Ein Unternehmen der Lebensmittelindustrie Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Transkript

1 CASE STUDY Bearbeitung von Eingangsrechnungen Seite 1 von 6

2 Das Unternehmen hat seinen Stammsitz in Bielefeld und beschäftigt in Deutschland insgesamt über Mitarbeiter. Mit ca. 300 verschiedenen Produkten ist das Unternehmen im deutschen Lebensmitteleinzelhandel vertreten und in fast allen Sortimenten Marktführer. Umfragen unabhängiger Institute zeigen, dass diese Marke für Verbraucher in Deutschland die bekannteste, beliebteste und am häufi gsten verwendete im Bereich Lebensmittel ist. Die geschäftlichen Aktivitäten sind zunehmend international orientiert. Seite 2 von 6

3 PROBLEMSTELLUNG Das Unternehmen plante, im Zuge der Zentralisierung der dezentralen SAP-Systeme in den Landesgesellschaften ein ECM-System zur automatisierten Bearbeitung der Eingangsrechnungen zu implementieren. In diversen Workshops mit verschiedenen ECM-Herstellern sind wichtige Themenbereiche offengeblieben, schlimmer noch, die verschiedenen Workshops führten zur Verunsicherung des Projektteams, was das Unternehmen zur Auswahl eines lösungsunabhängigen Projektpartners, PENTADOC, bewegte. AUFGABENSTELLUNG Das Lebensmittelunternehmen plant, für das betriebliche Rechnungswesen eine automatisierte Lösung zur Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen einzuführen. Diese Lösung soll es ermöglichen, die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen deutlich zu rationalisieren. Man entschied sich zur Zusammenarbeit mit der PENTADOC, um die diversen Anforderungen in einem inhaltlich fundierten Pfl ichtenheft inkl. Anforderungskatalog zusammenzuführen und basierend darauf in den Produktauswahlprozess überzugehen. Zusätzlich sollten auch die allgemeinen Rahmenbedingungen (Bedeutung im Gesamtunternehmen; IT-Infrastruktur und Schnittstellen zu Kernsystemen, wie beispielsweise SAP oder MS Exchange) und ggf. die sonstigen Anforderungen anderer Abteilungen und Bereiche des Gesamtkonzerns nicht gänzlich vernachlässigt werden. ZIELSETZUNG Ziel ist es, die folgenden Problemstellungen zu lösen: Lange Laufzeiten bei der Rechnungsfreigabe Intransparenz bei der Rechnungsfreigabe Unklare Regelung in Bezug auf Zuständigkeiten und Vertretung Manuelle Prüfung des Wareneingangs und der Bestellungen Manueller Empfang, Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen Aufgrund der zuvor defi nierten Problemfelder wurden die Ziele für die Einführung einer neuen Lösung erarbeitet. Diese bestehen weitgehend in der Abschaffung bzw. Reduzierung der Probleme bei der Rechnungsfreigabe und Rechnungserfassung. TECHNISCHE AUSGANGSSITUATION Das Erreichen der Ziele ist gebunden an die Einhaltung von betrieblichen Rahmenbedingungen. Es wird ein einziger Lösungsanbieter gesucht, auch wenn unterschiedliche Produkte / Komponenten zum Einsatz kommen. Das Scannen der Eingangsbelege erfolgt in der Rechnungsprüfung. Kein Scannen im zentralen Posteingang Ein Outsourcing des Gesamtprozesses ist nicht geplant. elektronische Rechnungen (EDI / SAP-Idoc) von externen Partnern sind derzeit nicht Bestandteil der geplanten Lösung, sollen jedoch perspektivisch betrachtet werden. Die betroffenen und vorhandenen Systeme sollen genutzt werden. System SAP R/3 EASY-Archiv Bemerkung - Release 4.7 ist im Einsatz - Der Betrieb erfolgt bei Oediv GmbH & Co KG - Verschiedene Buchungskreise müssen bedient werden - Archivsystem - Das Archivsystem ist bereits implementiert und ist für die Archivierung der ausgehenden Dokumente im Einsatz - Es soll für die eingehenden Rechnungen genutzt werden Seite 3 von 6

