Microsoft Excel Weiterführung. Microsoft Excel Weiterführung

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1 Microsoft Excel 2010 Weiterführung Martina Hoffmann-Seidel Otto-Hirsch-Straße 34, Remseck Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Das Arbeitsblatt formatieren... 3 Seitenränder einstellen... 3 Seitenausrichtung (Hoch-/Querformat) wählen... 3 Papierformat... 4 Druckbereich festlegen... 4 Überschriften auf jeder Seite beim Ausdrucken wiederholen... 4 Kopf- und Fußzeilen... 5 Kopf-/Fußzeile erstellen... 5 Vordefinierte Kopf-/Fußzeilen einfügen... 6 Platzhalter für Seitenzahlen, Dateinamen, etc. verwenden... 6 Daten sortieren und filtern... 7 Sortieren einer Standardtabelle... 7 Sortieren einer Nicht-Standardtabelle... 7 Sortieren mit Hilfe des Dialogfensters Sortieren... 7 Daten filtern... 8 Nach einem bestimmten Kriterium filtern... 8 Umgang mit Arbeitsblättern... 9 Einfügen, Löschen, Kopieren, Verschieben von Blättern... 9 Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter Bezug auf anderes Blatt der gleichen Arbeitsmappe erstellen Bezug auf andere Arbeitsmappe erstellen (externer Bezug) Diagramme erstellen und bearbeiten Elemente eines einfachen Diagramms Diagramm erstellen Begriffserklärungen Grundsätzliches zur Diagrammbearbeitung Diagrammelemente markieren Größe und Position des Diagramms ändern Besonderheiten bei Titelelementen (Diagramm-, Achsentitel) Weitere ausgewählte Bearbeitungsmöglichkeiten Diagrammtyp eines bestehenden Diagramms ändern Diagrammlayouts und Diagrammformatvorlagen nutzen Diagramm- und Achsentitel, Legende und Datenbeschriftungen Rubriken- oder Datenreihenbeschriftung im Nachhinein hinzufügen Mit Funktionen arbeiten Wie sind Funktionen aufgebaut? Die Funktionen MIN, MAX, MITTELWERT und ANZAHL Weitere Funktion Funktionsargumente eingeben Eine verschachtelte Funktion eingeben Die Funktion RUNDEN Die Funktion WENN WENN-Funktionen verschachteln Die Funktionen UND und ODER Die Funktion SVERWEIS Umgang mit Datum und Uhrzeit in Excel Eigene Formatierungen für Datum/Uhrzeit erstellen Berechnungen mit Datum und Uhrzeiten Hilfreiche Funktionen Seite 2

3 Das Arbeitsblatt formatieren Die entsprechenden Befehle finden Sie im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN: Seitenränder einstellen Vordefinierte Einstellungen: Über das Symbol SEITENRÄNDER werden vordefinierte Einstellungen für Seitenränder angeboten, die durch Anklicken ausgewählt werden können. Individuelle Seitenränder festlegen: Symbol SEITENRÄNDER BENUTZERDEFINIERTE SEITENRÄNDER [1] [1] das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN, Registerkarte SEITENRÄNDER öffnet sich: Seitenausrichtung (Hoch-/Querformat) wählen Symbol AUSRICHTUNG der Gruppe SEITE EINRICHTEN wählen Seite 3

4 Papierformat Symbol GRÖßE in der Gruppe SEITE EINRICHTEN Druckbereich festlegen Wenn nur ein bestimmter Bereich des Arbeitsblattes ausgedruckt werden soll: die gewünschten Zellen markieren und das Symbol DRUCKBEREICH DRUCKBEREICH FESTLEGEN wählen Die Einstellungen bleiben dauerhaft erhalten, bis der Druckbereich wieder aufgehoben wird: Überschriften auf jeder Seite beim Ausdrucken wiederholen Um bei mehrseitigen Arbeitsblättern die Überschriften von Spalten oder Zeilen auf jeder Seite zu wiederholen das Symbol DRUCKTITEL wählen. Das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN, Registerkarte BLATT erscheint: Cursor in das jeweilige Eingabefeld setzen und dann auf dem Arbeitsblatt die entsprechenden Zeilen (bei Wiederholungszeilen oben ) bzw. Spalten (bei Wiederholungspalten links ) markieren. Seite 4

