DocXtractor Digitales Rechnungsmangement im ERP Umfeld

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1 DocXtractor Digitales Rechnungsmangement im ERP Umfeld Pierre Himmelmann Leiter Business Development

2 Scannin g Fax- Server Multi-Kanal-Eingang Andere Papierrechnungen mit PDF-Rechnung EDI 2

3 Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor INVOICE Extraktion relevanter Daten Kreditor und Rechnungsempfänger sowie Buchungskreiszuordnung, CPD-Kreditoren Kopf- und Fußdaten mit Bezugsnebenkosten und mehreren MwSt-Sätzen 3

4 Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor INVOICE Extraktion relevanter Daten Vollautomatische Unterscheidung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug Vollständige Erfassung von Positionsdaten mit Bestell- und Wareneingangs-abgleich 4

5 Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor INVOICE Extraktion relevanter Daten Ermittlung von Zahlungsbedingungen Länderspezifische Compliance-Prüfungen ( 14 UStG) 5

6 Mathematische Datenextraktion Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten Beträge Brutto ist einer der größten Netto kleiner gleich Brutto Brutto = Netto + MwSt. Netto MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Eindeutiges Ergebnis Netto 207,50 MwSt 39,43 Brutto 246,93 6

7 Stammdatenbasierte Extraktion Stammdaten Firmenname Strasse PLZ Ort BLZ Konto Thomas Cook AGZimmerstr 61440Oberurs Adolf Würth el GmbHPostfach74650Künzelsau Voith AG BMW AG... Pöltenerstr 74650Künzelsau Pacalstr.70569Stuttgart Position der Felder muss nicht bekannt sein Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und verschiedene Schreibvarianten) Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne Trainingsaufwand Zugriff auf Stammdaten über SAP-Schnittstelle INVOICE Download Report for SAP 7

8 Selbstlernmechanismus Bereitstellung gelernten Wissens für zukünftige zu analysierende Belege Automatisch e Analyse zu verifizierende Belege Nachbearbeiter Sofortige Bereitstellung gelernten Wissens für noch zu verifizierende Belege Selbstlernende Systemoptimierung Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokument-Layouts eines Kreditors Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständig 8

9 Erweiterung Reporter INVOICE Ermitteln spezifischer Kennzahlen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung Transparenz im Prozessablauf Erkennen von Optimierungsmöglichkeiten Reporter INVOICE 9

10 Erweiterung Reporter INVOICE 10

11 Zusammenfassung Leistungsmerkmale Standardprodukt für die Rechnungsverarbeitung Minimaler Konfigurationsaufwand Kontinuierlich selbstlernendes System Automatische Erkennung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen Automatische Erfassung aller Rechnungsinformationen Kopfdaten (Kreditor, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, ) Fußdaten (Nettobetrag, Bruttobetrag, Mehrwertsteuersätze, Endbetrag, ) Positionsdaten (Menge, Einzelpreis, Positionspreis, Rabatt, ) Automatische Prüfung der ausgelesenen Rechnungsinhalte Positionsunabhängige Suche 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung SAP Buchhaltung Rechnungsüberblick im Rechnungseingangsbuch Ampel zur Fälligkeit Verarbeitungsstatus Zuständigkeit Öffnen der Rechnung im INVOICE Controller 16

17 Buchhaltung Genehmiger eintragen Genehmigungsprozess anstoßen 17

18 Fachabteilung Benachrichtigung über offene Aufgabe im Business Workplace Öffnen der Rechnung im INVOICE Inspector 18

19 Fachabteilung Zeile splitten Erfassen des Sachkontos und der Kostenstellen Rechnung freigeben 19

20 Teamleitung Öffnen der Rechnung im INVOICE Web Inspector Bestätigen der Freigabe der Fachabteilung 20

21 Buchhaltung Prüfung der Änderungen durch Genehmiger Übernahme der Daten in die Buchungstransaktion 21

22 Buchhaltung Buchung der Rechnung direkt in SAP 22

23 Funktionalität DocX CAPTURE V 1.0 Authentifizierung & Registrierung Dateneingabe (optional), Dokumenterfassung & Qualitätssicherung Dokumentübertragung Dokumentverwaltung & Statusinformationen 28

