Business Analyst und Projektmanager Der gute und der böse Bulle

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1 Business Analyst und Projektmanager Der gute und der böse Bulle DI Mag Jörg Rainer, MBA Chapter Meeting 29. November Ziele des Vortrags Antworten auf, Anregungen zu, Reflexionen über Welche Bullen gibt es bei Projekten? Wann ist ein Team von Bullen effektiv? Was sollte ein Business Analyst über Projektmanagement wissen, um sein eigenes Rollenbild zu schärfen? PMBok und BABok sind Grundlagen Fokus liegt auf Erfahrungsaustausch Diskussionen interaktiv 2 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 1

2 Zertifizierungen PMP (PMI) CPRE (IREB) CSM (Scrum Alliance) CBAP (hopefully soon) Rainer Solutions Consulting Beratung, Training Projektmanagement Business Analysis SW-Entwicklungsprozesse Umsetzung kompletter SW-Projekte Uni MBA, SAP Business School Vienna Informatik, TU Wien Mathematik/ Germanistik, Uni Innsbruck Berufserfahrung Entwicklungsleiter eines internationalen SW- und HW- Herstellers Business Analyst, Systemarchitekt, Projektleiter und Entwickler Trainer (AHS-Lehrer, WIFI Wien, Webster University) 3 Begriffe&Konzepte: Definition Projekt Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit dem Ziel, ein einmaliges Produkt, eine einmalige Dienstleistung oder ein einmaliges Ergebnis zu schaffen (PMBoK) Ein Projekt ist ein kontinuierlicher Dialog zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber, der zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses führt. (Mangold 2004) 4 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 2

3 Warum scheitern Projekte? GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und PA Consulting Group, 5 Begriffe&Konzepte: Rollen Projekt-Sponsor Projekt-Manager Projekt-Teammitglied Change Board Projekt-Stakeholder Change Board 6 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 3

4 Projekt auftrag Anforderungen Scope-Statement Projektstrukturplan Ressourcenplan Projekt plan Begriffe&Konzepte: Projektphasen Kostenplan Aktivitätenliste Schedule-Plan Risikomanagementplan Risikolog Qualitätsplan Kommunikationsplan... Projekt- Initierung Projekt- Planung Projekt- Durchführung Projekt- Controlling Projekt- Abschluss Projektstatusbericht Projektabschlussbericht 7 8 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 4

5 Begriffe&Konzepte: Das magische Dreieck Scope, Qualität Termin Kosten Bei Änderung eines Faktors wird mindestens ein weiterer beeinflusst 9 Begriffe&Konzepte: Das magische Sechseck (PMI) Scope Qualität Ressourcen Termin Risiken/Chancen Kosten Bei Änderung eines Faktors wird mindestens ein weiterer beeinflusst 10 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 5

6 Welche Bullen sind im Spiel? Scope Qualität Ressourcen Termin Risiken/Chancen Kosten Bei Änderung eines Faktors wird mindestens ein weiterer beeinflusst 11 BA gehört ins Projektmanagementteam Projekt-Sponsor Projekt-Manager BA, Testleiter, als Mitglied des PM-Teams Change Board Projekt-Teammitglied Change Board Projekt-Stakeholder 12 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 6

7 Rolle/Skills des Projektmanagers (6) Projektstrukturplan (WBS) (4) Schätzen (2) Typische Lücken bei Projektplanung (1) Project Scope Management (1) Integrated Change Control(3) Ein "guter" Projektmanager (4) Was soll ein BA über PM wissen? Aufgaben Linienmgr, Projektsponsor, Teammitglied (5) Projektportfoliomanagement (2) 2 Bilder zum Interpretieren (2) 13 Die Rolle des Projektmanagers vertritt das Projekt gegenüber allen Stakeholdern (Auftraggeber, Management, Dienstleister, Finanzwesen etc.) ist für die Planung, Überwachung und Steuerungdes Projektes vom Anfang bis zum Abschluss verantwortlich ist für die Leistungenund Projektergebnissealler Beteiligten verantwortlich steuert das Projektteam, hält es zusammen und delegiert Aufgaben hat für ein regelmäßiges Reportingund bei Bedarf für eine Eskalation bei Problemen zu sorgen Der Projektmanager agiert gleichzeitig als Innen- und Außenminister des Projekts 14 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 7