5 Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen werden in den oberen bzw. unteren Seitenrand geschrieben. Sie werden automatisch auf jeder Seite ausgedruckt. Daher eignen sie sich besonders für die Eingabe von Seitenzahlen und anderen Informationen, wie den Dateinamen oder das Datum. Kopf- und Fußzeilen sind in der Normalansicht auf dem Bildschirm nicht zu sehen, sondern nur in der Ansicht Seitenlayout. Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Kopf-/Fußzeile werden im Menüband automatisch die KOPF- UND FUßZEILENTOOLS mit dem Register ENTWURF eingeblendet: Kopf-/Fußzeile erstellen Wenn Sie sich in der Normalansicht befinden: Register EINFÜGEN Gruppe TEXT Symbol KOPF- UND FUßZEILE Excel wechselt in die Ansicht SEITENLAYOUT und zeigt im Menüband die KOPF- UND FUßZEILENTOOLS an. Wenn Sie sich in der Ansicht Seitenlayout befinden: Klicken Sie in den oberen bzw. unteren Seitenrand auf den Hinweistext Klicken Sie hier um eine Kopf- bzw. Fußzeile hinzuzufügen : Der Kopf- bzw. Fußzeilenbereich ist in drei Bereiche aufgeteilt. Zum Eingeben in den gewünschten Bereich klicken. Im linken Bereich wird der Text linksbündig, im rechten rechtsbündig und in der Mitte zentriert ausgerichtet. Sie können beliebigen Text eingeben, vordefinierte Kopf-/Fußzeilen verwenden oder Platzhalter für häufig verwendete Elemente über Symbole einfügen. Seite 5

6 Vordefinierte Kopf-/Fußzeilen einfügen Wählen Sie im Register ENTWURF der KOPF- UND FUßZEILENTOOLS Gruppe KOPF- UND FUßZEILE Symbol KOPFZEILE bzw. FUßZEILE eine Liste mit vorgefertigten Einträgen öffnet sich, aus der ein Eintrag durch Anklicken ausgewählt werden kann (das Semikolon ist das Trennzeichen für die verschiedenen Kopf-/Fußzeilenbereiche) Platzhalter für Seitenzahlen, Dateinamen, etc. verwenden Im Register Entwurf der Kopf- und Fußzeilentools, Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente finden Sie Symbole um vordefinierte Platzhalter für Textelemente oder Grafiken einzufügen: Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Position im Kopf- bzw Fußzeilenbereich und klicken Sie das gewünschte Symbol an: Der Platzhalter wird an der Cursorposition eingefügt. Sobald Sie den Kopf-/Fußzeilenbereich verlassen, erscheint der dazugehörende Text, so wie er ausgedruckt wird. Platzhalter beginnen immer mit einem &- Zeichen gefolgt vom Platzhalternamen, der in eckigen Klammern [] steht. Seite 6

7 Daten sortieren und filtern Wichtiger Hinweis zum Sortieren Excel unterscheidet beim Sortieren zwischen Standardtabellen und Nicht-Standardtabellen: Eine Standardtabelle zeichnet sich durch einen zusammenhängenden Datenblock ohne Leerzeilen, - spalten oder -zellen aus und die Überschrift besteht aus maximal einer Zeile! Sortieren einer Standardtabelle Zellzeiger auf eine Zelle innerhalb der Spalte setzen, nach der sortiert werden soll Register START Gruppe BEARBEITEN Symbol SORTIEREN UND FILTERN NACH GRÖßE SORTIEREN (AUFSTEIGEND) oder NACH GRÖßE SORTIEREN (ABSTEIGEND) auswählen Der Text der Symbole ändert sich je nach dem, was markiert wurde in: von A bis Z sortieren nach Größe sortieren nach Datum sortieren Sortieren einer Nicht-Standardtabelle Vor dem Klicken auf das Symbol den Datenbereich markieren, dann den Zellzeiger mit Hilfe der Tabulator-Taste auf eine beliebige Zelle innerhalb der Spalte setzen, nach der Sortiert werden soll. Sortieren mit Hilfe des Dialogfensters Sortieren Das Sortieren über das Dialogfenster Sortieren empfiehlt sich, wenn es nicht sicher ist, ob es sich um eine Standardtabelle handelt, nur ein Teil einer Tabelle oder nach mehreren Kriterien sortiert werden soll. Datenbereich markieren Register START Gruppe BEARBEITEN Symbol SORTIEREN UND FILTERN BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN Das Dialogfenster SORTIEREN wird angezeigt: Ein weiteres Sortierkriterium hinzufügen Nach welcher Spalte sollt sortiert werden? Nach welcher Reihenfolge soll sortiert werden? Kontrollkästchen aktivieren, wenn der markierte Bereich eine Überschrift enthält (dann wird die erste Zeile der Markierung nicht mitsortiert!) Seite 7

