Liquiditätsrechnung und -planung mit SAP

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1 Stephan Kerber, Dirk Warntje Liquiditätsrechnung und -planung mit SAP Bonn Boston

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Betriebswirtschaftlicher Überblick Der Begriff Liquiditätsrechnung Aufgaben der Liquiditätsrechnung und -planung Empfänger und Informationsbedürfnis Buchhaltung und Liquiditätsrechnung Abgrenzung zum Cash Management Fazit Fallbeispiel: Einführung von Liquiditätsrechnung und -planung SAP Liquidity Planner: Liquiditätsanalyse mit der SAP Ist-Rechnung Gesamtprozess und Systemintegration Technische Einstellungen in der SAP Ist-Rechnung SAP Ist-Rechnung (Liquiditätsrechnung) Datenmodell und Stammdaten Funktionsweise Überblick Customizing der Ist-Rechnung Werkzeuge Tabellen Prozesse der Liquiditätsrechnung Informationsgewinnung aus Zuordnungsmechanismen Informationsgewinnung aus Kontoauszugsinformationen Informationsgewinnung aus dem Rechnungswesen Manuelle Zuordnung und manuelle Umbuchung Analysereports Fazit

3 Inhaltsverzeichnis 4 SAP Liquidity Planner: Liquiditätsplanung und Reporting mit SAP NetWeaver BW Modellierung in SAP NetWeaver BW BI Content Stammdaten Merkmale Planungslayout in SAP NetWeaver BW Prozess der Liquiditätsplanung Extraktion der Ist-Daten Reporting in SAP NetWeaver BW Erweiterungen/Ausblick Fazit Liquiditätsplanung und Reporting ohne SAP NetWeaver BW Überblick Customizing Stammdaten und Ist-Daten Planung Reporting Fazit Ausblick A Anhang B Literaturverzeichnis C Die Autoren Index

4 3 SAP Liquidity Planner: Liquiditätsanalyse mit der SAP Ist-Rechnung Dieses Kapitel erläutert das Konzept des SAP Liquidity Planners. Es werden sowohl die technischen Aspekte als auch die Funktionalitäten in der Anwendung beschrieben. Anhand des Fallbeispiels werden die Customizing- und Anwendungsaktivitäten Schritt für Schritt erklärt. 3.1 Gesamtprozess und Systemintegration Beim SAP Liquidity Planner handelt es sich um eine Komponente, die aus zwei Applikationen besteht (zu den technischen Voraussetzungen siehe Abschnitt 3.2,»Technische Einstellungen in der SAP Ist-Rechnung«). Der SAP Liquidity Planner setzt sich zusammen aus: der Ist-Rechnung (SAP ERP) 1 SAP NetWeaver BW Die Aufgabe der Ist-Rechnung besteht darin, die Liquiditätsströme in den operativen Systemen nach ihrer Herkunft beziehungsweise Mittelverwendung zu ermitteln und auf Liquiditätspositionen auszuweisen. Die ermittelten Daten werden mithilfe sogenannter Extraktoren in SAP NetWeaver BW extrahiert und stehen dort für das Reporting zur Verfügung. Mit den in SAP ERP vorhandenen Analysereports können Sie die Ergebnisse überprüfen. Abbildung 3.1 gibt Ihnen einen Überblick über die Architektur des SAP Liquidity Planners. In SAP NetWeaver BW befindet sich die Planungsfunktionalität, in der die Plan-Werte erfasst werden. Diese Plan-Daten werden automatisch in BW fortgeschrieben und können, wie die oben erwähnten Ist-Daten, im Rahmen des BW-Reportings für Auswertungszwecke (z. B. Plan-Plan- oder Plan-Ist- Vergleiche) genutzt werden. Innerhalb der Planung können für verschiedene 1 Der betriebswirtschaftliche Vorgang der Liquiditätsrechnung wird in der SAP Ist-Rechnung umgesetzt. Daher werden die beiden Begriffe, Liquiditätsrechnung und Ist-Rechnung, synonym verwendet. 29

