Liken, posten, teilen, twittern wie wir schon bald arbeiten

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1 Liken, posten, teilen, twittern wie wir schon bald arbeiten SC Dr. Manfred Matzka Klub Kanzleramt Wien, 7. Mai 2014

2 Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft Ing. Roland Ledinger Klub Kanzleramt Wien, 7. Mai 2014

3 Warum ein neuer ELAK/Arbeitsplatz? ELAK ist in die Jahre gekommen Weiterentwicklung JETZT: Papier/Prozesse -> digitalisiert KÜNFTIG: digitalisierte Papierprozesse -> digitale Welt demografische Entwicklung Digital Natives Wissensgap zwischen älteren und jüngeren MitarbeiterInnen Wettbewerb um die besten Köpfe Was bietet die Verwaltung? neue Arbeitsformen etablieren sich laufend Mobilität Life balance Klub Kanzleramt 7. Mai

4 und das digitale Leben findet statt? über 1 Mrd Facebook User, davon über 400 Mio ständig aktiv ca Mrd Logins seit Beginn des Jahres 2,5 Mrd Internetuser, jeden Tag kommen ca dazu 95 Mio Tweets pro Tag auf Twitter ca 5 Mrd Handybesitzer, aber nur 4,2 Mrd besitzen eine Zahnbürste seit Beginn des Jahres wurden ca Mrd. s verschickt, 2,9 Mrd Suchabfragen auf Google pro Tag Klub Kanzleramt 7. Mai

5 Homo connectus - always connected ;-) Klub Kanzleramt 7. Mai

6 Und alle sind dabei ;-) Klub Kanzleramt 7. Mai

7 3 / 5 der Jugendlichen erwarten von ihrem künftigen Arbeitgeber, ihre Tätigkeit unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit erbringen zu dürfen. Jeder Zweite Arbeitnehmer würde sich zwischen zwei Jobangeboten für den Arbeitsplatz mit der besseren Ausstattung entscheiden. Die digitale Jugend wird auch in der Zukunft erwarten, was der heutigen Digital Native Generation selbstverständlich erscheint: Intuitiven, 24x7 verfügbaren, mobilen Zugang zu Informationen und die Nutzung von Social-Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit. Es ändern sich aber auch grundlegendere Einstellung zum Themenbereich Arbeit. 7 von 10 Studenten empfinden es als unnötig, zum Arbeiten regelmäßig ins Büro fahren zu müssen. Freude am Arbeitsplatz ist für 55% der Millennials (jünger als 31) von entscheidender Bedeutung bei der Wahl des künftigen Arbeitgebers. Aber nur für 19% der Generation X (31-47 Jahre alt) Klub Kanzleramt 7. Mai

8 Wissens- statt Aktenmanagement Flexibilisierung der Arbeit Attraktivität des Verwaltungsarbeitsplatzes vernetzt statt linear Rechtssicherheit bewahren Transparenz ist die Regel und nicht die Ausnahme Wissen teilen, kommentieren und verwerten ( ich habe 4711 Freunde, denen gefällt das! ) Balance zwischen Sicherheit, Flexibilisierung, Mobilität und Geschwindigkeit Klub Kanzleramt 7. Mai

9 Zusammenhang - Regierungsprogramm und Projekt 01 Wachstum und Beschäftigung für Österreich Nutzung von Verwaltungsdaten Beschleunigung von Verwaltungsabläufen One-Stop Verfahren Verfahrensmonitoring 07 Staatsreform und Demokratie Partizipation Informationsfreiheit statt Amtsgeheimnis verfassungsgesetzlich angeordnete Pflicht Informationen von allgemeinem Interesse der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen (OGD) 07 Staatsreform und Demokratie Moderner Staat Bündelung von Aufgaben -> einheitliche übergreifende Prozesse durch strategische Nutzung von IKT soll Verwaltung effizient und bürgernah gestaltet werden Klub Kanzleramt 7. Mai

10 Der ELAK von heute wird elektronischer Dienstleister (EDI) von morgen DI Michael Freitter / Mag. a (FH) Heike Wagner-Leimbach Klub Kanzleramt Wien, 7. Mai 2014