8 Daten filtern Filtern ist ein schnelles und einfaches Verfahren, um in einer Liste bestimmte Daten zu suchen und zu bearbeiten. Ein gefilterter Bereich zeigt nur die Zeilen an, die den für eine bestimmte Spalte festgelegten Kriterien entsprechen. Im Gegensatz zur Sortierfunktion wird der Bereich beim Filtern nicht neu angeordnet. Durch das Filtern werden vorübergehend Zeilen ausgeblendet, die nicht den Filterkriterien entsprechen. Die gefilterten Zeilen können bearbeitet, formatiert, als Diagramm dargestellt und gedruckt werden, ohne dass sie neu angeordnet oder verschoben werden müssen. Auf einem Arbeitsblatt kann jeweils nur ein Filter angewendet werden. Vorgehensweise: Im Bereich, der gefiltert werden soll, auf eine Zelle klicken. Register START Gruppe BEARBEITEN Symbol SORTIEREN UND FILTERN Es erscheinen Filterpfeile in der ersten Zeile des Bereiches. Nach einem bestimmten Kriterium filtern In der Spalte, nach der gefiltert werden soll, auf den Filterpfeil klicken. Es öffnet sich eine Liste mit Auswahlkriterien: Zum Entfernen eines gesetzten Filters hier klicken Um weitere Auswahlkriterien anzugeben, hier klicken. Alle vorhandenen Einträge der Spalte werden angezeigt. Um nur bestimmte Einträge anzuzeigen, die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren. Auf dem Arbeitsblatt erkennt man einen gesetzten Filter an dem geänderten Filterpfeil: Hinweis: Die Symbole zum Sortieren und Filtern finden Sie sowohl im Register START Gruppe BEARBEITEN, als auch im Register DATEN Gruppe SORTIEREN UND FILTERN! Seite 8

9 Umgang mit Arbeitsblättern Einfügen, Löschen, Kopieren, Verschieben von Blättern Durch Rechtsklick auf den Namen eines Arbeitsblattes im Blattregister öffnet sich ein Kontextmenü, das Befehle zum Bearbeiten des Arbeitsblattes anbietet. Einfügen eines neuen Arbeitsblattes Es wird vor dem markierten ein neues, leeres Arbeitsblatt eingefügt. Alternativ: Anklicken des Symbols NEUES TABELLENBLATT EINFÜGEN Ende des Blattregisters am Löschen eines Arbeitsblattes Umbenennen eines Arbeitsblattes Alternativ: Doppelklick auf das Blattregister Verschieben oder kopieren Wenn das Arbeitsblatt in eine andere Arbeitsmappe verschoben oder kopiert werden soll, diese in der Liste auswählen. Achtung: Die Arbeitsmappe muss dazu geöffnet sein, sonst taucht sie in der Liste nicht auf. Vor welchem Arbeitsblatt eingefügt werden? Wenn das Arbeitsblatt kopiert werden soll, das Kontrollkästchen KOPIE ERSTELLEN auswählen Aus- und Einblenden eines Arbeitsblattes Das markierte Arbeitsblatt wird nicht mehr im Blattregister angezeigt. Zum Wiedereinblenden den Befehl EINBLENDEN wählen. alle Blätter auswählen z. B. Kopf-/Fußzeile für alle Arbeitsblätter gleichzeitig anzulegen Aber Vorsicht: Nicht vergessen die Auswahl wieder aufzuheben durch Anklicken eines einzelnen Arbeitsblattes im Blattregister, denn alles was man tut, wird auf allen markierten Arbeitsblättern übernommen. Um mehrere Arbeitsblätter (aber nicht alle) auszuwählen, beim Anklicken des zweiten und aller weiteren Arbeitsblätter die STRG-Taste gedrückt halten. Seite 9

10 Wo sind die Befehle im Menüband? Register START Gruppe ZELLEN: Symbol EINFÜGEN BLATT EINFÜGEN Symbol LÖSCHEN BLATT LÖSCHEN Symbol FORMAT: AUSBLENDEN & EINBLENDEN, BLATT UMBENNEN, BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN Zellbezüge auf andere Arbeitsblätter In einer Formel oder Funktion kann auf Zellen Bezug genommen werden, die sich auf einem anderen Arbeitsblatt der gleichen Arbeitsmappe befinden oder auch in anderen Arbeitsmappen (sogenannte externe Bezüge"). Bezug auf anderes Blatt der gleichen Arbeitsmappe erstellen In einer Formel/Funktion die gewünschte Zelle wie gewohnt mit der Maus anklicken (Wechsel über BLATTREGISTER oder STRG + BILD bzw. BILD ). Der Bezug kann auch über die Tastatur eingeben werden, wobei darauf geachtet werden muss, dass der Arbeitsblattname und der Zellbezug durch ein Ausrufezeichen (!) voneinander getrennt werden: Arbeitsblattname!Zellbezug z. B.: Tabelle1!B5 Achtung: Leerzeichen sind in Formeln bzw. Funktionen nicht erlaubt. Enthält der Tabellenname Leerzeichen, muss der Name in Hochkommas gesetzt werden: z. B.: 'Tabelle 2'!B10 Um z. B. in einer Arbeitsmappe, die vier Tabellenblätter enthält, die Summe der Zelle A10 aus den ersten drei Tabellenblättern auf dem vierten Tabellenblatt auszugeben, lautet die Formel: =Tabelle1!A10+Tabelle2!A10+Tabelle3!A10 Das Gleiche mit der Summenfunktion: =SUMME(Tabelle1!A10;Tabelle2!A10;Tabelle3!A10) Achtung: Die Strichpunkte zwischen den Zelladressen müssen in der Bearbeitungszeile eingegeben werden! Seite 10