8 PM-Skills 1/2 Teamfähigkeit Durchsetzungsvermögen Frustrationstoleranz Handlungsorientiertheit Vernetztes Denken Zukunftsorientiertheit Größere Vorliebe für Gruppenarbeit als für stille Einzelarbeit Sollte offen auf andere Menschen zugehen können Kann andere überzeugen Reagiert nicht mit negativen, destruktiven Gefühlen auf Misserfolg Zeigt Ausdauer und Beständigkeit Risikobereitschaft und Entscheidungswille Komplexe Zusammenhänge erkennen und die Übersicht behalten Lösungen entwickeln, Entscheidungen finden/ erreichen, bevor sie abgefragt werden proaktivagieren statt reagieren 15 PM-Skills 2/2 Generalist Wirtschaftliches Gespür Positives Bewusstsein Fähigkeit zur Selbstdarstellung Urteilfähigkeit Kommunikationsfähigkeit Breites Interessenspektrum Mut zu neuen Alternativen Systematiken, Prinzipien und Zusammenhänge wichtiger als Details Gespür für wirtschaftliche Chancen und Risiken Mut zum Abbruch unwirtschaftlicher Projektarbeit Erfolgszuversicht, wenn neue Aufgaben in Angriff zu nehmen sind. Seine Ideen und seine Projekte verkaufen können Sich ein Bild über die Situation machen können und dieses proaktivbei Projektarbeit berücksichtigen z.b.: Stärken und Schwächen von Projektmitarbeitern Kann sich in andere Leute hineinversetzen und weiß Bescheid über Informationsstand und bedarf 16 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 8

9 Anforderungen an einen Projektmanager Kleinprojekt Großprojekt Typische Fehler von Projektmanagern Das mache ich selbst! Schätzen Das wird schon gut gehen! rosarote Brille Unrealistische Vorgaben akzeptieren Das wird schon im Sinne meiner Kunden sein! schlechte Kommunikation mit Stakeholdern 18 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 9

10 Gemeinsamkeiten Unterschiede PM, BA Kommunikationsfähigkeit, Soziale Kompetenz, Kontaktfähigkeit Systemisches Denken Lernfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit Verhandlungsgeschick, Konsenserreichung Kundenmanagement PM Big Picture Führung Generalverantwortung Kundenmanagement Manager BA Detail Zuhörer Fokus auf Scope und Qualität Kundenmanagement Forscher, Detektiv 19 Was ist ein Projektstrukturplan Englisch: Work breakdown structure(wbs) Graphische Ansicht der (hierarchischen) Struktur des Projektes 100% der Arbeit ist im Projektstrukturplan Insb. Arbeit für PM und anderer Overhead ist enthalten Alle weitere Planung baut auf Projektstrukturplan auf Sollte es immer geben Es sollte Templates geben Zeigt keine Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen 20 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 10

11 Beispiel für Projektstrukturplan 21 Arbeitspaket Arbeitspaket ist Blatt im Projektstrukturplan Kann geschätzt werden Kann schnell und ohne Unterbrechung fertiggestellt werden Ergebnis ist sinnvolles Deliverable Kann zugekauft oder outgesourct werden 22 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 11

12 Projektstrukturplan Best practices Wird mit Team erstellt Zuerst ersten Level fertigstellen, dann weiter in die Tiefe gehen (meist ist erster Level durch Projekttyptemplate definiert) Das gesamte Projekt ist enthalten Ergebnisorientiert was wird produziert Es wird solange verfeinert, bis Level eines Arbeitspaketes erreicht ist 23 Schätzer = Ausführender 3 Punkt Schätzung (P+4M+O)/6 Teamschätzung Historische Information Experten fragen Schätzen 1/2 24 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 12

13 Schätzen 2/2 Polster vermeiden. Unsicherheiten bei Schätzungen sind Risken Contingency Reserve Nicht schätzbar Arbeitspaket zu groß weiter herunterbrechen 25 Was wird oft vergessen zu planen Zeit/Kosten für Kommunikation regelmäßiges Projektmanagement Behandlung von Change-Requests Reporting, Zwischenabrechnung, Endabrechnung Projekt-Reviews unproduktive Zeit wie Schulungen/Meetings Project Closing-Aktivitäten Reserve für Risken 26 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 13

