Das neue Arbeiten. Arbeitsplatz der Zukunft, ELAK 2.0, elektronischer Dienstleister

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1 Das neue Arbeiten Arbeitsplatz der Zukunft, ELAK 2.0, elektronischer Dienstleister Wien, 3. Juni 2014

2 ELAK Was haben wir erreicht? Elektronischer Akt ist das Original Papier lediglich eine temporäre Kopie durchgängig elektronische Abläufe auf allen Arbeitsplätzen der Bundesministerien Vereinfachung und Beschleunigung (15 % im Schnitt) der Geschäftsfallbearbeitung Dokumentenmanagement für alle MitarbeiterInnen Organisationsentwicklung durch neue Möglichkeiten des Informationsmanagements (pull statt push zeitund ortsunabhängiger Zugang) Mobile Arbeitsplätze inkl. Teleworking Papierreduktion (bis zu 50%) Bern - Ledinger

3 über 10 Jahre ELAK in der öffentlichen Verwaltung Bern - Ledinger

4 und das digitale Leben findet statt? über 1 Mrd Facebook User, davon über 400 Mio ständig aktiv ca Mrd Logins seit Beginn des Jahres (sbj) 2,5 Mrd Internetuser, jeden Tag kommen ca dazu 95 Mio Tweets pro Tag auf Twitter, Mrd sbj ca 5 Mrd Handybesitzer, aber nur 4,2 Mrd besitzen eine Zahnbürste seit Beginn des Jahres wurden ca Mrd. s verschickt, 2,9 Mrd Suchabfragen auf Google pro Tag, Mrd sbj 50 Mrd Dinge werden 2020 durch Internet gesteuert (Internet der Dinge Einschätzung Cisco 2013 sind es bereits 15 Mrd) Alle 15 sec entsteht ein neuer bösartiger Code, seit Beginn des Jahres ca In D ca Fälle von Identitätsdiebstahl seit Beginn des Jahres Quelle: Bern - Ledinger

5 Homo connectus - always connected ;-) Bern - Ledinger

6 Komplexität steigt in der digitalen Welt Bern - Ledinger

7 das Tempo steigt!! 50 Millionen Nutzer in 100 Millionen Nutzer in 1 Million iphones in 3 Tagen Bern - Ledinger

8 Was passiert pro Minute im Netz? Bern - Ledinger

9 .digitaler Wachstum in einer Dekade! 7910 EXABYTE 130 EXABYTE 1227 EXABYTE Nach IDC 2012 Bern - Ledinger Exabyte = oder 1 Mrd Gigabyte 9

10 Ist das jetzt das Ende der Amtsstube? durch eine verstärkte Digitalisierung müssen neue Herausforderungen bewältigt werden: Komplexität Geschwindigkeit Mengen und Größenordnungen Kultur der digitalen Welt in der Vergangenheit haben wir Papierprozesse digitalisiert und elektronische Anbringen umgesetzt neue Methoden und neue Devices verlangen andere Lösungen Bern - Ledinger

11 Rahmenbedingungen IKT Budget des Bundes! 411 Mio (2011) Kein übergreifendes E-Gov/Projekt Budget, Einsparungen durch IKT sind nicht im Projektbudget lukrierbar sinkende Budgets 394 Mio (2012) 390 Mio (2013) ab 2016 nachhaltig minus 82 Mio jährlich geplant Einsparungspfad des Bundes - tatsächlich heuer bis 30% Bern - Ledinger

12 Rahmenbedingungen Personal! Bern - Ledinger

13 Rahmenbedingungen Personal! Bern - Ledinger

14 Warum ein neuer ELAK/Arbeitsplatz? ELAK ist in die Jahre gekommen Weiterentwicklung JETZT: Papier/Prozesse -> digitalisiert KÜNFTIG: digitalisierte Papierprozesse -> digitale Welt demografische Entwicklung Digital Natives Wissensgap zwischen älteren und jüngeren MitarbeiterInnen Wettbewerb um die besten Köpfe Was bietet die Verwaltung? neue Arbeitsformen etablieren sich laufend Mobilität Life balance Bern - Ledinger

15 Die Internetkinder Bern - Ledinger

16 Heute: input output Prozesse zb. HELP.gv.at, USP.gv.at, Wien.gv.at etc. Portal Bern - Ledinger zb. ELAK, Register ( ZMR, GWR, Vollmachtsregister, Adressregister), Finanz Online, sonstige Fachanwendungen etc. Fachanwendung / Backoffice Duale Zustellung 16

17 Heute: input output Prozesse zb. HELP.gv.at, USP.gv.at, Wien.gv.at etc. Portal Bern - Ledinger zb. ELAK, Register ( ZMR, GWR, Vollmachtsregister, Adressregister), Finanz Online, sonstige Fachanwendungen etc. Fachanwendung / Backoffice Duale Zustellung 17