11 Bezug auf andere Arbeitsmappe erstellen (externer Bezug) Alle beteiligten Arbeitsmappen müssen geöffnet sein. Dann die gewünschte Zelle in der anderen Arbeitsmappe wie gewohnt mit der Maus anklicken (Wechsel über die Taskleiste oder Register ANSICHT Gruppe FENSTER FENSTER WECHSELN oder ALT + TAB). Der Bezug kann auch über die Tastatur eingeben werden, wobei darauf geachtet werden muss, dass der Arbeitsmappenname in eckige Klammern gesetzt wird: [Arbeitsmappenname]Tabellenblattname!Zellbezug Hinweis: Laufwerk und Ordnername müssen nur angegeben werden, wenn sich Quelle und Ziel in unterschiedlichen Ordnern befinden. Beispiel: 'C:\Users\Dokumente\[Mappe1]Tabelle1!B5 Verknüpfungen zu externen Bezügen bearbeiten Register DATEN Gruppe VERBINDUNGEN VERKNÜPFUNG BEARBEITEN Seite 11

12 Diagramme erstellen und bearbeiten Mit Hilfe von Diagrammen können Zahlenwerte einer Tabelle grafisch wirkungsvoller und übersichtlicher dargestellt werden als mit reinen Zahlenkolonnen. Daher sind sie wichtig für Präsentationen. Zwischen einem Diagramm und den zugrunde liegenden Zellen besteht eine Verknüpfung: Ändern sich Werte in den Zellen, wird das Diagramm automatisch angepasst. Elemente eines einfachen Diagramms Diagrammtitel Größenachse (Y-Achse) Legende Rubrikenachse (X-Achse) Rubrikentitel Titel für Größenachse zugrundeliegende Datentabelle Diagramm erstellen 1. Die Zellen mit den Daten markieren, die in dem Diagramm dargestellt werden sollen (wenn möglich mit Zeilen- bzw. Spaltenüberschriften) 2. dann im Register EINFÜGEN Gruppe DIAGRAMM den gewünschten Diagrammtyp auswählen, z. B. SÄULE : 3. eine Liste mit Diagrammuntertypen wird angezeigt; gewünschten Typ anklicken, z. B. 2D-SÄULE, Typ 1 GRUPPIERTE SÄULEN : Seite 12

13 4. Das Diagramm wird als Objekt auf dem Arbeitsblatt eingefügt und es ist markiert: Solange ein Diagramm markiert ist, werden die Diagrammtools mit den Registern ENTWURF, LAYOUT und FORMAT eingeblendet. Hier finden Sie Befehle, um das Diagramm individuell zu gestalten oder den Diagrammtyp abzuändern: Begriffserklärungen Diagrammtyp: Bezeichnet die Art eines Diagramms, z. B. Säulen-, Linien- oder Kreisdiagramm Diagrammuntertyp: Jeder Diagrammtyp enthält verschiedene Untertypen, z. B. beim Säulendiagramm: gruppierte Säule, gestapelte Säule, 3D-Säule gruppiert, etc. Diagrammformatvorlagen: Für jeden Diagrammtyp gibt es verschiedene vorgefertigte Formate für die Darstellung der Datenreihen innerhalb des Diagramms, z. B. unterschiedliche Farbgestaltungen Diagrammlayouts: Für jeden Diagrammtyp existieren vorgefertigte Layouts, die festlegen, ob und wo bestimmte Diagrammelemente (wie Titel, Legende, ) angezeigt werden sollen. Seite 13

