Dokument Prozess Management Policy Making 1. Dokumentenmanagement. versus. Vollzugsver- waltung BPMN. Prozessmanagement

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1 Infora eakten-kongress Berlin Bundespresseamt 19./20. November 2014 Andere Verwaltungen Exekutive/Verwaltung Legislative Stakeholder Stakeholder Interoperabilität Andere Staatsbürger/Volk Dokumentenmanagement Nationen Andere Prozesse der Nationen Multilaterale Politischen Organisationen Verwaltung Multilaterale Organisationen Support- Prozesse Strategische Management- Prozesse versus Judikative Strategisches Management der politischen Verwaltung Strategisches Management der Leistungsverwaltung Kunden Leistungsverwaltungsprozesse Unternehmen Lieferanten Prozessmanagement Bürger Verwaltungs-übergreifende Prozesse INPUTSEITE OUTPUTSEITE Dokument Prozess Management Policy Making 1 Vollzugsver- waltung BPMN Positionierung der eakte in Relation zu einem Prozessreferenzmodell für die öffentliche Verwaltung Prof. Dr. Konrad Walser, Thomas Schärli Berner Fachhochschule, E-Government-Institut t 1

2 Inhalt der Präsentation Problemstellung Zielsetzung Methodisches Vorgehen Begriffliche Klärungen Geschäftsprozesse versus Dokumentenflüsse Geschäftsarchitektur- Geschäftsprozess-Referenzmodell Anwendung des Referenzmodells zur Differenzierung von Architekturprinzipien zum Einsatz von Dokumentenflüssen und Geschäftsprozessmanagement Zusammenfassung und Ausblick 2

3 Vorbemerkungen begrifflicher Art GEVER steht für den Standard zur Elektronischen Geschäftsverwaltung in der Schweiz Vollzugs- oder Leistungsverwaltung steht für das, was in Deutschland als nachgelagerte Behörde bezeichnet wird (Bundes- und Länder- Ebene) Politische Verwaltung steht für das, was in Deutschland als Ministeriale Behörde bezeichnet wird 3

4 Problemstellung Zielsetzung Methodisches Vorgehen Berner E-Government-Institut Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences t 4

5 Problemstellung Begriffliche Gemengelage Was ist nun elektronische Vorgangsverarbeitung, was ist Aktenführung, was ist Archivierung, etc. Unsaubere architektonische Einbettung des Dokumentenmanagements in Anwendungslandschaften im öffentlichen Sektor Unklarheit darüber, was Verwaltung tut und in welchen Bereichen die E-Akte mehr oder weniger Sinn macht 5

6 Zielsetzung Klärung von Begriffen Was steht wofür? Klärung der architektonischen Einbettung des Dokumentenmanagements in Anwendungslandschaften im öffentlichen Sektor Klärung dazu, was Verwaltung oder anders gesagt wie Verwaltungshandeln in seinen unterschiedlichen Ausprägungen zu verstehen ist 6

7 Methodisches Vorgehen Jahrelange laufende und sich immer mehr vertiefende Studien zum Verwaltungshandeln und dessen Ausprägung GA-DACH-Projekt: Projekt zu Government-Architekturen in Deutschland Österreich Schweiz Initiales Gespräch zum vorliegenden Thema mit dem damaligen Leiter der Beratungseinheit des Bundesrechenzentrums in Wien 7

8 Hauptteil Berner E-Government-Institut Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences t 8

9 Begriffliche Klärungen I Prozessmanagement Implementieren, Durchführen, Führen, Verwalten, Ändern und Eliminieren von Geschäftsprozessen In Prozessen können Dokumente entstehen, welche zu führen und in ihren Versionen zu pflegen sind Prozessmanagement- versus Workflow-Management-Systeme Prozesse malen und gestalten in Prozessmanagement-Systemen Prozesse über eine oder mehrere Anwendungen hinweg elektronisch ausführen mittels Workflow-Management-Systemen Prozessmodellierung Kann als die Tätigkeit des Modellierens von Prozessen bezeichnet werden, initial neu, ändernd oder löschend 9

10 Begriffliche Klärungen II. Dokumentenmanagement Dokumente werden erstellt, geführt, geändert, archiviert, gelöscht Dokumenten-Lifecycle kann unterstützt werden durch Dokumentenmanagement- oder Records-Management-Systeme Dokumentenmagement-Systeme Ein Dokument wird darin nur noch einmal geführt und nach dessen Erstellung werden Versionen desselben geführt. Mehrere Nutzer greifen (im Idealfall) nur noch auf referenzierte aktuelle Versionen oder Vorgänger-Versionen zu 10

