Das Kompetenzcenter D eine Erfolgsgeschichte - Das D -Pilotprojekt Landkreistag Baden-Württemberg und Rhein-Neckar-Kreis

Transkript

1 Das Kompetenzcenter D eine Erfolgsgeschichte - Das D -Pilotprojekt Landkreistag Baden-Württemberg und Rhein-Neckar-Kreis

2 Der Landkreistag Baden-Württemberg ist der Verband der baden-württembergischen Landkreise. Er hat im einzelnen die Aufgaben, den Selbstverwaltungsgedanken zu pflegen, für die Wahrung der verfassungsmäßigen Rechte seiner Mitglieder einzutreten, die gemeinsamen Interessen der Mitglieder gegenüber Land und Bund aber auch im Verhältnis zu Städten und Gemeinden zu vertreten, die zuständigen Stellen (Landtag, Ministerien) bei der Vorbereitung und Durchführung von Gesetzen, Verordnungen und Erlassen zu beraten, soweit sie die Belange der Mitglieder berühren (Artikel 71 Abs. 4 der Landesverfassung), den Erfahrungsaustausch unter den Landkreisen zu pflegen (Arbeitsgruppen, Workshops, Diskussionsforen im Extranet usw..), Fragen der Organisation und der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zu behandeln, das Verständnis der Öffentlichkeit für die Aufgaben und Einrichtungen der Landkreise zu fördern und die Mitglieder in Einzelfragen zu beraten.

3 Der Rhein-Neckar-Kreis Der Kreis Am 1. Januar 1973 aus Kreisreform entstanden (aus Landkreisen Heidelberg, Mannheim, Sinsheim) Teil der Metropolregion Rhein-Neckar 54 Kreisgemeinden 1062 qkm Fläche Einwohner Das Landratsamt Landrat: Stefan Dallinger Erster Landesbeamter: Herr Bauer 4 Dezernate 25 Ämter Mitarbeiter

4 Kommunikationsbeziehungen Rhein-Neckar-Kreis Einwohner Mitarbeiter Persönliche Kontakte Besucher 780 pro Tag D -Pilotprojekt Papierbasierende Kontakte Postein/ausgang: Dokumente/Tag Papierverbrauch 11 Mio. Blatt/Jahr Elektronische Kontakte Besucher Internet/Tag ca Dienstliche Mails/Tag Posteingang: ca Postausgang: ca Anrufe (Zentrale)/Tag 700 Eingehende Anrufe Abgehende Anrufe Interne Anrufe Tägliche Anrufe

5 Motivation Landkreistag Projektziele: Erkenntnisse für die flächendeckende Einführung bei allen 35 Landkreisen in Baden-Württemberg zu gewinnen Potenzielle Einsatzgebiete: Kommunikation mit Bürgerinnen, Bürgern und der Wirtschaft, aber auch mit anderen Behörden. Der Katalog der Einsatzmöglichkeiten soll im Rahmen des Pilotversuchs geprüft und ggf. erweitert werden In Baden-Württemberg werden von fast allen Kreisen dieselben IT- Fachverfahren genutzt; insofern sind die Prozesse gleichartig oder sehr ähnlich. Die Erfahrungen aus dem Projekt und die Definition der Einsatzszenarien sind u. E. auch auf Städte und Gemeinden übertragbar. Ggf. auch Erfahrungen und Pilotcharakter für andere Landkreise in Deutschland. Weitergabe der Ergebnisse über den Deutschen Landkreistag in Berlin.

6 Motivation Rhein-Neckar-Kreis Anzahl Briefsendungen Portokosten Sendungen Euro Elektronischer Versand!? Der heutigen fehlen wichtige Sicherheitseigenschaften s können mit wenig Aufwand mitgelesen werden. Kommunikationspartner können nie vollständig sicher sein, mit wem sie gerade kommunizieren. Es kann nicht nachgewiesen werden, dass die Nachricht im Postfach des Empfänger angekommen ist. Weitere Probleme: SPAM und Phishing Existierende Sicherheitslösungen haben sich nicht in der Fläche durchgesetzt (v.a. wg. zusätzlicher Hard-/Software-Installationen) Papierbasierte Kommunikation ist teuer (v.a. wg. Medienbrüchen, Porto) Sonderlösungen (z.b. Portalpostfächer ) sind umständlich, aufwändig und wenig akzeptiert.