5 3 SAP Liquidity Planner: Liquiditätsanalyse mit der SAP Ist-Rechnung Prognosen über das Versionskonzept verschiedene Planversionen erstellt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, rollierende Planungsszenarien zu definieren. Liquiditätsplanung mit NetWeaver BW Liquiditätsplanung mit SAP NetWeaver BW BW-Datenbank Extraktion R E P O R T Operatives ERP-System Operatives ERP-System Operatives ERP-System Liquiditätsrechnung mit SAP Ist-Rechnung Abbildung 3.1 Überblick SAP Liquidity Planner 3.2 Technische Einstellungen in der SAP Ist-Rechnung Dieser Abschnitt beschreibt die technischen Aspekte und die notwendigen Voraussetzungen für den Einsatz der SAP Ist-Rechnung (Liquiditätsrechnung). Ab SAP ERP 2004 befindet sich die SAP Ist-Rechnung im Standard. Bei niedrigeren Release-Ständen muss die SAP Ist-Rechnung über ein Plug-in in das SAP-System eingespielt werden. Das Plug-in beinhaltet sämtliche Anwendungs- und Customizing-Funktionalitäten der Liquiditätsrechnung sowie Extraktoren für den Datentransfer in SAP NetWeaver BW. Diese Funktionalitäten stehen seit dem Plug-in für den Release-Stand 4.5B und höher zur Verfügung. Je nach Release-Stand Ihres Systems müssen Sie eins der folgenden Plug-ins einspielen. Folgende Plug-ins stehen Ihnen zur Verfügung: Plug-in 2004_1_45B Plug-in 2004_1_46B Plug-in 2004_1_46C Plug-in 2004_1_470 Plug-in 2004_1_500 30

6 Technische Einstellungen in der SAP Ist-Rechnung 3.2 Weitere Informationen zum Thema Plug-in finden Sie in den SAP-Hinweisen, die Sie über das OSS unter XX-PI finden. Fallbeispiel Obwohl sich die Ist-Rechnung im Standard befindet, müssen Sie noch wenige technische Einstellungen vornehmen; hierzu gehören: Einträge in der Tabelle TRWPR vornehmen Tabellen der Liquiditätsrechnung initialisieren Eintrag bei den Business Transaction Events vornehmen Die ersten beiden Einstellungen werden durch Ausführen des Reports RFLQ_INIT automatisch durchgeführt. Hierzu gehen sie wie folgt vor. 1. Wie im folgenden Bild tragen Sie die Transaktion /nse38 im Kommandofeld ein und drücken anschließend die ( )-Taste. Abbildung 3.2 Transaktion /nse38 2. Danach gelangen Sie in das Bild ABAP Editor. Dort tragen Sie wie in der nachfolgenden Abbildung den Programmnamen RFLQ_INIT ein und führen mit (F8) aus. Abbildung 3.3 ABAP Editor Einstieg 3. Jetzt befinden Sie sich in der eigentlichen Programmoberfläche, wie im nachfolgenden Bild zu sehen ist. 31

7 3 SAP Liquidity Planner: Liquiditätsanalyse mit der SAP Ist-Rechnung Abbildung 3.4 Einstellungen RFLQ_INIT Dort setzen Sie den Button auf ON, und für die Online-Fortschreibung tragen Sie im Feld KOMPONENTE FI und im Feld LAUFENDE NUMMER z. B. 75 ein. Vorher haben Sie in der Tabelle TRWPR geprüft, ob Einträge bei der laufenden Nummer 75 noch möglich sind also ob die laufende Nummer 75 noch frei ist. Jetzt führen Sie den Report mit (F8) aus. Damit sind die Systemtabellen der Ist-Rechnung initialisiert und der Report hat automatisch in der Tabelle TRWPR die folgenden Einträge vorgenommen: Vorgang Zeitpunkt Funktionsbaustein BELEG POST FLQ_DOCUMENT_POST BELEG PROJECT FLQ_DOCUMENT_PROJECT DOCUMENT POST FLQ_DOCUMENT_POST DOCUMENT PROJECT FLQ_DOCUMENT_PROJECT Tabelle 3.1 Zusätzliche Einträge in die Tabelle TRWPR Diese Einträge sind notwendig, damit die Online-Fortschreibung aus dem Rechnungswesen in die Liquiditätsrechnung funktioniert. Nun müssen Sie nur noch einen Eintrag bei den Business Transaction Events vornehmen. Um einen Eintrag bei den Business Events zu tätigen, gehen Sie in das Customizing. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: 1. Die Business Events finden Sie unter dem Menüpfad Finanzwesen Grundeinstellungen Finanzwesen Werkzeuge Kundenerweiterungen Business Transaction Events. 32

