Häufige Fragen zum kfd-net[z]werk

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1 FAQ Häufige Fragen zum kfd-net[z]werk Inhaltsverzeichnis: FAQ Häufige Fragen zum kfd-net[z]werk Bereich: Einstieg ins kfd-net[z]werk, Voraussetzungen Bereich: Datenfelder Bereich: Listen, Programmfunktionen Bereich: Datenpflege, An-/Abmeldungen Bereich: Datenschutz und Dateneinsicht Bereich: Projektorganisation, Zuständigkeiten, Support Seite 1

2 1. Bereich: Einstieg ins kfd-net[z]werk, Voraussetzungen 1.1 Frage: Muss für die Datenerfassung ein eigener Rechner angeschafft werden oder kann die Datenerfassung über einen privaten Rechner erfolgen? Es braucht kein eigener Rechner angeschafft werden. Die zentrale Datenbank des kfd-net[z]werk ist über das Internet zu erreichen. Zugang bekommen nur autorisierte Nutzerinnen der kfd, der Zugang ist passwortgeschützt. Die Passwörter werden vom Bundesverband personenbezogen vergeben. Im Rahmen der Schulung wird erklärt, was bezüglich des Datenschutzes zu beachten ist. 1.2 Frage: Braucht man für das kfd-net[z]werk eine Schulung? Wenn ja, wo erfahre ich Schulungstermine und was kostet eine Schulung? Das Programm zu bedienen ist nicht sehr schwierig und für eine etwas geübte PC- Anwenderin leicht zu erlernen. Dennoch sollten Sie unbedingt eine Schulung besuchen, damit Sie wissen, wie Datenschutz und Datenpflege konkret in unserem Diözesanverband gehandhabt werden. Eie einheitliche Handhabung ist wichtig und wird in der Schulung vermittelt. Die Schulungen werden von den Dekanaten in der Regel kostenlos angeboten. Schulungstermine erfahren Sie bei Ihrem Dekanatsteam. 1.3 Frage: Was ist, wenn wir schon ein eigenes Programm für die Mitgliederverwaltung nutzen? Ab wann lohnt sich ein Wechsel? Einige Gruppen haben ein eigenes Programm, das sie teilweise auch ein wenig lieb gewonnen haben. Aller Abschied ist bekanntlich schwer und womöglich verlieren Sie auch eine bequeme Funktion aus ihrem alten Programm beim Umstieg. Dennoch bietet ein Umstieg auf das kfd-net[z]werk auch viele Vorteile: Postalische Meldungen an den Diözesanverband fallen dann demnächst weg. Auch der Bundesverband wird in Zukunft mehr und mehr auf die Datenbestände im kfdnet[z]werk zurückgreifen. Das kfd-net[z]werk bietet eine Vielzahl von Listen, Auswertungen und Downloads an, auch eine Schnittstelle zur Serienbrieffunktion von Microsoft Word. Nicht zuletzt können Sie die bundesweiten Mitgliederausweise für Ihre Mitglieder erhalten, sobald Sie diese im kfd-net[z]werk erfasst haben. Wenn Sie schon ein eigenes Programm nutzen, ist der Einstieg insofern einfach, als wir Ihre Daten automatisch ins kfd-net[z]werk hochladen können. Näheres zum Datenimport erfahren Sie in Ihrer Diözesangeschäftsstelle Seite 2

3 2. Bereich: Datenfelder 2.1 Frage: Bildschirm Mitglieder erfassen, Register Mitgliedsdaten, a.) Wann soll der Haken im Feld FamArbeit gesetzt werden? b.) Was soll im Feld ehrenamt. erfasst werden? c.) Was soll im Feld PastRaumV erfasst weren? a.) Wenn das Mitglied Familienarbeit leistet und NICHT zusätzlich berufstätig ist. b.) Da die kfd-ämter unter Funktionen gepflegt werden, kann hier ein weiteres relevantes Ehrenamt außerhalb der kfd erfasst werden. c.) PastRaumV steht für Pastoralverbund bzw. Pastoraler Raum. Hier können Sie angeben, zu welchem Pastoralen Raum das Mitglied gehört. Dies hat in anderen Diözesanverbänden eine größere Bedeutung als bisher in unserem. 2.2 Frage: Wo gebe ich ein, dass ein Mitglied keine Mitgliederzeitschrift Frau und Mutter haben will? Diese Eingabemöglichkeit gibt es nicht, da es in der kfd keine Mitglieder ohne Heft, also ohne Mitgliedschaft im Bundesverband, geben kann. Seite 3