18 Künftig: Verwaltung in der Interaktion Partizipation im Prozess Bern - Ledinger

19 Künftig: Verwaltung in der Interaktion Partizipation im Prozess Bern - Ledinger

20 Wissens- statt Aktenmanagement Flexibilisierung der Arbeit Attraktivität des Verwaltungsarbeitsplatzes vernetzt statt linear Rechtssicherheit bewahren Transparenz ist die Regel und nicht die Ausnahme Wissen teilen, kommentieren und verwerten ( ich habe 4711 Freunde, denen gefällt das! ) Balance zwischen Sicherheit, Flexibilisierung, Mobilität und Geschwindigkeit Bern - Ledinger

21 Bern - Ledinger

22 Management- Cockpit für Führungskräfte Einfache Bedienung Bern - Ledinger

23 Zielsetzung ein gemeinsames, kostengünstiges und einfaches ELAK System für alle Bundesministerien alle übrigen Dienststellen und Behörden alle kleinen Organisationseinheiten Serviceorientierung für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen Schnittstelle zu bzw. Integration in Fachanwendungen Grundfunktionen sollen als Basisbausteine zur Verfügung stehen Bern - Ledinger

24 Zusammenhang - Regierungsprogramm und Projekt 01 Wachstum und Beschäftigung für Österreich Nutzung von Verwaltungsdaten Beschleunigung von Verwaltungsabläufen One-Stop Verfahren Verfahrensmonitoring 07 Staatsreform und Demokratie Partizipation Informationsfreiheit statt Amtsgeheimnis verfassungsgesetzlich angeordnete Pflicht Informationen von allgemeinem Interesse der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen (OGD) 07 Staatsreform und Demokratie Moderner Staat Bündelung von Aufgaben -> einheitliche übergreifende Prozesse durch strategische Nutzung von IKT soll Verwaltung effizient und bürgernah gestaltet werden Bern - Ledinger

25 Elektronischer Dienstleister Bern - Ledinger

26 Ende 2015 Ende 2014 April 2015 Sept Ende 2014 Juli 2013 März 2014 Projektverlauf Okt Regierungsprogramm Rechtlichen Änderungsbedarf erarbeiten Start durch Präsidialisten Organisatorische Rahmenbedingungen und Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft erstellen Funktionelle Anforderungen erstellen technische Anf. erstellen Bestehendes Modul kann adaptiert werden Adaptierungskonzept erstellen Bestehendes Modul adaptieren Ausschreibungs- /Evaluierungskatalog erstellen Bestehende Module evaluieren Ausschreibungsunterlagen erstellen Ausschreibung durchführen und Modul in Betrieb nehmen Bestehende Module können nicht adaptiert werden In die Ausschreibung mitaufnehmen Bern - Ledinger

27 Kerngruppen Detailausarbeitungen in Kerngruppe durchführen Wissensmanagement (BMLVS-Dotter) Informelles und mobiles Arbeiten (VfGH-Kandlhofer) Management Instrumente (BMASK-Fischer) formelles Arbeiten (BMBF-Moser) Intuitive Bedienung inkl. Alltagsbegriffe (BMLFUW-Unger) Kostenfaktoren/ -steuerung (BMLVS-Hübsch) Bern - Ledinger

28 Ergebnis: Organisationskonzept Adressiert den Arbeitsplatz der Zukunft nicht nur einen neuen ELAK Umfasst: Formelles Arbeiten Neue Kommunikationsmöglichkeiten (informelles Arbeiten) Managementsteuerung Wissensmanagement Kostenfaktoren Organisationskonzept und Rahmen für die rechtliche, organisatorische und technische Ausgestaltung 27. März 2014 abgenommen Auftrag für Phase 2 erteilt Bern - Ledinger

29 Details aus den Kerngruppen 1/6 Formelles Arbeiten Umfasst dokumentbasiertes Arbeiten (ELAK) und Fachapplikationen Basiert auf einem Workflow System Unterstützt als Assistent (nicht als Polizist) Unterstützt die Citizen-to-Government Interaktion Einfache Umwandlung von informellen in formelle Elemente - jederzeit Nur ein Geschäftsfall-Typus: AKT? NEUE Geschäftszahlensystematik keine inhaltliche Bedeutung: Eindeutige ID / lfd. Nr. / Jahr Entfall des klassischen Aktenplans Akten beliebig miteinander verknüpfbar Prozessstadien: Bearbeitung Genehmigung Ablage Optional: Abfertigung Information/Stellungnahme Bern - Ledinger

30 Strukturwandel (GZ#) Info-Objekt Mögliche Informations- Objekt Typen: Textdokument Chat Tondokument Videodokument WIKI Teamroom Freier Status Gesicherter Status Metainformationen MUSS MUSS Nummernsystem - MUSS Zugriffsrechte (Gruppen) KANN MUSS Prozess (Workflow) KANN KANN Unterschriften - KANN Nachvollziehbarkeit (Versionierung) KANN MUSS Archivierung - MUSS (wenn archivwürdig) Externe Beteiligung freies Info-Objekt KANN - Bern - Ledinger (BürgerInnen)