11 Informationsverteilung der nächsten Generation Klub Kanzleramt 7. Mai

12 IST-Stand heute häufig Zielgruppe identifizieren ressortübergreifende Adressaten Verteiler erstellen bzw. aktualisieren Informationen zur Veranstaltung per Mailing versenden inklusive Unterlagen als Attachement Präsentation der Inhalte im Rahmen der Veranstaltung Anschließende Diskussion Zielgruppe Einladung Mailing Präsentation Diskussion Klub Kanzleramt 7. Mai

13 IST-Stand (Fortsetzung) heute häufig Umfassende Nacharbeit: Protokoll erstellen, neuerliches Mailing mit Präsentation und Dokumenten Stellungnahmen und neue Anforderungen lagen im Einsichtsweg oder per Mail ein Abstimmungsprozess telefonisch oder persönlich Rückmeldungen in Ergebnispapier einarbeiten Dokumentation als Geschäftsstück erstellen Protokoll, Mailing Neue Anforderungen managen Antworten abstimmen & einarbeiten GZ Klub Kanzleramt 7. Mai

14 Klub Kanzleramt 7. Mai

15 Klub Kanzleramt 7. Mai

16 Video Klub Kanzleramt 7. Mai

17 Video Forum Beteiligungsplattform Klub Kanzleramt 7. Mai

18 Video Forum Dokumente Beteiligungs- Plattform Klub Kanzleramt 7. Mai

19 Ihre Vorteile Informationen sind verfügbar auch wenn man ursprünglich nicht im Verteiler ist nicht bei der Präsentation vor Ort sein kann Jeder der sich beteiligen möchte, hat die Möglichkeit dazu Informationen suchen und finden Eigene Skills einpflegen und interessante Informationen erhalten Im Forum diskutieren Beiträge kommentieren und darüber abstimmen Hohe Qualität der einfließenden Expertise ist für jeden VW- Mitarbeitenden abrufbar und damit nutzbar Klub Kanzleramt 7. Mai

20 Ihre Vorteile Höherer Grad an Unterstützung von Diskussionsprozess Abstimmung Lösungsfindung Überleitung neuer Medien in sichere Informationsobjekte (GZ) wird deutlich besser unterstützt Klub Kanzleramt 7. Mai

21 Elektronischer Dienstleister Klub Kanzleramt 7. Mai

22 Zielsetzung ein gemeinsames, kostengünstiges und einfaches ELAK- System (EDI) für alle Bundesministerien alle übrigen Dienststellen und Behörden alle kleinen Organisationseinheiten Serviceorientierung für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen Schnittstelle zu bzw. Integration in Fachanwendungen Grundfunktionen sollen als Basisbausteine zur Verfügung stehen Klub Kanzleramt 7. Mai

23 Programmorganisation Programmlenkungsausschuss Präsidialvorstände Programmmanager, Projektauftraggeber: Ing. Ledinger, Wukits PL DI Freitter stellv. PL Mag. Wagner-Leimbach EDI Kerngruppen Klub Kanzleramt 7. Mai

24 Kerngruppen Detailausarbeitungen in Kerngruppe durchführen Wissensmanagement (BMLVS-Dotter) Informelles und mobiles Arbeiten (VfGH-Kandlhofer) Management Instrumente (BMASK-Fischer) formelles Arbeiten (BMBF-Moser) Intuitive Bedienung inkl. Alltagsbegriffe (BMLFUW-Unger) Kostenfaktoren/ -steuerung (BMLVS-Hübsch) Klub Kanzleramt 7. Mai

25 Projektverlauf Juli 2013 Start durch Präsidialisten Okt Regierungsprogramm Organisatorische Rahmenbedingungen und Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft erstellen Mai 2014 Rechtlichen Änderungsbedarf erarbeiten Funktionelle Anforderungen erstellen technische Anf. erstellen Ende 2014 Ende 2014 Evaluierungskatalog erstellen April 2015 Sept Bestehende Module evaluieren Bestehendes Modul kann adaptiert werden Adaptierungskonzept erstellen Ausschreibungsunterlagen erstellen Ende 2015 Bestehendes Modul adaptieren Ausschreibung durchführen und Modul in Betrieb nehmen Bestehende Module können nicht adaptiert werden In die Ausschreibung mitaufnehmen Klub Kanzleramt 7. Mai

26 Management- Cockpit für Führungskräfte Einfache Bedienung Klub Kanzleramt 7. Mai

27 Strukturwandel Mögliche Elemente Textdokument Chat Tondokument Videodokument WIKI Teamroom Paket mit mehreren Elementen Einzel-Elemente Freier Status GZ# Info-Objekt Gesicherter Status Nur eine Art von Geschäftsfällen Arbeitsschritte: Bearbeitung Genehmigung Ablage Optional: Abfertigung Information/Stellungnahme Klub Kanzleramt 7. Mai

