Verwaltungsorganisation und -management

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1 Studienreihe Ausbildung und Fortbildung im öffentlichen Dienst begründet von Georg Blass und Johannes Rauball Herausgeber: Patricia Florak, Direktorin des Rheinischen Studieninstitutes für kommunale Verwaltung in Köln Klaus-Jochen Lehmann, Direktor des Westfälisch-Märkischen Studieninstituts in Dortmund Peter Ley, Direktor des Studieninstitutes für kommunale Verwaltung in Düsseldorf Prof. Dr. Maximilian Wallerath, Universität Greifswald B/63102 Verwaltungsorganisation und -management von Frank pehn Dozent am Studieninstitut für kommunale Verwaltung und Rainer Lahn Dozent am Studieninstitut für kommunale Verwaltuns 2004 Verlag für Wirtschaft und Verwaltung Hubert Wingen GmbH + Co Alfredistraße Essen Tel.:0201/ FAX: 02 01/ wingenverlag@t-online.de ISBN ^ Art.-Nr Druck: Runge GmbH, Cloppenburg

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Begriff und Wesen der Organisation Organisation" im betriebswirtschaftlichen Sinne Zielorientierte Organisation Organisation als soziales Problem und Phänomen Sinn und Zweck einer guten Organisation Allgemeines Zuständigkeit für die Organisationsaufgaben Die Aufgaben der für die Verwaltungsorganisation zuständigen Stellen Begriffliche Abgrenzungen 8 2. Grundlagen der Organisation Verwaltungsbegriff Verwaltung als System Begriff des Systems Zweck des Systems Systemelemente : Ziel der Organisation Betrachtungsweisen des Systems Verwaltung Allgemeine Organisationsgrundsätze Grundsatz der Sparsamkeit Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Effektivität des Verwaltungshandelns Konkretisierung der allgemeinen Organisationsgrundsätze Organisatorische Ordnungssysteme Nummerische Ordnung Alphabetische Ordnung Geographische Ordnung Fachliche oder sachliche Ordnung Chronologische Ordnung Mischformen Duale Ordnung Gestaltungsgrundsätze für Ordnungssysteme Aufbauorganisation Vergleich Aufbauorganisation Ablauforganisation Begriff der Aufbauorganisation Begriff der Ablauforganisation Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese Grundsätze!" Gliederungskriterien und Gliederungsarten Gliederungsgrundsätze Aufbauorganisatorische Pläne Aufgabengliederungsplan Aufgabenbündelung Verwaltungsgliederungsplan Allgemeines Das kommunale Amt Innere Gliederung des Amtes Leitungsspanne Organisationseinheiten eigener Art Dezernatsverteilungsplan Stellung und Aufgaben der Dezernenten, Aufgabenverteilungsplan bzw. Geschäftsverteilungsplan Arbeitsverteilungsplan bzw. Dienstverteilungsplan Stellenplan " Grundsätzliches Stelle Arbeitsplatz Verbindung von Stellen zu Arbeitseinheiten Grundsätze der Stellenbildung Möglichkeiten der Stellenbildung 30 1

3 Inhaltsrer^eiclinis 6.9 Raumverteilungsplan Aktenplan Haushaltsplan Die Verwaltung des Schriftgutes Vorbemerkung Schriftgutarten Akten Sonstiges Schriftgut ' Aktensysteme Flachablage Buchablage Hängeablage Pendelablage Mappenablage Aktenplan Gliederung des Aktenplanes Einzelakten Aktenzeichen Anlage der Akten, Ordnung in der Akte Dezentrale und zentrale Aktenführung Archiv und Altregistratur Geschäftsgang im Aktenwesen Akteneinsicht Aktenausleihe Aktenvorlage am Gericht Aktenauskünfte Elektronische Aktenführung Ablauforganisation (Prozessorganisation) Ablauforganisation/Prozessorganisation Arbeitsablauf-/Prozessgestaltung Funktionen in der Ablauforganisation Information, Kommunikationsbeziehungen Steuerungsbeziehungen Stab-Linienorganisation Teamarbeit Dienstvorschriften Allgemeine Geschäftsanweisung Besondere Geschäftsanweisungen Dienstanweisungen Zusammenarbeit in der Verwaltung Allgemeine Organisationsprinzipien Der Geschäftsgang Behandlung der Eingänge Behandlung in der Poststelle Behandlung in den Dienststellen Bearbeitungsvermerke Bearbeitungsgrundsätze Sachbearbeitung Gesetzmäßiges Verhalten, freies Ermessen Schriftliche Begründung der Entscheidung Mündliche, fernmündliche und fernschriftliche Erledigung Ordnung auf dem Arbeitsplatz Erledigung von Schreibarbeiten Absendung und Zustellungsverfahren Absendung Zustellungsverfahren Die Behandlung des einzelnen Geschäftsvorfalles Beziehungen zwischen Verwaltung und Bevölkerung Einladungen und Vernehmungen Vorladungen (Einladungen) Vernehmungen (Niederschriften) Der Schriftverkehr nach Form und Sprache Äußere Form der Schriftsätze 57