11 Begriffliche Klärungen III Verwaltungsverfahren Umfasst (fast ausschließlich gesetzlich vorgegeben) alle zu einem Verfahren erforderlichen Prozessschritte, Informationen und Dokumente sowie entsprechende Informationssystemunterstützungen. Auch als elektronische Vorgangsbearbeitung definierbar Workflow Ist die entsprechende technische Implementierung (Ermöglichung der Ausführbarmachung) eines Geschäftsprozesses Workflow-Management(-werkzeug) Kann bereits in Anwendung integriert sein, z.b. in einem Dokumentenverwaltungs- oder einem ERP-System, oder es können separate Workflow-Engines und -Middleware zum Einsatz gelangen, welche es ermöglichen, dass Prozesse unabhängig von und über verschiedenste Informationssysteme hinweg technisch implementiert und orchestriert werden können. 11

12 Standards zum Dokumentenmanagement Unterschiedliche Standards Unterschiedliche Weiterentwicklungen der Standards in CH, Ö und D Ö: ELAK Elektronischer Akt D: DOMEA und Nachfolgekonzept «Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit» CH: GEVER Elektronische Geschäftsverwaltung ISO/IEC-Standards zum Records Management, etc. Standards zur Elektronischen Vorgangsbearbeitung Standards zum Records Management Standards zur Archivierung 12

13 Positionierung BPM versus Dok.-Mgt. Generisches Referenzprozess- Modell der Gesamtverwaltung (Walser) ([Wa08], [Wa12]) Andere Nationen Multilaterale Organisationen Andere Verwaltungen Lieferanten Zwischenstaatliche Prozesse; national und international Stakeholder Beziehungsund Verhandlungsprozesse gegenüber anderen Staaten Exekutive/Verwaltung Support- Prozesse Legislative Interoperabilität Prozesse Strategische der Politischen Verwaltungs- Verwaltung Management- Prozesse Strategische Management- Prozesse Stakeholder Policy-Cycle- Prozesse Staatsbürger/Volk Leistungs- Operative verwaltungs- prozesse Leistungsverwaltungsprozesse Verwaltungs-übergreifende Prozesse Supportprozesse INPUTSEITE OUTPUTSEITE Eigentliche Judikative Verwaltungsprozesse Politische Prozesse oder Politikprozess Strategisches politisches Multilaterale Verwaltungsmanagement Organisationen Strategisches Management Leistungsder politischen Verwaltungsmanagement Strategisches Management der Leistungsverwaltung Kunden Unternehmen Bürger Andere Nationen Ressortspezifische Referenzprozess- Modelle (Vgl. hierzu etwa HACH) ([Ha05]) WAS Geschäftsverwaltungsspezifische Referenzprozessmodelle (Vgl. hierzu etwa DOMEA-, ELAK-, und GEVER-Konzepte) WIE 13

14 Differenzierung des Systemeinsatzes DM versus BPM Generisches Referenzprozessmodell der Gesamtverwaltung Ressortspezifische Referenzprozessmodelle Geschäftsverwaltungsspezifische Referenzprozessmodelle Einsatzmöglichkeiten für die Definition von Architekturdomänen, Architekturstrukturen, SOA-Strukturierungen, etc. Ausgangspunkt für die Positionierung von Geschäftsprozessen in der Verw.: Verwaltungseinheiten basieren auf Mix entsp. Proz. Hier wird spezifiziert, in welcher Form die Prozesse aus hoheitlicher Sicht und aus gesetzlicher Sicht abzuwickeln sind. Dabei kommen ressort- oder verwaltungsbranchenspezifische Regeln zur Anwendung, was die Prozesse entsprechend nicht Generisch erscheinen lässt. Hier wird spezifiziert, in welcher Form Dokumente, Informationen, Entscheide aus Verwaltungssicht zu transportieren sind. Dabei kommen gener. Bausteine zum Tragen, wie z.b. Zur Information, zur Unterzeichnung, zur Vernehmlasssung, zur Unterzeichn., etc. Es handelt sich aus Prozesssicht alleine um die Def. der Doktransportwege, welche mit obiger Prozesslogik indirekt zu tun hab. Referenzprozessmodell Fachverfahren Dokumentenmanagement 14

15 Geschäftsprozess-Referenzprozessmodell der Öffentlichen Verwaltung nach Walser Legislative Stakeholder Stakeholder Andere Nationen Multilaterale Organisationen Andere Verwaltungen Lieferanten Exekutive/Verwaltung Support- Prozesse Interoperabilität Prozesse der Politischen Verwaltung Strategische Management- Prozesse Leistungsverwaltungsprozesse Staatsbürger/Volk Strategisches Management der politischen Verwaltung Strategisches Management der Leistungsverwaltung Kunden Unternehmen Andere Nationen Multilaterale Organisationen INPUTSEITE Verwaltungs-übergreifende Prozesse OUTPUTSEITE Bürger Judikative 15