4 3. Bereich: Listen, Programmfunktionen 3.1 Frage: Kann man mit dem Programm z.b. a. Listen der Bezirksfrauen b. Kassierlisten für das Einsammeln der Mitgliedsbeiträge c. Jubiläumslisten u. ä. erstellen? Grundsätzlich gilt: Man kann nur auswerten, was auch an Informationen eingepflegt wird. Man kann sehr vielfältige Listen erstellen. Wie das geht, wird in der Schulung auch behandelt. Nun konkret zu den o.g. Punkten: a. Listen der Bezirksfrauen: Ja, wenn diese als MiB eingepflegt sind. b. Kassierlisten: Ja, wenn die Zahlungen im Feld Beitr.bis unter Mitgliedsdaten gepflegt werden. c. Jubiläumslisten: Ja, Eintrittsdatum ist ein Pflichtfeld, auf dessen Grundlage solche Listen erstellt werden können. 3.2 Frage: Ist das Programm mit MS-Word kompatibel, so dass Serienbriefe schnell und einfach erstellt werden können? Ja. 4. Bereich: Datenpflege, An-/Abmeldungen, 4.1 Frage: Was passiert, wenn alle Daten erfasst sind? 1. Dann müssen die Daten laufend aktuell gehalten werden! 2. Dann können die Mitgliedsausweise verschickt werden. Vorgehensweise: Sie setzen für Ihre Gruppe das entsprechende Häkchen im Bildschirm Stammdaten Gruppen, Register Adresss- und Kontaktdaten im Feld: Die erstmalige Erfassung der Mitglieder für diese Gruppe ist erledigt. Danach senden Sie eine an damit Ihre Gruppe die kfd- Mitgliedsausweise zugeschickt bekommt, oder Sie teilen es mit über die entsprechende Funktion des kfd-net[z]werkes: im Bereich Stammdaten Gruppe / Datendurchlauf / Änderungsmeldung Publikationen. Seite 4

5 4.2 Frage: Müssen wir weiterhin per Post An- und Abmeldungen verschicken? Die Änderungsmitteilungen an den Bundesverband müssen vorerst weiterhin auch zahlenmäßig separat erfolgen, bis der Bundesverband etwas anderes bekannt gibt. Dies kann auch über das kfd-net[z]werk erfolgen: Im Bereich Stammdaten Gruppe / Datendurchlauf / Änderungsmeldung Publikationen können Sie auch elektronisch diese Meldung an die Bundesgeschäftsstelle übermitteln. Die jährlichen Änderungsmitteilungen über An- und Abmeldungen inklusive der Original-Beitrittserklärungen und Kündigungen müssen weiterhin zum Jahresende ans Diözesanbüro gesendet werden. Dies geht zur Zeit nur per Post, da der Diözesanverband als Mitgliederverband diese Unterlagen im Original benötigt. 4.3 Frage: Wie lösche ich ein Mitglied? Bei einem Mitglied, das aus der kfd ausscheidet, z.b. durch Austritt oder durch Tod, setzen Sie bitte das Austrittsdatum und den Austrittsgrund im kfd-netzwerk ein. Löschen Sie es nicht! Die Funktion Papierkorb wird verwendet, für Dubletten (wenn ein Datensatz versehentlich doppelt angelegt worden ist), oder für leere Datensätze. Die Funktion Mitglied löschen aus dem Bereich Datendurchlauf löscht zusätzlich auch Merkmale und Funktionen. Damit sind alle Daten zu diesem Mitglied unwiderruflich gelöscht. 4.4 Frage: 1. Was passiert, wenn ein Mitglied umzieht? 2. Und was, wenn die neue Adresse nicht bekannt ist? 1. Wenn ein Mitglied umzieht, kann es sein, dass es in einer anderen kfd-gruppe oder sogar in einem anderen Bistum kfd-mitglied wird. In diesem Fall muss die Gruppe, in der das Mitglied bislang war, die Funktion Umzug Mitglied aus dem Funktionsbereich Datendurchlauf anstoßen. Die kfd-gruppe, zu der das Mitglied zukünftig gehören wird, muss dabei angegeben werden. Die Gruppennummer ist über den Bereich Gruppen / Alle Gruppen zu ermitteln. Hinweis: Das Mitglied ist dann nicht mehr im kfd-net[z]werk sichtbar für die alte kfd-gruppe, es ist aber noch im kfd-net[z]werk vorhanden und demnächst in der neuen Gruppe sichtbar. Seite 5