14 Grundsätzliches zur Diagrammbearbeitung Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Diagrammgestaltung zu verändern. Zum Beispiel: Die Diagrammtools mit den Registern ENTWURF, LAYOUT und Format, die eingeblendet werden, sobald ein Diagramm markiert ist. Der Doppelklick auf das zu gestaltende Element öffnet ein Dialogfenster mit Befehlen zur Formatierung des angeklickten Elements. Das Kontextmenü: Sobald ein Element des Diagramms mit Rechts angeklickt wird, erscheint ein Kontextmenü mit Befehlen, die im Zusammenhang mit dem angeklickten Element stehen. Dabei ruft der letzte Befehl des Kontextmenüs das gleiche Dialogfenster auf, dass auch durch den Doppelklick angezeigt wird. Diagrammelemente markieren Diagrammelemente werden durch Anklicken markiert. Besteht das markierte Element aus mehreren einzelnen Objekten, wie z. B. die Legende, kann nun ein einzelnes Element aus der Gruppe durch nochmaliges Anklicken ausgewählt werden. Größe und Position des Diagramms ändern Zum Verschieben, innerhalb des Diagramms auf eine freie Stelle oder auf den Rahmen klicken und mit gedrückter Maustaste das Diagramm an die neue Position ziehen. Um die Größe zu verändern, das Diagramm durch Anklicken markieren und an einem der vier Rahmenpunkte ziehen. Besonderheiten bei Titelelementen (Diagramm-, Achsentitel) Einmal anklicken: ein Rahmen erscheint um das Element. Um es zu verschieben, auf den Rahmen zeigen und ziehen Um den Text zu ändern, das Element nochmals anklicken: Der Cursor erscheint und es können Änderungen am Text vorgenommen werden. Seite 14

15 Weitere ausgewählte Bearbeitungsmöglichkeiten Diagrammtyp eines bestehenden Diagramms ändern Diagramm markieren Register ENTWURF der DIAGRAMMTOOLS Gruppe TYP Symbol DIAGRAMMTYP ÄNDERN Diagrammlayouts und Diagrammformatvorlagen nutzen Diagramm markieren Register ENTWURF der DIAGRAMMTOOLS Gruppe DIAGRAMMLAYOUT und DIAGRAMMFORMATVORLAGEN Diagramm- und Achsentitel, Legende und Datenbeschriftungen Zum Einfügen bzw. Ausblenden und Positionieren dieser Elemente finden Befehle im Register LAYOUT der DIAGRAMMTOOLS Gruppe BESCHRIFTUNGEN Achtung: Das Diagramm muss dazu markiert sein! Rubriken- oder Datenreihenbeschriftung im Nachhinein hinzufügen Manchmal ist es notwendig, die Beschriftung der Kategorien bzw. Einheiten der Rubrikenachse (X-Achse) im Nachhinein zuzuweisen oder zu verändern. Dazu das Diagramm markieren Register ENTWURF der DIAGRAMMTOOLS Gruppe DATEN Symbol DATEN AUSWÄHLEN Seite 15

16 Hier fehlt die Beschriftung der einzelnen Rubriken Rubrik in der Liste markieren und Schaltfläche BEARBEITEN wählen, um den Namen manuell einzugeben oder die Zelle in der Tabelle anklicken, die den Namen enthält. Seite 16

17 Mit Funktionen arbeiten Wie sind Funktionen aufgebaut? Formel und Funktion im Vergleich: Die allgemeine Syntax von Funktionen lautet: =Funktionsname(Argument1;Argument2;Argument3) Beispiel: =SUMME(A1:B4;C5:C10;D7) =WENN(A1>A2; Umsatz gesteigert ; Umsatz gesenkt ) Bestandteile von Funktionen: Gleichheitszeichen: Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen Funktionsname: z. B. SUMME(), MIN(), MAX(), MITTELWERT() Funktionsklammern: beinhalten die Argumente, sie müssen vorhanden sein, auch wenn keine Argumente enthalten sind! Argumente: Informationen, die die Funktion einsetzt, um einen neuen Wert zu berechnen. Mehrere Argumente werden mit Semikolon voneinander getrennt. Welche Argumenttypen verwendet werden dürfen, sind durch die Syntax einer Funktion genau festgelegt. Seite 17