16 Generische Geschäftsprozess- Kategorien Unterschiedliche Kunden Unterschiedliche Lebenslagen Unterschiedliche Verfahrens- Konstellationen Arbeit Aussenbeziehungen Bauen Bildung und Forschung Gerichtsbarkeit Gesellschaft und Soziales Gesundheit Kultur Land- und Forstwirtschaft Landesverteidigung Politische Aktivitäten Sicherheit und Ordnung Steuern und Abgaben Umwelt Verkehr Wirtschaft und Tourismus Politische Verwaltung versus Vollzugsverwaltung Durch den doppelten Strich werden Front Office- oder Kommunikations- von Transaktions- oder Back-Office- Prozessen getrennt. Verfassungsmässiger oder gesetzlicher Auftrag Ressort-spezifische prozedurale Regelungen Differenzierte Betrachtung Bund Differenzierte Betrachtung Land Komm- und DL-GP-Typen Informationsprozesse Beratungsprozesse Nachbetreuungsprozesse Meldungsprozessen Erklärungsprozesse Bewilligungsprozesse Bereitstellungsprozesse Aufsichtsprozesse Beschaffungsprozesse Aktivitäten der Dokumenten-Transportoder Geschäftsverwaltungs-Dimension Zur Kenntnis Zur Stellungsnahme Zur Bearbeitung Zum Entscheid Zur Ausführung Differenzierte Betrachtung Kommune Input Motion Output=Input Vorprojektverabschiedung z.hd. Parlament Output=Input Vorliegen Vorlagenentwurf und Gegenvorschl. Output=Input Output=Input Vernehmlassg- Vollzogene Bundesratsentw., Gesetze- oder Parlamentsvorl. Verordnungsimplementier. Volksabst., Referendum Output=Input Evaluations- Ergebnis zu Outcome Output Beendigung der Gültigkeit des Gesetzes Policy Initiation Policy Estimation Policy Selection Policy Implementation Policy Evaluation Policy Termination Problemwahrnehmung Politikformulierung Entscheidung (Programm) Beteiligte: Beteiligte: Durchführung des Politischen Progr. Politikevaluation Beteiligte: Politikterminierung Schwerpunktmässig Schwerpunktmässig Stakeholder und Exekutive Legislative Schwerpunktmässig Legislative und allenfalls Judikative 16

17 Positionierung Prozessmanagement versus Dokumentenmanagement Über- oder Unterordnungen Architektonische Positionierung Wo ist Prozessmanagement und wo Dokumentenmanagement «im Lead»? Input-Output in Leistungs- oder Vollzugsverwaltung als Dokumente, dazwischen Fachverfahren integriert in Fachanwendungen Problematik der integrierten Führung eines Dossiers in der Vollzugsverwaltung Dokumentenbasierter Prozess im Bereich Politische Verwaltung Supportprozesse mit Bestellungen, Rechnungsstellungen, etc. => Gesetzliche und z.b. historische Aufbewahrungspflichten unterschiedlich, entsprechend unterschiedliche Foki bezüglich Führung von Dokumenten, etc. 17

18 Fallbeispiele unterschiedlicher Primäranwendungen Fallbeispiel Fachanwendung als Primäranwendung Fallbeispiel Elektronisches Geschäftsverwaltungssystem als Primäranwendung Referenzierung von Dokumenten in Dokumenten- Management- System Fachanwendung Ablage von Dokumenten aus Fachanwendungen Dokumentenmanagement- System; Ablage auf Basis von Records Referenzierung von Dokumenten aus Archiv- Systemen Dokumentenmanagement- System; Ablage auf Basis von Records Archivierung auf Basis von Records Archivierung von Dokumenten aus Dokumentenmanagement- Systemen Referenzierung von Dokumenten aus Archiv- Systemen Archivierung von Dokumenten aus Dokumentenmanagement- Systemen Archivierung auf Basis von Records Beispiele: Kommunale Fachanwendungen oder Fachverfahren Beispiele: Politische Verwaltung, Gesetzgebung, etc. stark dokumentenbasierte Fachverfahren, z.b. Baugesuche 18

19 Mögliche Systemintegration Fallbeispiel möglicher Integration von Dokumentenmanagement-Lösungen Referenzierung von Dokumenten in Dokumenten- Management- System Referenzierung von Dokumenten aus Archiv- Systemen Fachanwendungen Ablage von Dokumenten aus Fachanwendungen Primäres Dokumentenmanagement- System; Ablage auf Basis von Records, z.b. Fabasoft Fachanwendung zu Kollaborations- und Dokumentenmanagement- Zwecken, z.b. Microsoft Sharepoint Bau dedizierter Schnittstellen zur Integration in die primäre Dokumentenmanagement-Lösung Archivierung von Dokumenten aus Dokumentenmanagement- Systemen Archivierung auf Basis von Records 19

