Planung einer Party. Planung einer Party mit OpenOffice.org Seite 1. 1 Wir legen eine Namensliste an (Tabelle 1) 1

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1 Seite 1 Planung einer Party 1 Wir legen eine Namensliste an (Tabelle 1) 1 Speicher die neue leere Arbeitsmappe mit DATEI - SPEICHERN UNTER und wähle einen Namen wie z. B. PAR- TY.XLS. Diese Bezeichnung erscheint daraufhin in der oberen Zeile des Fensters. Wir beginnen nun mit der Zusammenstellung der Namensliste. Überlege Dir die Namen in einer beliebigen Reihenfolge, Anordnung und Formatierung erfolgen später. (1) Gib die Namen der Kursteilnehmer ein mit den Angaben Vorname, Nachname, Geschlecht und Ort. (Starte irgendwo in der Tabelle 1, z. B. in Zelle B1.) a) Namen zuerst eingeben nach Geschlechtern getrennt b) In die oberste Zelle der Tabellenspalte mit der Geschlechtsangabe ein w (oder m ) setzen, c) diese Zelle und die weiteren gewünschten Zellen markieren, d) über BEARBEITEN - AUSFÜLLEN - NACH UNTEN die notwendige Anzahl w s oder m s kopieren Alternativ: In der rechten Ecke des markierten Bereichs das kleine Quadrat anklicken. (2) Sortiere die Liste nach den Vornamen. a) Markiere alle ausgefüllten Spalten des zu sortierenden Bereichs (mit oder ohne die Kopfzeile) b) Menü DATEN - SORTIEREN - SPALTE... Hierbei kannst Du nach jeder beliebigen Spalte sortieren lassen. c) (Dazu mehr in Tabelle 2) Warnung: Klicke NIE ohne genaue Kontrolle auf die Sortier-Icons wie z. B.: Diese Icon-Funktionen haben einige Eigenheiten (Fehler?), mit der Du leicht eine Tabelle unwiderruflich zerstören kannst. (3) Schreibe eine Überschrift in die Mitte der Liste und formatiere die Aufstellung augenfreundlich. Füge ggf. weitere Zeilen ein und gestalte die Spaltenbreite nach ästhetischen Gesichtspunkten...

2 Seite 2 : Leider unterscheiden sich die Anordnung der Formatierungsfunktionen und ihre Handhabung ziemlich von denen der anderen Programme wie z. B. WORD und ACCESS. Das Prinzip ist allerdings doch gleich: Markieren, Funktion suchen und aktivieren. oder indem Du a) den Cursor in die gewünschte Zelle setzt, b) die rechte Maustaste drückst und c) ZELLEN EINFÜGEN usw. auswählst Leerzeilen und Leerspalten erhältst du, a) indem Du die gesamte Zeile/Spalte durch Anklicken der Zeilen/Spaltenbezeichnung markierst, b) den Cursor in den markierten Bereich führst, c) die rechte Maustaste drückst und d) ZEILE/SPALTE EINFÜGEN wählst Zentriere anschließend die Überschrift über der Tabelle über mehrere Spalten mit dem entsprechenden Icon: a) Alle einzubeziehenden Spalten markieren und b) Format/Zellen zusammenfassen/festlegen anklicken c) Dann das Icon Horizontal zentriert ausrichten anklicken. (4) Setze verschiedene Rahmen um die einzelnen Zellen zur Gestaltung einer augenfreundlichen Liste. a) Markiere die zu formatierenden Zellen, b) Wähle Format/Zelle aus, es erscheint der Zellattribut-Dialog c) Klicke auf Umrandung d) Wähle entsprechende Umrandung aus. e) Klicke auf OK! Zusätzlich kannst Du die markierten Zellen durch Anklicken des Farben-Paletten-Icons mit einer entsprechenden Hintergrundfarbe oder durch Anklicken des Schriftfarben-Paletten-Icons mit einer entsprechenden Schriftfarbe verschönern. (5) Speicher Deine Mappe zusätzlich noch unter einem anderen Dateinamen ab. Du kannst jetzt problemlos mit der Kopie experimentieren. Alternativ kannst Du Deine Tabelle in ein anderes Tabellenblatt kopieren und dort verschiedene Formatierungsmöglichkeiten durchprobieren. Markiere Deine Adressenliste und experimentiere mit verschiedenen Funktionen des Menüs FORMAT, z. B. FORMAT -SPALTE - OPTIMALE BREITE oder FORMAT - AUTOFORMAT. Es gibt wieder mehrere Wege, um an s Ziel zu kommen!

