Ilka Stahlberg, JörgHomberg

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1 XML- basierte Archivlösung zur Übernahme und Verfügbarmachung elektronischer Daten und Dokumente, ein E- Governmentprojekt des Brandenburgischen Landeshauptarchivs Ilka Stahlberg, JörgHomberg Abteilung 3 Brandenburgisches Landeshauptarchiv ZumWindmühlenberg Potsdam ilka.stahlberg@blha.brandenburg.de administrator@blha.brandenburg.de Abstract: Das "BLACKBOX"-Verfahren XML-Archivschnittstelle, eine Basiskomponente des egovernment-masterplans des Landes Brandenburg ist eine kooperative Entwicklung der Beteiligten Brandenburgisches Landeshauptarchiv u. der Firmen H&T Greenline GmbH und EMC2. Sie basiert auf einer.net- Applikation, die gemäß DOMEA-Richtlinien eine Interaktion zwischen DMS/VBS des Landes Brandenburg und dem Langzeitspeicher des BLHA, einer CENTERA erlaubt. 1Einleitung DieEntwicklung von Strategien zur Archivierung elektronischer Unterlagen beschäftigt dasbrandenburgische Landeshauptarchiv seit vielen Jahren. Überdie Mitarbeitdes BLHA in einschlägigen Landesarbeitsgruppen und E-Government- Gremien konnte in derbrandenburgischen Landesverwaltung einverständnis darübererreicht werden, dass die Regelung der Schriftgutverwaltung eine Grundvoraussetzung zur Einführung elektronischer Akten ist. DieBrandenburgische Registraturrichtlinie die2006 alsanlage zur Gemeinsamen Geschäftsordnung der obersten Landesbehörden in Kraft gesetzt wurde, regelt die gemeinsame Verwaltung von Papier- und elektronischen Unterlagen und ermöglicht es dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv Anforderungen an die Aussonderung und Übergabe elektronischer Unterlagen zu stellen. DieBeteiligung am brandenburgischen Test der XDOMEA - Schnittstelle 2006 erlaubte es das Funktionieren der Aussonderung von elektronischen Vorgängen und Akten aus den im Land eingesetzten DMS inder Praxis zu überprüfen. Für archivische Arbeitsprozesse ergaben sich bezüglich der Vorbereitung der Archivierung digitaler Unterlagen folgende Thesen: 25

2 Die Bewertung der auszusondernden Unterlagen ist und bleibt eine Entscheidung, bei der der Quellenwert analysiert und davon ausgehend über die Archivwürdigkeit der Unterlage entschieden wird. Erst sofern eine Archivwürdigkeit bejaht wird, istüber die Form der Archivierung (Papier, elektronisch, Film) zu entscheiden, sofern Doppelüberlieferungen vorliegenoderalternativen möglichsind (z.b. Ausgabedigitaler Karten auf Film). Gegenüber deraussondernden Stelle sind die Anforderungen an die Formate frühzeitig bekannt zu machen, damit im Rahmen des Lebenszyklus der elektronischenakten dieunterlagen rechtzeitig in stabile Formate konvertiert werden können. Eine Hilfestellung bietet das Erweiterungsmodul zum DOMEA- Organisationskonzept 2.0. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten. Die Speicherung des elektronischen Archivguts erfolgt auf speziellen Archivierungssystem, d.h. geeigneten Speichermedien unter Wahrung derintegrität und Authentizität (z.b. WORM, Bandroboter, CENTERA (Festplattenbasiertes System) 1. DieArchivierung elektronischer Unterlagen auf exotischen anderen Speichern wiecd, DVD, Disketten usw. verbietet sich wegen der fehlenden Standards und des unkalkulierbaren Pflegeaufwandes. Neben der Schaffung derarchivischen Infrastruktur ist es unabdingbar, unter Nutzung geeigneter Technologien, organisatorische Festlegungen zurdatensicherung und zu Zugriffsberechtigungen zutreffen, um den Erhalts des öffentlichen Glaubens sicherzustellen. Basierend auf XML und dem DOMEA Erweiterungsmodul Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten 2 bedient sichdie Anwendungder XDOMEA-Schnittstelle mit den im Test ermittelten brandenburgischen Spezifikationenbzw. XDOMEA 2.0. nach Fertigstellung, setzt als Leitprojekt den Landesstandard zur Übergabe elektronischer Daten und erspart den Nutzern DOMEA-zertifizierter DMS Entwicklungskosten für spezifische Ausgabeschnittstellen. Mit dem Projekt wurde und wird die Infrastruktur für das digitale Archiv des Landes geschaffen. Das BLHA arbeitet heute mit H&TGreenline GmbH (Projektentwicklung) und derfirma EMC² zusammen, diefür dieimplementierung und Testung 12 Monate eine CENTERAleihweise und kostenlos zurverfügung stellte. Im Ergebnis des E-Governmentwettbewerbs wurde die.net-entwicklungssoftware von der Firma Microsoft ebenfalls kostenlos zurverfügung gestellt. 2 Projektbeschreibung Ziel war es, der Aufgabe gerecht zu werden, elektronische Akten in Zukunft übernehmen, bewerten und einer revisionssicheren Archivierung zuführen zu können gemäß 239, 257 HGB, der Abgabenordnung und dem GoBS (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zuzuführen. Prinzipiell folgten wir den Merksätzen der Merksätze der VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.) 3 : konzept/domea konzept node.html? nnn=true