6 2. Wenn die neue Adresse nicht bekannt ist, dann können Sie die Gruppennummer des kfd-diözesanverbandes angeben, denn das MItglied bleibt ja Mitglied im kfd- Diözesanverband Münster e. V. Dieser klärt dann die Zugehörigkeit zu einer neuen kfd-gruppe. 4.5 Frage: Was ist zu tun, wenn eine Mitarbeiterin im Besuchsdienst (MiB) aufhört und ihr Bezirk von einer neuen MiB übernommen wird? Die neue MiB erhält die Funktion Mitarbeiterin im Besuchsdienst. Danach müssen alle Mitglieder einzeln aufgerufen werden, für die die ausscheidende MiB zuständig war. Im Feld MiB ist dann die neue zuständige Mitarbeiterin im Besuchsdienst einzutragen. Es gibt keine Massenänderungsfunktion. 4.6 Frage: Warum sieht man in der Listenansicht nicht die Telefonnummer Die Listenansicht hat beim Start des Programmes 7 Spalten. Hier ist die Spalte Telefonnummer nicht sichtbar. Wenn Sie jedoch die Suchfunktion starten und als Suchindex z. B. Telefon1 wählen, dann erweitert sich die Listenansicht um eine Spalte, und zwar immer genau um die, die als Suchindex angegeben wurde. Auf diese Weise kann man sich die Listenansicht als z. B. als Telefonliste konfigurieren. Seite 6

7 5. Bereich: Datenschutz und Dateneinsicht 5.1 Frage: Wer muss alles eine Datenschutzerklärung abgeben? Kann man die Datenschutzerklärung auch schon einreichen, wenn noch kein Zugang beantragt wird? Jede Anwenderin im kfd-net[z]werk muss eine Datenschutzerklärung abgeben. Die Datenschutzerklärung muss sowohl für das Schulungsnetz als auch für die Echt- Datenbank (Produktivsystem) ausgefüllt werden. In der Schulung füllen alle Teilnehmerinnen die Datenschutzerklärung aus. Diese verbleibt in den Dekanaten. Wenn ein Zugang beim Bundesverband beantragt wird, wird automatisch auch eine Datenschutzerklärung von der zukünftigen Nutzerin für das Echtsystem verlangt. Diese Datenschutzerklärung wird beim Bundesverband archiviert. 5.2 Frage: Wofür müssen Sie unser Passwort wissen? Dieser Prozess wurde inzwischen vom Bundesverband geändert. Das Passwort wird automatisch vom System vergeben. Nur technische Administrator kann das Passwort einsehen. Niemand sonst - außer Ihnen - sollte Ihr Passwort erfahren. 5.3 Frage Ist jederzeit die Eingabe eines neuen Passwortes möglich? Wie häufig ist das Passwort zu ändern? Das Passwort wird aus Sicherheitsgründen vom System automatisch vergeben. Es ist bisher nicht verpflichtend vorgesehen, das Passwort regelmäßig zu ändern. Eine Änderung des Passwortes kann nur der technische Administrator vornehmen. 5.4 Frage Was ist, wenn ich mein Passwort vergessen habe? Dann wenden Sie sich an den Bundesverband (ulrike.schulz@kfd.de), der Ihnen ein neues Passwort generiert. Seite 7

8 5.5 Frage: Wie verhält es sich, wenn ein Mitglied nicht unterschreiben will. Muss man es aus der kfd ausschließen? Ist das Team verantwortlich, wenn z. B. die Schwiegertochter unterschrieben hat? Wenn eine Frau nicht unterschreiben will, dass sie in der kfd ist, dann sagt sie damit aus, dass sie nicht in der kfd ist. Wenn die Schwiegertochter unterschrieben hat, weil die Schwiegermutter selber nicht (mehr) unterschreiben kann, ist es verantwortbar die Schwiegermutter als Mitglied zu führen, wenn diese schon seit Jahrzehnten in der kfd-gruppe als Mitglied geführt wurde. 5.6 Frage: Sind alle Daten (außer Kassenbuch) vom Bundesverband einsehbar? Ja, alle Mitglieder-Daten (nicht jedoch das Kassenbuch) sind von den jeweils höheren Ebenen einsehbar. Es sind ja unser aller Mitglieder, also auch die Mitglieder des Diözesanverbandes und des Bundesverbandes. Eine Änderung der Daten durch höhere Ebenen können Sie generell unterbinden, in dem Sie dies bei Ihrem Antrag auf Zugang so angeben. Lediglich die Funktionen auf den höheren Ebenen können von der jeweiligen höheren Ebene ergänzt und gepflegt werden, also zum Beispiel die Zuordnung der Funktion "Dekanatsteamsprecherin" wird auf Dekanatsebene gepflegt. 5.7 Frage: Können mit dem kfd-net[z]werk Lastschriften verwaltet werden und wo sollen die Bankverbindungen der Mitglieder hinterlegt werden? Als Merkmal können Sie LEV hinterlegen, wenn das Mitglied am Lastschriftverfahren teilnimmt. Da die Datensätze von vielen Nutzerinnen gelesen werden können, sollten Sie im kfd-ne[z]werk allerdings zur Zeit keine Bankverbindungen speichern! Im Sommer 2011 wird der Bundesverband prüfen, ob und in welcher Form in Zukunft eine Lastschriftverwaltung im kfd-net[z]werk angeboten werden kann. Seite 8