28 Strukturwandel Metainformationen MUSS MUSS Nummernsystem - MUSS Zugriffsrechte (Gruppen) KANN MUSS Prozess (Workflow) KANN KANN Unterschriften - KANN Nachvollziehbarkeit (Versionierung) KANN MUSS Archivierung - MUSS (wenn archivwürdig) Externe Beteiligung (BürgerInnen) Freier Status KANN - Gesicherter Status Klub Kanzleramt 7. Mai

29 Formelles Arbeiten thematische Verknüpfungen: Nicht nur Vorzahl / Nachzahl / Bezugszahl GZ: ID / lfd. Nr / Jahr Klub Kanzleramt 7. Mai

30 Persönliches Cockpit Klub Kanzleramt 7. Mai

31 Soziales Verwaltungsnetzwerk (SVWN) Potentielle Module Enterprise Search DMS Wissensdatenbank Wiki Newsroom Projektraum (Teamroom) Meeting Space Forum Tagging Umfragen/Diskussionen Organisationsübergreifende Suchfunktion Dokumentenmanagement Datenbank mit Organisationswissen, Ideen, Problemlösungen, Benutzergetriebene Wissensplattform Für abonnierte Themen, konfigurier- und filterbar nach sozialem Netzwerk und/oder Tagging Arbeitsumgebung für ausgewählte Gruppe zu einem Thema bzw. Dokument Vor-/Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (Öffentliche) Diskussion und Bearbeitung eines Themas Markieren und Interessensbekundung Zur raschen Erfassung von Meinungen und Fakten Klub Kanzleramt 7. Mai

32 Weitere Ergebnisse der Phase 1 Single Sign On Nachvollziehbarkeit Leichter verständliche Alltagssprache, z.b.: Statt Votum Zusammenfassung, Statt EB Stellungnahme Bedienbar wie Tablet oder SmartPhone Management Cockpit für Führungskräfte Wissensverlust ist künftig ein Kostenfaktor Wissen dokumentieren, bereitstellen, abrufbar machen Kosten: Erfordert Kompromisse zwischen (technischem) Optimum und Finanzierbarkeit Klub Kanzleramt 7. Mai

33 Start Phase 2 In der Sitzung der Präsidialvorstände am 27. März 2014 wurde das Organisationskonzept abgenommen und liegt nun in der Version 1.3 vor die Phase 2 des Projekts beauftragt. Klub Kanzleramt 7. Mai

34 Organisation für Phase 2 8 Kommission BKA BMF Kerngruppen KG-L Expertenpool KGM KGM EPM EPM EPM KGM KGM EPM EPM Form. Arbeiten Wissensm. Inform.Arbeiten/M. Management Instr. Intuitive Bed./Alltagsb. Kostenfaktoren/ -st. Recht Technik Klub Kanzleramt 7. Mai

35 Kurzfristiger Zeitplan Nominierung des Arbeitsteams Umfrage und Diskussionstool online Start der Arbeiten Phase 2 Arbeit am Lastenheft Ende Mai Ende 2014 Einberufung 8 Kommission Klub Kanzleramt 7. Mai

36 Online-Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Link: Screeny von Online-Fragebogen 300 Stand 6. Mai: Teilnehmende Antworten Woche 1 Woche 2 Woche 3 Woche 4 Woche 5 Woche 6 31 Woche 7 Klub Kanzleramt 7. Mai

37 Abstimmungs- und Diskussionsplattform Link: Stand 7. Mai: lesende Teilnehmende 62 Teilnehmende Votes 258 Kommentare Klub Kanzleramt 7. Mai

38 ELAK Leitbenutzer/-innen Feedback Nächstes Leitbenutzer/-innen Jour Fixe Juni 2014 Kurzpräsentation mit anschließender Diskussion bzw. Fragerunde Organisationskonzept: Einladung erfolgt wie gehabt durch I/9 via Outlook Klub Kanzleramt 7. Mai

39 Diskussion / Fragen / Anregungen DI Michael Freitter - michael.freitter@bka.gv.at Mag. (FH) Heike Wagner-Leimbach - heike.wagner-leimbach@bka.gv.at Bundeskanzleramt Ballhausplatz Wien