Erfahrungen mit e-procurement im öffentlichen Sektor. Univ. Prof. Dr. Sebastian Kummer WU Wien Institut für Transportwirtschaft und Logistik

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1 Erfahrungen mit e-procurement im öffentlichen Sektor Univ. Prof. Dr. Sebastian Kummer WU Wien Institut für Transportwirtschaft und Logistik

2 1. Phase: Der große Bluff Clickorientierung Die neue Ökonomie entsteht Aufbau (labiler) Kundenbeziehungen Logistik erscheint als Nebensache eprocurement Sebastian Kummer

3 2. Phase: Das Empire versucht zurückzuschlagen E-business-Vorhaben werden groß ankündigt, um den Aktienkurs zu stützen. Ineffiziente und intransparente Bereiche werden auswählt, um sich reich zu rechnen. Die alte Ökonomie wacht auf Prozesskosten werden auf andere verlagert (z.b Eingabeaktivitäten). Leverageeffekte in der Beschaffung werden ausgenutzt, um die Einkaufspreise zu senken. Es erfolgt keine Optimierung der gesamten e-supply-chain. eprocurement Sebastian Kummer

4 3. Phase: Die Spreu trennt sich vom Weizen Vernetzung von e-business-software, SCM-Software Soft und ERP-Systemen Differenzierte i Nutzung Elektronischer Märkte e-supplychains effizient gestalten Prozessoptimierung durch e-business nutzen (Zeit, Kosten, Qualität) Optimierung von Logistikstrukturen in e-supply-chains durch Simulation Aufbau von Controlling-Instrumenten eprocurement Sebastian Kummer

5 Beschaffung - Funktionen und Probleme Bedarfsforschung Beschaffungsmarketing Einkauf Beschaffungscontrolling Logistik Marktforschung Lieferantenauswahl strategischer Einkauf operativer Einkauf Informa ationsde efizit bzw w. -asym metrie Aktualitätsproblem Qualitätsproblem Quantitätsproblem eprocurement Sebastian Kummer

6 Traditioneller Beschaffungsprozess Lieferant Auswahl, Verhandlungen, Konditionen, Genehmigungsverfahren, Bestellungen Lieferung Bezahlung Einkauf Bedarfsträger im Unternehmen Produktion Finanzabteilung eprocurement Sebastian Kummer 2010 in Anlehnung an Reindl / Oberniedermaier 6

7 Multipersonalität des Beschaffungsprozesses Beschaffungsprozess als multipersonaler Prozess Bedarfsträger Lager Operativer Rechnungs- Einkauf Genehmigungs prüfung Beschaffer -instanz Buchhaltung Notwendigkeit der Schaffung einer Einheitliche Datenbasis Schaffung einer Kommunikationsplattform eprocurement Sebastian Kummer

8 Einkaufsobjektkosten vs. Einkaufsprozesskosten Determinanten der Einkaufsobjektkosten Markt- u. Machtposition Eigenschaften des Produktes (insb. Substituierbarkeit) Einkaufsstrategie u. Verhandlungsgeschick Determinanten der Einkaufsprozesskosten Bedarfsermittlung Angebotseinholung Bestellabwicklung Terminverfolgung Wareneingang Qualitätskontrolle Rechnungsprüfung / Zahlung Genehmigungs- u. Kontrollvorgänge Dokumentation u. Statistik Innerbetrieblicher Transport eprocurement Sebastian Kummer 2010 Quelle: in Anlehnung an Wannenwetsch

9 Erfolgspotentiale eprocurement Zeit Kosten Qualität beschleunigte Bestellabwicklung / Vermin- derung von Durchlaufund Lieferzeiten Abwicklung zeitaufwendiger Formalitäten in Echtzeit schnellere Reaktion auf veränderte Markt- und Kundenanforderungen Senkung der Kosten für Informationsbe- schaffung und -distribution Senkung der Sachkosten Senkung der Perso- nalkosten Senkung der Logistikkosten (z.b. Lagerung, Transport) Senkung der Zah- lungsabwicklungs- g kosten 24x7 Leistungsabruf verbesserte Termingenauigkeit Verringerung von Er- fassungsfehlern Verbesserung der Wissensbereitstellung und -verwaltung Lieferantenkoordination und -kontrolle eprocurement Sebastian Kummer

