Dokument Prozess Management Policy Making 1. Dokumentenmanagement. Vollzugsver- waltung BPMN. Prozessmanagement

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1 Andere Verwaltungen Exekutive/Verwaltung Support- Legislative Stakeholder Stakeholder Interoperabilität Andere Staatsbürger/Volk Dokumentenmanagement Nationen Andere der Nationen Multilaterale Politischen Organisationen Verwaltung Multilaterale Organisationen Strategische Management- Judikative Strategisches Management der politischen Verwaltung Strategisches Management der Leistungsverwaltung Kunden Leistungsverwaltungsprozesse Unternehmen Lieferanten Prozessmanagement Bürger Verwaltungs-übergreifende INPUTSEITE OUTPUTSEITE Dokument Prozess Management Policy Making 1 Vollzugsver- waltung BPMN Ordnungsrahmen zum Einsatz des BPM und des Dokumentenmanagements in der Öffentlichen Verwaltung Prof. Dr. Konrad Walser Berner Fachhochschule, E-Government-Institut t 1

2 Inhalt der Präsentation Problemstellung Zielsetzung Methodisches Vorgehen Begriffliche Klärungen Geschäftsprozesse versus Dokumentenflüsse Geschäftsarchitektur- Geschäftsprozess-Referenzmodell Anwendung des Referenzmodells zur Differenzierung von Architekturprinzipien zum Einsatz von Dokumentenflüssen und Geschäftsprozessmanagement Zusammenfassung und Ausblick 2

3 Hauptteil Berner E-Government-Institut Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences t 3

4 Begriffliche Klärungen I Prozessmanagement: Implementieren, Durchführen, Führen, Verwalten und Ändern von Geschäftsprozessen (erweitert auch Fachverfahren genannt) In n können Dokumente entstehen, welche zu führen und in ihren Versionen auch zu pflegen sind. Diese können in Arbeitsabläufen aber verteilt bearbeitet werden Dokumentenmagement-Systeme: Ein Dokument wird darin nur noch einmal geführt und nach dessen Erstellung werden Versionen desselben geführt. Mehrere Nutzer greifen nur noch auf referenzierte aktuelle Version oder Vorgänger-Versionen zu Dokumente werden erstellt, geführt, geändert, archiviert, gelöscht, Dokumenten-Lifecycle und dessen Unterstützung durch Dokumentenmanagement- oder Records-Management-Systeme. 4

5 Begriffliche Klärungen II Ein Verwaltungsverfahren umfasst (meist gesetzlich vorgegeben) alle zu einem Verfahren erforderlichen Prozessschritte, Informationen und Dokumente sowie entsprechende Informationssystemabbildungen. Prozessmodellierung kann als die Tätigkeit des Modellierens von n bezeichnet werden, initial, ändernd oder löschend Der Workflow ist die entsprechende technische Implementierung eines Geschäftsprozesses kann etwa bereits in einer Anwendung integriert sein, z.b. in einem Dokumentenverwaltungs- oder einem ERP-System, oder es können separate Workflow-Engines und -Middleware zum Einsatz gelangen, welche es ermöglichen, dass unabhängig von und über verschiedenste Informationssysteme hinweg technisch implementiert und orchestriert werden können. 5

6 Standards zum Dokumentenmanagement Ö: ELAK Elektronischer Akt D: DOMEA und Nachfolgekonzept Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit CH: GEVER Elektronische Geschäftsverwaltung Unterschiedliche Standards Unterschiedliche Weiterentwicklungen der Standards in CH, Ö und D Elektronische Geschäftsverwaltung Records Management Archivierung 6

