Anforderungen an ein Dokumentenund Vorgangsmanagement aus kommunaler Sicht E-Government Akademie am in Bochum

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1 Anforderungen an ein Dokumentenund Vorgangsmanagement aus kommunaler Sicht E-Government Akademie am in Bochum Amt für Informationsverarbeitung Folie 1

2 Anforderungen an ein Dokumenten- und Vorgangsmanagement aus kommunaler Sicht 1. Einleitung 2. Projekthistorie Stadt Köln: Einstieg mit der elektronischen Archivierung 3. Von der Archivierung zu den ersten Dokumentenmanagement-Ansätzen 4. Der Schritt zum Vorgangsmanagement 5. Softwaretechnische Fragestellungen vor dem Hintergrund der Anforderungen aus kommunaler Sicht 6. Zusammenfassung und Fazit 7. Ausblick Amt für Informationsverarbeitung Folie 2

3 Anforderungen an ein Dokumenten- und Vorgangsmanagement aus kommunaler Sicht Einleitung Wieso Anforderungen aus kommunaler Sicht? Hat eine Kommune andere Anforderungen an ein DMS / VGMS als beispielsweise eine Versicherung oder eine Bank? Oder ein Bundesministerium? Kommunale Verwaltungswirklichkeit! Amt für Informationsverarbeitung Folie 3

4 Eine typische Kommunalverwaltung zeichnet sich u.a. aus durch (I) eine Vielzahl von Geschäftsbereichen und dementsprechend eine Vielzahl von Geschäftsprozessen ämter-, teilweise auch behördenübergreifende Prozesse sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse i.d.r. eine Vielzahl von eingesetzten Fachverfahren eine ggf. heterogene DV-Infrastruktur eine Vielzahl von Dokumenten- und Vordruck-/Formulartypen eine Vielzahl von Zielgruppen und Kommunikationspartnern einen sehr heterogenen Posteingang Fehlen einer klassischen zentralen Registratur Amt für Informationsverarbeitung Folie 4

5 Eine typische Kommunalverwaltung zeichnet sich u.a. aus durch (II) eine Vielzahl unterschiedlicher Stellenbeschreibungen und Rollen differenzierte Zugriffsrechte und Vertretungsregelungen eine teilweise zentrale, teilweise dezentrale Organisation ggf. den Einsatz von Aktenplänen und Teilaktenplänen Vorhandensein von Außenstellen mit schmalbandiger Netzanbindung die Tendenz zur Ausgliederung von Dienststellen eine Vielzahl geltender Rechtsnormen massiven Kostendruck aufgrund der Haushaltslage Beispiel: Stadt Köln Amt für Informationsverarbeitung Folie 5

6 Projekthistorie Stadt Köln: Einstieg mit der elektronischen Archivierung (I) Ausgangslage und Motivation Beschluss des Neubaus eines zentralen Verwatungsgebäudes für bis zu Beschäftigte; Bezug:1999 ( Stadthaus Deutz ) Mit dem Umzug verbunden war eine massive Einschränkung der für die Ämter zur Verfügung stehenden Archivflächen Neben Neuordnung der Schriftgutordnung, u.a. zur Kürzung der Aufbewahrungsfristen, galt die Digitalisierung von Beleggut und die Archivierung auf optischen Datenträgern als Möglichkeit, zukünftig Archivflächen einzusparen Hinweis: eigentlich nachrangiger Nutzen Amt für Informationsverarbeitung Folie 6

7 Projekthistorie Stadt Köln: Einstieg mit der elektronischen Archivierung (II) Pilotprojekte und Produktauswahl in 1997 Start Produktivsetzung mit zwei Archiven in 1998: Digitalisierung reiner Papieraktenarchive: Scannen des Altbestands Fortführung der Archive über spätes Scannen nach der Bearbeitung sowie sukzessiver Ausbau von Anzahl und Art der Archive (z.b. Planarchive, Fotoarchive, Ratsarchiv) Archivierung aus Großrechnerverfahren (BS2000) mittels COLD SAP-Anbindung mittels ArchiveLink zur Drucklisten- und Belegarchivierung Teilweiser Umstieg auf Web-Clients, Integration in Portallösungen Sukzessive Integration des Archivsystems in vorhandene Fachverfahren Frühes Scannen vor der Bearbeitung und Anstoßen der Bearbeitung im Fachverfahren Mittlerweile > 100 elektronische Archive in Köln umgesetzt Amt für Informationsverarbeitung Folie 7

