Inhaltliche Ausrichtung und organisatorische Sicherstellung Business Intelligence Governance

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1 Inhaltliche Ausrichtung und organisatorische Sicherstellung Business Intelligence Governance Ralf Heim Consultant Strategy and Technology Management Markus Linden Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Duisburg-Essen

2 Agenda 1 Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance 1.1 Einführung in Business Intelligence und die BI-Architektur 1.2 Problemstellung von BI in der Unternehmenspraxis 1.3 Notwendigkeit der BI Governance 2 Kernelemente einer Business Intelligence Governance 2.1 Ausrichtung an übergeordneten Regelwerken und Strategien 2.2 Richtlinien für Umsetzung und Anwendung der BI-Architektur 2.3 Organisatorische Sicherstellung von Business Intelligence 3 Fazit und Ausblick Heim/Linden BI Governance 2

3 1. Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance Business Intelligence Problemstellungen von BI BI Governance Anwenderkreise Marketing Vertrieb Controlling Logistik. Business Intelligence beschreibt einen analytischen Prozess, der operative Daten in entscheidungsunterstützende Informationen für Fach- und Führungskräfte aller Hierarchieebene transformiert. Zu diesem Zweck werden eine Vielzahl an Techniken und Anwendungen zur Datenbereitstellung und -aufbereitung eingesetzt Quell- Systeme In Anlehnung an [1], [2]. ERP Workflow Sonstige operative Informationssysteme und Datenbanken Externe Daten (z. B. Internet) Heim/Linden BI Governance 3

4 1. Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance Business Intelligence Problemstellungen von BI BI Governance Marketing Vertrieb Controlling Logistik. Frontend-Anwendungen Planungsanwendungen Ad-hoc Analysen Berichtsanwendungen Cockpit-Anwendungen dezentrale Auswertungsdatenbanken Data Mart Data Mart Data Mart Data Mart Data Mart zentrale Datenhaltung Laden Transformation Extraktion Data Warehouse Extrakte Extrakte Extrakte Extrakte Anwenderkreise Quell- Systeme In Anlehnung an [3], [4]. ERP Workflow Sonstige operative Informationssysteme und Datenbanken Externe Daten (z. B. Internet) Heim/Linden BI Governance 4

5 1. Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance Business Intelligence Problemstellungen von BI BI Governance Der BI-Wildwuchs der heterogenen und inkonsistenten BI-Architektur Anwender -kreise Frontend- Anwendungen Marketing Vertrieb Produktion Logistik Datenhaltung Quell- Systeme In Anlehnung an [4], [5]. System 6 Quelle A Extrakte / System 4 System 5 System 4 Extrakte System 5 / System 4 System B System Extrakte 5 System / 4 System 4 System A Quelle B System 6 System 1 System 2 System 1 System 2 System 3 Quelle C Workflow Quelle D Quelle F System 5 C System 1 System 2Extrakte System / 1 System 3 System 2 ETL ETL ETL ETL System 1ETL ETL System 2 ETL ETL System 8 6 System D System 6 System 7 System 8 System 8 System E System 6 Produktion Vertrieb F&E Personal Einkauf Produktion Vertrieb F&E Personal Einkauf Quelle G Produktion Vertrieb F&E Produktion Personal Vertrieb Einkauf F&E Personal Einkauf Produktion Vertrieb F&E Personal Einkauf Heim/Linden BI Governance 5 System 7 System 8 System 7 System 3 System 87 System 3 System 5 System 7 System 3 Extern

6 1. Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance Business Intelligence Problemstellungen von BI BI Governance Die betriebswirtschaftlichen Folgen einer solchen Architektur sind Hohe Kosten für Wartung, Pflege und Lizenzen Hoher dezentraler Ressourcenverbrauch für Projekte und Prozesse Unkoordinierte Umsetzung von Informationsbedürfnissen Mangelnde Qualität und Einheitlichkeit von Daten Business Intelligence muss zentral geplant und reguliert werden Die Planung erfolgt durch eine BI-Strategie, die fachliche, technische und organisatorische Ziele für BI definiert Die Umsetzung der Ziele wird durch eine Regulation in Form einer BI Governance unterstützt In Anlehnung an [6], [7] Heim/Linden BI Governance 6

7 Erhebung subj. Informationsbedarf P e r - s o n T F 1. Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance Business Intelligence Problemstellungen von BI BI Governance Corporate Governance IT Governance BI Governance Strategische BI-Ausrichtung Richtlinien und Standards Divisional- und Funktionalstrategien Unternehmensstrategie IT-Strategie IS-Strategien (BI-Strategie) BI Governance Rollen & Verantwortlichkeiten Lebenszyklusmgm. ERP Vgl. [8] Heim/Linden BI Governance 7