3 Seite 3 (6) Du kannst das Original (ggf. neu laden) oder die Kopie der gesamten Tabelle 1 jetzt markieren und mit DATEI - DRUCKEN über den angeschlossenen Drucker ausdrucken lassen. Nous y voilà! 2 Wir legen eine Einkaufsliste an (Tabelle 2) Bei dieser zweiten, etwas komplexeren Tabelle mit der Einkaufsliste lohnt es sich, den Aufbau vor dem Eintippen möglichst genau zu überlegen. Wir werden etliche Zellen durch Formeln miteinander verbinden. Jede grundlegende Änderung des Aufbaus kann zu nicht direkt sichtbaren Schäden führen. 2 Solltest Du einen anderen Aufbau für Ihre Einkaufsliste wählen, müssen die nachfolgenden Übungen von Dir ebenfalls direkt angepasst werden, da alle folgenden Eingaben und Verweise auf den grundsätzlichen Aufbau dieser Tabelle abgestimmt sind. Es empfiehlt sich, die Logik der Spalten auf jeden Fall beizubehalten. Die Eingaben in den Zeilen können beliebig variieren. (1) Im Kursgespräch habt Ihr euch ja darauf geeinigt, welche fünf Getränke und acht Speisen auf der Party mitgebracht werden sollten. Tragt diese analog dem folgendem Muster in ein Tabellendokument ein. Beginne in einer beliebigen Zelle in Tabelle 2. Trage vorläufig nur den Text und einfache Zahlen ein. Die Berechnungen erfolgen erst im Schritt (3). Muster 3 : Party am 29. Februar 2000, für 15 Personen, 5 kaufen ein St. Getränk/Speise (Zusatz) Menge Maß G-Menge Maß E-Preis G-Preis EINKAUF 30 Bier alk. 0,5 l 1,1 7 Rotwein alk. 1 l 8,5 7 Weißwein alk. 0,7 l 9,2 10 O-Saft nicht 1 l 0,99 15 Wasser nicht 0,7 l 0,55 15 Vorspeise 200 g 1,5 15 Hauptgericht g 5 15 Hauptgericht g 3,8 15 Nachspeise 100 g 2 15 Gebäck/Knabberzeug 100 g 0,7 (2) Wir wenden die folgenden Funktionen auf die jeweils markierten Bereiche an (manche Veränderungen wirken sich auch auf die optische Formatierung der Rahmen aus - diese muss dann leider nochmals durchgeführt werden). Nimm Dir die Zeit, diese Formatierungsmöglichkeiten in den verschiedenen Varianten (und mit viel Geduld) auszuprobieren - unerwünschte Ergebnisse solltest Du sofort anschließend mit BEARBEITEN - RÜCK- GÄNIG oder <STRG>-z wieder rückgängig machen: FORMAT - SPALTE - OPTIMALE BREITE Auswahlfelder zu Schriftgröße und Schriftattributen Auswahlfeld zu Rahmen und Schattierung BEARBEITEN - AUSFÜLLEN - NACH UNTEN 2 3 An einem Beispiel wird dies im Teil B unseres Einführungsskripts demonstriert. Apropos: Der Phantasie sind natürlich keine Grenzen gesetzt!

4 Seite 4 Das Sortieren von Daten gehört zu den Grundfunktionen von Tabellenkalkulations-Programmen. Diese Funktion hat (wie bereits angesprochen) ihre Tücken. Teste die Möglichkeiten durch mit den bereits vorhandenen Tabellen (idealerweise sollten die Zellen vor dem Ausprobieren wieder an eine andere Stelle der Arbeitsmappe kopiert werden). Der Sortiervorgang wird nur auf den jeweils markierten Bereich angewendet! Markiere den Datenbereich und rufe den Menüpunkt DATEN - SORTIE- REN 4 auf. Wähle die gewünschten Spalten, entsprechend denen sortiert werden soll. Du kannst dabei angeben, ob die erste Zeile mitsortiert werden soll oder eine Überschrift darstellt. (3) Ergänze nun in den leeren Spalten Gesamtmenge und Gesamtpreis die Angaben, indem Du einfache und sehr hilfreiche Formeln einsetzt! 0, Die zweite Spalte mit der Maßeinheit kann durch einen kopierenden Verweis auf die andere Maßspalte gebildet werden. Du kannst die für eine Zelle entwickelten Formeln jeweils in die darunterliegenden oder in andere Felder kopieren. Die (relativen) Zellbezüge wandern mit, im Stil von z. B. gehe zwei Zellen nach links, nimm den Wert, gehe sechs Zellen nach unten, gehe drei Zellen nach rechts, zähle diesen Wert dazu usw.. Übernahme des Inhalts einer anderen Zelle in die Spalte Maß(einheiten): a) Markiere eine Zelle, b) Tippe ein Ist-gleich-Zeichen (es erscheint auch in der Bearbeitungszeile) c) Gehe mit dem Cursor in die Zelle der entsprechenden Maßeinheit in derselben Zeile d) Klicke auf diese Zelle mit der linken Maustaste e) Drücke die <RETURN>-Taste, der Zellinhalt wird ü- bernommen. Übernahme des Zellinhalts der obersten Zelle in die darunterliegenden Zellen: a) Markiere die Ursprungszelle und die darunterliegenden Zielzellen, b) Wähle BEARBEITEN - AUSFÜLLEN - NACH UNTEN, c) o. k. Anm.: Du kannst auch in der untersten Zelle starten, AUSFÜLLEN - NACH OBEN Teste die verschiedenen Varianten aus (ggf. an einer Kopie der Tabelle). 4 Die Sortierfunktion sollte nicht mehr verwendet werden, sobald innerhalb einer Tabelle auf andere Zeilen verwiesen wird. Diese Verweise berücksichtigt die Excel-Sortierfunktion nicht korrekt (gilt auch für die Win95-Version 7.0).