4 Amtlicher Schriftverkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland Inhalt und Sprache des Schriftverkehrs Der Dienstweg Aktenverfügung, Aktenvermerk Aktenverfügung 59*' Aktenvermerk Sitzungen und Sitzungsniederschriften Bericht, Vorlage, Vortrag Bekanntmachungen Beurkundungen und Beglaubigungen Unterzeichnung der Schriftstücke Rechtliche Bedeutung der Unterschrift Gegenzeichnung Führen von Dienstsiegeln Ermächtigung zum Führen eines Dienstsiegels Aufbewahrung, Sicherung und Haftung Die Bürotechnik Aufgabe Bürotechnik und Normung Dienstgebäude und Arbeitsplatz Dienstgebäude Arbeitsplatzgestaltung Vordrucke und Stempel Begriff Bedeutung und Vorteile des Vordruckes Prüfung der Notwendigkeit Wirtschaftlichkeit " Grundsätze für Vordruckgestaltung Ausstattung der Vordrucke Listen und Karteien Allgemeines Karteiformen Die Technik im modernen Büro Die Technikunterstützte Informationsverarbeitung in der Verwaltung Der wirtschaftliche Einsatz von Büromaschinen Personalcomputer (PC) l Schreibmaschinen Diktiergeräte Textverarbeitung als moderne Organisationsform des Schreibdienstes Vervielfältigung und Mikroverfilmung Nachrichtenmittel Geldsortier-, Zähl- und Verpackungsmaschinen Sonstige Büromaschinen Bücher, Zeitschriften u.a Rationalisierungsmöglichkeiten in der Verwaltung Möglichkeiten der Verwaltungsvereinfachung Die Vereinfachung der Gesetzgebung Zweckmäßiger Aufbau der Verwaltung im Sinne der Aufgabenstellung Begriff der Rationalisierung Maßnahmen der Rationalisierung Organisationsuntersuchungen Ansätze tür Rationalisierungsmaßnahmen bei Organisationsuntersuchungen Rationalsierungsgrenzen Organisatorische Überlegungen Voraussetzungen für Organisationsuntersuchungen Untersuchungsmethoden Verfahrensschritte bei Organisationsuntersuchungen Personalbedarfsrechnung Verwaltungsmodernisierung durch Neue Steuerung" Ausgangssituation Bausteine des Neuen Steuerungsmodells" Produkte." Kosten- und Leistungsrechnung 98

5 Inhaltsverzeichnis Controlling Budgetierung Kontraktmanagement Dezentralisierung Personalmanagement Betriebsformen Allgemeines Regiebetrieb Eigenbetrieb Eigengesellschaften/Beteiligungsgesellschaften Schlanke Verwaltung Qualitätsmanagement Überblick Prinzipien des Qualitätsmanagements Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem Allgemeine Anforderungen Dokumentationsanforderungen Verantwortung der Leitung Management der Mittel (Ressourcen) Produkt-/Dienstleistungsrealisierung Messung, Analyse und Verbesserung Zertifizierung European Foundation for Quality Management (EFQM) Der europäische Qualitätswettbewerb Das EFQM-Modell Vergleich EFQM - Norm EN ISO 9000 ff 127 Abkürzungsverzeichnis 129 Stichwortverzeichnis 130 Literaturverzeichnis 132