24 Neuer webbasierter Verifier Modernste Web-Technologie Installations- & Plug-In-frei Plattformunabhängig Modernes und einfach anpassbares UI-Design Maximale Interoperabilität Verschlüsselte Datenübertragung Anwendungsspezifisch gestaltete Benutzeroberflächen Optimiert für 16:9-Bildschirme 34

25 Oberflächenkonzept Usability & User Experience Intuitive Bedienbarkeit 36

26 Arbeitsvorrat & Stapelauswahl 37

27 Erfassung Kopf- & Fußdaten 38

28 14 Prüfung 39

29 Analysedienst Flexibler & dezentraler Zugriff auf DocX Dokumentanalysesysteme Grundfunktionalität lizensierbar seit Release 4.1 Anwendungsszenarien Aufbau flexibler Service-orientierter Architekturen (SOA) Betrieb in der Cloud Angebot von Software-as-a-Service (SaaS) Diensten 49

30 Potenzielle Zielbranchen Studentenwerke Mobilitätsdienstleister Öffentliche Verwaltung Makleragenturen Regionale Versorger Facility Management Personaldienstleister Kriterien: viele Kunden / Partner, speziell B2C hohe Volatilität / Fluktuation in den Beziehungen Branchen smart / Bereiche FIX mit hohem Wettbewerbsdruck viele informations-/dokumentenintensive Vorgänge zeitliche Spitzen Logistikunternehmen Immobilienwirtschaft Forderungsmanagement 55

31 Beispiel: Personalakten im Bereich Zeitarbeit, z.b. Facility Management Hohe Zahl (externer) Mitarbeiter Hohe Mitarbeiter-Fluktuation, d.h. viele Ein- und Austrittsprozesse viele Dokumente im Tagesgeschäft Dezentrale Unternehmensorganisation zentrale Verwaltung regionale und lokale Niederlassungen Digitale Personalakte ist (fast) ein Muss! 56

32 Beispiel: Personalakten im Bereich Zeitarbeit, z.b. Facility Management Relevante Belegarten Einstellungsformulare Zeugnisse Ausweisdokumente Aufenthaltsgenehmigungen Arbeitsverträge Mitgliedsbescheinigungen Krankenkasse Time-Sheets etc. 57

33 Managed Services und BPO Personalaktenverarbeitung Dokumententypen (Top 31) Sonderzahlungen Sozialleistungen/Zuwendun gen Steuern Berufsausbildung Weiterbildung Studiennachweise Krankheit Kur/Reha Wiedereingliederung Elternzeit Urlaub Krankenkasse Sozialversicherungsmeldun g/deüv Dienstwagen Bewerbung Lebenslauf Zeugnisse extern Personalbogen Adress-/Bankdaten Urkunden Schwerbehinderung Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis Checkliste Eintritt Arbeitsvertrag Vertragsänderungen/-ergänzungen Vollmachten Verpflichtungen Nebentätigkeit Austritt Zeugnisse intern Gehalt 58

34 Managed Services und BPO Personalaktenverarbeitung 59

35 Managed Services und BPO Personalaktenverarbeitung 60

36 Managed Services und BPO Personalaktenverarbeitung 61

37 Beispiel: Kundenservice bei Versorgungsunternehmen Vorrangig B2C-Geschäft Zunehmender Anteil an -basierter Kommunikation Verschärfter Wettbewerb höhere Kundenfluktuation durch liberalisierten Markt mehr Vorgänge, Dokumente und Prozesse Kundenzufriedenheit und Qualität des Service als wichtiger Wettbewerbsvorteil Schnelle Reaktion ist ein Muss! 62

38 Beispiel: Kundenservice bei Versorgungsunternehmen Relevante Belegarten Anfragen Neuverträge und Vertragsänderungen (Tarifwechsel) Rückfragen zu Abrechnungen Adress- und Kontoänderungen Beschwerden Kündigungen etc. 63

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

40 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.

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