5 Seite 5 (4) Komplexere Formeln lassen sich am schnellsten entwickeln, indem man bestimmte Teile einer Formel (z. B. die Operatoren) per Hand und andere Teile (z. B. die beteiligten Zellen) per Maus eingibt bzw. aktiviert. Manchmal kann es auch notwendig sein, die Formel nachträglich per Hand nachzubessern5. Lasse die jeweiligen Gesamtmengen und Gesamtpreise durch eine Funktion berechnen. Es genügt, wenn Du die Formel einmal in einer Zelle entwickelst und danach in die anderen Zellen kopierst. Eingabe von Formeln mit Maus- und Tastenbedienung: Gesamtmenge = Stückzahl * Einzelmenge Gesamtpreis = Stückzahl * Einzelpreis a) Markiere die Zielzelle, b) Schreibe ein Ist-gleich-Zeichen, c) Klicke mit der linken Maustaste in die erste Zelle, deren Wert in die Formel eingebunden werden soll, d) Schreibe das gewünschte Rechenzeichen (hier: Malpunkt) und e) Klicke in weitere gewünschte Zellen, immer verbunden durch die Eingabe eines Rechenzeichens. f) Zum Abschluss wird mit der <RETURN>-Taste die Formel der aktiven Zelle zugeordnet. Übernahme des Zellinhalts der ersten Zeile in die darunterliegenden (wie oben): a) Markieren Ursprungszelle und Zielzellen b) BEARBEITEN - AUSFÜLLEN - NACH UNTEN c) o. k. Anm.: Du kannst auch in der untersten Zelle starten, AUSFÜLLEN - NACH OBEN (5) Wir können natürlich jetzt weitere Berechnungen zu unserer Partyplanung durchführen. So dürften Gesamt- und Durchschnittswerte sicherlich interessant sein. Diese Übersichten könnten auch zu Mengenkorrekturen führen und damit helfen, unnötige Besorgungen zu vermeiden. Berechnen Sie z. B. diese Werte: Getränke gesamt (Menge und Preis): 43,60 l 155,70 DM Speisen gesamt (Menge und Preis): 10,05 kg 195,00 DM Getränke pro Person: 4,36 l Essen pro Person: 1,01 kg Kosten gesamt: Kosten pro Person: 350,70 DM 35,07 DM Arbeite nach Möglichkeit mit den Menübefehlen, hier z. B. EINFÜGEN - FUNKTION, auch wenn manches Icon zum Abkürzen einlädt. 5 Dies wird in Kapitel 6 noch ausführlicher geübt.