7 Positionierung BPM versus Dok.-Mgt. Generisches Referenzprozess- Modell der Gesamtverwaltung (Walser) ([Wa08], [Wa12]) Andere Nationen Multilaterale Organisationen Andere Verwaltungen Lieferanten Zwischenstaatliche ; national und international Stakeholder Beziehungsund Verhandlungsprozesse gegenüber anderen Staaten Exekutive/Verwaltung Support- Legislative Interoperabilität Strategische der Politischen Verwaltungs- Verwaltung Management- Strategische Management- Stakeholder Policy-Cycle- Staatsbürger/Volk Leistungs- Operative verwaltungs- prozesse Leistungsverwaltungsprozesse Verwaltungs-übergreifende Supportprozesse INPUTSEITE OUTPUTSEITE Eigentliche Judikative Verwaltungsprozesse Politische oder Politikprozess Strategisches politisches Multilaterale Verwaltungsmanagement Organisationen Strategisches Management Leistungsder politischen Verwaltungsmanagement Strategisches Management der Leistungsverwaltung Kunden Unternehmen Bürger Andere Nationen Ressortspezifische Referenzprozess- Modelle (Vgl. hierzu etwa HACH) ([Ha05]) WAS Geschäftsverwaltungsspezifische Referenzprozessmodelle (Vgl. hierzu etwa DOMEA-, ELAK-, und GEVER-Konzepte) WIE 7

8 Geschäftsprozess-Referenzprozessmodell der Öffentlichen Verwaltung nach Walser Legislative Stakeholder Stakeholder Andere Nationen Multilaterale Organisationen Andere Verwaltungen Lieferanten Exekutive/Verwaltung Support- Interoperabilität der Politischen Verwaltung Strategische Management- Leistungsverwaltungsprozesse Staatsbürger/Volk Strategisches Management der politischen Verwaltung Strategisches Management der Leistungsverwaltung Kunden Unternehmen Andere Nationen Multilaterale Organisationen INPUTSEITE Verwaltungs-übergreifende OUTPUTSEITE Bürger Judikative 8

9 Generische Geschäftsprozess- Kategorien Unterschiedliche Kunden Unterschiedliche Lebenslagen Unterschiedliche Verfahrens- Konstellationen Arbeit Aussenbeziehungen Bauen Bildung und Forschung Gerichtsbarkeit Gesellschaft und Soziales Gesundheit Kultur Land- und Forstwirtschaft Landesverteidigung Politische Aktivitäten Sicherheit und Ordnung Steuern und Abgaben Umwelt Verkehr Wirtschaft und Tourismus Politische Verwaltung versus Vollzugsverwaltung Durch den doppelten Strich werden Front Office- oder Kommunikations- von Transaktions- oder Back-Office- n getrennt. Verfassungsmässiger oder gesetzlicher Auftrag Ressort-spezifische prozedurale Regelungen Differenzierte Betrachtung Bund Differenzierte Betrachtung Land Komm- und DL-GP-Typen Informationsprozesse Beratungsprozesse Nachbetreuungsprozesse Meldungsprozessen Erklärungsprozesse Bewilligungsprozesse Bereitstellungsprozesse Aufsichtsprozesse Beschaffungsprozesse Aktivitäten der Dokumenten-Transportoder Geschäftsverwaltungs-Dimension Zur Kenntnis Zur Stellungsnahme Zur Bearbeitung Zum Entscheid Zur Ausführung Differenzierte Betrachtung Kommune Input Motion Output=Input Vorprojektverabschiedung z.hd. Parlament Output=Input Vorliegen Vorlagenentwurf und Gegenvorschl. Output=Input Output=Input Vernehmlassg- Vollzogene Bundesratsentw., Gesetze- oder Parlamentsvorl. Verordnungsimplementier. Volksabst., Referendum Output=Input Evaluations- Ergebnis zu Outcome Output Beendigung der Gültigkeit des Gesetzes Policy Initiation Policy Estimation Policy Selection Policy Implementation Policy Evaluation Policy Termination Problemwahrnehmung Politikformulierung Entscheidung (Programm) Beteiligte: Beteiligte: Durchführung des Politischen Progr. Politikevaluation Beteiligte: Politikterminierung Schwerpunktmässig Schwerpunktmässig Stakeholder und Exekutive Legislative Schwerpunktmässig Legislative und allenfalls Judikative 9