14 Project Scope Management Sicherstellen, dass alle Arbeit erledigt wird Keine Scope-Veränderungen ohne Integrated Change Control Sicherstellen, dass Änderungen mit Projektauftrag übereinstimmen Kein Vergolden gold plating ScopeVerifikation: Cross check mit Anforderungen 27 Integrated Change-Control Kontinuierliches Managen aller Änderungen Proaktiv nach Änderungsbedingungen schauen Änderungen empfehlen Manche Änderungen ablehnen Sicherstellen, dass Änderung zur ursprünglichen Rechtfertigung des Projektes passt(projektauftrag checken!) 28 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 14

15 Integrated Change-Control AnalysiereAuswirkungenderÄnderungenauf magisches Sechseck Entwerfe Szenarien Informiere Stakeholder über Auswirkungen der Änderungswünsche Change control board entscheidet über Änderungswünsche Stelle sicher, dass alle Dokumentation nachgezogen wird 29 Integrated Change-Control PMP exam prep S Vortrag zum Chapter Austria Meeting 15

16 Ein guter Projektmanager 1/4 Ist proaktiv, konzentriert sich auf Problemvermeidung Sammelt keine % fertig Information Verwendet historische Information Ist früher mit Risk-Liste fertig als mit Budget-und Zeitplan Passt sich an die Firmenkultur an 31 Ein guter Projektmanager 2/4 Sammelt Information über Fortschritt nicht während Team-Meetings Stellt sicher, dass jeder an den Projekt- Management-Plan glaubt Identifiertalle Arbeit und Stakeholdervor Beginn der Durchführung Involviert Stakeholder, lässt sie für das Projekt arbeiten (Riskidentifikation, Risikomanagement) Gibt klare Arbeitsaufträge 32 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 16

17 Ein guter Projektmanager 3/4 Evaluiert Auswirkungen von Änderungen am Scope zum magischen Sechseck Stellt sicher, dass alle Änderungswünsche durch den Change Request Prozess und durch die integrated change control laufen Vermeidet, dass mehr gemacht wird als vereinbart ist (gold plating) Sollte von sich aus Verbesserungen der Unternehmensstandards, -prozesse und polices vorschlagen 33 Ein guter Projektmanager 4/4 Stellt sicher, dass Qualitätskriterien definiert sind, bevor die Arbeit beginnt Prüft Qualität, bevor eine Aktivität oder ein Workpackage auf erledigt gesetzt wird Versteht, dass Leute für Arbeit bezahlt werden wollen Stellt sicher, dass alle Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind und allen Beteiligten klar sind Dokumentiert die LessonsLearned zum Wohle zukünftiger Projekte 34 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 17

18 Aufgaben Linienmanager RessourcenzurVerfügungstellen(Qualität, Quantität) ProjektmitarbeiterInnen mit Fachwissen unterstützen Zusammenarbeit mit ProjektmanagerIn Ressourcenanforderungen aller Mitarbeiter Innen betreffenden Projekte aktiv verfolgen 35 Aufgaben Projektmitarbeiter Tasks in ordentlicher Qualität pünktlich fertigstellen Abweichungen von sich aus melden Fortschrittsberichteliefern, Zeiteinsatzund Geldeinsatz melden 36 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 18

19 Aufgaben Projektsponsor 1/3 Häufig scheitern Projekte weil ihnen bereits zu Beginn die Unterstützung des Management fehlt, oder im Laufe des Projektes entzogen wird 37 Aufgaben Project Sponsor 2/3 interne Promotion des Projekts Sicherstellung des Inputs der Unternehmensleitung, der Projektkunden und aller anderen relevanten Parteien vorgeben der übergreifenden strategischen Richtung des Projekts Ziele und Messkriteriendefinieren Verfügbarkeit von Budgetmitteln und Ressourcen sicherstellen 38 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 19

20 Aufgaben Project Sponsor 3/3 Verantwortung für die Definition der Reporting-Standards, des geforderten Detaillierungsgrads und der Häufigkeit des Reportings Ernennung einer Person zur/m ProjektmanagerInund Unterstützung dieser Person Entscheidungen fällen 39 Projektportfoliomanagement Einbettung von PM in Strategie Die richtigen Dinge tun Dinge richtig tun 40 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 20

21 PPM Prozesse & Beziehungen 41 Warum Projektmanagement? Was sagt das Bild? Erwartungen erfüllen Umfang Qualität Kosten Termin Risiko Ressourcen Änderungen planen und managen Managen des Projektteams. 42 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 21