6 Seite 6 Der Aufruf des Funktions-Assistenten über Einfügen/Funktion oder STRG F2 ist ungefährlich. Dieser Assistent unterstützt die Entwicklung auch recht komplexer Formeln sehr gut: a) Tippe in eine Zelle Gesamtmenge an Getränken b) Markiere die für die Menge gewünschte Zelle, c) Rufe EINFÜGEN - FUNKTION auf d) Wähle in der Kategorie FUNKTIONEN die Funktion SUMME, klicke auf WEITER,!!! LASS DICH JETZT NICHT VERWIRREN!!! e) Verschiebe das Fensterchen des Funktionsassistenten so, dass Du den gewünschten Bereich Deiner Tabelle gut einsehen kannst und f) markiere die Zellen mit der Maus (linke Taste gedrückt lassen), die Zellenbezeichnungen erscheinen nun im Feld ZAHL 1. g) Klicke jetzt OK im Funktions-Assistenten an. Der Wert ist in der Zelle sichtbar! Hinweis zur nachträglichen Änderung einer eingegebenen Formel (hier am Beispiel der Darstellung einer Umwandlung von Gramm in Kilogramm): Achtung: Die Zellnummerierung hängt vom Aufbau der Tabelle ab. Die hier in die Formel eingesetzten Zellen F10 und F14 können in Deiner Tabelle anders lauten. Bitte anpassen! a) Bilde die entsprechende Summe mit dem Funktions-Assistenten, b) Klicke mit dem Cursor in die Bearbeitungszeile und c) ergänze die vorhandene Formel mit dem Teiler Die passende Benennung ist natürlich auch einzuplanen. (6) Die Art der Zahlen- und Textdarstellung kann auch noch recht komfortabel angepasst werden. Dazu wird wieder der jeweilige Bereich markiert und über die schon bekannte Funktion FORMAT - ZELLE verschönert. Alternativ dazu stehen einige wirklich nützliche Icons mit Standardformaten zur Währungsdarstellung oder zur Veränderung von Kommastellen zur Verfügung. Trage hier (nochmals) die Funktionen der Icons ein: Du kannst aber auch in den markierten Bereich mit der rechten Maustaste klicken und auf diese Weise den Menüpunkt ZELLEN FORMATIEREN auswählen. Probiere die verschiedenen Möglichkeiten in aller Ruhe aus.

7 Seite 7 (7) Setze für die Gesamtmenge eine kursive Zahlendarstellung ohne Kommastellen, für die Preisangaben zwei Kommastellen und für den Gesamtpreis eine fette und kursive Schrift ein. (Eigene Ideen lassen sich freilich auch verwirklichen ) (8) Sobald eine Zelle formatiert ist, kann das Format (mit oder ohne Daten) auf andere Zellen sehr einfach übertragen werden. Wende diese komfortable Funktion auf verschiedene Zellen an. Übrigens: Nicht nur Formate ohne Werte, sondern auch Werte anstatt ganzer Formeln können auf diese Weise schnell kopiert werden. a) Ursprungszelle anklicken mit der rechten Maustaste b) KOPIEREN c) Zielzelle(n) markieren und mit der rechten Maustaste anklicken d) als Inhalt nur FORMATE wählen e) mit OK bestätigen (9) Damit Du auch immer sicher weißt, wie aktuell Deine Liste gerade ist, kannst Du Datum und Uhrzeit per Hand als Text oder komfortabler als Funktion eingeben (wähle eine breite Zelle!). Das heißt beispielsweise, dass das Datum bei jedem Aufruf der Datei automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt wird 6. a) EINFÜGEN - FUNKTION b) DATUM & ZEIT c) JETZT wählen d) WEITER und OK 6 Dieser Vorgang entspricht bei WORD: EINFÜGEN - FELD oder EINFÜGEN - DATUM...

8 Seite 8 Teste weitere Funktionen durch und stelle Deine persönliche Liste sinnvoller Funktionen zusammen! Sehr praktisch es es, z. B. automatisch ausdrucken zu lassen. Er lässt sich mit oder ohne Pfadangabe in ihr Dokument aufnehmen. (10) Du kannst nun noch ein Uhrensymbol aus dem Zeichensatz WINGDINGS als Sonderzeichen einfügen, damit Sie auf dem Ausdruck auch wissen, was die Uhr geschlagen hat. Benütze Einfügen/Sonderzeichen 3 Wir drucken Einkaufszettel für alle fleißigen Mithelfer/innen Das Computern macht erst richtig Freude, wenn man nach der langwierigen Einarbeitungszeit eine Zeitersparnis erkennen kann, z. B. indem man Seriendokumente drucken kann. Dazu müssen verschiedene Teile unserer eingegebenen Daten geschickt miteinander verknüpft werden. In unserem Beispielsfall wären das Einkaufszettel (Einkaufslisten) für alle Mitwirkenden. Jeder Gast hat versprochen, etwas mitzubringen. Abgerechnet wird anschließend. 3.1 Verknüpfung der Namensliste (Tab. 1) mit der Einkaufsliste (Tab. 2) (1) Wir ergänzen die rechte Spalte der Einkaufsliste mit Namen aus der Tabelle 1. Die Verknüpfung erfolgt nach dem selben einfachen Prinzip wie die Formelerstellung: a) Gehe zur Einkaufsliste in der TABELLE 2. b) Zielfeld in der Spalte EINKAUF markieren, c) ein Ist-gleich-Zeichen eingeben,