8 1. Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance Business Intelligence Problemstellungen von BI BI Governance Gegenüberstellung von IT Governance, Folgen und BI Governance Allgemeine IT Governance Inhalte Alignment von Strategie von IT und Business (Ziel- u. Strategieabgleich) Wertschöpfung für das Business durch die IT Vermeidung technologischer Risiken mit Auswirkung auf das Business Ressourcen Management und Kontrollmechanismen schaffen Schaffung von Organisationsstrukturen Rahmenwerks für IT Prozesse Ausprägungen in der Praxis Kontinuierlichen Strategic Alignment Prozess einrichten Kennzahlen zur Messung des Wertbeitrags durch die IT Risiken identifizieren und ggf. minimieren Fachbereichsgerechte Verteilung der Ressourcen durch innerbetr. Leistungsv. Zuweisung von Aufgaben und Verantwortung zu Organisationseinheiten Relevanz für die BI Governance Heim/Linden BI Governance 8

9 Agenda 1 Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance 1.1 Einführung in Business Intelligence und die BI-Architektur 1.2 Problemstellung von BI in der Unternehmenspraxis 1.3 Notwendigkeit der BI Governance 2 Kernelemente einer Business Intelligence Governance 2.1 Ausrichtung an übergeordneten Regelwerken und Strategien 2.2 Richtlinien für Umsetzung und Anwendung der BI-Architektur 2.3 Organisatorische Sicherstellung von Business Intelligence 3 Fazit und Ausblick Heim/Linden BI Governance 9

10 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung Heim/Linden BI Governance 10

11 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung zentrale Datenhaltung Laden Transformation Extraktion Marketing Vertrieb Controlling Logistik. dezentrale Auswertungsdatenbanken Frontend- Anwendungen Planungsanwendungen Data Mart Data Mart Data Mart Data Warehouse [SPOT] Ad-hoc Analysen Data Mart Extrakte Extrakte Extrakte Extrakte Anwenderkreise Berichtsanwendungen Cockpit-Anwendungen Data Mart Single Point of Truth: Das DWH ist einzige Datenquelle fürs Reporting. Anwender nutzen nur die BI-Anwendungen Semant. Vereinheitlichung der Begriffsverständnisse für Kennzahlen durch einen Glossar Berichtsdefinition: Inhaltlich und grafisch vordefinierte Auswertungen Quell- Systeme ERP Workflow Sonstige operative Informationssysteme und Datenbanken Externe Daten (z. B. Internet) 4 Datenmodellierungsrichtlinien und fest vorgegebene Modellierungstechniken Heim/Linden BI Governance 11

12 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Allgemeines Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Instrumente Organisat. Organisation Einbettung Instrument: Kennzahlen-Glossar In Anlehnung an [10] Heim/Linden BI Governance 12

13 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung Das BI Governance Board BI Governance Board (BIGB) CxO FB BICC IT Aufgaben Entwicklung und Abstimmung von BI Governance Richtlinien Einbindung in im Vorfeld definierte Grundsatzentscheidungen Regelmäßige Treffen zur Abstimmung BI Governance Zusammensetzung Idealerweise C-Level-Sponsor Entscheidungsträger aus Fachbereich, IT und BICC Merkmale Regelmäßige und außerordentliche Treffen keine feste Abteilung Höchste Entscheidungsinstanz bzgl. BI Heim/Linden BI Governance 13

14 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung Prozessgruppe 1: BI-Management # Beschreibung Prozessgruppe 4: Architekturveränderungen # Beschreibung BIM1 Strategische Ausrichtung von BI ACP1 Erfassung von Änderungsanforderungen BIM2 Qualitäts-, Wissens- und Risikomanagement ACP2 Bewertung und Priorisierung der Anforderungen BIM3 Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektportfolios ACP3 Planung der BI Roadmap BIM4 Management der eingesetzten Ressourcen ACP4 Einzelprojektplanung BIM5 Überwachung und Kontrolle von BI ACP5 Durchführung des Projekts und Qualitätsmanagement ACP6 Management des Übergangs in die Betriebsphase Prozessgruppe 2: Betrieb der BI-Architektur Prozessgruppe 2: Anwenderbetreuung # Beschreibung # Beschreibung ARC1 Pflege der Datenmodelle der BI-Architektur ANB1 Planung und Durchführung von Schulungen ARC2 Semantische und syntakt. Harmonisierung von Daten ANB2 Betrieb von Instrumenten (z. B. Foren) ARC3 Modellierung und Verwaltung von Daten ANB3 Unterstützung der Anwender bei Fragen (Support) ARC4 Sicherstellung von Systemsicherheit und Datenschutz ANB4 Erfassung von Anforderungen ARC5 Management von technischen u. fachlichen Problemen ANB5 Annahme und Verwaltung eingehender Störfälle ARC6 Behebung von Störfällen ANB6 Umsetzung von Anforderungen im Tagesgeschäft ARC7 Konfiguration und Verwaltung der Anwenderzugänge Heim/Linden BI Governance 14

15 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung Heim/Linden BI Governance 15

16 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung Aufbauend auf [4] Heim/Linden BI Governance 16

17 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung Aufbauend auf [9]. R Durchführend A Fachlich Verantwortlich C Zur Beratung heran zu ziehen I Zu informieren Heim/Linden BI Governance 17