8 Kennzahlen zur Projekthistorie (I) Anzahl eingerichteter Suchumgebungen im Archiv I/2005 Amt für Informationsverarbeitung Folie 8

9 Kennzahlen zur Projekthistorie (II) Anzahl eingerichteter User im Archiv I/2005 Amt für Informationsverarbeitung Folie 9

10 Von der Archivierung zu den ersten Dokumentenmanagement-Ansätzen (I) Der Appetit kommt mit dem Essen Anwender, die direkt oder indirekt Dokumente und Daten des elektronischen Archivs nutzen, entdecken in der Regel recht schnell Optimierungspotentiale über die reine Archivierung hinaus. Unter hoher Anwenderakzeptanz ergibt sich so sukzessive eine funktionale Aufwertung des Archivsystems um Dokumentenmanagement- Funktionalitäten. Gleichzeitig erkennt der Anwender vermeidbare Medienbrüche als solche, was sehr schnell zu Domino-Effekten bzgl. der Ausweitung des um Dokumentenmanagement-Funktionalitäten angereicherten Archivsystems auf Prozessbeteiligte und Kommunikationspartner anderer Organisationseinheiten führt. Amt für Informationsverarbeitung Folie 10

11 Von der Archivierung zu den ersten Dokumentenmanagement-Ansätzen (II) Nutzung Versionierungsfunktionen Nutzung Annotationsfunktionen Integration Multiformat-Viewer Nutzung Wiedervorlagefunktionen Markogesteuerte Integration in MS Office Nutzung gemeinsamer Postkörbe Nutzung skriptgesteuerter Freigabemechanismen Frühes Scannen und automatisierter Anstoß SAP-Workflow Systemintegration in führende Fachverfahren Amt für Informationsverarbeitung Folie 11

12 Der Schritt zum Vorgangsmanagement (I) Gemeinsame europaweite KDN-Ausschreibung auf Basis des Anforderungskatalogs des DOMEA-Konzepts (Stand 2003) Vorab: Anpassung des DOMEA-Anforderungskatalogs auf kommunale Bedürfnisse Anpassung Text und Abkürzungsverzeichnis an kommunalen Sprachgebrauch (z. B. Dezernate, Ämter und Dienststellen statt Referate) Alle Handbücher in deutscher Sprache Webbasierte Schulungslösung über elearning-plattformen Option Elektronische Signatur im Zeichnungsverfahren Ergänzende Möglichkeit von dezentralen (Teil-) Aktenplänen Amt für Informationsverarbeitung Folie 12

13 Vorab: Anpassung des DOMEA-Anforderungskatalogs auf kommunale Bedürfnisse (Fortsetzung) Forderung weiterer Schnittstellen: Archivsystem Vorlagensystem Verzeichnisdienst Groupware- und BK-Systeme Redaktionssystem FormularService Virtuelle Poststelle und Verifizierung Integration Fachverfahren Barrierefreiheit Terminalserverfähigkeit Amt für Informationsverarbeitung Folie 13

14 Vorab: Anpassung des DOMEA-Anforderungskatalogs auf kommunale Bedürfnisse (Fortsetzung) Option zur nachträglichen Mandantenbildung Möglichkeit Geschäftsgangvermerke für unstrukturierte Prozesse Möglichkeit Darstellung Prozessmodelle für strukturierte Prozesse Option für individuelle Einstellungen / persönliche Ablagen Möglichkeit der Ablage kompletter Outlook-Objekte Vertretungsregelungen: Sonderrechte für ausgewählte Beschäftigte Hinweis: Viele der Anforderungen sind mittlerweile im aktuellen DOMEA-Katalog bereits berücksichtigt! Amt für Informationsverarbeitung Folie 14

