Rechnungsbelege & Dokumente automatisiert verarbeiten Pierre Himmelmann

Transkript

1 Rechnungsbelege & Dokumente automatisiert verarbeiten Pierre Himmelmann Leiter Business Development

2 Strategische Ziele Unternehmen Kundenbindung Kosteneffizienz 2

3 Geschäftsprozess-Sicht Data Capture-Sicht Herausforderungen und Ziele Formulare & unstrukturierte Dokumente Geschäftsprozesse und Geschäftsvorfälle Unternehmen Papier Fax etc. Kunde Info-Feld 1 Info-Feld 2 Info-Feld 3? Data-Capture Hohes tägliches Volumen Heterogene Dokumentstapel Steigender Anteil von unstrukturierten Dokumenten Dokumente sind zentraler Input für viele Geschäftsvorfälle, aber: Geschäftsprozess-Design oft losgelöst von den dokumentverarbeitenden Schritten 3

4 Ablauf Multi-Kanal-Eingang Klassifikation und Extraktion der Daten Verifikation der extrahierten Daten Export der Daten und Übergabe an Folgesysteme I/F ERP-System / Finanz-SW ECM / Archiv Einbezug von Stamm- und Bewegungsdaten 4

5 Klassifikation Adressänderung Service- Fragebogen Kündigung Antrag Rechnung Kombinierbare Klassifikationsansätze: Layout, Suchmuster, AutoClassifier, 5

6 Klassifikation mit AutoClassifier Kündigung Kündigung kündige kündigen Stillegung Umzug Neue Wohnung Anschrift Umzug Eigentum Wohnraum Mieträume Verdienstabrechnung Adressänderung Entgeltabrechnung Brutto Betriebskosten Abzüge Vermieter Kirchensteuer Eigentümer Mieter Gehaltsabrechnung Mietvertrag 6

7 Technische Umsetzung 7

8 8

9 Informationsextraktion Lokalisierung der Datenfelder OCR- Resultat Korn Kai Bergstr Kaiserslautern Feldname Telefon-Nr Name Vorname Straße PLZ Ort Zahlreiche Extraktionsansätze: Anker, Suchmuster, Tabelle, Datum, Währung, TopDown-Suche 9

10 Stammdatenbasierte Extraktion Stammdaten Firmenname Strasse PLZ Ort BLZ Konto Thomas Cook AG Zimmerstr Oberursel Adolf Würth GmbH Postfach Künzelsau Voith AG Pöltenerstr Künzelsau BMW AG Pacalstr Stuttgart Position der Felder muss nicht bekannt sein Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler und verschiedene Schreibvarianten) Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne Trainingsaufwand Zugriff auf Stammdaten über Schnittstelle INVOICE Download Report for SAP for DynamixNav, AX, Sage, 10

11 Wir wollen die Daten ausquetschen am besten von 2 Seiten Stahlhart gegenprüfen 11

12 Verarbeitung von s Klassifikation Abrechnung Kontoänderung Beschwerdecharakter leicht Metadaten Do :51 Extraktion Kontodaten (neu): Johanna Krüger KNR: BLZ:

13 Erweiterung Complaint Detection Complaint Detection Eingang des Dokuments Automatische Erkennung Unterscheidung von ernsten oder normalen Beschwerden Schnelle Reaktionszeiten Verbessertes Kundenmanagement 14

14 Erweiterung Complaint Detection Hervorhebung der Phrase im Detailbereich Hervorhebung der Phrase im Bild Checkbox zur Markierung einer normalen Beschwerde Checkbox zur Markierung einer ernsten Beschwerde Textfeld mit der gefundenen Beschwerdephrase 15

15 Erweiterung Reporter Pro Reporter Pro Fehlende Auswertungsmöglichkeiten Keine Transparenz im Prozessablauf Geringe Datenbasis für Prozessentscheidungen Vorteile des Reporter Pro Hohe Transparenz im Prozessablauf Schnelle Datenlieferung als Grundlage für Entscheidungen Rollenbasierte Auswertungsprofile 16

16 Dokumentvielfalt Scan Fax-Server Andere Multi-Kanal-Eingang ELO Digital Office GmbH Heilbronnerstr Stuttgart Papierrechnungen mit PDF-Rechnung EDI /. 18

17 DocXtractor INVOICE ELO Digital Office GmbH Heilbronnerstr Stuttgart Extraktion relevanter Daten Kreditor und Rechnungsempfänger sowie Buchungskreiszuordnun, CPD-Kreditoren Kopf- und Fußdaten mit Bezugsnebenkosten und mehreren MwSt-Sätzen 19