4 HERANGEHENSWEISE Die Einführung wurde in Stufen vorgenommen. Im 1. Schritt wurden die Anforderungen an ein Rechnungseingangsbearbeitungssystem (REB) analysiert und in einem Pfl ichtenheft zusammengeführt. Dabei wurde zwischen unterschiedlichen Funktionsbausteinen unterschieden (siehe dazu Kapitel Lösungskonzept). Regional sollen zunächst die Landesgesellschaften in Tschechien, der Slowakei und Polen mit der neuen Lösung ausgestattet werden. Ein nächster Rollout ist dann für weitere Lokationen vorgesehen. LÖSUNGSKONZEPT Die Lösung für den Freigabeprozess in SAP und die Erkennungslösung mussten nicht zwingend von einem Hersteller kommen, hier wurde der Ansatz Best of Breed bevorzugt. Insbesondere unter dem Gesichtspunkt, dass die angeschaffte Erkennungslösung nicht auf die Erkennung von Rechnungen eingeschränkt sein sollte, sondern auch später in der Lage sein sollte, den kompletten Posteingang des Gesamtunternehmens zu erkennen. Auf Basis dieses Anforderungsdokumentes und der von PENTADOC erstellten Kriterienkataloge wurden mögliche Lösungsanbieter vorselektiert und zu einer Lösungspräsentation eingeladen. Auf der Grundlage der Lösungspräsentation und der Angebote wurde dann eine Produktentscheidung von der Firma getroffen. ERKENNUNGSLÖSUNG Workfl ow ERP-SYSTEM Workfl ow füjüwüeüvüuüe Scannen Erkennen Validieren Importieren Vorerfassen Freigabe Buchen BArchivieren (Ablage Bilddatei und schrittweise Anreicherung der Indexdaten) Seite 4 von 6

5 EINGESETZTE TECHNOLOGIE / PRODUKTE Auf Basis der bestehenden Produkte EASY-Archiv und SAP R/3 wurden die Produkte smartfix der Firma Insiders Technologies GmbH für die Erkennungslösung ausgewählt und im Bereich des Freigabeprozesses unter SAP wurde das Produkt maxfl ow der Firma Beck IT GmbH eingeführt. Als Systemintegrator und Generalunternehmer wurde die Firma WMD Vertrieb GmbH ausgewählt. ERGEBNIS / NUTZEN / WETTBEWERBSVORTEIL Der Nutzen für das Unternehmen liegt in den folgenden drei Bereichen: 1. Reduzierung der Durchlaufzeit bei der Rechnungsfrei gabe durch Wegfall der Transportzeiten auf weniger als eine Woche. 2. Schaffung einer transparenten Rechnungsfreigabe durch Verfolgung eines Prüfungsvorgangs während seiner gesamten Laufzeit. 3. Einführung einer eindeutigen Zuständigkeits- und Vertreterregelung für die Rechnungsfreigabe. Somit sind sowohl quantitative bzw. monetäre Vorteile als auch qualitative Vorteile für dieses Lebensmittelunternehmen erreicht worden. FACTS & FIGURES Im Projekt Rechnungseingangsbearbeitung wurde erst durch ein unabhängiges neutrales Vorgehen eine Lösung gefunden, welche für die komplexen Anforderungen des Gesamtunternehmens die besten am Markt verfügbaren Technologien zu den wirtschaftlichsten Preisen selektiert hat. Erst durch die Teilung der Rechnungseingangsbearbeitung in die Funktionsbausteine Freigabeprozess in SAP und Erkennungslösung war ein Best of Breed -Ansatz machbar und die Modularität und Zukunftssicherheit und somit ein ausreichender Investitionsschutz garantiert. Kunde: Berater: Reiner Kappus Seite 5 von 6

6 PENTADOC ist die Unternehmensberatung, die sich auf alle Bereiche modernen Dokumentenmanagements und Prozessmanagements spezialisiert hat. Mit einer Leistungspalette von kompetenter Beratung bis hin zur funktionierenden technischen Umsetzung. PENTADOC berät immer unter strategischen Gesichtspunkten. Alle Umsetzungen in einem klassischen Projekt dienen der Erreichung übergeordneter unternehmerischer Ziele und fokussieren auf einen klaren, messbaren Nutzen. PENTADOC AG Kastor & Pollux Platz der Einheit 1 D Frankfurt Fon +49 (0) Fax +49 (0) Mail info@pentadoc.de PENTADOC Schweiz GmbH Baarerstrasse 63 CH-6302 Zug Fon +41 (0) Fax +41 (0) Mail info@pentadoc.ch PENTADOC Ges. m.b.h. Börsegebäude Schottenring 16 A-1010 Wien Fon +43 (0) Fax +43 (0) Mail info@pentadoc.at Seite 6 von 6