3 Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren werden. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievalmethoden wieder auffindbar sein. Es muss genau das Dokument wieder gefunden werden, das gesucht worden ist. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, angezeigt und gedruckt werden können. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz überdie Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. 3Abriss zur Historie der Entwicklung 2003/2004 wird die Projektidee Sieger im egovernment-wettbewerb des Landes Brandenburg. Ab 2004 Bemühungen um eine Finanzierung über Fördermittel; Partnerschaft mit den Firmen H&T Greenline u. Microsoft Deutschland GmbH Erarbeitung einer GGO /Registraturrichtlinie für das Land Brandenburg Mitwirkung am erfolgreichen Test zum XDOMEA- konformen eaktenaustausch. Ab 2006 Beschäftigung mit Standard-Formaten zur Langzeitarchivierung, Marktanalyse zu langzeitarchivtauglichen Speichersystemen. Festlegung: tiff, pdf/a u. XML als Transfer- u. Archiv- Formate, Entscheidung für ein BLACKBOX - Verfahren als Speichersystem Testung und Validierung einer CENTERA. Ab 2007 Mitwirkung bei der Ausschreibung eines Landes- VBS/DMS unter Berücksichtigung der Archivschnittstelle /Entwicklung des ModulsAussonderung im Landesreferenzmodell,Prototypisierung der Archivschnittstelle. 11/2007 Havarie: Knoten 5der CENTERAfällt aus; Wartungsarbeiten über zertifizierten EMC 2 -Partner (- Reaktionszeit: 1h, -Reparatur (Austausch Knoten): 1Tag. Datensicherheit zum Zeitpunkt der Havarie >600%. 1/2008 Inbetriebnahme einer zweiten. EMC 2 -CENTERA (Spiegelfunktionalität). 4Phase dersondierung, Systemanalyse In dieser frühen, konzeptionellen Phase wurde untersucht: Welche Formate werden von welchen VBS/DMS heute und voraussichtlich künftig bedient? Welche Formate genügen den Ansprüchen (z.b. nach DOMEA). Wie ist mit digitalen Signaturen umzugehen? Welche Medien als Sicherungsträger gibt es? Welche Vor- u. Nachteile haben die jeweiligen Systeme? Wie kann dem rasanten Fortschreiten in der Entwicklung neuer Hard- u. Software im Bereich der Archivierungssysteme Rechnung getragen werden? Wie vermeidet man permanente Migrationsszenarien? 27