7 Lösung verschlüsselt authentisch nachweisbar D wird das verbindliche und vertrauliche Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet ermöglichen.

8 D -Kompetenzzentrum Um die öffentliche Verwaltung bei der Einführung von D zu unterstützen, hat das Bundesministerium des Innern das Kompetenzzentrum D (CC D ) aufgebaut. Das CC D berät öffentliche Einrichtungen von Bund, Ländern und Kommunen bei ihrer Anbindung an das D -System. Der Landkreistag Baden-Württemberg und der Rhein-Neckar-Kreis haben sich Ende 2010 gemeinsam für ein Pilotprojekt beworben

9 Erhoffte Vorteile Rechtssichere elektronische Kommunikation Reduzierung der Portokosten Schlankere. Medienbruchfreie Geschäftsprozesse D wird nur dann ein Erfolg, wenn es für alle Beteiligten einfacher, komfortabler und kostengünstiger wird. Auswahl Fachbereiche für das Pilotprojekt: Maklerschreiben (Ordnungsamt) Abfallgebührenbescheide (AVR)

10 Argumente Papierpost teuer, langsam, umständlich nicht (rechts-)sicher Versand- und Abholbestätigung Authentizität des Absenders/Empfängers (Identität) Fälschungssicherheit Im Gegensatz zu kein SPAM und Phishing Verschlüsselte Übertragung Dienstleister BSI-zertifiziert

11 Ausgangslage Makleranschreiben Gewerbetreibende sind verpflichtet, sich jährlich durch einen geeigneten Prüfer prüfen zu lassen und dem Landratsamt den Prüfungsbericht bis spätestens des darauf folgenden Jahres vorzulegen. Die Frist wird meist nicht eingehalten, daher werden schon im Herbst alle Erlaubnisinhaber, die ein prüfungspflichtiges Gewerbe im Rhein-Neckar- Kreis angemeldet haben, angeschrieben auf die Prüfungspflicht und Vorlagefrist aufmerksam gemacht (als Service) Anschreiben und 200 Versäumnisbescheide Einsparpotenzial eher gering, aber als Akzeptanztest sehr gut geeignet. Gewerbetreibende sind neuer Technologie gegenüber aufgeschlossen

12 Ist-Zustand Access-Datenbank Programm Org. Amt Anschriften Serienbrief Word Anschrift.. Hausdruckerei Drucken, Kuvertieren Soll-Zustand Serienbrief Anschriften + D Anwendung Anschrift.. D Datenbank

13 Abfallgebühren In Baden-Württemberg sind die Stadt und Landkreise für die Beseitigung des Haus und Gewerbemülls zuständig. Der Rhein-Neckar-Kreis hat die (kreiseigene) Abfallverwertungsgesellschaft (AVR) beauftragt, die Aufgaben bei der Vermeidung, Verwertung und Beseitigung von Abfällen zu übernehmen. Die Abfallgebühren werden in der Abfallwirtschaftssatzung vom Kreistag festgesetzt. Für die Abrechnung wird einmal im Jahr ein Abfallgebührenbescheid gedruckt, kuvertiert und an die Gebührenschuldner versandt. Die AVR führt derzeit die Branchenlösung SAP Waste ein. Die Integration von D ist projektiert.

