Ein großes Finanzdienstleistungsunternehmen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines ECM-Vorhabens

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1 CASE STUDY Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines ECM-Vorhabens (Anonymisierte Darstellung) Seite 1 von 7

2 Folgendes Fallbeispiel refl ektiert ein reales Projekt für ein österreichisches Unternehmen aus der Branche der Finanzdienstleister. Die Darstellung erfolgt auf Wunsch des Kunden in anonymisierter Form. Naturgemäß überwiegen strukturierte Geschäftsprozesse. Kundenorientierung und guter Service sind wichtige Bestandteile im Wettbewerb. Die Optimierung dieser Prozesse ist daher ein wesentlicher Faktor für den Geschäftserfolg. Der Kunde plant dazu die Umsetzung eines Archiv- und DMS-Projektes. Voraussetzung für die Umsetzung einer solchen Lösung ist eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Seite 2 von 7

3 PROBLEMSTELLUNG So wie alle Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich hatte sich auch unser Kunde schon seit längerer Zeit mit den Möglichkeiten der digitalen Archivierung von Akten und mit weiterführenden Themen des Dokumentenmanagements beschäftigt. Aus verschiedenen Gründen kam es nie zu einer Umsetzung, die Notwendigkeit einer solchen Lösung trat jedoch immer wieder zutage. Wesentlichste Auslöser für das Projekt waren: Der Kunde hat vielfältige Anforderungen im Bereich Archivierung und Dokumentenverwaltung und möchte diese unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und Regelwerke in seinen verschiedenen Bereichen umsetzen. Das Thema Aufbewahrung ist gerade in dieser Branche unternehmenskritisch, denn über entsprechend viele Jahre hinweg müssen alle Kundendaten aufbewahrt werden. Das betriff t Belege und Korrespondenzen, aber auch s. Das Unternehmen hat verschiedene Standorte in ganz Österreich. Diese müssen in ihrer täglichen Arbeit auf den aktuellen Dokumentenbestand zugreifen. Zurzeit kann das nur über Papierkopien und deren Postversand realisiert werden ein sehr zeitaufwendiger Prozess. Wesentlichste Anforderung ist die lückenlose Dokumentation sämtlicher Aufzeichnungen und Akten, um ihre eindeutige und unverfälschte Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Bislang fehlten dem Kunden die erforderlichen Zahlen, um die Wirtschaftlichkeit einer solchen Lösung zu beurteilen und in der Folge eine Entscheidung für die Realisierung eines solchen Projektes nachhaltig zu begründen. Daher wurde immer wieder von einer Umsetzung Abstand genommen. AUFGABENSTELLUNG Pentadoc wurde als unabhängiges Beratungsunternehmen beauftragt, eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchzuführen, die alle Kostenaspekte und Nutzenpotenziale in messbarer Form darstellt. Um dieses Ergebnis zu erzielen, sollten zunächst mit den Fachbereichen die Rahmendaten erhoben und die Ausgangssituation beschrieben werden. Darauf basierend sollte die Beschreibung der Soll-szenarien erfolgen. Nutzenfaktoren Quantitativer Nutzen Qualitativer Nutzen Kostenfaktoren Einmalige Kosten Sachkosten Personalkosten Laufende Kosten Software-Wartung Hardware-Wartung Kosten Wartung intern Um alle Daten zu erheben und auszuwerten, kam das von Pentadoc selbst entwickelte Instrument zur Wirtschaftlichkeitsanalyse solcher Vorhaben zum Einsatz. ZIELSETZUNG Um die Ziele festzuschreiben, wurde zunächst eine kurze IST-Betrachtung in Form von Interviews und Workshops durchgeführt. Aus diesen Rahmendaten sind die Sollprozesse und Ziele defi niert worden, die sich wie folgt darstellen: Nacherfassung/Digitalisierung eines großen Teils des Aktenaltbestands. Weitgehende Digitalisierung der Dokumenteneingangsprozesse. Scannen der eingehenden Dokumente am Anfallort (also sowohl dezentral als auch zentral). Weiterleitung von eingehenden Dokumenten nur noch in digitaler Form (Workfl ow/postkorbfunktionalität). Workfl owgestützte Bearbeitung und Optimierung der Freigabeprozesse und Reduktion des Prüfungsaufwandes sowie der Durchlaufzeit. Elektronische Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Belege. Als Ziele für das Vorprojekt wurden festgelegt: Klare Aussagen über die zu erwartenden Kosten einer Projektumsetzung. Nachvollziehbare Aussagen über den zu erwartenden quantitativen Nutzen hier galten für den Kunden ausschließlich messbare, quantifi zierbare Kriterien als Entscheidungsgrundlage. In dieser umfassenden Betrachtung sollten alle für den Unternehmens-erfolg relevanten Aspekte berücksichtigt werden: Seite 3 von 7