9 5.8 Frage: Warum sammeln Sie so viele Daten über Ihre Mitglieder? Es gibt nicht Ihre und Unsere Mitglieder. Wir sind EINE kfd und es sind unser aller Mitglieder. Der kfd-bundesverband benötigt vor allem Strukturdaten. Ihm genügen lediglich die Anzahl der Mitglieder in den Gruppen sowie die Altersstruktur der Mitglieder, sowie die Dauer der Vereinszugehörigkeit. Namen benötigt der Bundesverband momentan nicht und auch keine weiteren Daten. Der kfd-diözesanverband Münster e. V. benötigt die Namen und Adressen der Mitglieder, da er seit 2007 ein Mitgliederverband ist. Ebenso Geburts- und Eintrittsdatum. Daraus ergeben sich die Strukturdaten, die der Bundesverband benötigt. Mehr Daten benötigt der kfd-diözesanverband zum heutigen Zeitpunkt nicht unbedingt. Die kfd-gruppe vor Ort benötigt weitere Daten, zum Beispiel die Zuständigkeit der Mitarbeiterin im Besuchsdienst sowie Jubiläums- und Hochzeitsdaten. Wenn wir unsere Mitglieder und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen zukünftig gemeinsam gezielt betreuen wollen, benötigen wir alle ggf. ihre Funktionen sowie ihre Interessensgebiete. Diese Daten erheben wir auf freiwilliger Basis. Grundsätzlich wird für jede gespeicherte Information eine Einverständniserklärung des Mitgliedes benötigt. Bisweilen hören wir von einzelnen kfd-gruppen weitere Wünsche nach Datenfeldern, die es im kfd-net[z]werk noch nicht ausdrücklich gibt. Diese können über Merkmale erfasst werden. Ein sparsamer Umgang mit der Datenspeicherung ist generell sinnvoll. Sensible Daten wie Krankheiten etc. sollten nicht gespeichert werden. Seite 9

10 6. Bereich: Projektorganisation, Zuständigkeiten, Support 6.1 Frage: Können für eine kfd-gruppe drei oder mehr Nutzerinnen autorisiert werden? Nein. Auch wenn kfd-gruppen fusioniert haben, können in der fusionierten Gruppe nur maximal zwei Nutzerinnen autorisiert werden. 6.2 Frage: Wo bekomme ich Hilfe und Support? An wen wende ich mich, wenn ich glaube, einen Programmfehler entdeckt zu haben? Als erste Ansprechpartnerin steht Ihnen Ihre Multiplikatorin zur Verfügung. Diese kann bei Bedarf Unterstützung von der diözesanen Projektgruppe erhalten. Sie ist auch zuständig, Programmfehler an den Bundesverband zu melden. Die diözesane Projektgruppe sollte ebenfalls informiert werden. Wenn Sie Ihre Multiplikatorin nicht erreichen können, können Sie sich auch gerne an die Diözesangeschäftsstelle in Münster wenden: Frage: Was ist ein Trouble-Ticket, wo finde ich es und wann wende ich es an? Wenn Sie dem Bundesverband eine Fehlermeldung oder einen Wunsch zur Software mitteilen möchten, dann können Sie hierfür ein Trouble-Ticket anlegen. Die Funktion Trouble-Ticket finden Sie, wenn Sie sich unter einloggen und direkt auf der ersten Seite den Menuepunkt Kontakt wählen. Um auf diese ertse Seite zurück zu kommen, müssen Sie sich u. U. erst vom System abmelden und wieder neu anmelden. Dort öffnet sich dann eine Maske, in dem Sie Ihre Nachricht direkt an die technischen Verantwortlichen des kfd-bundesverbandes absetzen können. Weil täglich viele solche Nachrichten beim Bundesverband eingehen können, die nicht alle sofort zu beantworten bzw. zu lösen sind, müssen die Nachrichten verwaltet werden, müssen diese Nachrichten verwaltet werden. Diesen Vorgang nennt man Trouble-Ticket. Wenn der Vorgang erledigt ist, z.b. Ihr gemeldeter Fehler behoben wurde, erhalten Sie automatisch eine Nachricht vom technisch Verantwortlichen des kfd-bundesverband. Mit dem Trouble-Ticket-System kann Ihre Meldung nicht verloren gehen. Zusammengestellt von Zita Lübbert Stand: Seite 10