14 Rechtsgrundlage Adressatenkreis Die 22 ff der Abfallwirtschaftssatzung des Rhein-Neckar- Kreise Grundstückseigentümer und Gewerbetreibende Fallzahlen ca Abrechnungskonten Rücklauf elektronische Aktenführung Im Jahr 2010 gab es 41 Widersprüche im gewerblichen Bereich und 297 im Haushalt Gewerbliche Anfragen zu den Bescheiden = ca. 500 Anfragen im Hausmüllbereich ca Telefonische Anfragen im Gewerbebereich ca. 750 Telefonische Anfragen im Hausmüllbereich ca Die Zahlen beziehen sich nur auf den Rücklauf zu den Gebührenbescheiden. geplant

15 Projektumsetzung mit dem Kompetenzcenter D Unterstützung durch CC D (finanziert vom BMI bis Ende 2011) Projekt in 4 Phasen eingeteilt Machbarkeitsstudie Pauschalierte Analyse der D -Eignung Detaillierte Analyse der Prozessschritte Technische Integrationsfähigkeit (soweit erforderlich) Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (nicht detailliert) Überschlagsmäßige Betrachtung Kosten / Nutzen Ermittlung der qualitativen Nutzenaspekte Fachkonzept Design der Soll-Prozesse Anforderungen an Schnittstellen und Fachanwendungen Realisierungsplanung Beschreibung der strategischen Umsetzung in Form von Projekt-/Meilensteinplänen

16 Projektchronologie Kick-Off: Machbarkeitsstudie: D -Gesetz in Kraft: Wirtschaftlichkeitsstudie: Fachkonzept: Workshop Veraktung Realisierungsplanung: Start D (2011/2012)

17 Ergebnisse der Machbarkeitsstudie Ordnungsamt Schriftform bei Prüfbericht, Negativerklärung und Widersprüchen Originaldokumente als Anlage der Anträgen notwendig Antrag, Erlaubnis und Verfügung werden aus Beweisgründen unterschrieben (kein Schriftformerfordernis) Einsatz der Fachanwendung muss noch geklärt werden Für geeignet Abfallwirtschaft Keine Schriftform bei den Postausgängen erforderlich Ausnahme: Schriftform ist nur bei den Widersprüchen erforderlich (Anzahl der Widersprüche mit Schriftformerfordernis im Vergleich zu den Postausgängen gering)

18 Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Entwicklungskosten Hard- und Software Installation, Konfiguration, erste Inbetriebnahme Konfiguration der -SMPT- Relays/-Server Anpassung Malware- Infrastruktur Anpassung der E2E- Infrastruktur Anpassung -Client- Software Anbindung Fachverfahren inkl. AVR Betriebskosten Pflege und Wartung Hard- und Software (15 % der Anschaffungskosten) Betriebskosten (Administration, Monitoring, Raum, Strom) Absicherung der Internet-SMPT- Relays Betrieb manuelle Malware- Prüfung Pflege und Wartung angepasster -Clients Betreuung der Nutzer Pflege der Adressdatensätze Kosten für den Versand der De- Mails abhängig vom geschätzten Volumen und Preis

19 Einsparpotenzial Die Kosten einer D werden mit je einem optimistischen und einem pessimistischen Ansatz berechnet (optimistisch: 0,10, pessimistisch: 0,20 ) Jahr Annahmen D Volumen (nach D -Gesetz) Annahmen D Volumen (Landratsamt Rhein-Neckar- Kreis) 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr 4. Jahr 5. Jahr 2 % 5 % 10 % 15 % 20 % 2 % 7,5 % 15 % 25 % 40 %

20 Weiteres Vorgehen Realisierungsplanung (unterstützt durch CC D ) BSI-Zertifizierung abwarten Provider oder Dienstleister wählen Gewerbe/Bürger anschreiben Kommunikationskonzept Fachverfahren anpassen später: Übernahme auf weitere Verfahren prüfen

21 Fazit Das Projekt läuft sehr zielgerichtet, termintreu und mit guten Ergebnissen Schon jetzt: Es hat sich auf jeden Fall gelohnt Sehr gute Zusammenarbeit mit dem Kompetenzcenter Erfahrenes, kompetentes Team von Berater/-innen Gesamtbackground des Dienstleisters sehr hilfreich Nicht zuletzt: großes Engagement der Projektbeteiligten im Landratsamt

22 Danke fürs Zuhören. Jan-Ole Langemack Landkreistag Baden-Württemberg Panoramastr Stuttgart 0711/