18 DocXtractor INVOICE ELO Digital Office GmbH Heilbronnerstr Stuttgart Extraktion relevanter Daten Vollautomatische Unterscheidung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug Vollständige Erfassung von Positionsdaten mit Bestell- und Wareneingangsabgleich 20

19 DocXtractor INVOICE ELO Digital Office GmbH Heilbronnerstr Stuttgart Extraktion relevanter Daten Ermittlung von Zahlungsbedingungen Länderspezifische Compliance-Prüfungen ( 14 UStG) 21

20 Mathematische Datenextraktion Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten Brutto ist einer der größten Beträge Netto kleiner gleich Brutto Brutto = Netto + MwSt. MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Netto Eindeutiges Ergebnis Netto 207,50 MwSt 39,43 Brutto 246,93 22

21 Selbstlernmechanismus Bereitstellung gelernten Wissens für zukünftige zu analysierende Belege Automatische Analyse zu verifizierende Belege Nachbearbeiter Sofortige Bereitstellung gelernten Wissens für noch zu verifizierende Belege Selbstlernende Systemoptimierung Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokument-Layouts eines Kreditors Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständig 23

22 Reporting im Rechnungsverarbeitungsprozess Kennzahlen im Rechnungsverarbeitungsprozess Cash Flow Rechnungsaufkommen Automatisierungsraten Dunkelverarbeitungsraten Einkaufskosten 24

23 Erweiterung Reporter INVOICE Ermitteln spezifischer Kennzahlen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung Transparenz im Prozessablauf Erkennen von Optimierungsmöglichkeiten Reporter INVOICE 25

24 Erweiterung Reporter INVOICE 26

25 Zusammenfassung Leistungsmerkmale Standardprodukt für die Rechnungsverarbeitung Minimaler Konfigurationsaufwand Kontinuierlich selbstlernendes System Automatische Erkennung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen Automatische Erfassung aller Rechnungsinformationen Kopfdaten (Kreditor, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, ) Fußdaten (Nettobetrag, Bruttobetrag, Mehrwertsteuersätze, Endbetrag, ) Positionsdaten (Menge, Einzelpreis, Positionspreis, Rabatt, ) Automatische Prüfung der ausgelesenen Rechnungsinhalte Positionsunabhängige Suche 27

26 Gesetzliche Änderungen: SEPA DocXtractor INVOICE = SEPA-ready Alle benötigten Felder (IBAN/BIC) sind bereits da und können einfach im Verifier eingeblendet werden Die Auswirkungen sind kundenseitig: Pflege der Stammdaten-Felder 28

27 s & elektronische Rechnungen 30

28 Nationaler Rechnungsdatenstandard ZugFeRD Initiative des FeRD = Forum elektronische Rechnung Deutschland Ziel: Nationale Konsensbildung, insbesondere im b2b und b2g ZUGFeRD ist die Abkürzung für»zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland 31

29 ZugFeRD Ziel: Medienbruchfreier und systemischer Rechnungsaustausch auf Basis von strukturierten Daten Systemisch = Jeder kann mit jedem (wie Papier- oder einfache PDF-Rechnung) Bilateral = nur zwischen abgestimmten Partnern (wie EDI) Papier Bild- Datei (PDF) ZUGFeRD EDI systemisch unstrukturiert systemisch unstrukturiert systemisch strukturiert bilateral strukturiert 32

30 35

31 Beispiel 36

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34 INVOICE Validator Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung DocXtractor Verifier Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung Validator Inspector : Web Inspector Controller Buchhalter oder anderere qualifizierter Benutzer Kontierung wie in SAP Komfortable Bestellzuordnung Komfortabler Duplikatscheck Anzeige der Meldungen während der Erfassung Durch das Vorerfassen wird der Genehmigungsworkflow gestartet Optional dunkel vorerfassen 39

35 INVOICE Ledger Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung DocXtractor Verifier Validator Inspector : Web Inspector Controller Rechnungseingangsbuch Arbeitsplatz des Buchhalters anstelle Posteingang Persönliche Selektion einfach änderbar Prioritäten durch Sortierung, z.b. Skontofristen Mit Business Workplace kombinierbar Recherchetool für Management Rechnungen in allen Phasen sichtbar Historisches Reporting über Kennzahlen, z.b. Phasendauer Anbindung an SAP Business Warehouse möglich 40

36 Praxisbeispiele und Abläufe 41

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

38 ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.