31 Entfall des Aktenplan Bern - Ledinger

32 Details aus den Kerngruppen 2/6 Informelles Arbeiten Alle Tätigkeiten außerhalb normierter Verfahren Soziales Verwaltungsnetzwerk (SVWN) wie Enterprise Social Network (ESN) mit Funktionen wie Profile, Newsroom, Forum, DMS, Teamroom, Wikis,. Ziele: als Leitmedium ablösen Wissensarbeit ermöglichen Persönliches Cockpit Mehrwert für die tägliche Aufgabenerfüllung Suchfunktion VW-einheitlich, umfassend, behördenübergreifend, fehlertolerant, lernend, Thesauri-unterstützt Bern - Ledinger

33 Details aus den Kerngruppen 3/6 Potentielle Module soziales Verwaltungsnetzwerk Enterprise Search DMS Wissensdatenbank Wiki Newsroom Projektraum (Teamroom) Meeting Space Forum Tagging Umfragen/Diskussionen Organisationsübergreifende Suchfunktion Dokumentenmanagement Datenbank mit Organisationswissen, Ideen, Problemlösungen, Benutzergetriebene Wissensplattform Für abonnierte Themen, konfigurier- und filterbar nach sozialem Netzwerk und/oder Tagging Arbeitsumgebung für ausgewählte Gruppe zu einem Thema bzw. Dokument Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (Öffentliche) Diskussion und Bearbeitung eines Themas Markieren und Interessensbekundung Zur raschen Erfassung von Meinungen und Fakten Bern - Ledinger

34 Details aus den Kerngruppen 4/6 Querschnittsfunktionen Eine elektronische Plattform für sämtliche Verfahren extern und intern Bürger/-innen: Meine Behördenseite Elektronisches Postfach Bezahlmöglichkeit VW-Mitarbeitende: Mein Arbeitsplatz Integration relevanter Applikationen Single Sign On / Gesicherter Zugang Veränderbar: Erledigungen bis zur Abfertigung, alles andere bis Genehmigung Änderungen an Akten müssen nachvollzogen werden können Bern - Ledinger

35 Details aus den Kerngruppen 5/6 Leichter verständliche Alltagssprache, z.b.: Statt Votum Zusammenfassung, Statt EB Stellungnahme Bedienbar wie Tablet oder SmartPhone Module beziehbar über Verwaltungs-AppStore Schulungsaufwand minimieren Management Cockpit für Führungskräfte Daten aus operativen Primärsystemen Individuelle Quellen Vergleichsparameter Bern - Ledinger

36 Management Cockpit Bern - Ledinger

37 Details aus den Kerngruppen 6/6 Wissensverlust ist künftig ein Kostenfaktor Wissen dokumentieren, bereitstellen, abrufbar machen Wildwuchs an Wissensplattformen verhindern Liste der Kostenfaktoren und treiber Sicherheit Hochverfügbarkeit Betriebsführung Zugriffszeiten Support: Kernzeiten.. Erfordert Kompromisse zwischen (technischem) Optimum und Finanzierbarkeit Bern - Ledinger

38 Ende 2014 Kick-Off Phase 2 Kurzfristiger Zeitplan Einberufung 8 Kommission Nominierung des Arbeitsteams Bestimmung der Struktur des Lastenheftes und Auswahl des Werkzeuges Arbeit am Lastenheft Mitte Juni Umfrage und Diskussionstool online Bern - Ledinger

39 Online-Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Link: https://www.umfrageonline.com/s/edi Screeny von Online-Fragebogen Bern - Ledinger

40 Feedback-Prozess Online-Umfrage Anzahl der TN (bis ): 1929 Personen Anteil der Arbeitszeit für formelles Arbeiten (ELAK, SAP PM, ) ¾ verwenden weniger als 25 % ihrer Arbeitszeit für E- Mail-Bearbeitung Bern - Ledinger

41 Feedback-Prozess Online-Umfrage Knapp 80 % befürworten ressortübergreifende Wissenplattformen Skill-Datenbank Qualifikationen/Fähigkeiten/Erfahrungen anderer Mitarbeiter/innen zentral verfügbar: Bern - Ledinger

42 Feedback-Prozess Online-Umfrage Externer Zugriff auf und Anwendungen zuhause und unterwegs: Vorteilhaft? Bern - Ledinger

43 Feedback-Prozess Online-Umfrage Top-5 Social Network Funktionen 63 % Wissensdatenbank 47 % Wiki 35 % Projektraum 34 % Enterprise Search 34 %DMS Top-3 Favoriten für persönlichen Arbeitsplatz 73 % Postfach 70 % ein zentraler Arbeitsvorrat 63 % Fristen- Monitoring Bern - Ledinger

44 Abstimmungs- und Diskussionsplattform Link: Bern - Ledinger

45 Abstimmungs- und Diskussionsplattform Link: Stand 7. Mai: lesende Teilnehmende 62 Teilnehmende Votes 258 Kommentare Bern - Ledinger

46 Abstimmungsplattform: Auswertung 106 diskutierte Absätze 101 werden zugestimmt 5 müssen weiter diskutiert werden Zustimmung / Ablehnung 95% Zustimmung Ablehnung 5% Bern - Ledinger

47 Bern - Ledinger

48 Wir brauchen neue Formen der Zusammenarbeit Danke für Ihr Interesse! Bundeskanzleramt Ballhausplatz Wien

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