4 Wir stellten fest: Es gibt unterschiedliche VBS im Land. Die zu übernehmenden Daten sollen daher DOMEA-konform sein. Signaturen sind vor derübermittlung aufzulösen da eine nach heutigem Stand der Technik turnusmäßige Umsignierung im Archiv nicht praktikabel respektive zuteuer ist! Als Medien kommen prinzipiell optische Datenträger, Bandsysteme oder festplattenbasierte Storage-Lösungen in Betracht! Proprietäre Lösungen zur Vermeidung ständiger Migrationen sind zu vermeiden. Es sollten offene Standards bevorzugt werden. Prämisse: Unabhängigkeit des Storage-Systems von Applikationen, keine proprietäre verkapselte Gesamtlösung erwünscht! 5Implementierung A. Festlegung der Standardformate für dielangzeitspeicherung: als taugliche Formate werden befunden: TIFF (Tagged Image File Format) in der Variante Baseline, ISO TC130/WG2 pdf(a) (Portable Document Format), ISO XML (Extensible Markup Language) B. Entscheidung fürein Archvierungssystem Drei Verfahren bzw. Medientypen wurden inerwägung gezogen: Magnetbandsysteme, Optischeund Magneto-Optische Systeme, Festplattensysteme Unseres Erachtens sind Magnetbandsysteme gut geeignet für Speicherung großer Datenmengen, auf die nur selten zugegriffen werden muss (z.b. Backup-Szenarien)., weniger gut für produktive Systeme. Die optischen Speicherlösungen bieten mittlerweile Kapazitätenbis zu 800GBpro Medium. Angesteuert, respektiveverwaltet werden können die Systeme überjukeboxen oder Robotsysteme. Sie sind bezüglich Performance durchaus für Retrievalzwecke geeignet, jedochschränken u.erachtens die drohenden Migrationsverfahren aufgrund fehlender stabiler Standards die Verwendbarkeit für eine Langzeitarchivierung ein. Festplatten, die über spezielle Hardu. Softwaresysteme assembledwerden, haben denvorteil derhochverfügbarkeit im Tera bis PetaByte-Bereich. Die Konsistenz der Daten wird über das CAS (Content Adressed Storage) Verfahren überprüft und gewährleistet (siehe Abb.1) ZumZeitpunkt der konzeptionellenarbeitamprojekt XML-Archivschnittstelle gab es keine adäquate Fertiglösung, die spezifische archivische Belange bedienen konnte. Daher musste eine Lösung mit Partnern entwickelt werden. Aus Gründen der Handhabung, Wartungsaufwands und Performance und im Sinne der Minimierung künftiger Migrationsprozesse wurden als Datenträger CD-ROMs, WORMs und Bänder ausgeschlossen! Aufgrund des überzeugenden Langzeitspeicherungskonzepts wurde beschlossen das CAS-System CENTERA der Firma EMC2 einzusetzen, mit Unterstützung der Firmen H&T Greenline und EMC 2 wurde ein Prototyp entwickelt: 28

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6 7Aktueller Status Testdaten aus dem Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Verbraucherschutz (MLUV) sind einer Langzeitspeicherung zugeführt worden. Die Daten sind konsistent und recherchierbar. Eine Spiegel-CENTERA zur standortübergreifenden Replikation ist im Betrieb. Die Frage des endgültigen Standortes des Backup-Systems (Replikat) muss noch abschließend geklärt werden. Denkbar: Ein Landes-CENTERA-Pool zum Backup diverser Fachanwendungen. Momentan werden im Kontext der Interaktion VBS/DMS-Referenzmodell Brandenburg mit der XML-Archivschnittstelle u.a. Scanparameter und die Konsistenz der archivierten pdf/a-dokumente validiert. Ein weiterer Focus liegt auf der Funktionserweiterung des User-Interfaces und auf Ausbau bzw. Erweiterung des Systems im Sinne einer OAIS-Passfähigkeit. Ziel soll es sein, eine Zertifizierung der Langzeitarchvierung im BLHA im Sinne des Status Vertrauenswürdiges Archiv zu erreichen. 4 8Fazit Mit dem Projekt wird eine Anwendung zur Langzeitarchivierung der im Rahmen der egovernment-projekte entstehenden elektronischen Akten zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Lebenszyklus der elektronischen Akte schließt es an die Dokumentenmanagementsysteme des Landes und die übrigen IT-Verfahren an. Damit werden die gesetzlichen Anforderungen des brandenburgischen Archivgesetzes umgesetzt. Das Projektergebnis zeigt, dass elektronische Akten unter Nutzung der Vorgaben des Domea Erweiterungsmoduls zum Organisationskonzept 2.0. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten archivierbar sind. Das BLHA ist nunmehr in der Lage aus jedem DOMEA-konformen VBS/DMS des Landes archivwürdige elektronische Akten zu übernehmen, zu erschließen und zur Benutzung (Retrieval) zur Verfügung zu stellen. Die Erfahrungen, die wir aus dem Projektbetrieb mit dem noch kleinen digitalen Archiv gewinnen, können wir wiederum in unsere Konzeption zur Behördenberatung (Fachkonzepte, Formate, Schriftgutverwaltung) einbringen. Insofern wird der Umgang mit elektronischen Akten auch für den Archivar Alltag