18 2. Kernelemente einer Business Intelligence Governance Inhaltliche Ausrichtung BI-Architekturrichtlinien Organisat. Einbettung 1 Governance Ebene Übergeordneter Rahmenvertrag Vorlage für allgemeine Verträge Grundsätze zu den Austauschbeziehungen zwischen BICC, IT und FB Grundlagen zu SLA s 2 Vertragstypen- Ebene Projektverträge Betriebsverträge Grundsätze zur Verrechnung einmaliger projektartiger Aufwendungen Grundlagen für Service Level für regelmäßig zu erbringende Services 3 Service- Ebene Architektur? Reportentwickl. Schulungen 1st Level Support Auf Cost Center? Service Preise für die Berichtserstell. nach Umfang/Daten Preiskataloge für Schulungen zu verschiedenen Themen Service Level für verschiedene Kanäle und Themen In Anlehnung an [10] Heim/Linden BI Governance 18

19 Agenda 1 Einführung in die Business Intelligence (BI) Governance 1.1 Einführung in Business Intelligence und die BI-Architektur 1.2 Problemstellung von BI in der Unternehmenspraxis 1.3 Notwendigkeit der BI Governance 2 Kernelemente einer Business Intelligence Governance 2.1 Ausrichtung an übergeordneten Regelwerken und Strategien 2.2 Richtlinien für Umsetzung und Anwendung der BI-Architektur 2.3 Organisatorische Sicherstellung von Business Intelligence 3 Fazit und Ausblick Heim/Linden BI Governance 19

20 3. Fazit Zusammenfassung Kritische Reflektion Die BI Governance ist nicht autonom zu betrachten, sondern richtet sich an den übergeordneten Regelwerken und Zielen aus ist ein schriftlich ausformuliertes, unternehmensindividuell ausgestaltetes Dokument in einem Unternehmen umfasst oder verweist auf Richtlinien zur Umsetzung und Anwendung der BI-Architektur ist ein Rahmenwerk, dass Prozesse beschreibt und Zuständigkeiten für die Prozesse definiert fokussiert auch BI-Architekturverändernde Prozesse und Projekte und reguliert diese Heim/Linden BI Governance 20

21 3. Fazit Zusammenfassung Kritische Reflektion Eine allgemeingültige Aussage über die BI Governance ist schwer möglich. Sie ist vielmehr unternehmensspezifisch. Eine BI Governance verändert Machtstrukturen und schränkt Anwender in ihrer Freiheit ein. Aufwendungen für ein Change Management Unzufriedenheit der Anwender Widerstand benachteiligter Fach- und Führungskräfte Der vorliegende Beitrag skizziert relevante Themenfelder. Diese sind unternehmensindividuell unter Beachtung des Faktoren Mensch zu modifizieren und konkretisieren Heim/Linden BI Governance 21

22 Quellen im Vortrag [1] Grothe, Martin/Gentsch, Peter (2000): Business Intelligence: Aus Information Wettbewerbsvorteile gewinnen. München et al.: Addison-Wesley. [2] Gluchowski, Peter/Gabriel, Roland/Dittmar, Carsten (2008): Management Support Systeme und Business Intelligence: Computergestützte Informationssysteme für Fach- und Führungskräfte, 2. Aufl. Berlin, Heidelberg: Springer. [3] Humm, Bernhard/Wietek, Frank (2005): Architektur von Data Warehouses und Business Intelligence Systemen. In: InformatikSpektrum, 23: [4] Gansor, Tom/Totok, Andreas/Stock, Steffen (2010): Von der Strategie zum Business Intelligence Competency Center (BICC): Konzeption Betrieb Praxis. München, Wien: Carl Hanser. [5] Dittmar, Carsten/Ossendoth, Volker (2010): Die organisatorische Dimension von Business Intelligence Vorgehen und Erfahrung bei der Gestaltung von Business Intelligence Organisationen. In: Chamoni, Peter/Gluchowski, Peter (Hrsg.): Analytische Informationssysteme Business Intelligence-Technologien und -Anwendungen, 4. Aufl. Heidelberg et al.: Springer: [6] Chamoni, Peter/Gluchowski, Peter (2004): Integrationstrends bei Business-Intelligence-Systemen Empirische Untersuchung auf Basis des Business Intelligence Maturity Model. In: Wirtschaftsinformatik, 2: [7] Trost, Uwe/Zirkel, Martin (2008): BI-Governance Königsdisziplin strategischer Business Intelligence. In: Dinter, Barbara et al. (Hrsg.): Synergien durch Integration und Informationslogistik. Bonn: Köllen: [8] Heim, Ralf/Navrade, Frank (2009): Business Intelligence Governance für eine wandlungsfähige BI- Architektur. In: IT Management, Novermber Ausgabe [9] Johannsen, Wolfgang/Goeken, Matthias (2007): Referenzmodelle für die IT Governance Strategische Effektivität und Effizienz mit COBIT, ITIL & Co. Heidelberg: dpunkt. [10] Best-Practice-Dokumente der cundus AG (www.cundus.de) Heim/Linden BI Governance 22

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