15 Der Schritt zum Vorgangsmanagement (II) Produktauswahl in 2004 erfolgt Teststellungen und Pilotierungen im KDN-Verbund in 2005 Geplante Produktivsetzung: Januar 2006 Endausbaustufe: bis zu Anwender innerhalb der KDN Parallele Aktivität: Mitarbeit in der AG IT-gestützte Vorgangsbearbeitung des KoopA ADV mit dem Ziel, die kommunale Verwaltungswirklichkeit und die sich daraus ergebenen Anforderungen an ein Dokumenten- und Vorgangsmanagement in der neuen Version 2.1 des DOMEA-Konzepts sowie in dessen Erweiterungsmodulen und den Anforderungskatalog einzubringen Amt für Informationsverarbeitung Folie 15

16 Softwaretechnische Fragestellungen vor dem Hintergrund der Anforderungen aus kommunaler Sicht Technisch ist alles möglich Aber: Was ist im Standardprodukt enthalten? Wozu werden (kostenpflichtige) Zusatzprodukte benötigt? Was muss aufwändig programmiert werden? Amt für Informationsverarbeitung Folie 16

17 Betrachtung Programme, Programmmodule und Tools Clients Fat-Client (Desktop-Client) Web-Client Terminalserver-Client Outlook-Client Administrations-Tool Prozess-Designer Regelassistent Maskengenerator Scan-Clients OCR / ICR Erfassungs-Client Aktenplanmanager Reporting-Werkzeuge Protokollierungs-Werkzeuge Rendition (Formatkonvertierung) (zertifizierte) Schnittstellen Multiformat-Viewer Amt für Informationsverarbeitung Folie 17

18 Betrachtung Programme, Programmmodule und Tools Clients Fat-Client (Desktop-Client) Web-Client Terminalserver-Client Outlook-Client Administrations-Tool Prozess-Designer Regelassistent Maskengenerator Scan-Clients OCR / ICR Erfassungs-Client Aktenplanmanager Reporting-Werkzeuge Protokollierungs-Werkzeuge Rendition (Formatkonvertierung) (zertifizierte) Schnittstellen Multiformat-Viewer Amt für Informationsverarbeitung Folie 18

19 Betrachtung Programme, Programmmodule und Tools Clients Fat-Client (Desktop-Client) Web-Client Terminalserver-Client Outlook-Client Rendition (Formatkonvertierung) (zertifizierte) Schnittstellen Multiformat-Viewer Bezug zur kommunalen Verwaltungswirklichkeit: i.d.r. eine Vielzahl von eingesetzten Fachverfahren eine ggf. heterogene DV-Infrastruktur eine teilweise zentrale, teilweise dezentrale Organisation Vorhandensein von Außenstellen mit schmalbandiger Netzanbindung eine Vielzahl geltender Rechtsnormen Amt für Informationsverarbeitung Folie 19

20 Betrachtung Programme, Programmmodule und Tools Administrations-Tool Prozess-Designer Regelassistent Maskengenerator Bezug zur kommunalen Verwaltungswirklichkeit: eine Vielzahl von Geschäftsbereichen und dementsprechend eine Vielzahl von Geschäftsprozessen sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse eine Vielzahl unterschiedlicher Stellenbeschreibungen und Rollen differenzierte Zugriffsrechte und Vertretungsregelungen massiver Kostendruck aufgrund der Haushaltslage Amt für Informationsverarbeitung Folie 20

21 Betrachtung Programme, Programmmodule und Tools Scan-Clients OCR / ICR Erfassungs-Client Bezug zur kommunalen Verwaltungswirklichkeit: eine Vielzahl von Dokumenten- und Vordruck-/Formulartypen eine Vielzahl von Zielgruppen und Kommunikationspartnern einen sehr heterogenen Posteingang Fehlen einer klassischen zentralen Registratur eine teilweise zentrale, teilweise dezentrale Organisation Vorhandensein von Außenstellen mit schmalbandiger Netzanbindung Amt für Informationsverarbeitung Folie 21