8 Technische Einstellungen in der SAP Ist-Rechnung 3.2 Abbildung 3.5 Customizing-Pfad»Business Transaction Events«2. Über den Menüpfad Einstellungen P/S-Bausteine einer SAP-Anw. gelangen Sie in die Tabelle TBE Mit dem Button Neue Einträge können Sie jetzt Ihren Eintrag vornehmen (siehe Abbildung 3.5). 4. Tragen Sie dort den Funktionsbaustein aus Tabelle 3.2 ein. Publish/Subscribe Event Funktionsbaustein FLQ_DOCUMENT_CHANGE Tabelle 3.2 Eintrag in den Business Transaction Events 5. Sichern Sie anschließend den Eintrag (siehe Abbildung 3.6). Abbildung 3.6 Neue Einträge 33

9 3 SAP Liquidity Planner: Liquiditätsanalyse mit der SAP Ist-Rechnung Fallbeispiel Führen Sie die oben beschriebenen technischen Einstellungen aus. Nachdem Sie die obigen Punkte durchgeführt haben, sind die technischen Vorbereitungen für die Nutzung der Liquiditätsrechnung (Ist-Rechnung) abgeschlossen. 3.3 SAP Ist-Rechnung (Liquiditätsrechnung) In diesem Abschnitt beschreiben wir Ihnen ausführlich das Customizing und die Anwendungsfunktionalitäten der SAP Ist-Rechnung. Zunächst erläutern wir Ihnen das Datenmodell und die Stammdaten. Danach geben wir einen Überblick über die Funktionsweise der Ist-Rechnung. Daran schließt sich der Abschnitt»Customizing der Ist-Rechnung«an. Abschließend gehen wir auf die Anwendung der Ist-Rechnung ein Datenmodell und Stammdaten Die SAP Ist-Rechnung (Liquiditätsrechnung) ermittelt die in einem Buchungskreis vorhandenen Liquiditätsströme nach Herkunft, Mittelverwendung, Zeit und Höhe und weist diese auf einer sogenannten Liquiditätsposition (LP) aus. Die zentralen Stammdaten der Applikation sind: Buchungskreis Liquiditätsposition Als Erstes gehen wir näher auf den Buchungskreis ein. Die Ist-Datenermittlung erfolgt pro Buchungskreis. Die Planungseinheiten in der Liquiditätsplanung (SAP NetWeaver BW) entsprechen den Buchungskreisen in der Liquiditätsrechnung (SAP ERP). Da die Buchungskreise im Rechnungswesen definiert werden, müssen Sie lediglich die für die Liquiditätsrechnung relevanten Buchungskreise aktivieren. Die Aktivierung bewirkt, dass die Belege aus dem Rechnungswesen online auf sogenannte Default-Positionen fortgeschrieben werden (siehe die nächsten beiden Abschnitte»Funktionsweise Überblick«und»Customizing der Ist-Rechnung«). Gehen Sie zum Aktivieren der Buchungskreise folgendermaßen vor: 1. Gehen Sie mit der Transaktion /nspro in das Customizing. Sie gelangen zum Customizing der Ist-Rechnung mit dem Menüpfad Financial Supply Chain Management Cash and Liquidity Management Liquidity Planner (siehe Abbildung 3.7.). 34

