Die Gemeindeorganisation zukunftsgerecht aufstellen

Transkript

1 Die Gemeindeorganisation zukunftsgerecht aufstellen Dr. Klaus Wirth

2 Inhalt 1. Anmerkungen und Hinweise zur zukunftsgerechten Organisationsgestaltung 2. Stellenbeschreibungen versus Funktionsbeschreibungen 3. Fragen und Diskussion

3 Teil 1 Organisation

4 Organisation wozu? Sobald es darum geht, eine Vielzahl von arbeitsteiligen Aufgaben und diese Aufgaben erledigenden Menschen und deren individuelle Aktivitäten auf ein Ziel hin auszurichten und zu koordinieren, braucht es ein entsprechendes System die Organisation! Zweck Kompetenzen Verantwortung regeln Arbeitsteilung - Prozesse koordinieren Kompetenzen Verantwortung regeln Ergebnisse sicherstellen

5 Organisationsgestaltung was ist alles zu bedenken? Kulturelles Subsystem Identität und Werte Vision Strategien Pol. Programme Strategiekonzept Leitbilder Führungsgrundsätze Soziales Subsystem Technischinstrumentelles Subsystem Strukturen Funktionen Menschen (Wissen, Kompetenzen, Beziehungen ) Abläufe Prozesse Instrumente und Werkzeuge Techn. Ausstattung Organigramm Geschäftsverteilung Funktions- /Stellenbeschreibungen Führungsorganisation Führungsaufgaben Prozessbeschreibungen - ELAK Managementinstrumente: Zielvereinbarungen, Personalmanagement Projektmanagement, Leistungsstandards

6 Wie wichtig ist Dokumentation? Organisieren ist, wenn einer aufschreibt, was andere arbeiten Kurt Tucholsky Aktualität? Vollständigkeit? Verfügbarkeit? Verbindlichkeit! Sichtbarkeit! Kommunikation! Relevanz? Selbstbild!

7 Welche Anforderungen gibt es? Dauerhafte interne Teams Temporäre Projektteams Stabilität Flexibilität

8 Welche Anforderungen gibt es? Arbeitsteilung und Koordination

9 Welche Anforderungen gibt es? Wirtschaftlichkeit Finanzressourcen Bürgererwartungen Qualität - Service

10 Anforderungen aus der Fusion + + Redundanzen Doppelstrukturen zurückbauen? Konsequente Aufgaben- und Produktkritik durchführen? Nicht nur Strukturen, sondern auch Kulturen zusammenführen? Pragmatische/innovative Lösungen versus pol. Versprechen (Bürgerservice) finden? (Mobile Dienste, Shuttle) Mittelfristig orientierte Veränderungsprozesse organisieren

11 Wie kommt die typische Gemeindeverwaltung daher? Zit. Rechnungshof GZ /006 1B1/13 Individuell Traditionalistisch: Meist Hierarchisch- Funktional Partiell Stabsfunktionen Partiell quergelagerte Beauftragte

12 Worüber stolpern wir häufig Vielfach über Jahre gewachsene Strukturen Anbauen und Erweitern selten grundlegende Erneuerung Oftmals auf Personen zugeschnitten oder um Personen herum gebaut Wildwuchs - Adhoc Anpassungen, Zufälligkeiten weniger längerfristig geplante Entwicklungen Vielfach zu kleinteilig Oftmals nicht ganz klar abgegrenzte Aufgaben- Produktbereiche Nicht zureichend auf Führungserfordernisse ausgerichtet (sehr kleine Führungsspannen weniger als 5-7)

13 Worüber stolpern wir häufig Häufig wird im Organigramm nicht die gesamte Organisation sichtbar Unklar, was es alles in einer Gemeinde gibt (Nachgeordnete Einrichtungen) und wer in der Verwaltung direkt Verantwortung dafür trägt Die Form der Organisation ist (immer) ein Kompromiss aus örtlichen Gegebenheiten an Leistungen und Personal der gelebten Organisationskultur den finanziellen Möglichkeiten den Vorstellungen einer optimalen Organisation Zufälligkeiten