20 Funktionen und Services im GEVER-Bereich Ablaufsteuerung 1 Geschäftskontrolle 2 Aktenführung und Ablage 3 Basis-Services Fach-Services Querschnittsservices 20

21 Architekturprinzipien zum GEVER-Einsatz GEVER 1 Workflow- Engine 1 3 Fachanwendung 2 Fachanwendung 2 GEVER 3 21

22 Architektur-Konsequenzen E-Government Data- Warehouses Business- Intelligence OLAP Different Cubes CRM Front-Office Kunden-, Bürger-, Unternehmensbeziehung Contact Center Internet Intranet Web 2.0 CRM-(Integrations-)Logik inklusive Ticketing Back-Office II: Beschaffung für die Verwaltung Tracking Extranenet plattf. Komp. Intra- Besch. ERPand Tracing Ticketing Telefonie Back-Office I: Verarbeitung Geschäftsvorf. von und für Front-Office Kolla- Verwaltungsbranchenspez. Intranetiges Sons- ERP GEVER bora- tion Anwendungen Internet WERTSCHÖPFUNGSPERSPEKTIVE Access und Identity Management Dokumentenmanagement Compliance Security Komponenten- Architektur Vollzugsverwaltung Domänen-Architektur Politische Verwaltung Security Data Gathering Data Warehou se To document To collaborate Document Management Knowledge Management To communica te Citizen Relationship Management Collaboration Platform ID- Mgt Com -pliance 22

23 Schlussfolgerungen Am meisten Sinn macht die E-Akte und die digitale Aktenführung auf der Ebene der Politischen Verwaltung diese arbeitet mehrheitlich auf Aktenbasis, z.b. «Produktion von Gesetzen, Programmen zur Gesetzesimplementierung» Sehr differenziert ist die digitale Aktenführung und die elektronische Vorgangsbearbeitung zu betrachten Wo diese stark Dokumenten-basiert erfolgt, mag die E-Akte eine gewichtige Rolle spielen Wo diese indes stark integriert in Fachverfahren erfolgt, macht die E-Akte höchstens dort Sinn, wo ein Eingangsschreiben und ein Bescheid zum Schluss der Leistungserstellung resultieren 23

24 Zusammenfassung und Ausblick Berner E-Government-Institut Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences t 24

25 Zusammenfassung Begriffliche Gemengelage Prozessmanagement versus Dokumentenmanagement Unklarheit darüber wo Abgrenzungen liegen; Anbieter sorgen nicht für Abhilfe Geschäftsprozess-Referenzprozessmodell als Grundlage zur Diskussion des Einsatzes von BPM und Dokumentenmanagement Weitergehende Differenzierungen nötig, um Einsatz und Positionierung von BPM und DM/GEVER/DOMEA/ELAK weiter zu konkretisieren Es zeigt sich einmal mehr, dass Architekturmanagement eine fundamentale Grundlage für Konkretisierung E-Government in Verwaltungsfachseite und Verwaltungs-IT anbieten würde allerdings ist es eine vernachlässigte Disziplin in der Öffentlichen Verwaltung Das Geschäftsprozess-Referenzmodell hat einmal mehr gezeigt, dass es zu Positionierungsanliegen von E-Gov-Disziplinen geeignet ist 25

26 Ausblick Weiterbearbeitung und Integration der Idee und deren konzeptioneller Prüfung Interessante Perspektive für weitere Standardisierungen zur Abgrenzung von BPM und Dokumentenmanagement Verwendbarkeitsüberlegungen für E-Gov-Geschäftsprozessreferenzmodell weiter führen Ausdifferenzierungen Geschäfts-, Anwendungs-, Infrastruktur- sowie Informations-Architekturmodelle Holistische Perspektive auf E-Government, Verwaltungswissenschaft und Verwaltungsinformatik weiter ausbauen Fundierung des Informationssystemeinsatzes in der Verwaltung durch Geschäftsprozessreferenzmodell der Öffentlichen Verwaltung motivierbar 26

27 About the Speaker 27

28 Zur Person Prof. Dr. Konrad Walser Full time Professor an der Berner Fachhochschule E-Government- Institut seit Mai 2012 Promotion Universität Bern Wirtschaftsinformatik CRM-Integration CGEIT (ISACA member), CISA in Vorbereitung ITIL Expert Teaching: IT Governance, IT Servicemanagement, Philosophy of Science Forschung: IT Governance, E-Government, E-Business, IT Management, IT Servicemanagement Mitglied verschiedenster Verbände und Fachgruppen GI Fachbereich 5 WI FG Strategisches Informationsmanagement SwissICT Fachgruppe Servicemanagement GMDS (German society for medical information science, epidemology, biometrics) AIS Association for Information Systems Reiche Publikationstätigkeit konrad.walser@bfh.ch;