10 Index A ABAP-Report 56 Abfrage 63, 64 Abfragefolge 44, 45, 59, 72 definieren 41, 50 abfragerelevante Sachkonten definieren 41 Accrual Accounting 11 Administrator Workbench 116 Analysereport 71 Anwendungsmenü 54 Aus FI-Information 46, 50, 53, 65, 66, 69, 72 Aus Kontoauszug 45, 60 Aus Kontoauszugsinformationen 44, 57 Aus Rechnungen 51, 69 Ausgleichsbeleg 39, 56 Ausgleichsvorgang 49 B Bankkonto 45 Basis-InfoCube 83 Belegfortschreibung 144 Belegkette 39, 47, 50, 61 Bewegungsdaten 52 Bonität 17 buchhalterische Integration 17 Buchhaltung 17, 19 Buchungskreis 34, 35, 137 Buchungsstoff 49 Buchungsvorgang 62 Business Content 78, 79, 80, 81, 116 C Cash Accounting 11 Cash Management 11, 20, 21 Cashflow 11, 13, 15, 21 Cashflow Accounting 11 Cashflow-Statement 14, 156 Cash-Inflow 16, 24 Cash-Outflow 16, 24, 25 Crystal Reports 78 Customizing 32, 34, 41, 46, 136 D DataSource 78 Datenfluss 85, 95 Datenmodell 34, 55, 70 Datenziel 78 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 51 Default-Position 34, 42 DSO-Objekt 82 E Einzelpostentabelle 54, 57, 70 elektronischer Kontoauszug 38, 39 Elementdefinition 140 Empfänger 37 Ermittelbarkeit 37 Ermittlung direkte 19 retrograde 40 Extraktion 116, 120 Extraktor 30 F Fallbeispiel 23, 27, 28, 31, 34, 36, 38, 43, 50, 62, 67, 69, 86, 96, 100, 102, 103, 106, 107 FI-Belegkette 72 Finanzierungsbedarf 17 Finanzkreis 136, 137, 138, 144, 145 Finanzmittelherkunft 18 Finanzmittelrechnung 11, 135, 136, 137, 144, 148, 149 Finanzmittelverwendung 18 Finanzposition 139, 140, 141,

11 Index Fortschreibungsregel 93 Fremdkapital 14 G Geldflussrechnung 11 Gesamtkapitalfluss 15 Gesamtprozess 40 Geschäftsbereich 42 Geschäftsjahresvariante 138 Geschäftsvorfallcode 58, 60 Gewinn 13 globale Daten hinterlegen 41 Globales Treasury 23, 25 H Hauptbuchkonto 51, 64 Hausbank 43, 60 Herkunftssymbol 70 Hierarchie 97 I IAS 11 IDES-System 24, 27 Implementierung des SAP Liquidity Planners 23 indirekte Kapitalflussrechnung 25 InfoCube 82, 83, 90, 95, 121 InfoObject 78, 82 InfoProvider 82, 83 Informationssystem 55, 71 InfoSource 78, 116, 117 Infosystem 135 Innenfinanzierungskraft 17 Innenfinanzierungspotenzial 14 Insolvenzrisiko 13 Integration buchhalterische 17 Ist-Belegzeile 56 Ist-Daten 25, 79, 116, 144, 146 Ist-Konten definieren 41 Ist-Konto 27, 43, 44 Ist-Rechnung 7, 26, 29, 34, 41, 55, 153 K Kapitalflussplanung 13 Kapitalflussrechnung 11, 13, 14, 15 indirekte 25 Kennzahl 105 Kommunikationsstruktur 94, 117 Konsistenzprüfung 72 Kontenplan 18 Kontierungsart 18 Kontierungstyp 18 Kontoauszug 45, 60, 61 elektronischer 38, 39 Kontoauszugsposition 57 Konzernrechnungswesen 23 Kostenrechnung 11 L Layout Builder 100 Liquidität strategische 14 Liquiditätsabfluss 25 Liquiditätsanalyse 49 Liquiditätsbegriff, pagatorischer 11 Liquiditätsbeziehung 16 Liquiditätsplan 26 Liquiditätsplanung 11, 12, 13, 75, 115, 135, 148, 149 Liquiditätsposition 27, 28, 34, 38, 49, 60, 62, 63, 67, 138, 146 Liquiditätsrechnung 11, 12, 13, 17, 21, 34, 40, 54, 69, 144 Liquiditätsströme 11 liquiditätsunwirksam 18 Liquiditätsvorschau 20 liquiditätswirksam 18 Löschvorgang 52 M manuelle Umbuchung 36, 55 Merkmal 90, 91, 92, 96, 98, 100, 104, 141 Merkmalswert 140 Mittelherkunft