4 TECHNISCHE AUSGANGSSITUATION Bis dato hat der Kunde keine ECM-nahen Systeme im Einsatz. Die führenden Anwendungen sind zum einen Offi ce-lösungen, zum anderen ein selbst entwickeltes Kernsystem zur Abwicklung seiner Kundentransaktionen wie das Anlegen von Kundenakten und Geschäftsfällen sowie die diversen Prozesse in seiner Tätigkeit als Finanzdienstleister. Alle für eine Umsetzung der Sollszenarien benötigten Komponenten für ein ECM-System müssen in Abhängigkeit zu den Schnittstellen des Kernsystems und zu den DMS-Anforderungen ausgewählt und neu beschaff t werden. HERANGEHENSWEISE Die Projektumsetzung erfolgte seitens der Pentadoc strukturiert nach standardisiertem Schema: 1) Erhebung der IST-Daten und der Rahmenbedingungen: diese Tätigkeiten wurden nach der PENTAcheck-Methodik durchgeführt. a) Durchführung von Workshops mit der Projektleitung und den Fachbereichen b) Verwendung von standardisierten Fragebögen zur Datenerhebung c) Zusammenfassung der IST-Daten i) Dokumentenanalyse (Mengenbetrachtung, Strukturbetrachtung) ii) Betrachtung der technischen Infrastruktur iii) Anforderungsanalyse iv) Zieldefi nition und Defi nition von konkreten Sollszenarien: (1) Eingangsrechnungserfassung (2) Vertragsmanagement / Digitaler Kundenakt 2) Auf Basis der IST-Daten und Sollszenarien wurde in der Folge die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt a) Einbindung der kundenspezifi schen Elemente in das Analyse-Werkzeug von Pentadoc b) Abbildung der Module aus der Sollkonzeption c) Befüllung der Anwendung mit Kundendaten d) Durchführung einer Sensitivitätsanalyse zur Variantenbeurteilung e) Abgleich und Diskussion der Zwischenergebnisse mit dem Kunden f) Fertigstellung und Endabstimmung PENTA select PENTA check PENTA analyse PENTA realize PENTA go PENTA improve Seite 4 von 7

5 Abbildung 1: Screenshot Ergebnisgrafi ken Abbildung 2: Screenshot Sensitivitätsanalyse 3) Erstellung der Ergebnisdokumentation und Präsentation der Ergebnisse vor dem Management zur Entscheidungsfi ndung. LÖSUNGSKONZEPT Ein detailliertes Lösungskonzept wurde noch nicht erarbeitet, da es in der jetzigen Phase des Projektes noch nicht relevant ist. Seite 5 von 7

6 EINGESETZTE TECHNOLOGIE/PRODUKTE Folgende Komponenten sind für eine Realisierung der ECM- Anforderungen notwendig und wurden als Empfehlung für die Beschaffung erarbeitet: Erfassungslösung Papier: Scanner, Scan Clients, eventuell Erkennungs- bzw. Klassifi kationsengine und Nachbearbeitungsarbeitsplatz. Archiv: revisionssichere Speicherung defi nierter Dokumentenbestände und eingehenden Belegguts. Postkorb- und Weiterleitungsfunktionalität: Basis-Workfl owengine bzw. Prozessbegleitungssoftware für die Abbildung unterschiedlichster Prozessabläufe; solche Komponenten sind sehr oft schon integrierter Bestandteil in Archivclients. FACTS & FIGURES Die Durchführung der Tätigkeiten hat drei Wochen Durchlaufzeit in Anspruch genommen. Schnelle Wege und standardisiertes Arbeiten ermöglichten messbare Ergebnisse in kurzer Zeit. Das Projekt zeigt, dass der Aufwand einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vergleichsweise gering ist und sich auf jeden Fall lohnt. Ein fundiertes Vorgehen im ECM- Projekt ist für den Kunden gesichert. Beteiligt am Projekt waren Fachbereiche des Kunden sowie Pentadoc. ERGEBNIS / NUTZEN / WETTBEWERBSVORTEIL (quantitativ und qualitativ) Vorteile der Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durch Pentadoc: Die Nutzung der standardisierten Methodik mittels der Pentadoc-Beratungspakete brachte dem Kunden einen effi zienten Projektverlauf. Die zu erwartenden Projektkosten sind seriös und realistisch abgeschätzt worden, das Projekt kann daher genau budgetiert werden. Die Nutzenpotenziale sind dem Vorstand und allen anderen Interessensgruppen gegenüber klar argumentierbar Die Nutzenpotenziale sind quantifi ziert, so wie es der Kunde gefordert hatte, und dienen der Messbarkeit des Erfolgs des später umzusetzenden Projektes. Projektziele sind nicht nur in Form von Sollszenarien, sondern auch in Form von betriebswirtschaftlichen Zahlen und Fakten defi niert. Auch die qualitativen Nutzenpotenziale (Compliance, Qualitätsverbesserung, transparente Kundenprozesse ) sind defi niert und im Unternehmen bewusst gemacht worden. Seite 6 von 7

7 PENTADOC ist die Unternehmensberatung, die sich auf alle Bereiche modernen Dokumentenmanagements und Prozessmanagements spezialisiert hat. Mit einer Leistungspalette von kompetenter Beratung bis hin zur funktionierenden technischen Umsetzung. PENTADOC berät immer unter strategischen Gesichtspunkten. Alle Umsetzungen in einem klassischen Projekt dienen der Erreichung übergeordneter unternehmerischer Ziele und fokussieren auf einen klaren, messbaren Nutzen. PENTADOC AG Kastor & Pollux Platz der Einheit 1 D Frankfurt Fon +49 (0) Fax +49 (0) Mail info@pentadoc.de PENTADOC Schweiz GmbH Baarerstrasse 63 CH-6302 Zug Fon +41 (0) Fax +41 (0) Mail info@pentadoc.ch PENTADOC Ges. m.b.h. Börsegebäude Schottenring 16 A-1010 Wien Fon +43 (0) Fax +43 (0) Mail info@pentadoc.at Seite 7 von 7