9 Seite 9 d) mit dem Cursor zum Registerblatt TABELLE 1 blättern e) einen Namen anklicken f) <RETURN> drücken g) und Du bist wieder bei der Ausgangstabelle. Der Zellverweis enthält jetzt einen Hinweis auf das Registerblatt (Der Zellname unterscheidet sich je nach Tabellenaufbau!). So kannst Du alle Felder entsprechend belegen. Jede Zelle (hier also der Name) der Tabelle soll nur einmal verwendet werden. Jeder Vorgang ist einzeln in der gleichen Weise durchzuführen. Vereinfachungen wären in diesem Fall nur durch das händische Eintippen der jeweiligen Verweise möglich. Auf diese Weise lassen sich grundsätzlich alle gespeicherten Kalkulationsblätter miteinander verknüpfen.. (2) Jetzt lohnt es sich sicherlich, den gewünschten Druckbereich in der Tabelle 2 zu markieren und mit DATEI - DRUCKEN über den angeschlossenen Drucker ausdrucken zu lassen. Denke ans Speichern! 3.2 Wir bereiten die Tabelle für den Seriendruck vor Grundsätzlich können Datenbanken für Serienbriefe mit (fast) jedem beliebigen Programm erstellt werden, solange sie den strengen Bedingungen der Serienbrief-Funktionen in Textverarbeitungsprogammen entsprechen. Etliche Rahmenbedingungen des formalen Aufbaus der Datei 7 für Seriendrucke werden strikte vorgeschrieben: die Datei muss in der Tabelle 1 in der Zelle A1 beginnen die Datei muss eine Überschriftenzeile mit Spaltenbezeichnungen enthalten die Datei darf weder Leerzeilen noch Leerspalten enthalten die Datei darf keine Zeilen enthalten, die nur aus Strichen bestehen Schlage dazu in den entsprechenden Hilfeseiten über die Hilfefunktion nach (Stichwörter: z. B. Serienbrief, Exportieren von Daten). (1) Wir öffnen eine neue Arbeitsmappe mit einem Namen wie z. B. LISTE.XLS in Excel und kopieren die Werte der für uns relevanten Tabelle bzw. ausgewählter Zellen in diese neue Arbeitsmappe. Formeln dürfen nicht mitkopiert werden, sondern nur die gerade aktuellen Werte der Zellen. a) Wähle DATEI NEU - Tabellendokument b) Speicher diese neue Arbeitsmappe mit SPEICHERN UNTER z. B. als LISTE.XLS c) Wechsel zwischen den Arbeitsmappen durch den Menüpunkt FENSTER - 1, 2 usw., vorerst geht es zu FENSTER - 2 PARTY.XLS d) Markiere nur die wichtigen Daten der Tabelle 2 mit der Einkaufsliste, (d. h. von der Überschriftenzeile mit den Feldbezeichnungen bis zur letzten Speise) und wähle e) BEARBEITEN - KOPIEREN. f) Wechsel mit FENSTER - 1 LISTE.XLS zur neuen Arbeitsmappe. g) Füge die nur die Zeichenketten und Zahlen dieser Tabelle ein mit BEARBEITEN - INHALTE EINFÜ- GEN und h) Speicher LISTE.XLS mit DATEI - SPEICHERN oder <STRG> - S erneut ab. i) Überprüfe einige Zellen durch Anklicken darauf, ob wirklich nur die Werte ohne Formeln übertragen wurden. 7 Unter Datei verstehen wir im Bereich der DV einerseits eine irgendwie geordnete oder zusammengehörende Sammlung verschiedener Daten bzw. Informationen (z. B. Adressendatei), der englische Ausdruck hierfür lautet database. Andererseits wird der Begriff auch für eine Einheit auf einem Datenspeicher verwendet, hier lautet der englische Ausdruck file.

10 Seite 10 (2) Ergänze die Tabelle mit einer weiteren Spalte Geschlecht rechts von den vorhandenen Spalten, in die Du nur w oder m einträgst. Deine Tabelle dürfte nun etwa so aussehen 8 : Kontrolliere an dieser Stelle nochmal die Zellen, in denen sich Formeln befanden. Es dürfen nur noch die Werte vorhanden sein. Die falschen Daten können durch erneutes Kopieren oder durch eine Eingabe per Hand unkompliziert korrigiert werden. Notiere die wesentlichen Abweichungen zu Deiner Version der Tabelle (falls Du welche feststellen kannst): (3) Speichern Deine Tabelle mit den aktuellen Daten und lasse sie ausdrucken. 8 Anm.: Die optische Formatierung für den Bildschirm der Liste ist übrigens unwichtig für den Seriendruck!