22 Betrachtung Programme, Programmmodule und Tools Aktenplanmanager Reporting-Werkzeuge Protokollierungs-Werkzeuge Bezug zur kommunalen Verwaltungswirklichkeit: eine Vielzahl von Geschäftsbereichen Fehlen eine klassischen zentralen Registratur differenzierte Zugriffs- und Vertretungsregelungen eine teilweise zentrale, teilweise dezentrale Organisation ggf. Einsatz von Aktenplänen und Teilaktenplänen (u.u. auch Produktpläne) Amt für Informationsverarbeitung Folie 22

23 Funktionale Betrachtung (I) Volltextindexierung und recherche Suche über behördenweite Informationsquellen / andere Repositories Dezidiertes Rollen- und Zugriffsrechtekonzept Vertretungsregelungen rollenbasiert Einrichtung von Ad-hoc-Vertretungsregelungen Steuerung des Arbeitsvorrats Dynamischer Workflow / Veränderung von Workflows zur Laufzeit Aktive Wiedervorlage und Eskalationsmechanismen Automatisierte Formatkonvertierung Vorlagen- / Formularmanagement Amt für Informationsverarbeitung Folie 23

24 Funktionale Betrachtung (II) SAP-Schnittstelle zur Anbindung über ArchiveLink SAP-Transaktions-Schnittstelle Weitere offene Schnittstellen (Archiv, -Vorlagen, Redaktions-, Groupware- und BK-Systeme; Verzeichnisdienste; FormularService; Virtuelle Poststelle ) Integrationsoption qualifizierte elektronische Signatur Integration OpenSource-Produkte Online-Abfragen von Bearbeitungsständen Hierarchisches Speicherkonzept XML-Nutzung Amt für Informationsverarbeitung Folie 24

25 Zusammenfassung und Fazit Aus kommunaler Sicht kommen aufgrund der vielseitigen Anforderungen nur Dokumenten- und Vorgangsmanagementsysteme für einen Einsatz in Betracht, die einerseits einen umfassenden Bausteinkasten aus allen relevanten Funktionskomponenten bieten, andererseits eine bedarfsgerechte Nutzung von Teilfunktionen dieses Baukastens erlauben. Sehr wichtig für die Anwenderakzeptanz ist die Integration des Systems in die jeweils gewohnte Anwendungsumgebung (Office-Anwendungen, Groupwareoder BK-Systeme, Explorer, Fachanwendungen). Das System muss dabei sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse unterstützen. Zudem muss es sich im Idealfall ohne externe Unterstützung- über entsprechende mitgelieferte Werkzeuge flexibel auf die sich ggf. ändernden- Anforderungen der verschiedensten Bereiche einer Kommunalverwaltung anpassen lassen. Amt für Informationsverarbeitung Folie 25

26 Ausblick Derzeit erarbeitet die AG IT-gestützte Vorgangsbearbeitung des KoopA ADV an einer Fortschreibung des DOMEA-Konzeptes. Hierbei sollen die kommunale Verwaltungswirklichkeit und die sich daraus ergebenden Anforderungen der Kommunen an ein Dokumenten- und Vorgangsmanagement noch stärker berücksichtigt werden. Sie sind herzlich eingeladen, an der neuen Version des Konzeptes mitzuwirken und Ihre Anregungen aus kommunaler Sicht einzubringen. Leiter und Ansprechpartner der AG: Rolf-Dieter Wenzel Sächsisches Staatsministerium des Innern Referat Information und Kommunikation, Statistik Telefon: (0351) Amt für Informationsverarbeitung Folie 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Schoos Stadt Köln - Amt für Informationsverarbeitung Willy-Brandt-Platz Köln Telefon: 0221/ michael.schoos@stadt-koeln.de Amt für Informationsverarbeitung Folie 27