18 Folgende Argumenttypen gibt es: Zahlen: werden als konstante Werte direkt in die Funktion eingegeben Zellbezüge: weisen auf bestimmte Zellinhalte hin Formeln: auch eine Formel kann als Argument eingefügt werden Funktionen: auch Funktionen können als Argument eingesetzt werden (man spricht dann von verschachtelten Funktionen ) Textkonstanten: werden in Anführungszeichen gesetzt und als konstante Werte direkt in die Funktion eingegeben Wahrheitswerte: zeigen an, ob ein Ergebnis wahr oder falsch ist Die Funktionen MIN, MAX, MITTELWERT und ANZAHL Die Funktionen MIN, MAX, MITTELWERT und ANZAHL können wie die Funktion SUMME über das Symbol SUMME im Register START Gruppe BEARBEITEN aufgerufen werden, in dem man auf den Listenpfeil klickt. Weitere Funktionen Weitere Funktionen können aufgerufen werden über A) Die Funktionsbibliothek Register FORMELN Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK Symbol FUNKTION EINFÜGEN. Hier sind auch häufige Funktionen nach Kategorien geordnet aufgelistet: B) Das Dialogfenster Funktion einfügen Es kann geöffnet werden über: Symbol fx in der Bearbeitungszeile Symbol FUNKTION EINFÜGEN im Register FORMELN Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK Befehl WEITERE FUNKTIONEN in der Liste des Symbols SUMME Tastenkombination UMSCHALT + F3 Seite 18

19 Im Dialogfenster FUNKTION EINFÜGEN die gewünschte Funktion auswählen: Funktionsname eingeben und auf OK rechts daneben klicken. Der Name wird dann in der Auswahlliste unten angezeigt. Oder Funktionsname suchen: Beschreibung für die Funktion eingeben. Nach dem Anklicken der Schaltfläche OK werden in der Auswahlliste alle passenden Funktionen aufgelistet. Funktion auswählen: Hier die gewünschte Funktion durch Doppelklick (oder Einfachklick und OK) auswählen. Unterhalb der Liste erscheint eine Kurzbeschreibung der markierten Funktion. Kategorie auswählen: Funktionen werden thematisch zusammengefasst in Kategorien. Wird eine Kategorie ausgewählt, werden die entsprechenden Funktionen in der Auswahlliste darunter angezeigt. Neben den fachlichen Kategorien gibt es die Kategorie Alle (listet alle Funktionen auf) Kategorie Zuletzt verwendet (listet die zuletzt benutzten Funktionen auf) Kategorie Empfohlen (listet die Funktionen auf, die über die Eingabe einer Beschreibung gesucht wurden) Funktionsargumente eingeben Für jedes Argument ist ein Eingabefeld vorhanden (zusätzliche Eingabefelder öffnen sich bei der Eingabe) Jedes Eingabefeld enthält ein Symbol, zum Reduzieren bzw. Erweitern des Dialogfensters, um Zellen besser markieren zu können. Beschreibungen zur Funktion und den einzelnen Argumenten! Seite 19

20 Eine verschachtelte Funktion eingeben Als Beispiel soll eine Summe gebildet und diese gerundet werden: Vorgehensweise: 1. Überlegen, welche Funktionen benötigt werden, z. B. eine Summe bilden, die gerundet werden soll 2. Bei der Eingabe mit der letzten Funktion beginnen, in unserem Beispiel mit der Funktion RUNDEN [1]. 3. Im Eingabefeld des Argumentes Zahl [2] die nächste Funktion aufrufen: in unserem Beispiel die Funktion SUMME. Dies ist nur möglich über das Namenfeld in der Bearbeitungszeile! Dazu den Listenpfeil öffnen [3] und auf SUMME klicken bzw. auf WEITERE FUNKTIONEN, falls die gewünschte Funktion nicht angezeigt wird. [3] [1] [2] 4. In der Summen-Funktion die gewünschten Zellbereiche markieren [4]. [4] Seite 20

21 5. Um wieder in die Funktion RUNDEN zu gelangen, in der Bearbeitungszeile in den Funktionsnamen klicken [5]; das entsprechende Funktionsfenster wird wieder angezeigt: [5] [6] und im Argument Anzahl_Stellen den gewünschten Wert eingeben [6]. Seite 21

22 Die Funktion RUNDEN Rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen. Syntax Das Argument Zahl Das Argument Anzahl_Stellen RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) ist die Zahl, die Sie auf- oder abrunden möchten (als Zelladresse oder Konstante) gibt an, auf wie viele Dezimalstellen Sie die Zahl auf- oder abrunden möchten. Hinweise Ist Anzahl_Stellen > 0 Ist Anzahl_Stellen = 0 Ist Anzahl_Stellen < 0 wird die Zahl auf die angegebene Anzahl von Dezimalstellen gerundet wird die Zahl auf die nächste ganze Zahl gerundet wird der links des Dezimalzeichens stehende Teil von der Zahl gerundet Formel Beschreibung Ergebnis =RUNDEN(2,15; 1) =RUNDEN(2,149; 1) =RUNDEN(-1,475; 2) =RUNDEN(21,5; -1) Rundet 2,15 auf eine Dezimalstelle Rundet 2,149 auf eine Dezimalstelle Rundet -1,475 auf zwei Dezimalstelle Rundet 21,5 auf eine Dezimalstelle links des Dezimalkommas 2,2 2,1-1,48 20 ABRUNDEN Syntax Rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen ab. ABRUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) AUFRUNDEN Syntax Rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen auf. AUFRUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Seite 22

