Nachverfolgen von Änderungen in Word

Transkript

1 Nachverfolgen von Änderungen in Word Gilt für: Word 2016, Word 2013 (funktioniert ähnlich in älteren Versionen) Erster Schritt: Dokument herunterladen/speichern Z. B. vom virtuellen Büro Dokument herunterladen: Dokument "Vorstands TK vom 21. Juni 2016 (noch zu verabschieden)" Auf mittleres Symbol "Download" klicken: Rechtsklick auf Text "Speichern unter" eigener Dateiname eingeben (z. B. Vorstands TK vom 21. Juni 2016-DFB ) abspeichern Wenn Dokument per verschickt wird: Rechtsklick auf Dateiname (Angehängt im Outlook) "Speichern unter" eigener Dateiname eingeben abspeichern (z. B. Vorstands TK vom 21. Juni 2016-DFB ) Änderungen nachverfolgen Wenn Sie nachvollziehen möchten, wer was in Ihrem Dokument geändert hat, aktivieren Sie "Änderungen nachverfolgen". Wenn Sie nachvollziehen möchten, wer was in Ihrem Dokument geändert hat, aktivieren Sie "Änderungen nachverfolgen". Klicken Sie auf Überprüfen > Änderungen nachverfolgen. Word befindet sich jetzt in der Ansicht "Einfaches Markup". Word markierte alle Änderungen, die am Dokument vorgenommen werden, und zeigt Ihnen, wo sich die Änderungen befinden, indem nahe am Seitenrand eine Linie eingeblendet wird. 1

2 In Word wird an der Stelle, an der jemand einen Kommentar vorgenommen hat, eine kleine Sprechblase angezeigt. Wenn Sie den Kommentar anzeigen möchten, klicken Sie auf die Kommentarsprechblase. Wenn Sie die Änderungen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Linie in der Nähe des Rands, woraufhin Word in die Ansicht "Gesamtes Markup" wechselt. Einfügen eines Kommentars Sie können einen Kommentar eingeben. Auf einem Tablet-PC können Sie einen gesprochenen Kommentar oder einen handschriftlichen Kommentar einfügen. Eingeben eines Kommentars 1. Markieren Sie den Text oder das Element, dem Sie einen Kommentar hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf das Ende des Texts. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Kommentare auf Neuer Kommentar. 3. Geben Sie den Kommentar in die Kommentarsprechblase oder im Überarbeitungsbereich ein. HINWEIS : Wenn Sie auf einen Kommentar antworten möchten, klicken Sie auf die zugehörige Sprechblase. Klicken Sie anschließend in der GruppeKommentare auf Neuer Kommentar. Geben Sie Ihre Antwort in der neuen Kommentarsprechblase ein. 2

3 Löschen eines Kommentars Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kommentar, und klicken Sie dann auf Kommentar löschen, um einen einzelnen Kommentar schnell zu löschen. Zum schnellen Löschen aller Kommentare in einem Dokument klicken Sie auf einen Kommentar im Dokument. Klicken Sie auf der Registerkarte Überarbeiten in der Gruppe Kommentare auf den Pfeil unterhalb von Löschen, und klicken Sie dann auf Alle Kommentare im Dokument löschen. Entfernen nachverfolgter Änderungen WICHTIG : Die einzige Möglichkeit zum Entfernen der nachverfolgten Änderungen aus einem Dokument besteht darin, sie anzunehmen oder abzulehnen. Wenn Sie im Feld Für Überarbeitung anzeigen die Option Kein Markup wählen, sehen Sie, wie das endgültige Dokument aussehen wird. Allerdings werden hierbei nur die nachverfolgten Änderungen vorübergehend ausgeblendet. Die Änderungen werden nicht gelöscht und beim nächsten Mal wieder angezeigt, wenn jemand das Dokument öffnet. Wenn Sie nachverfolgte Änderungen dauerhaft löschen möchten, müssen Sie sie annehmen oder ablehnen. Klicken Sie auf Überprüfen > Weiter > Annehmen oder Ablehnen. Word nimmt die Änderung an oder entfernt sie und wechselt dann zur nächsten Änderung. Um einen Kommentar zu löschen, wählen Sie ihn aus, und klicken Sie auf Überprüfen > Löschen. Um alle Kommentare zu löschen, klicken Sie auf Löschen > Alle Kommentare im Dokument löschen TIPP : Bevor Sie die endgültige Version Ihres Dokuments freigeben, empfiehlt es sich, die Dokumentprüfung auszuführen. Diese Funktion überprüft nachverfolgte Änderungen und Kommentare, ausgeblendeten Text, Personennamen in Eigenschaften und andere Informationen, die Sie vielleicht nicht für die Allgemeinheit freigeben möchten. Klicken Sie zum Ausführen der Dokumentprüfung auf Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen. 3

