D A S C H U T Z E N. Personalversammlung 2017 Copyright Regina Simmes

Transkript

1 D A S C H U T Z E N

2 Datenschutz - Überblick 1. Aufrufsystem Campus Center 2. SharePoint 3. E-Campus Der Datenschutz in der Personalratsarbeit soll in erster Linie Leistungs- und Verhaltenskontrolle verhindern!

3 Datenschutz Campus Center Aufrufsystem Campus Center Beteiligte Universität Mitarbeiter Studierende Information Datenschützer Personalrat Beteiligte Studentenwerk Mitarbeiter Studierende Information Datenschützer Personalrat

4 Datenschutz Campus Center Was ist ein Aufrufsystem?

5 Datenschutz Campus Center Warum ist der Personalrat mit im Boot? Wie bei allen Systemen, die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle geeignet sind, ist es Aufgabe des Personalrats Regelungen mit der Dienststelle zu finden, die dies untersagen.

6 Datenschutz Campus Center Fragen: Wer kontrolliert überhaupt, wie lange Kollegin C für die Betreuung einer Studierenden braucht? Warum geht es bei Kollegen D immer ganz schnell, während Kollege E immer ewig braucht? Wer wird wie darüber informiert, dass ein Studierender eine Dienstleistung abfragt?

7 Datenschutz Campus Center Fragen: Wie können die Zeitkontingente verwaltet werden, die es ermöglichen, dem Studierenden einen Termin vorzuschlagen? Wie kann verhindert werden, dass Kollegin A von Studierendenanfragen überrollt wird und Kollege B wenig zu tun hat?

8 Datenschutz Campus Center Entstehung einer DV PR, Dienststelle, Datenschützerin und SBV erarbeiten zusammen eine Dienstvereinbarung, die Leistungsund Verhaltenskontrolle verhindert.

9 Datenschutz Campus Center Entstehung einer DV hier: Die Gruppengröße wird so gewählt, dass nicht sofort klar ist: Von zwei Kollegen, die in einer Gruppe arbeiten, ist einer im Schneckentempo unterwegs!

10 Datenschutz Campus Center Ergebnis: teilung/mitteilungsblatt/mtb_sys_7/dienstvereinbarun g_aufrufsystem_endfassung.pdf

11 Datenschutz SharePoint Warum brauchen wir SharePoint? Wunsch von (internen/externen) Forscher-gruppen an Dokumenten zu arbeiten Einrichtung einer Nutzergruppe Hinterlegung von Texten und anderen Dokumente, an denen man überall arbeiten kann Ein Archiv für Projekte einzurichten Kurznachrichten auszutauschen u.v.m.

12 Datenschutz SharePoint Einloggen

13 Datenschutz SharePoint Startbildschirm

14 Datenschutz SharePoint Aufgaben Zuordnung der zu verwaltenden Aufgaben zu Benutzern Gruppierung von Aufgaben (Meilensteine) Damit können Aufgaben mit Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum erstellt werden

15 Datenschutz SharePoint daher gilt es auch hier den Nutzen für die Kolleginnen und Kollegen und den Schutz gegen Verhaltens- und Leistungskontrolle gegeneinander abzuwägen. was z. B. auch dazu führen kann, dass nicht alle Features, die das Tool SharePoint bietet (wie z. B. MySite) frei geschaltet werden.

16 Datenschutz SharePoint Bei der Ausarbeitung dieser DV sind wir auf einem guten Weg und Sie werden sie bald im Netz finden.

17 Datenschutz ecampus Die unter 1 und 2 vorgestellten Projekte betreffen nur einen kleinen Kreis der Beschäftigten, aber ecampus geht uns alle an!

18 Datenschutz ecampus Arbeitsgruppe ecampus CIO Prof. Dr. Roßnagel, Projektleiter Ch. Kurz, B. Stöber Je nach Baustein: Vertreter der Abt. Studium und Lehre, Alumni-Beauftragte, Prüfungsämter (als Experten) Vertreter aus Dekanaten (Studiendekan/ Dekanatsreferent), Prüfungsämtern, ITS, PR und HIS (Softwarefirma)

19 Datenschutz ecampus Welche Zielgruppen sind vom Projekt ecampus betroffen? Hochschulleitung Personalrat Studienmanagement- Prozesse B. Stöber Integratio n und IT Sachbearbeitung Studierendensekretaria t Studierende Lehrende Mitarbeitende in Prüfungsbüros Studierendenportal Prüfende Dekanate Bewerbung und Studienplatzvergab e Studierendenmanagement Studiengangsmanagement Veranstaltungsund Raummanagement Prüfungsmanagement Prüfungsmanagement Sekretariate IT Servicezentrum IT-Betrieb Entwicklung s-planung und viele weitere Einrichtungen, z.b. UniKasselTransfer International Office SCL Bibliothek UniKIMS

20 Datenschutz ecampus

21 Datenschutz ecampus Alumniverwaltung Erster Baustein Aufbau einer zentralen Datei der UNIKassel-Alumni

22 Datenschutz ecampus Bewerbung und Zulassung von Studierenden Zweiter Baustein Erstellung von Ablaufplänen mit Kollegen und Kolleginnen in Workshops Schulungen Schrittweise Umsetzung Alles geschieht neben dem Alltagsgeschäft

23 Datenschutz ecampus Unerwartete Nebenwirkungen Durch geänderte Vorgehensweise der Zulassung unterschieden sich die Zahlen erheblich von denen früherer Jahre! Dies brachte zusätzliche Arbeit für alle Beteiligten

24 Datenschutz ecampus Auswirkungen Administrierung höherer Arbeitsaufwand, Überstunden sind die Folge! Unerwartete Schwierigkeiten

25 Datenschutz ecampus Prüfungsverwaltung Nächster Baustein Schwierigkeit: Heterogenität der Prüfungsordnungen

26 Datenschutz ecampus Was ist aber hierbei die Aufgabe des Personalrats? Einbindung des PR ab Projektbeginn, um die Stimme und die Bedenken der Kolleginnen und Kollegen einzubringen. PR hinterfragt immer wieder die personelle Ausstattung in den verschiedenen Abteilungen Denn: Neue Software bringt zumindest am Anfang nicht unbedingt weniger Arbeit, sondern eher mehr!

27 Datenschutz ecampus ecampus ist Work in Progress, daher gibt es noch keine Dienstvereinbarung. Allerdings ein steter Austausch mit den Vertretern der Dienststelle Prof. Roßnagel, Prof. Dräxler und natürlich auch mit den Kolleginnen und Kollegen sowie den Projektleitern.

28 Datenschutz ecampus Ausblick Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU- DSGVO) tritt nächstes Jahr in Kraft und erfordert die Anpassung der bereits bestehenden Dienstvereinbarungen. Dies führt dazu, dass uns die Arbeit nicht ausgehen wird!

29 Datenschutz Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!