22 Der Turmbau zu Babel Was sagt das Bild? Die Geschichte? 43 Danke fürs Dabeisein. Auf zum Punsch! Es folgt noch Material (20) 44 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 22

23 Project Management Institute Project Management Austria (IPMA) PM-Glossar Links html 45 Projektinitiation 1/2 ProjektmanagerIn bestimmen Firmenkultur und bestehende Systeme identifizieren Existierende Prozesse, Prozeduren identifizieren und historische Information sammeln Große Projekte in Phasen zerlegen StakeholderInnen identifizieren 46 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 23

24 Projektinitiation 2/2 Anforderungen aus Sicht des Unternehmens dokumentieren Ziele des Projektes festlegen Annahmen und Nebenbedingungen dokumentieren Projektauftrag erstellen 47 Projektplanung 1/4 Art der Planung festlegen Team festlegen Anforderungen erheben Scope definieren Projektstrukturplan und Arbeitspaketdefinition erstellen Aktivitätsliste erstellen 48 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 24

25 Projektplanung 2/4 Qualitätsstandards, -prozesse und metriken definieren Netzwerkdiagramm erstellen Ressourcenbedarf schätzen Zeiten und Kosten schätzen Kritische(n) Pfad(e) identifizieren Ablaufplan erstellen Budget erstellen 49 Projektplanung 3/4 Rollen und Verantwortlichkeiten definieren Kommmunikationsanforderungen festlegen Risikoidentifizierung, qualitative und quantitative Riskikoanalyse, Risikobewältigungsplan erstellen Iterationen gehe zurück Festlegen, was beschafft werden muss 50 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 25

26 Projektplanung 4/4 Beschaffungsdokumente vorbereiten "how to execute and control" Aspekte aller Managementpläne finalisieren Prozessverbesserungsplan erstellen FinalenProjektplanerstellenund definieren, wie Performance gemessen wird Formelle Freigabe einholen Kickoff-Meeting abhalten 51 Projektdurchführung 1/3 Finales Team bestellen Projektplan ausführen Arbeiten, um Projektumfang und ziele zu erreichen Änderungen und korrigierende Eingriffe vorschlagen 52 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 26

27 Projektdurchführung 2/3 Informationen senden und empfangen Genehmigte Änderungen, Fehlerbehebungen, präventive und korrigierende Aktionen umsetzen Kontinuierliche Verbesserungen erreichen Prozesse befolgen Team entwickeln 53 Projektdurchführung 3/3 Belohnungen austeilen Fortschrittsmeetings abhalten Arbeitspakete dürfen erst nach Authorisierung begonnen werden Anbote einholen Lieferanten auswählen 54 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 27

28 Projektcontrolling 1/4 Messe Performance gemäß der definierten Performancemessgrößen Messe entsprechend den Managementplänen Identifiziere Abweichungen und ob korrektive Aktionen oder Änderungen notwendig sind Verifiziere Projektziele und Projektumfang 55 Projektcontrolling 2/4 Konfigurationsmanagement Änderungen, Fehlerbehebungen, präventive und korrigierende Eingriffe vorschlagen Integrated change control Änderungen, Fehlerbehebungen, präventive und korrigierende Eingriffe freigeben 56 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 28

29 Projektcontrolling 3/4 Risk Audits Reserven managen Protokolliere Entscheidungen, besondere Vorkommnisse, offene Fragen Fördere Konfliktlösung 57 Projektcontrolling 4/4 Messe Performance der Mitarbeiter Berichte über Performance Erstelle Prognosen Verwalte Verträge 58 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 29

30 Projektabschluss 1/2 Prozedere des Projektabschlusses festlegen Verträge erfüllen und abschließen Bestätigen, dass Arbeit gemäß den Anforderungen erledigt wurde Formale Abnahme einholen Abschließender Performancebericht 59 Projektabschluss 2/2 Daten indizieren und archivieren Lessons-Learned-Wissensbasis updaten Übergabe des fertigen Produktes MitarbeiterInnen freigeben 60 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 30

31 Phasen und Prozesse Rita s Spiel 61 Wissensgebiete nach PMI Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communication Management Project Risk Management Project Procurement Management 62 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 31

32 63 Vortrag zum Chapter Austria Meeting 32