23 Die Funktion WENN Prüft eine Bedingung vor dem Ausführen einer Formel. Syntax Das Argument Prüfung Das Argument Dann_Wert Das Argument Sonst_Wert WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Vergleich zweier Werte mit Hilfe der Operatoren = gleich <> ungleich > größer < kleiner >= größer oder gleich <= kleiner oder gleich Ist die Bedingung wahr, wird ausgeführt, was in diesem Argument steht, dies kann die Eingabe eines Wertes, einer Formel oder einer Funktion sein. Soll das Ergebnis ein Text sein, wird er (automatisch) in Anführungszeichen gesetzt. Soll das Ergebnis eine leere Zelle sein, leere Anführungszeichen eingeben: "" Ist die Bedingung falsch, d. h. sie trifft nicht zu, wird ausgeführt, was in diesem Argument steht (mit den gleichen Regeln wie bei Dann_Wert ) Beispiel: Seite 23

24 WENN-Funktionen verschachteln Manchmal ist es notwendig Wenn-Funktionen zu verschachteln, um zum richtigen Ergebnis zu gelangen. Beispiel: Je nach erreichter Wurfweite sollen unterschiedliche Punkte vergeben werden: Punktetabelle Weitwurf Name Meter Punkte Bewertung: Adam 9,5 0 <10 = 0 Punkte Becker 12 3 <20 = 3 Punkte Meier 25 6 >20 = 6 Punkte Schmidt 14,75 3 Zauner 22,5 6 Seite 24

25 Die Funktionen UND und ODER Es können mehrere Bedingungen abgefragt werden. Die Funktion gibt nur "WAHR" zurück, wenn alle Bedingungen zutreffen. Syntax Die Argumente Wahrheitswert1 Wahrheitswert2 Wahrheitswert3 UND(Wahrheitswert1; Wahrheitswert2; ) bis zu 30 Bedingungen, die überprüft werden sollen und jeweils WAHR oder FALSCH sein können. Hinweise Diese Funktion kann sehr gut in einer WENN- Funktion verwendet werden, wenn mehrere Bedingungen gleichzeitig abgefragt bzw. zutreffen müssen. Z. B. aus einer Adressliste alle Frauen auswählen, die in einer bestimmten Stadt wohnen. Beispiel: Dazu die Funktion UND im Argument Prüfung der WENN-Funktion aufrufen. Die Funktion ODER arbeitet genauso, nur dass sie wahr zurückgibt, sobald eine der abgefragten Bedingungen zutrifft. Seite 25

26 Die Funktion SVERWEIS Die Funktion dient dazu, in einem Bereich auf Grund eines bestimmten Suchwertes eine Zeile zu finden und in dieser den Wert einer dazugehörigen Spalte zurückzugeben. Syntax Das Argument Suchkriterium Das Argument Matrix Das Argument Spaltenindex SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) der Wert, nach dem gesucht werden soll Tabellenbereich, der die gewünschten Informationen enthält Spalte innerhalb der Matrix, aus der der Wert ausgelesen werden soll Das Argument Bereich_Verweis kann lauten: FALSCH WAHR es wird nach dem exakten Wert in der Matrix gesucht (die Einträge müssen daher nicht sortiert vorliegen); wird kein übereinstimmender Wert gefunden, erscheint die Fehlermeldung #NV der erste Wert innerhalb der Matrix, auf den das Suchkriterium zutrifft wird, wird ermittelt - daher muss der Suchbereich aufsteigend sortiert sein; wird kein exakt übereinstimmender Wert in der Matrix gefunden, wird automatisch der nächst kleinere Wert genommen; ist der Suchwert kleiner als der erste Eintrag des Suchbereichs, erscheint die Fehlermeldung #NV. Beispiel: Provisionsberechnung Name Umsatz Provisionssatz Provision Provisionstabelle Blohme % Umsatz Provisionssatz Schulz % % Müller % % Graf % % Hohmann % % Reich % % Klos % % Bieber % % Singer % % Wagner #NV #NV % Erikson % % Vogel #NV #NV % Suchkriterium Matrix Spalte in der Matrix, die den enspr. Wert enthält =SVERWEIS( B5 ;$F$5:$G$15; 2 ; WAHR ) =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix ;Spaltenindex;Bereich_Verweis) Seite 26

