Antworten zu den Fragen

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1 Antworten zu den Fragen 1. Nicht jeder kann alles tun. Daher ist eine Spezialisierung auf Sachgebiete und Verantwortungshereiche erforderlich. Die wichtigsten Gründe, ein Unternehmen zu organisieren liegen in der Erzielung einer größeren Effizienz und in der Regelung der Beziehungen. 2. Beziehung Mensch - Mensch Beziehung Mensch -Maschine Beziehung Maschine - Maschine 3. Organisation = Regelung von Sachverhalten, die sich häufig wiederholen; Improvisation = Regelung einmaliger, seltener Ereignisse. 4. Arbeitsteilung = Die Aufteilung der Gesamtaufgabe eines Unternehmens in zu bewältigende, überschaubare Teilaufgaben. 5. Teilaufgaben sind durch Integration (Beachtung der Abhängigkeiten voneinander) auf die Gesamtaufgabe eines Unternehmens auszurichten. 6. Arbeitsteilung, Integration, Struktur. 7. Diese Beziehungen nennt man Aufbaubeziehungen oder Aufbauorganisation. 8. Die Aufgabensynthese. 9. Aus der Stellenbildung und der Aufbauorganisation. 10. Durch die Ablauforganisation. 11. Zur Ablauforganisation. 12. Aufgabenanalyse und Arbeitsanalyse. 13. Optimale Ver- und Entsorgung, d. h. günstiger Preis, bedarfsgerechte Menge und Qualität, Termintreue, schnelle Abwicklung, optimale Auslastung der Betriebsmittel. 14. Um abteilungsübergreifendes Mitspracherecht in gleicher Rangordnung wie Vertrieb, Produktion und Verwaltung zu ermöglichen. 15. Durch Zentralisation aller Bedarfsströme, wodurch die Möglichkeit gegeben ist, große Mengen am Beschaffungsmarkt nachzufragen. 16. Diejenigen, die aufgrund der täglichen Betriebspraxis sofort vor Ort notwendig werden. 17. Bein Einliniensystem ist eine einzige Unterstellung gegeben und eine Stelle erhält nur von einer übergeordneten Stelle Weisungen. 18. Beispiel für ein Mehrliniensystem '----r-a_i 1' r-s-----'\ 1' rc_\ l,.o- 1 übergeordnet ~ untergeordnet ~ 58

2 Beim Mehrliniensystem erhält eine Stelle von mehreren übergeordneten Stellen Weisungen. 19. Nein, denn es ist keine einheitliche Materialwirtschaftspolitik möglich. Es ist keine Einheit gegeben. 20. Verschiedene Einzelfunktionen einer Gesamtfunktion werden verschiedenen, eigent Iich artfremden Unternehmensbereichen zugeordnet. 21. Eine Führungskraft erhält von zwei Vorgesetzten Anweisungen. 22. Durch kooperatives Verhalten der Beteiligten, durch Bereitschaft zur Teamarbeit und durch sachliche Behandlung von Prioritäten. 23. Weil durch das Matrixsystem dem Management der Materialwirtschaft die Möglichkeit gegeben wird, allen übrigen Unternehmensbereichen beratend und helfend im Hinblick auf das Gesamtziel des Unternehmens zur Seite zu stehen. 24. Alleplanerischen und strategischen Entscheidungen (siehe entspr. Absatz). 25. Aktivitätsbezogene Analyse der Aufgaben, objektbezogene, entscheidungsorientierte Analyse der Sekundäraufgaben. 26. Siehe unter C. I. 1 "Aktivitätsbezogene Aufgaben". 27. Alle diejenigen, die als Folge einer Primäraufgabe entstehen. 28. Unter Stelle versteht man eine Zusammenfassung von Aufgabengruppen, die von einer Person bewältigt werden können. 29. Es ist Rücksicht zu nehmen auf die Gesamtstruktur des Unternehmens, auf die Informationszusammenhänge und nicht zuletzt auf die personellen Gegebenheiten. 30. Geringe Produktkenntnisse. Hohes Informationsvolumen zwischen den Gruppen. Langwierige Entscheidungsmechanismen. Nachlassen der Entscheidungsfreudigkeit der Mitarbeiter und eine gewisse Demotivation. 31. Beispiel einer Dispositionsgruppe Disposition Zentralfunktion Pflege Daten Lageropt. Lageropt. 59