12 Index Mittelverwendung 19 Modellierung 77 MultiCube 79, 84 Multi-Planungsgebiet 101 MultiProvider 82 mysap ERP 135 N N:M-Behandlung 47 Nettocashflow 24 Neuaufbau 53 neue Formel 124 Nummernkreis 36, 70 Nummernkreisobjekt 36 O Online-Fortschreibung 53, 55, 62 Planungsworkbench 101 Planversion 143, 144, 148 Planwert 142 Plug-in 156 Pufferposition 67 Q Query 78, 123, 124, 125, 126 R Recherchebericht 151 Rechnungswesen 18, 21, 25, 34, 40, 61 Release-Stand 30 Report Painter 140 Reporting 76, 82, 135, 149 Reportingplattform 25 retrograde Ermittlung 40 P pagatorischer Liquiditätsbegriff 11 partielle Umsetzung 46 Planbarkeit 37 Plan-Daten 25, 79, 83, 111 Plan-Ist-Abweichung 126 Plan-Ist-Analyse 26, 36 Plan-Ist-Vergleich 29, 135, 138 Plan-Plan-Vergleich 29 Planprofil 142 Planung 147, 154 Planungsbildschirm 111 Planungs-Cube 82 Planungsebene 101, 103, 104, 105 Planungseinheit 98 Planungsfunktion 100, 102, 112 Planungsfunktionalität 29, 147 Planungsgebiet 100, 101, 102, 112, 142 Planungshorizont 98 Planungslayout 91, 98, 99, 108, 109, 110, 112, 139, 142, 143 Planungspaket 102, 106, 112 Planungsprozess 25, 26, 154 Planungstiefe 37 S Sachkontenliste 72 SAP Business Content Business Content SAP BW Release SAP BW-BPS 99 SAP Ist-Rechnung Ist-Rechnung SAP Liquidity Planner 12, 30, 75, 153 SAP NetWeaver BW 75 SAP R/3 118 SAP R/3 Enterprise 135 Scheduler 120 Schlüsselspalte 140 Schlüsselspaltenstruktur 141 Solvenz 14 Solvenzstatus 13 Stammdaten 34, 85, 87, 88, 91, 144 strategische Liquidität 14 Summenliste 71 Summentabelle 53, 61, 70, 71, 135 Systemintegration

13 Index T Tabelle 53 Testlauf 57 Transaction Events 31, 33 Transaktionaler InfoCube 82 Transferstruktur 94, 117 Treasury 135, 137, 138, 139, 142, 143, 145, 147, 148 U Übertragungsregel 117 Umbuchung 69, 70 manuelle 36, 55 Unternehmensstruktur 136, 147 V Variable 78 Versionskonzept 30 W WE/RE-Verrechnungskonto 48 Web Template 78 Werkzeuge 52 Z Zahlungsfähigkeit 13, 17 Zahlungsunfähigkeit 155 Zuordnung 44, 48 Zuordnung aus FI-Informationen 46 zuweisen 41 Zuordnungsmechanismus 38, 44, 56 einrichten

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