Es ist Herbst, die Blätter färben sich und tauchen die Landschaft in wunderschöne Farben.

Transkript

1 Neues bei DoRIS Es ist Herbst, die Blätter färben sich und tauchen die Landschaft in wunderschöne Farben. Auch bei DoRIS gibt es Veränderungen. Denn wir haben mit Ihren Wünschen und unseren Ideen DoRIS noch mehr auf die Bedürfnisse der Anwender zugeschnitten. Anmerkungen, Ideen, Kritik, Lob all das ist uns herzlich willkommen, denn wir möchten Ihren Arbeitsalltag benutzerfreundlicher und effizienter gestalten. Ihr DoRIS Team Ausführliche Informationen zu einzelnen Themen finden Sie im Anhang. Versionsverwaltung - lückenlos und nicht manipulierbar Durch die Versionsverwaltung bekommen Sie eine lückenlose, nicht manipulierbare Auflistung aller in der Historie einem Schriftstück zugeordneten Dateien: Sie können sich mit einem Maus-Klick - - die Historie der einem Schriftstück zugeordneten Dateien mit den Änderungsvermerken anzeigen lassen. Zugriffsschutz jetzt auch hierarchieübergreifend In der Strukturierten Ablage setzt der Administrator einen Zugriffsschutz für DoRIS Dokumente. Ist auf unterschiedlichen Aktenplanebenen ein Zugriffsschutz gesetzt, gilt eine hierarchische Ordnung und DoRIS sucht von der untersten Aktenplaneben zur obersten Ebene nach einem eingetragenen Zugriffsschutz. Der dabei zuerst gefundene Eintrag steuert den Zugriff. Drag & Drop von Anhängen und Schriftstücken Nutzten Sie die bedienerfreundliche Drag & Drop - Funktion, um jetzt auch einzelne MS Outlook-Anhänge in Schriftstücken abzulegen. Die Drag & Drop Funktion erlaubt Ihnen nun auch eine einfache Erstellung von Schriftstücken in einer Akte oder einem Vorgang. Aktenzeichenauswahl mit Suche - Klicken statt Tippen Sie müssen DoRIS Dokumenten ein Aktenzeichen zuordnen, wissen aber nicht die genaue Nummer, vielleicht aber die Bezeichnung. Kein Problem: Mit der neuen Aktenzeichensuche können Sie direkt vom Eingabefeld des Aktenzeichens dieses in der Aktenplanstruktur suchen. 1

2 Vorgang initiieren ab sofort auch ohne Aktenzeichen Sie sind Sachbearbeiter oder arbeiten im Posteingang und stellen sich vielleicht mal wieder die Frage, welchem Aktenzeichen der von Ihnen zu startende Vorgang zugeordnet werden soll? Sie haben ab sofort die Möglichkeit, einen Vorgang ohne Aktenzeichen zu starten. Reports erweiterte Auswahl Für Ihre Auswertung wurden zwei neue Reports konfiguriert Aktenplan Aktenbestandsverzeichnis Akten löschen Möchten Sie eine Akte löschen, kann dies nach wie vor nur ausgeführt werden, wenn diese keine Schriftstücke mehr enthält. Falls noch Schriftstücke zugeordnet sind, können Sie diese nun in einem Schritt beim Löschvorgang der Akte entfernen..log Modification Level Aufzeichnungen der Änderungen im DoRIS Datenbestand Möchten Sie aus Sicherheitsgründen die Änderungen im DoRIS Datenbestand lückenlos protokollieren? Der Administrator kann diese Änderungen in einer entsprechenden.log-datei aufzeichnen. Tooltips - sehen, was dahinter steckt Tooltips sind eine kleine angenehme Hilfe, um zu Symbolen, Eingabefeldern etc. eine kurze Information zu erhalten. Also nichts Neues. Neu in DoRIS sind jetzt die ausführlichen Tooltips von Feldern bei gesperrten Dokumenten - sie zeigen die ausführliche Bezeichnung der Felder. Dies ist dieselbe Bezeichnung wie sie z.b. bei einer Abfrage verwendet wird. Bändetabelle sehen Sie, wo sich die Papierakten befinden Waren Sie schon mal auf der Suche nach Informationen zum Standort einer Papierakte? Mit der neuen Übersicht Band Stellvermerke können Sie sich immer über den Verbleib von Papierakten informieren. Englische Version DoRIS is now available in English DoRIS wird im deutschsprachigen Raum verbreitet eingesetzt. Aufgrund gesteigerten internationalen Interesses an DoRIS steht jetzt die englische Version von DoRIS zur Verfügung. 2

3 Für viele Anwender nichts Neues für alle anderen eine kurze Information über nützliche Funktionen Informationen offline mit DoRIS PDFSync Es gibt immer wieder Gründe und Situationen, die einen Online-Zugriff auf Dokumente nicht ermöglichen. Sei es auf einem Flug, auf einer Baustelle, in einem Meeting oder in anderen Umgebungen ohne Online-Datenverbindung. Wenn Sie online keinen Datenzugriff haben, nehmen Sie Ihre Informationen einfach als lokale PDF-Dokumente mit. Mit dem Baustein DoRIS PDFSync synchronisieren Sie in nur wenigen Schritten alle oder ausgewählte Dokumente auf Ihre lokale Festplatte. Somit haben Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf Ihre Informationen. Schnelles Löschen aus dem Papierkorb Ein digitaler Papierkorb kann zwar nicht überlaufen, er sollte trotzdem gelegentlich geleert werden: Über das Kontextmenü des Ordners Papierkorb haben sie die Möglichkeit, den Papierkorb zu leeren. Sie können nun alle im Papierkorb befindlichen Dokumente löschen oder eine zeitliche Limitierung des Löschdatums setzen. 3

4 Versionsverwaltung Durch die Versionsverwaltung bekommen Sie eine lückenlose, nicht manipulierbare Auflistung aller in der Historie diesem Schriftstück zugeordneten Dateien. In einem Schriftstück werden Dateien hinterlegt, gelegentlich wieder entfernt oder neue Dateien angehängt. Um Informationen zu vorherigen Dateien bzw. Aktivitäten zu erhalten, gibt es jetzt in DoRIS die Versionsverwaltung. Wenn in einem Schriftstück Dateien verändert wurden, können Sie sich mit einem Maus-Klick die Historie aller Dateien anzeigen lassen. Darüberhinaus bekommen Sie Informationen über das Datum der Änderung, sehen, wer die Änderung durchgeführt hat und können -wenn eingetragen- einen Vermerk zur Änderung lesen. Einem Schriftstück können Original-Dokumente als textbasierte Dateien (z.b. Word, Excel, Write etc.) oder auf der Registerkarte Original zugeordnet werden. Bilddateien hingegen werden auf der Registerkarte Image hinterlegt; dazu gehören z.b. eingescannte Dokumente. Möchten Sie jedoch die Datei auf der Registerkarte Image oder Original austauschen, können Sie z.b. mit Drag & Drop die neue Datei hinzufügen. Sobald Sie Ihre Änderungen gespeichert haben, ist die Datei ausgetauscht. Die Historie der verschiedenen Dateien können Sie sich unter anzeigen lassen. Ferner haben Sie hier die Möglichkeit, Bemerkungen zu den einzelnen Versionen hinzuzufügen. Bitte beachten Sie, dass Ihre Aktivitäten erst beim Speichern wirksam werden. Versionen der Dateien eines Schriftstücks 4

5 Zugriffsschutz jetzt auch hierarchieübergreifend Existieren Dokumente, die sensible Daten enthalten und nur von einem definierten Benutzerkreis, z.b. Personalabteilung, eingesehen bzw. bearbeitet werden dürfen, können Sie durch einen Tabelleneintrag in der Strukturierten Ablage einen Zugriffsschutz für diese und alle darunterliegenden Aktenplanebenen setzen. In der Strukturierten Ablage setzt der Administrator einen Zugriffsschutz. Dieser ist für alle nach diesem Eintrag neu angelegten DoRIS Dokumente gültig. Der dazu verwendete Filter wird in der Benutzerverwaltung in der DefaultQuery definiert. Ist auf unterschiedlichen Aktenplanebenen ein Zugriffsschutz gesetzt, gilt eine hierarchische Ordnung und DoRIS sucht von der untersten Aktenplaneben zur obersten Ebene nach einem eingetragenen Zugriffsschutz. Der dabei zuerst gefundene Eintrag steuert den Zugriff. Somit können Sie für einen Knotenpunkt im Aktenplan einen Eintrag für den Zugriffsschutz setzen, darunterliegende Akten unterliegen dann automatisch ohne weiteren Eintrag diesen Rechten. So setzen Sie als Administrator in der Strukturierten Ablage einen Zugriffsschutz: Wählen Sie im Aktenplan die gewünschte Aktenplanebene und tragen Sie im Feld Org.-Einheit einen Zugriffsschutz ein. Damit ein Zugriffsschutz aktiviert werden kann, muss ein entsprechender Filter in der DefaultQuery (Benutzerverwaltung) definiert sein. Dies kann z.b. eine Benutzergruppe oder eine Organisationseinheit sein. Alle Dokumente, die nach Eingabe eines Zugriffsschutzes angelegt werden, sind geschützt. Sie haben beim Anlegen im Feld Zugriff der Aktenansicht den Eintrag des Feldes Org.-Einheit der Strukturierten Ablage. Sie sind somit zur Bearbeitung und Ansicht nur für die eingetragene Benutzergruppe zugelassen. 5

6 Drag & Drop - jetzt auch von Anhängen und Schriftstücken Nutzen Sie die bedienerfreundliche Drag & Drop - Funktion, um jetzt auch einzelne MS Outlook Anhänge in Schriftstücken abzulegen. Die Drag & Drop - Funktion wird in DoRIS schon vielfach eingesetzt und wurde jetzt auch für die einfache Erstellung von Schriftstücken in einer Akte oder einem Vorgang erweitert. Sie nutzen sicherlich die komfortable Drag & Drop - Funktion, um z.b. Schriftstücken und Vorgängen Original-Dokumente oder Dateien als Original bzw. Image hinzuzufügen. Jetzt können Sie Schriftstücken oder Vorgängen problemlos einzelne MS Outlook Anhänge per Drag & Drop hinzufügen. Die Drag & Drop - Funktion erlaubt Ihnen nun ebenfalls die einfache Erstellung von Schriftstücken in einer Akte oder einem Vorgang: Liegt das Schriftstück schon in elektronischer Form vor, können Sie es ganz einfach per Drag & Drop z.b. einer Akte auf der Registerkarte Schriftstücke anhängen. Sobald Sie die Akte speichern, wird das Schriftstück aus der Drag & Drop - Liste entfernt und erscheint in der Liste der der Akte angehängten Dokumente. 6

7 Aktenzeichenauswahl mit Suche - Klicken statt Tippen Mit der Aktenzeichensuche können Sie nach einem Aktenzeichen suchen oder im Aktenplan navigieren und das entsprechende Aktenzeichen in das Eingabefeld mit einem Klick übernehmen. Was hatte Ihr Vorgesetzter gerade noch zwischen Tür und Angel zu Ihnen gesagt: Die Akte Industriepark Buckelberg sei Sache des Landes und er bittet um Umlagerung der Akte. Nur, wie hieß noch gleich das neue Aktenzeichen? Erst den Aktenplan aufrufen, dort suchen, sich das Aktenzeichen merken bzw. kopieren und zur Umlagerung in die Akte eintragen In solchen oder ähnlichen Situationen sparen Sie nicht nur Zeit: Mit der neuen Aktenplansuche können Sie direkt vom Eingabefeld des Aktenzeichens Az die Aktenzeichensuche öffnen. In der Aktenplanstruktur können Sie entweder zum benötigten Aktenzeichen navigieren oder Sie suchen nach der Bezeichnung der Akte. Mit Doppelklick oder der Schaltfläche legen Sie das Aktenzeichen fest. Speichern Sie Ihre Änderungen. 7

8 Vorgänge initiieren ab sofort auch ohne Aktenzeichen Sie können einen Vorgang ab sofort auch ohne Zuordnung zu einem Aktenzeichen initiieren. Sie sind Sachbearbeiter oder arbeiten im Posteingang und stellen sich vielleicht mal wieder die Frage, welchem Aktenzeichen der von Ihnen zu startende Vorgang zugeordnet werden soll? Sie haben mit der neuen DoRIS-Version die Möglichkeit, einen Vorgang auch ohne Aktenzeichen zu starten. Ein Aktenzeichen muss dem Vorgang aber spätestens dann zugeordnet werden, wenn er zu den Akten -ZdA gelegt werden soll. 8

9 Reports erweiterte Auswahl Für Ihre Auswertung wurden weitere Reports konfiguriert - Aktenplan und Aktenbestandsverzeichnis Unter Registerkarte Drucken im Hauptfenster werden die zur Auswahl stehenden Reports angezeigt. Es wurden zwei neue Reports hinzugefügt: Aktenplan Ausdruck der Struktur des Aktenplans; unabhängig von der Auswahl im Hauptfenster bzw. der Anzeige in der Ergebnisliste Aktenbestandsverzeichnis Ausdruck der in der Ergebnisliste angezeigten Dokumente Akten löschen Löschen Sie Akten auch ohne vorheriges Entfernen der einzelnen Schriftstücke. Möchten Sie eine Akte löschen, kann dies nach wie vor nur ausgeführt werden, wenn diese keine Schriftstücke mehr enthält. Falls noch Schriftstücke zugeordnet sind, können Sie diese nun in einem Schritt beim Löschvorgang der Akte entfernen: Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung, wenn alle enthaltenen Schriftstücke gelöscht werden sollen. 9

10 Modification Level Aufzeichnungen der Änderungen im DoRIS Datenbestand Sie haben die Möglichkeit, die Änderungen im DoRIS Datenbestand lückenlos aufzuzeichnen. Ist es z.b. aus Sicherheitsgründen erforderlich, die Änderungen im DoRIS Datenbestand lückenlos zu protokollieren, kann der Administrator diese in einer entsprechenden.log-datei aufzeichnen. Diese Funktion Modification Level, mit der die Änderungen im DoRIS Datenbestand aufgezeichnet werden, ist in den Standardeinstellungen deaktiviert. Tooltips - sehen, was dahinter steckt Erhalten Sie in der neuen DoRIS-Version mit den Tooltips ausführliche Beschreibungen zu den Symbolen und Eingabefeldern. Tooltips sind eine kleine angenehme Hilfe, um zu Symbolen, Eingabefeldern etc. eine kurze Information zu erhalten. Also nichts Neues. Neu in DoRIS sind jetzt die ausführlichen Tooltips von Feldern bei gesperrten Dokumenten (Akte, Schriftstück, Vorgang) - sie zeigen die ausführliche Bezeichnung der Felder. Dies ist dieselbe Bezeichnung wie sie z.b. bei einer Abfrage verwendet wird. Sind die Dokumente entsperrt, sind die Felder zur Eingabe frei und zeigen keine Tooltips mehr an. 10

11 Bändetabelle sehen Sie, wo sich die Papierakten befinden Als Erweiterung in der Aktenansicht erhalten Sie zusätzlich einen Überblick über den Standort und Verbleib von Papierakten. Waren Sie schon mal auf der Suche nach Informationen zum Standort einer Papierakte? Mit der neuen Übersicht Band Stellvermerke können Sie sich jederzeit über den Verbleib von Papierakten informieren. In der Registerkarte Verfügung einer Akte im Bereich Band Stellvermerke sind die Informationen über den Verbleib der Papierakten hinterleget, z.b. Aktennummer, Standort, Archiv oder Daten zum Entleihvorgang. Bitte beachten Sie, dass diese Ansicht in der Standardversion ausgeblendet ist. Möchten Sie sich diese Informationen anzeigen lassen, sprechen Sie uns an. 11

12 Englische Version - DoRIS is now available in English DoRIS wird im deutschsprachigen Raum verbreitet eingesetzt. Aufgrund gesteigerten internationalen Interesses an DoRIS steht jetzt die englische Version zur Verfügung. 12

13 Informationen offline mit DoRIS PDFSync Permanente Verfügbarkeit der Informationen: Zu jeder Zeit und an jedem Ort haben Sie Zugriff auf Ihre Dokumente, auch ohne Online-Verbindung. Es gibt immer wieder Gründe und Situationen, die einen Online-Zugriff auf Dokumente nicht ermöglichen. Sei es auf einem Flug, auf einer Baustelle, in einem Meeting oder in anderen Umgebungen ohne Online-Datenverbindung. Wenn Sie online keinen Datenzugriff haben, nehmen Sie Ihre Informationen einfach als lokale PDF-Dokumente mit. Mit dem Baustein DoRIS PDF Sync synchronisieren Sie in nur wenigen Schritten alle oder ausgewählte Dokumente auf Ihre lokale Festplatte. Somit haben Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf Ihre Akten, Vorgänge und Schriftstücke. Sie sind in jedem Gespräch aktuell und können Reisezeiten sinnvoller nutzen. In einer Abfrage legen Sie Ihre Suchkriterien fest und starten die Synchronisation. Des Weiteren können Sie Einstellungen vornehmen, z.b. die Aktivierung der automatischen Synchronisation beim Start - damit haben Sie immer den aktuellsten Stand der Informationen zur Verfügung. In dem automatisch erstellten Verzeichnis finden Sie Ihre ausgewählten Dokumente in der gewohnten Aktenplanstruktur. Diese Informationen können Sie sich als Vorschau anzeigen lassen, öffnen oder ausdrucken auch ohne Online-Datenverbindung. 13

14 Schnelles Löschen aus dem Papierkorb Entfernen Sie alte Dokumente aus dem Papierkorb in nur wenigen Schritten. Ein digitaler Papierkorb kann zwar nicht überlaufen, er sollte trotzdem gelegentlich geleert werden: Über das Kontextmenü des Ordners Papierkorb haben sie die Möglichkeit, den Papierkorb direkt zu leeren. Dabei können Sie alle im Papierkorb befindlichen Dokumente löschen oder eine zeitliche Limitierung des Löschdatums setzen. Sie löschen die Dokumente ganz einfach direkt aus dem Papierkorb: Im Hauptfenster markieren Sie den Ordner Papierkorb, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Papierkorb leeren. Sie haben die Option, alle Dokumente im Papierkorb zu löschen oder eine zeitliche Limitierung des Löschdatums zu setzen. Werden Dokumente aus dem Papierkorb entfernt, sind sie endgültig gelöscht. Das Entfernen von Dokumenten aus dem Papierkorb ist von den Benutzerrechten abhängig. 14