10 Positionierung Prozessmanagement versus Dokumentenmanagement Über- oder Unterordnungen Architektonische Positionierung Wo ist Prozessmanagement und wo Dokumentemanagement «im Lead»? Input-Output in Leistungs- oder Vollzugsverwaltung als Dokumente, dazwischen Fachverfahren integriert in Fachanwendungen Problematik der integrierten Führung eines Dossiers in der Vollzugsverwaltung Dokumentenbasierter Prozess im Bereich Politische Verwaltung Supportprozesse mit Bestellungen, Rechnungsstellungen, etc. => Gesetzliche und z.b. historische Aufbewahrungspflichten unterschiedlich, entsprechend unterschiedliche Foki bezüglich Führung von Dokumenten, etc. 10

11 Fallbeispiele unterschiedlicher Primäranwendungen Fallbeispiel Fachanwendung als Primäranwendung Fallbeispiel Elektronisches Geschäftsverwaltungssystem als Primäranwendung Referenzierung von Dokumenten in Dokumenten- Management- System Fachanwendung Ablage von Dokumenten aus Fachanwendungen Dokumentenmanagement- System; Ablage auf Basis von Records Referenzierung von Dokumenten aus Archiv- Systemen Dokumentenmanagement- System; Ablage auf Basis von Records Archivierung auf Basis von Records Archivierung von Dokumenten aus Dokumentenmanagement- Systemen Referenzierung von Dokumenten aus Archiv- Systemen Archivierung von Dokumenten aus Dokumentenmanagement- Systemen Archivierung auf Basis von Records Beispiele: Kommunale Fachanwendungen oder Fachverfahren Beispiele: Politische Verwaltung, Gesetzgebung, etc. stark dokumentenbasierte Fachverfahren, z.b. Baugesuche 11

12 Mögliche Systemintegration Fallbeispiel möglicher Integration von Dokumentenmanagement-Lösungen Referenzierung von Dokumenten in Dokumenten- Management- System Referenzierung von Dokumenten aus Archiv- Systemen Fachanwendungen Ablage von Dokumenten aus Fachanwendungen Primäres Dokumentenmanagement- System; Ablage auf Basis von Records, z.b. Fabasoft Fachanwendung zu Kollaborations- und Dokumentenmanagement- Zwecken, z.b. Microsoft Sharepoint Bau dedizierter Schnittstellen zur Integration in die primäre Dokumentenmanagement-Lösung Archivierung von Dokumenten aus Dokumentenmanagement- Systemen Archivierung auf Basis von Records 12

13 Differenzierung des Systemeinsatzes DM versus BPM Generisches Referenzprozessmodell der Gesamtverwaltung Ressortspezifische Referenzprozessmodelle Geschäftsverwaltungsspezifische Referenzprozessmodelle Einsatzmöglichkeiten für die Definition von Architekturdomänen, Architekturstrukturen, SOA-Strukturierungen, etc. Ausgangspunkt für die Positionierung von Geschäftsprozessen in der Verw.: Verwaltungseinheiten basieren auf Mix entsp. Proz. Hier wird spezifiziert, in welcher Form die aus hoheitlicher Sicht und aus gesetzlicher Sicht abzuwickeln sind. Dabei kommen ressort- oder verwaltungsbranchenspezifische Regeln zur Anwendung, was die entsprechend nicht Generisch erscheinen lässt. Hier wird spezifiziert, in welcher Form Dokumente, Informationen, Entscheide aus Verwaltungssicht zu transportieren sind. Dabei kommen gener. Bausteine zum Tragen, wie z.b. Zur Information, zur Unterzeichnung, zur Vernehmlasssung, zur Unterzeichn., etc. Es handelt sich aus Prozesssicht alleine um die Def. der Doktransportwege, welche mit obiger Prozesslogik indirekt zu tun hab. Referenzprozessmodell Fachverfahren Dokumentenmanagement 13

