa Keller; zudem IKS-Seminare gemeinsam mit Mattig-Suter und Partner, Schwyz, und den beteiligten Fachhochschulen. seit August

26 Ausblick Auch zum Thema IKS Im Januar 2012 erscheint der IKS-Leitfaden für Gemeinden. Autoren: Stefan Hunziker Hermann Grab Yvonne Dietiker Lothar Gwerder 26

27 Zusammenfassung / Ausblick Ziele entscheiden sicher überlegen verbessern Ruhe 27

28 Zusammenfassung / Ausblick Wer das IKS und die IKS-Ziele kennt «Wer das Ziel kennt, kann entscheiden; wer entscheidet, findet Ruhe; wer Ruhe findet, ist sicher; wer sicher ist, kann überlegen; wer überlegt, kann verbessern.» Konfuzius, 4./5. Jh. v. Chr. Quelle: Louis le Grand, Zugriff: ; Confucius Tang Dynasty.jpg. IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November

29 VIELEN DANK! IKS für staatlich finanzierte NPOs Mittwoch, 23. November