10 Optimierung des zeitlichen Prozessablaufs durch eprocurement 1 Tag 2 Tage 2 Tage 3 Tage 1 Tag Genehmigung Abteilungsleiter Genehmigung Controlling Bestellung Bedarfsart und - mengen festlegen, Bedarfsmeldung ausfüllen Produktsuche, Preisvergleich, Lieferantenauswahl Bestellbestätigung g 1,5 Tage 9T Tage Preisvergleich, Verfügbarkeits- check, Lieferquellenwahl Automatische Bestellauslösung Genehmigungsw orkflow (abh. vom Warenwert) Bestätigung per 1Tag 1/2 Tag 0Tage eprocurement Sebastian Kummer

11 Kostensenkungspotentiale durch eprocurement Nutzung von Bankdiensten 99% Einkauf von Büromaterialien 96% Erfassung von Spesen und Reisekosten 90% Bestellung von Flugtickets t 86% Einkauf von Laborbedarf 80% Aufnahme eine Hypothek 75% PKW Bestellung 30% Prozentuale Senkung der Prozesskosten durch eprocurement eprocurement Sebastian Kummer 2010 Quelle: Bain & Company

12 Chancen und Risiken der Beschaffung über elektronische Marktplätze Chancen Erhöhte Markttransparenz mit geringeren Einkaufspreisen Geringere Transaktionskosten Stärkere Verhandlungsposition durch Nachfragebündelung Risiken Erweiterung der Lieferanten- basis und der Transaktionsformen Bisher genutzte proprietäre Beschaffungssysteme und sunk costs Gefahr der Abhängigkeit gegenüber marktbeherrschenden Marktplätzen Gefahr eines Lock-in Automatisierung der Beschaffung von C-Artikeln und dmrogüt MRO-Gütern eprocurement Sebastian Kummer Quelle: Wirtz 2001

13 Leading Practices - Procurement enge Anbindung von Hauptlieferanten Ausnutzung von Leverage-Möglichkeiten Prozessstandardisierung IT-Nutzung zur Supply Chain-Abstimmung Outsourcing (z.b. C-Teile Beschaffung) Beschaffungssegmentierung eprocurement Sebastian Kummer

14 Intermediäre im E-Business Disintermediation Transintermediation Reintermediation Zwischenhandel entfällt insb. digitale it Waren, z.b.: Software Informationen Musik Reisedokumente Zwischenhandel migriert auf das Internet Maklergeschäfte, z.b.: Discount-Broker Job-Börsen Partnervermittlungen Immobilienmakler neue Arten des Zwischenhandels entstehen im Internet Virtuelle Marktplätze, z.b.: Branchenmarkt Auktionen Internet Services, z.b. Suchmaschinen Intelligente Agenten Vertrauenspartner der Kunden Marketing Services Abwicklungspartner eprocurement Sebastian Kummer 2010 Quelle: nach Schneider, D.; Gerbert, P.: e-shopping, Wiesbaden 1999, S

15 Die Bedeutung von KMU für Österreich 2007 waren 99,6 % der österreichischen Unternehmen KMUs, davon: (87,4 %) 1-9 Beschäftigte (7,8 %) Beschäftigte (3,7 %) Beschäftigte (1,7 %) Beschäftigte Sie erwirtschafteten 60 % der Umsatzerlöse (gesamt 2007: 613 Mrd. ), und 58 % der Bruttowertschöpfung (gesamt 163 Mrd. ) eprocurement Sebastian Kummer 2010 Quelle: statistik austria (2008) 15

16 Die Bedeutung von KMU für Österreich Öffentliche Auftraggeber haben mit einem Anteil von etwa 16 % des BIP BIP öffen. Besch (Mio) , (Mio) , (Mio) ,08 eprocurement Sebastian Kummer Quelle: Österreichischer Aktionsplan zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung, TEIL I, 2. Entwurf, 2009, S. 3