27 Umgang mit Datum und Uhrzeit in Excel Hinweise zum Datum Um mit Datumsangaben rechnen zu können, ist jedem Tag eine fortlaufende Zahl zugewiesen worden, beginnend beim mit der Zahl 1. Das bedeutet auch, dass Excel nicht mit Daten vor dem rechnen kann! Datum zugeordnete Zahl Bei der korrekten Eingabe eines Datums (s. u.) erkennt Excel die Eingabe als Datum und weist automatisch das Standard-Datumsformat zu. Ausnahme: Sie schreiben ein Datum in eine Zelle, die bereits ein besonderes Zahlenformat besitzt (z. B. Prozent oder Währung, also nicht das Format Standard ): Excel weist dann nicht automatisch das Datumsformat zu, (d. h. anstatt das Datum wird die zugehörige Zahl angezeigt) und Sie müssen selbst ein Datumsformat manuell auswählen (über Menü FORMAT ZELLEN). Welche Zahl "hinter" einem Datum steckt erkennt man, wenn man statt dem Datumsformat das Format "Standard" oder ein Zahlenformat wählt. Hinweise zur Uhrzeit Um mit Uhrzeiten rechnen zu können, unterteilt Excel ganze Zahlen in Dezimalzahlen: Auch hier erkennt Excel bei der korrekten Eingabe(s. u.) eine Uhrzeit als Uhrzeit und weist automatisch ein Format zu. Uhrzeit zugeordnete Zahl 00:00 / 24: :00 0, :00 0, :00 0, :00 1, : ,5 Korrekte Eingabe von Datum und Uhrzeit Bei einem Datum müssen Tag, Monat und Jahr angegeben werden. Trennzeichen ist der Punkt. Keine Leerzeichen! Zweistellige Jahresangaben interpretiert Excel folgendermaßen: 00 bis 29 = 2000 bis bis 99 = 1930 bis 1999 Jahreszahlen vor 1930 bzw. nach 2029 müssen vierstellig eingegeben werden. Bei einer Uhrzeit sind Stunden, Minuten und Sekunden durch einen Doppelpunkt (ohne Leerzeichen) zu trennen. Sekunden müssen nicht unbedingt mit angegeben werden. Bei kombinierten Datum- und Zeitangaben werden beide Angaben durch ein Leerzeichen voneinander getrennt, z. B :00. Tipp: STRG +. (Punkt) fügt das heutige Datum als Konstante (festen Wert) ein. STRG + UMSCHALT +. (Punkt) fügt die aktuelle Uhrzeit als Konstante ein. Seite 27

28 Jahr Monat Datum und Uhrzeit Tag Microsoft Excel Weiterführung Eigene Formatierungen für Datum/Uhrzeit erstellen Gruppenpfeil der Gruppe ZAHL im Register START ZELLEN, Registerkarte ZAHLEN, Kategorie BENUTZERDEFINIERT t Tage, einstellig h Stunde, einstellig tt Tage, immer zweistellig hh Stunde, immer zweistellig ttt Wochentage auf zwei Buchstaben abgekürzt m Minute, einstellig tttt Wochentage, ausgeschrieben mm Minute, immer zweistellig M Monat, einstellig s Sekunde, einstellig MM Monat, immer zweistellig ss Sekunde, immer zweistell. MMM Monatsnamen mit 3 Buchstaben AM PM Uhrzeit im 12 Stundenformat MMMM Monatsname ausgeschrieben. (Punkt) Trennung beim Datum jj Jahr, zweistellig : (Doppelpunkt) Trennung bei der Uhrzeit jjjj Jahr, vierstellig Berechnungen mit Datum und Uhrzeiten Um einen Zeitpunkt zu ermitteln: Datum ="Datum"+Tage =" "+14 =A1+14 =HEUTE()+14 Uhrzeit ="Uhrzeit"+"Stunden" ="10:30"+"4:00" =A1+"4:00" Um einen Zeitraum zu berechnen: das ältere Datum (kleinere Zahl) von dem jüngeren Datum (größere Zahl) abziehen. ="Datum"-"Datum" =" "-" " =A1-A2 ="Uhrzeit"-"Uhrzeit" ="12:30"-"10:30 =A1-A2 Hinweise: Benutzt man in Formeln keine Zellbezüge, sondern konstante Datums- oder Zeitangaben, müssen diese in Anführungszeichen gesetzt werden! Das Ergebnis einer solchen Berechnung ist nicht immer automatisch richtig formatiert. Eventuell muss man dieses noch ändern, z. B. von Zahlenformat in Datums-/Uhrzeitformat oder umgekehrt! Seite 28