3 32. Als Vorteil können genannt werden: hohes produktspezifisches Wissen, geringere Informationsnotwendigkeiten, cualifizierte Entscheidungen. 33. Eine Stabsstelle hat zum Unterschied zu einer Linienstelle keine Weisungsbefugnis, sondern beschäftigt sich mit einem spezialisierten, abgeschlossenen Aufgabengebiet. 34. Eine Stabsstelle wird umso effizienter arbeiten können, je weniger Informationen sie von den Linienstellen erhält. Ein geregelter und intensiver Informationsaustausch hilft diese Schwierigkeiten zu beheben. Dies kann durch häufige Gesprächsrunden und Abstimmungen sehr leicht geschehen. 35. Man unterscheidet zeitliche, räumliche, informelle Beziehungen. 36. Innerhalb der Materialwirtschaft ist sowohl der Materialfluß als auch der Informationsfluß zu regeln. 37. Informationen müssen schnell, sicher und kostengünstig den auf diese Informationen angewiesenen Stellen zur Verfügung stehen. 38. Durch eine Informationsbedarfsanalyse. Diese wird in der Praxis im Zusammenhang mit der Stellenbildung vorgenommen werden müssen. 39. Die Hauptziele sind die Optimierung von Durchlaufzeiten, - die Minimierung von Lagerkosten, - die Minimierung von Transportkosten. 40. Die Effizienz der Arbeit der Materialwirtschaft wird erst durch die intensive Zusammenarbeit mit anderen Bereichen und damit durch einen intensiven Informationsaustausch gewährleistet. 41. Als erstes sind hier die Unternehmensziele angesprochen, die sich speziell mit den Aktivitäten der Materialwirtschaft befassen. Als Beispiel wäre zu nennen: niedrige Kapitalbindung, - möglichst hoher Lagerumschlag bei Erreichung der gewünschten Serviceleistung, - bessere Kapazitätsplanung und -auslastung. 42. Grundsätzlich sind die Fragen nach der Wirtschaftlichkeit, der Funktionstüchtigkeit und der Integrationsfähigkeit zu stellen. 43. Wie in dem Lernabschnitt kurz beschrieben, wird die Checklistenmethode die besten Ergebnisse bringen. 44. Unter Integrationsfähigkeit eines neuen Arbeitsmittels ist zu verstehen, daß das Arbeitsmittel auch auf die Anforderungen der Folgeabteilungen abgestimmt ist. 45. Dies ist deshalb so wichtig, weil der Mitarbeiter zur Erfüllung neuer Aufgaben einen Leitfaden bzw. ein Nachschlagewerk benötigt. Dadurch werden psychologische Hemmungen abgebaut, Mißdeutungen vermieden und eine einheitliche Arbeitsweise erzielt. Man wird zu diesem Zweck ein Nachschlagewerk in klarer, verständlicher und übersichtlicher Form verfassen, das dem Mitarbeiter eine schnelle Information erlaubt. 46. Es entsteht durch schlechte Information, eine Angstpsychose, Lustlosigkeit und Demotivation. Ein noch so gut durchdachtes System oder ein optimal entwickelter neuer Arbeitsablauf wird zum Scheitern verurteilt sein. 60