14 Architektur-Konsequenzen E-Government Data- Warehouses Business- Intelligence OLAP Different Cubes CRM Front-Office Kunden-, Bürger-, Unternehmensbeziehung Contact Center Internet Intranet Web 2.0 CRM-(Integrations-)Logik inklusive Ticketing Back-Office II: Beschaffung für die Verwaltung Tracking Extranenet plattf. Komp. Intra- Besch. ERPand Tracing Ticketing Telefonie Back-Office I: Verarbeitung Geschäftsvorf. von und für Front-Office Kolla- Verwaltungsbranchenspez. Intranetiges Sons- ERP GEVER bora- tion Anwendungen Internet WERTSCHÖPFUNGSPERSPEKTIVE Access und Identity Management Dokumentenmanagement Compliance Security Komponenten- Architektur Vollzugsverwaltung Domänen-Architektur Politische Verwaltung Security Data Gathering Data Warehou se To document To collaborate Document Management Knowledge Management To communica te Citizen Relationship Management Collaboration Platform ID- Mgt Com -pliance 14

15 Zusammenfassung und Ausblick Berner E-Government-Institut Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences t 15

16 Zusammenfassung Problematik der Trennung von Prozessmanagement und Dokumentenmanagement Vielfach wird daraus ein kunterbuntes Gemisch gemacht und es ist unklar wo die Abgrenzungen liegen; Anbieter sorgen nicht für Abhilfe Geschäftsprozess-Referenzprozessmodell als gute Grundlage zur Diskussion des Einsatzes von Geschäftsprozessmanagement und Dokumentenmanagement Weitergehende Differenzierungen nötig, um Einsatz und Positionierung von BPM und DM/GEVER/DOMEA/ELAK weiter zu konkretisieren Es zeigt sich einmal mehr, dass das Architekturmanagement eine fundamentale Grundlage für Konkretisierung E-Government in Verwaltungsfachseite und Verwaltungs-IT anbieten würde allerdings ist es eine vernachlässigte Disziplin in der Öffentlichen Verwaltung Das Geschäftsprozess-Referenzmodell hat einmal mehr gezeigt, dass es zu Positionierungsanliegen von E-Gov-Disziplinen hervorragend geeignet ist 16

17 Ausblick Weiterbearbeitung und Integration der Idee und deren konzeptionelle Prüfung Interessante Perspektive für weitere Standardisierungen zur Abgrenzung von BPM und DM Verwendbarkeitsüberlegungen für E-Gov-Geschäftsprozessreferenzmodell weiter führen Ausdifferenzierungen Geschäfts-, Anwendungs-, Infrastruktur- sowie Informations-Architekturmodelle Holistische Perspektive auf E-Government, Verwaltungswissenschaft und Verwaltungsinformatik weiter ausbauen Fundierung des Informationssystemeinsatzes in der Verwaltung durch Geschäftsprozessreferenzmodell der Öffentlichen Verwaltung motivierbar Ziel: Abfassen eines Buches zu den Grundlagen der Verwaltungsinformatik 17

18 About the Speaker 18

19 Zur Person Prof. Dr. Konrad Walser Full time Professor an der Berner Fachhochschule E-Government- Institut seit Mai 2012 Promotion Universität Bern Wirtschaftsinformatik CRM-Integration CGEIT (ISACA member), CISA in Vorbereitung ITIL Expert Teaching: IT Governance, IT Servicemanagement, Philosophy of Science Forschung: IT Governance, E-Government, E-Business, IT Management, IT Servicemanagement Mitglied verschiedenster Verbände und Fachgruppen GI Fachbereich 5 WI FG Strategisches Informationsmanagement SwissICT Fachgruppe Servicemanagement GMDS (German society for medical information science, epidemology, biometrics) AIS Association for Information Systems Reiche Publikationstätigkeit

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