4 Akzeptieren nachverfolgter Änderungen Gilt für: Word 2013 (funktioniert ähnlich in älteren Versionen) d24c-d5d1-4c6c-8e39-78b44bd2b4cc?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE Wenn Sie bereit sind, die endgültige Version Ihres Dokuments freizugeben, entfernen Sie die nachverfolgten Änderungen, indem Sie sie annehmen (oder ablehnen). (Wenn die Schaltflächen Annehmen und Weiter grau hinterlegt sind, ist das Dokument für Bearbeitungen und das Nachverfolgen von Änderungen gesperrt.) Wenn Sie alle Änderungen annehmen möchten, klicken Sie auf Überprüfen, dann auf den Pfeil neben Annehmen und danach auf Alle Änderungen annehmen. Oder klicken Sie auf Alle Änderungen im Dokument annehmen und Nachverfolgung beenden, um alle Änderungen im Dokument anzunehmen und das Nachverfolgen von Änderungen zu deaktivieren. Um die Änderungen einzeln nacheinander zu prüfen und anzunehmen, klicken Sie auf Überprüfen > Annehmen. Word übernimmt die Änderung, entfernt das Markup und wechselt zur nächsten nachverfolgten Änderung. WICHTIG : Die einzige Möglichkeit zum Entfernen der nachverfolgten Änderungen aus einem Dokument besteht darin, sie anzunehmen oder abzulehnen. Wenn Sie im Feld Für Überarbeitung anzeigen die Option Kein Markup wählen, sehen Sie, wie das endgültige Dokument aussehen wird. 4

5 Allerdings werden hierbei nur die nachverfolgten Änderungen vorübergehend ausgeblendet. Die Änderungen werden nicht gelöscht und beim nächsten Mal wieder angezeigt, wenn jemand das Dokument öffnet. Wenn Sie nachverfolgte Änderungen dauerhaft löschen möchten, müssen Sie sie annehmen oder ablehnen. Sie müssen Kommentare löschen, um sie aus Ihrem Dokument zu entfernen. Klicken Sie auf den Kommentar und dann auf Überprüfen > Kommentar löschen. Oder klicken Sie auf Überprüfen, dann auf den Pfeil neben Kommentar löschen und anschließend auf Alle Kommentare im Dokument löschen. Annehmen einer Änderung, ohne zur nächsten Änderung zu wechseln Wenn Sie möchten, dass der Cursor seine Position nicht ändert, nachdem Sie eine Änderung angenommen haben, klicken Sie auf Überprüfen, dann auf Weiter, danach auf den Pfeil neben Annehmen und schließlich auf Diese Änderung annehmen. Um hieraus einen Schritt mit nur einem Klick zu machen, fügen Sie Diese Änderung annehmen der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu. 1. Klicken Sie auf den Pfeil neben Annehmen. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Diese Änderung annehmen. 3. Klicken Sie auf Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Wenn Sie nun eine Änderung annehmen möchten, ohne zur nächsten Änderung zu wechseln, klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Diese Änderung annehmen. 5