4 47. Diese sind: Schulung durch Mitarbeiter der eigenen Abteilung, klare, verständliche Unterlagen, verbale Erklärung der Unterlagen, ausreichende Test- und Übungsmöglichkeiten. 48. Der Informationswert wird beeinflußt durch: das Alter der Information, die Abstimmung mit anderen Informationen, die gezielte Auswahl der Informationen, die Schnelligkeit und Genauigkeit. 49. ~icht die Anzahl der Listen und Statistiken oder sonstiger Informationen ist ausschlaggebend, sondern der qualifizierte Inhalt und die Übersichtlichkeit sowie eine für die Fachabteilung praktikable Handhabung. SO. Als zwingende Voraussetzung für EDV-Anwendungen sind notwendig: - maschinelllesbare Stücklisten und deren schnelle Verwaltbarkeit, - maschinelllesbare Arbeitspläne und deren schnelle Verwaltbarkeit. 51. Die wichtigsten Gebiete sind: die Bedarfsrechnung, die Nettorechnung, die Bestellrechnung, die Bestandsrechnung, das Einkaufssystem mit Bestellschreibung, Mahnwesen, Informationswesen, die Terminierung, die Kapazitätsterminierung, die Betrie~sdatenerfassung. 52. Durch die Nichtbeachtung des Informationsbedürfnisses, durch zu hohe Hardware Kosten, durch Nichtvorhandensein von Rationalisierungsmöglichkeiten und durch Fehleinschätzung der Verarbeitungsmethoden von Informationen in den Fachabteilungen. 53. Durch Gründung eines Planungsteams, welches sich aus dafür geeigneten Mitarbeitern der Fachabteilungen und der Organisation zusammensetzt und eine genaue und ehrliche Kosten-/Nutzen-Analyse erstellt. 54. Unter dem Begriff "Akzeptanz" versteht man das Annehmen von EDV-Anwendungen durch den Fachbereich. Um dies zu erreichen, ist der Fachbereich in allen Planungsund späteren Realisierungsaktivitäten ausschlaggebend zu beteiligen. 55. Unter integrierter Datenverarbeitung versteht man, daß Programmsysteme sorgfältig aufeinander abgestimmt, Verbindungen maschinell erledigt werden und durch nur einmaliges Erfassen von Daten am jeweiligen Entstehungsort der manuellen Imputaufwand reduziert wird. 61

5 56. Diese Frage kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Die Abhängigkeit ergibt sich aus der Betriebsgröße, Standorte der Fertigungsstätten usw. Aufschluß darüber gibt die Kosten-/Nutzen-Analyse sowie das entsprechende Rationalisierungsbedürfnis. 57. Durch ein Arbeitsmittel, das ihnen zweifelsfrei über alle organisatorischen Fragen, Abläufe und Grundsätze Auskunft bietet. Im allgemeinen kann dies nur durch ein Materialwirtschaftshandbuch erreicht werden. 58. Es kann geschehen, daß die Mitarbeiter unabsichtlich z. B. eine von der Materialwirtschaftsleitung ungewollte Einkaufspolitik verfolgen oder durch fehlende Unterlagen eine Interpretation von mündlichen "Überlieferungen" vornehmen, die die Arbeit mit Nachbarbereichen empfindlich stört. Schlichtweg wird dem Mitarbeiter eine sichere Arbeitsbasis vorenthalten. 59. Die wichtigsten Kriterien für ein gut geführtes Materialwirtschaftshandbuch sind Aktualität, - Klarheit und Übersichtlichkeit, - die ständige Zugriffsmöglichkeit des Mitarbeiters. 60. Die wichtigsten Hauptgruppen für die Untergliederung eines Materialwirtschaftshandbuches sind: Darstellung der Unternehmenspolitik, Grundsätze der Materialwirtschaft, Organisation der Materialwirtschaft, Stellenbeschreibungen, Organisationsverfahren, Arbeitsabläufe. 62

6 Lehrunterlagen zum Fachkaufmann für Einkauf/Materialwirtschaft Einführung in das Materialmanagement Organisation der Materialwirtschaft Der Beschaffungsmarkt und seine Mechanismen Beschaffungsplanung und Budgetierung Materialbedarf und Bestellmenge ABC- Analyse/Preisanalyse Wertanalyse Einkaufsvorbereitung Einkaufsabwicklung Das Importgeschäft Recycling Transport und Warenannahme Material- und Lagerverwaltung, Teil 1 und 2 Rechtskunde Volks- und betriebswirtschaftliche Grundlagen, Teil 1 Volks- und betriebswirtschaftliche Grundlagen, Teil 2 Führungstechniken Analyse und Bewertung von Fremd- und Eigenleistungen (Make or Buy)