14 Beispiel 1

15 Empfohlene Entwicklungsrichtung

16 Beispiel viele nachgeordnete Einheiten

17 Beispiel 3

18 Einige Folgerungen Das Organisationsmodell einer Gemeinde muss machbar sein, und zur Organisation passen! Keine Struktur ist für die Ewigkeit! Regelmäßige Checks einplanen: Ist das System noch gesund? Welche Systemreserven gibt es? Können Strukturen und Abläufe auch zukünftige Anforderungen noch erfüllen?

19 Einige Folgerungen Übersichtliche und klare Struktur anstreben! Organisation muss Führungsstruktur abbilden und die Führungsarbeit unterstützen (Leitungsspannen, Verantwortungsbereiche)! Schnittstellen optimieren (zusammenhängende Prozesse möglichst in einer Organisationseinheit abbilden)! Zusammenhängende Handlungsfelder schaffen (Kundengruppen, Politikfelder, )! Für die Gemeinde wichtige Themen in der Struktur sichtbar machen ( Bildung, Wirtschaftsentwicklung)!

20 Teil 2 Stellenbeschreibungen

21 Wozu Stellenbeschreibungen? Ziele Stellenbeschreibung Anforderungen Kompetenzen Organigramm Geschäftsverteilung Werte

22 Stellenbeschreibung versus Funktionsbeschreibung Stellenbeschreibungen sind auf eine konkrete Stelle, einen konkreten Arbeitsplatz (kleinste organisatorische Einheit) fokussiert Charakterisierung eine Stelle in einer Organisation Beschreibt Aufgaben und Verantwortlichkeiten der StelleninhaberIn Klärt die organisatorische Einbindung in der Organisation und beschreibt Befugnisse, Kompetenzen, Pflichten sowie die Beziehungen zu anderen Stellen Macht sichtbar welche Fähigkeiten/Kompetenzen, ein/e StelleninhaberIn mitbringen muss

23 Ordnungsrahmen Stellenbeschreibung versus Funktionsbeschreibung Sind grundlegend und wichtig, aber auch nicht unumstritten Quelle: Wikipedia Sicherheit Standards Einheitlichkeit Indiv. Entwicklung Individualität Situat. Flexibilität

24 Stellenbeschreibung versus Funktionsbeschreibung

25 Funktions- versus Stellenbeschreibungen Funktionsbeschreibung ist eine weniger formalisierende Variante der Stellenbeschreibung für eine Gruppe von MA mit ähnlichen Aufgabengebieten Beschreibt vor allem o Charakteristika einer Funktion o Wichtige Kernaufgaben o Anforderungen Beispiele Führungsfunktionen: Abteilungsleiter, Teamleiter Expertenfunktion: Öffentlichkeitsarbeit, Bürgerservice Assistenz- und Sekretariatsfunktionen

26 Stellenbeschreibungen und Funktionsbeschreibungen

27 Funktions- versus Stellenbeschreibungen Vorteile: mehr Handlungsspielraum und Entwicklungsperspektiven in einer dynamischen Umgebung Einheitlichkeit in der Dokumentation bei gleichzeitiger Nutzung von Standards Einfachere Aktualisierungen (für eine ganze Gruppe) Setzt auf Eigenverantwortung der StelleninhaberInnen Einheitliche Bewertung nach Funktionsgruppen

28 Folgerungen Pragmatismus! Thema wichtig, aber nicht überbewerten (Zweck im Auge behalten)! Balance zwischen Klarheit und Selbstblockade! An den Wartungsaufwand denken! Redundanzen beachten (Werte/Haltungen)! Kombinieren: z.b. Führungsaufgaben als Funktionen beschreiben. Schrittweise verfeinern!

29 Auf eine spannende Diskussion Dr. Klaus Wirth Mail to: Tel: