Process Management in der Softwareentwicklung und wie agil kann BPM sein?

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1 Process Management in der Softwareentwicklung und wie agil kann BPM sein? Dr. André Lougear VKSI Event Karlsruhe, 6. Dezember Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

2 Agenda Einleitung und Begrüßung Präsentation des Unternehmens und des BPM Bereichs Kurze Einführung BIC Platform und deren Entwicklung Process Management in der Softwareentwicklung BPM Methoden im Anforderungs- und Change-Request Management Praxisbeispiele aus Projekten Agiles BPM Definition - wie agil kann BPM sein? Agilität mit Process Governance - Ansätze in der Praxis Fragen & Diskussion 2 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

3 Bertelsmann International führendes Medien- und Serviceunternehmen Zahlen & Fakten 15,3 Mrd. Umsatz* Über Mitarbeiter in mehr als 50 Ländern Mehr als Einzelfirmen Europas führender Unterhaltungskonzern Die größte Publikumsverlagsgruppe der Welt Europas führendes Zeitschriftenhaus Führender europäischer BPO-Anbieter *GJ Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

4 arvato Führender europäischer BPO-Anbieter Zahlen & Fakten 5,4 Mrd. Umsatz* Über Mitarbeiter in 36 Ländern Davon über in Deutschland *GJ Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

5 arvato Systems IT for Better Business. Zahlen & Fakten Rund 265 Mio. Umsatz* Mehr als Mitarbeiter Über 30 Jahre Erfahrung in IT Dienstleistungen Globale Standorte in Europa, Nordamerika und Asien *GJ Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

6 arvato Systems Standorte Birmingham Toronto New York Duncan Amsterdam Zurich Gütersloh Beijing Nanjing Guangszhou Shanghai Bangkok Singapur Kuala Lumpur Weitere Standorte in Deutschland: Augsburg, Baden-Baden, Dortmund, Düsseldorf, Greven, Hamburg, Köln, Leipzig, München, Rostock, Walldorf, Wiesbaden Headquarters Offices 6 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

7 arvato Systems Prozessmanagement BPM Full Service Provider Kundennutzen monetär quantifizierter Kundennutzen gesicherte Prozesse, optimale Verbreitung Ausschöpfen der Potenziale Transparenz und Sicherheit keine Anlaufkosten, Skalierbarkeit Fixkosten in variable Kosten Leistung Vorgehensmodell, Konzeption Prozessmodellierung und Publizierung Projektumsetzung Überwachung Reporting Hosting Betrieb Outsourcing Tool Methode BIC Design BIC Portal BIC Execution BIC Monitor Rechenzentrumsleistung BPO-Services Durchgehende Beratung BPO 7 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

8 Die BIC Produktfamilie Versionierung Transparenz Inhalte Prozess-Performance Monitoring Compliance Dokumente Reporting Analyse Prozess-Governance Freigabeprozesse Business Intelligence Verbesserung Mitarbeiter Kollaboration Sicherheit Workflowmanagement Einfachheit Prozessportal Mobilität Integration Schnelligkeit Automation 8 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012 Vorbereitung zur Automation BPMN 2.0 Fachliche Beschreibung Auto-Layouting Schnelle, einfache Modellierung

9 BIC Produktentwicklung Prozess-orientierte und zertifizierte Softwareproduktentwicklung Governance Workflows Prozessfreigaben Dokumentfreigaben Einheitliches Vorgehen 1. Modellierung 2. Publizierung und Schulung 3. Umsetzung in der Softwareentwicklung 9 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

10 Agenda Einleitung und Begrüßung Präsentation des Unternehmens und des BPM Bereichs Kurze Einführung BIC Platform und deren Entwicklung Process Management in der Softwareentwicklung BPM Methoden im Anforderungs- und Change-Request Management Praxisbeispiele aus Projekten Agiles BPM Definition - wie agil kann BPM sein? Agilität mit Process Governance - Ansätze in der Praxis Fragen & Diskussion 10 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

11 Process Management in der Softwareentwicklung Motivation Top 8 Misserfolgskriterien für IT Projekte Projektziele nicht klar definiert Schlechte Planung und Aufwandsschätzung Neue Technologie für das Unternehmen Schlechte Projektmanagement Methoden Zu wenig erfahrene Ressourcen Schlechte Lieferantenleistungen Falscher Projektmanager Schlechte SW-Entwicklungsmethode Top 10 Misserfolgskriterien für IT Projekte Mangelnder Input der Benutzer Nicht komplette Anforderungen Änderungen in den Anforderungen Mangelnder Support durch Management Technologische Inkompetenz Mangel an Ressourcen Unrealistische Erwartungen Unklare Ziele Unrealistische Erwartungen Neue Technologien Quelle: Internat. Studienergebnisse KPMG Report Quelle: Internat. Studienergebnisse Chaos Report der Standish Group 11 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

12 Process Management in der Softwareentwicklung Was bisher geschah 12 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

13 Process Management in der Softwareentwicklung Softwareprojekt mit BPM Methoden fachliche abgenommene Anforderungen dokumentiert Anforderungen auf Basis der Dokumentation umgesetzt Dokumentierte und überwachte Softwarelösung technische Machbarkeit bestätigt und dokumentiert Anforderungen von allen Beteiligten abgenommen und verstanden Lösung auf Basis der fachlichen Prozesse qualitätsgesichert und abgenommen Projekt gemäß der Anforderungen umgesetzt und qualitätsgesichert nach abgenommenen Kriterien in Betrieb genommen Projekt in Time & Budget abgeschlossen Kundennutzen Kostensenkung durch kürzere Projektlaufzeiten Umsatzsteigerung durch schnellere Time-to-Market Kostenersparnis durch vermiedene Pönalen Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten durch Outsourcing Monetär quantifizierbar! 13 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

14 BIC Design BIC Portal Process Management in der Softwareentwicklung Vorgehensmodell Anforderungsmanagement Ziele definieren Prozesse und Organisation festlegen Dokumentation erstellen Iterative Review und Vervollständigung Abnahme der Anforderungen Projekt strategisch planen und verabschieden Rahmenbeding ungen festlegen und ggf. anpassen Prozesslandkarte und Detaillevels definieren und freigeben Governance Organisation definieren und freigeben Prozesse in der Prozesslandkarte erstellen Schnittstellen beschreiben IT Konzept erstellen Ggf. GUI Handbuch erstellen Review Workshops mit IT, QA und Project Owner durchführen Prozesse kontinuierlich verfeinern und verbessern finales Pflichtenheft aus der Dokumentation erstellen Abnahme des Pflichtenhefts durch den Project Owner Laufend: Information und Kommunikation definieren / sicherstellen 14 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

15 BIC Design BIC Portal Process Management in der Softwareentwicklung Vorgehensmodell Umsetzung/CR-Management Change Request erstellen Implementierung Qualitätssicherung Abnahme des Releases Deployment Steuerung der Entwicklung über Ticketsystem Steuerung der benötigten Prozessänderungen über Process- Governance Abnahme durch den Arbeitspaketverantwortlichen Anpassung der Testfälle auf Basis der freigegeben Prozesse Test inkl. Prozesspfadabdeckung Umsetzung in der Entwicklung Release- Rollout für Qualitätssicher ung Freigabe der Prozesse für QA Freigabe des Releases einschl. der Prozesse durch den Projektverantwortlic hen Bau des Releases Versionierung und Ablage einschl. der Prozessmodelle Rollout der Releases auf der/den Produktionsumgebung(en) Prozessmodelle sind mit Release publiziert Laufend: Information und Kommunikation definieren / sicherstellen 15 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

16 Process Management in der Softwareentwicklung Praxisbeispiel HIS BPM-gestütztes Anforderungsmanagement am Beispiel HIS HIS das Hinweisinformationssystem des Gesamtverbands der Deutschen Versicherungswirtschaft e.v. (GDV) Einzigartiges, unternehmensübergreifendes Risiko-/ Leistungsprüfungs-/ Missbrauchsbekämpfungstool Führung als Auskunftei im Online-Verfahren Ziel Erstellung des Pflichtenheftes Minimierung von CR s Herausforderung Beteiligte Mitarbeiter: 50 Investierte Personentage: 5000 Anzahl Teilprojekte: 9 Anzahl Arbeitspakete: > 100 Anzahl Kontrollgremien: 3 Anzahl JIRA s: > 3000 enger Zeitrahmen Abnahme Pflichtenheft Erarbeitung der fachlichen und technischen Konzepte Bereitstellung Prototyp Programmie -rung und Schaffung Infrastruktur Begleiteter Testbetrie b 16 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

17 Process Management in der Softwareentwicklung Praxisbeispiel securpharm BPM-gestütztes Change-Request-Management am Beispiel securpharm securpharm Erstellung Systems zur Verifikation von Arzneimitteln in Deutschland Führung im Online-Verfahren mit verschiedenen Schnittstellen Ziel Erstellung des Pflichtenheftes Prozessorientierte Softwareentwicklung Herausforderung umzusetzende Geschäftsprozesse > 30 sehr enger Zeitrahmen < 5 Monate 17 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

18 Process Management in der Softwareentwicklung vom Lastenheft zum Prozessmodell vom Lastenheft zum Prozessmodell Workshops Fachliche Modellierung aller Geschäftsprozesse des Systems Berücksichtigung von besonderen Merkmalen wie z.b. Fehlercodes 18 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

19 Process Management in der Softwareentwicklung Publizierung & Umsetzung Publizierung der fachlich verabschiedeten Prozessmodelle Review der Prozesse aus technischer Sicht Umsetzung auf Basis der Publizierung durch die Entwicklung QA auf Basis der Publizierung Publizierung & Umsetzung 19 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

20 Process Management in der Softwareentwicklung Betrieb & Überwachung Betrieb & Überwachung Betrieb der Software Definition von relevanten Kennzahlen, wie z.b. Antwortzeiten, Datenintegrität Monitoring und Reporting der Kennzahlen mit Bezug zum Geschäftsprozess 20 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

21 Agenda Einleitung und Begrüßung Präsentation des Unternehmens und des BPM Bereichs Kurze Einführung BIC Platform und deren Entwicklung Process Management in der Softwareentwicklung BPM Methoden im Anforderungs- und Change-Request Management Praxisbeispiele aus Projekten Agiles BPM Definition - wie agil kann BPM sein? Agilität mit Process Governance - Ansätze in der Praxis Fragen & Diskussion 21 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

22 Agiles BPM Geschäftsprozessmanagement Geschäftsprozessmanagement* Geschäftsprozessmanagement bezeichnet die Gestaltung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dabei wird nicht nur auf die effiziente Ausrichtung der Prozesse fokussiert, sondern auch auf die Einbindung in das Unternehmen und seine Unternehmenskultur und strategische Ausrichtung. Zum Geschäftsprozessmanagement gehören die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Umsetzung von Prozessen. Nach der Einführung häufig über den PDCA-Zyklus kontinuierlich verbessert: Erkennen von Potentialen zur Verbesserung Analyse des aktuellen Zustands Entwickeln eines neuen Konzepts Test und Optimierung des Konzepts PLAN DO ACT CHECK Einführung der Änderungen als neuer Standard Ergebnisse der Tests prüfen Änderungen für die Umsetzung freigeben 22 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012 *

23 Agiles BPM Motivation und Grundprinzipien für agile Methoden Typische Probleme beim Wasserfallvorgehen Scheingenauigkeit Zu abstrakt. Priorisierung, Beschreibung überfordert Nutzen erst zum Projektende Bruchstelle Entwicklung und Wartung Unzureichende Kommunikation Fehlende Flexibilität Budgetüberschreitungen Terminprobleme Qualitäts- und Akzeptanzprobleme Grundprinzipien Agile Methoden Scrum Zerlegung in sehr kleine Einheiten mit direktem Nutzen (Sprint: max. 30 Tage, Scrum: Daily) Transparenz und soziale Gruppenkontrolle (Burndown-Chart und Daily Scrum) Einfachheit User Stories Sauberer Abschluss (Sprint Reviews) Misserfolgsfaktoren werden konsequent angegangen Selbstorganisation (kein Teamleiter) Laufende Neubewertung von Nutzen und Aufwand 23 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

24 Agiles BPM Scrum als agiler Ansatz in der Softwareentwicklung Sprint Planning Sprint Planning Daily Scrum Meeting 1 Meeting 2 24 Std. Sprint Review Retrospektive 30 Tage Product Backlog priorisierte Anforderungen Verantwortung beim Product Owner fachlich orientierte User Stories Sprint Backlog Übersicht der Aufgaben Priorisierung durch Product Owner Sprint Umsetzung durch Entwicklungsteam zusätzliche Aufgaben werden durch den Scrum Master abgedeckt einheitliche Dauer Produkt lauffähig inkrementell verbessert 24 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012 (Quelle: Wikipedia)

25 Agiles BPM Prozessmanagement agil gestalten, vielleicht so? Sprint Planning Sprint Planning Daily Scrum Meeting 1 Meeting 2 24 Std. Sprint Review Retrospektive 30 Tage Process Backlog priorisierte Anforderungen an die Modelle Verantwortung beim Process Owner fachlich orientierte User Stories Sprint Backlog Übersicht der Aufgaben Priorisierung durch Process Owner DO Sprint Test und Optinmierung im Team Modellierung und Freigabe der Prozesse Iterative Umsetzung der Changes Prozess eingeführt inkrementell verbessert ACT PLAN 25 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012 CHECK

26 Agiles BPM Funktioniert das in der Praxis? BPM erfolgt Agile Projekte im Projekt mit einer detaillierte, eher langfristig orientierte Planung in größeren Schritten und mit zentraler Aufgabenverteilung per Weisung z.t. so umgesetzt durchlaufen eine kontinuierliche Entwicklung mit laufender Neuorientierung Keine Changemanagement mit laufender Neuorientierung und inkrementellem Nutzen im Idealfall möglich über eine eigenverantwortliche Selbstorganisation In den meisten Organisationen so nicht umsetzbar 26 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

27 Agilität mit Process Governance Ansätze in der Praxis Prozess im Mittelpunkt User Stories Benutzeroberfläche Tests Prozess Regeln Nichtfunktionale Anforderung Daten 27 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

28 Agilität mit Process Governance Prozess, User Stories und Prioritäten User Story 1 User Story 3 User Story 6 User Story User Story 2 User Story 4 User Story 7 N Priorität User Story 5 4 User Story Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

29 Agilität mit Process Governance Kurze Iterationen, schneller Rollout User Story 2 1 User Story 1 User Story 3 User Story 5 User Story User Story 6 8 Rollout 1.1 User Story 7 Rollout User Story 8 User Story Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

30 Agilität mit Process Governance Governance durch Prozessworkflows BPM Sprint Product Backlog Sprint Backlog Product 24 Std. Agile Softwareentwicklung 30 Tage 30 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

31 Agenda Einleitung und Begrüßung Präsentation des Unternehmens und des BPM Bereichs Kurze Einführung BIC Platform und deren Entwicklung Process Management in der Softwareentwicklung BPM Methoden im Anforderungs- und Change-Request Management Praxisbeispiele aus Projekten Agiles BPM Definition - wie agil kann BPM sein? Agilität mit Process Governance - Ansätze in der Praxis Fragen & Diskussion 31 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

32 Danke für die Aufmerksamkeit!!!!???!?!!!?!!?!!!? 32 Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

33 Kontakt Dr. André Lougear Manager BPM Products Carl-Bertelsmann-Straße 23 D Gütersloh Tel.: +49 (0) / Fax: +49 (0) / Mobil: +49 (0) Dr. André Lougear arvato Systems 6. Dezember 2012

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