Bundesverband der BdB Buchhaltungsberufe. Handbuch 2013

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1 Bundesverband der BdB Buchhaltungsberufe Handbuch 2013 Ausgabe Auflage Stand 1. Januar 2013

2 Inhaltsverzeichnis Seite Arbeitsrecht Arbeitsvertrag 5-12 Arbeitsunfähigkeit Erholungsurlaub Beendigung des Arbeitsverhältnisses Zivilrecht Unterhalt und wirtschaftliche Sicherung Berechnungsbogen Lohnpfändung Einkommensteuer für Betriebe Betriebseinnahmen Geschäftswagen Wichtige steuerfreie oder keine Betriebseinnahmen A-Z 62 Betriebsausgaben Einkünfte aus Gewerbebetrieb Einkünfte aus selbständiger Arbeit 79 Absetzung für Abnutzung Gebäude Übersicht über Abschreibungsmöglichkeiten Afa bei Gebäuden Afa-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter Investitionsabzugsbetrag ab VAZ Sonderabschreibung ab VAZ Steuerabzug bei Bauleistungen Tarif Einkommensteuer 101 Leasing Zurechnung beweglicher WG 102 Zurechnung bei Immobilien Bilanzierung Gewerbesteuer Gewerbeertrag, Freibetrag, Steuermesszahl 106 Berechnung Elektronische Abgabe 107 Grunderwerbsteuer Steuersatz 108 Befreiungen 108 Lohnsteuer Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer 109 ELStAM Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale Lohnsteuerbescheinigung

3 Lohnsteuerklassen Pauschalierung der Lohnsteuer Reisekosten/Auswärtstätigkeit bis Reisekostenpauschbeträge Ausland ab Doppelte Haushaltsführung Sachbezüge Übersicht feste Pauschalsteuersätze 137 Übersicht über Zahlen zur Lohnsteuer Wichtige lohnsteuerfreie Einnahmen A-Z Kirchensteuer Kirchensteuersätze Kirchensteuer und Abgeltungssteuer Kirchgeld 149 Körperschaftsteuer Grundlagen der Besteuerung Körperschaftsteuer-Rückstellung Betriebsausgaben nichtabzugsfähig 152 Elektronische Abgabe 153 Solidaritätszuschlag Abgabepflichtige 154 Bemessungsgrundlage und Tarif 154 Besonderheiten 154 Umsatzsteuer Abgabe Tarif 156 Ermäßigter Steuersatz (Stand ) Rechnungen Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten 169 Differenzbesteuerung Ort der Lieferung Ort der sonstigen Leistung ab Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers Sonstige Bestimmungen des UStG 175 Vorsteuer Vorsteuerberichtigung ab Wichtige neue Beleg- und Buchnachweise bei Ausfuhrlieferungen 180 Wichtige neue Beleg- und Buchnachweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Umsatzsteuer EU/Drittländer 181 Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der EU-Mitgliedstaaten

4 MWSt-Sätze in den Mitgliedstaaten 184 Örtliche Zuständigkeit für im Ausland ansässige Unternehmer Vorsteuervergütung Investitionszulage Begünstigte Investitionen nach dem InvZulG Erstinvestitionsvorhaben Fördersätze nach dem InvZulG bis zum Fördersätze nach dem InvZulG ab dem Antrag 189 Rechnungswesen Größenklassen - Betriebsprüfung ( ) 190 Größenklassen Kapitalgesellschaften HGB 191 Incoterms 2010 (wichtige Lieferklauseln) Kennzahlen-Controlling A bis Z (wichtige) Sozialversicherung allgemein Bemessungsgrenzen Beiträge Beitragssätze Bezugsgrößen Meldungen Abgabegründe Meldefristen (wichtige) 198 Personengruppenschlüssel (wichtige) 199 Sozialversicherung Teilzeitbeschäftigte Geringfügiger Minijob bis Gleitzonenregelung bis Kurzfristiger Minijob bis Gesamtübersicht Pauschalabgaben für Minijob Änderungen bei Minijob und Gleitzone zum Fristen und Termine Kalender Ferientermine Übersicht zur Beitragszahlung (Sozialversicherung) Steuerzahlungstermine Verjährungsfristen Aufbewahrungsfristen Wichtige Internetadressen, Anschriften und Telefonnummern Stichwortverzeichnis 222

5 Arbeitsrecht Arbeitsvertrag Begriff Der Arbeitsvertrag ist ein entgeltlicher Vertrag, durch den sich der Arbeitnehmer zur fremdbestimmten Leistung von Diensten verpflichtet. Er stellt somit eine Sonderform des Dienstvertrages dar. Abschluss Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können grundsätzlich frei entscheiden, ob und mit wem sie einen Arbeitsvertrag schließen. So kann der Abschluss des Arbeitsvertrages bereits aufgrund fehlender Sympathie scheitern. 1 Von diesem Grundsatz gibt es jedoch folgende Ausnahmen 2 : Beispiele Verbot der Beschäftigung von Kindern unter 15 Jahren, 2, 5 JArbSchG. Verbot der Beschäftigung von Nicht-EU-Bürgern ohne Arbeitserlaubnis, 4 Abs. 2 S. 1 AufenthG. 3 Verbot der Beschäftigung von Jugendlichen/Auszubildenden, sofern der Arbeitgeber beispielsweise schwer oder einschlägig vorbestraft ist, 25 Abs. 1 JArbSchG. Pflicht des Arbeitgebers zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen, 71 Abs. 1 S. 1 SGB IX. Form Für den Abschluss des Arbeitsvertrages gilt grundsätzlich der Grundsatz der Formfreiheit. Demnach ist die Ansicht, dass ein Arbeitsvertrag nur dann Geltung beansprucht, wenn er niedergeschrieben und von beiden Seiten unterzeichnet wurde, falsch. Denn auch mündliche Verträge sind einzuhalten. 4 1 Stets zu beachten ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, 7 Abs. 1 AGG. 2 Abschlussverbote sind von den sog. Beschäftigungsverboten zwingend zu unterscheiden. 3 Kostenlose Informationen: > Veröffentlichungen > Merkblätter > Merkblatt 7. 4 Auch die durch den AG geduldete Arbeitsaufnahme des AN lässt ein Arbeitsverhältnis wirksam entstehen. 5

6 6 Von diesem Grundsatz gibt es jedoch folgende Ausnahmen: Beispiele die Befristungsklausel eines befristeten Arbeitsvertrages, 14 Abs. 4 TzBfG. Wettbewerbsverbot für die Zeit nach Beendigung des Arbeitsvertrages, 110 GewO in Verbindung mit 74 HGB. Anordnung der Schriftform aufgrund eines einschlägigen Tarifvertrages. Anordnung der Schriftform aufgrund einer Betriebsvereinbarung. 5 Nachweisgesetz Auch wenn die Wirksamkeit von Arbeitsverträgen grundsätzlich nicht von der Einhaltung etwaiger Schriftformklauseln abhängt, so ist der Arbeitgeber dennoch verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzuschreiben, zu unterschreiben und spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Dies gilt auch für nachträgliche Änderungen, die ebenfalls dem ursprünglichen Arbeitsvertrag beizulegen sind. Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Demnach sind folgende Mindestinhalte festzuhalten: Normale Arbeitsverträge der Name und die Anschrift der Vertragsparteien, 2 Abs. 1 Nr. 1 NachwG. der Beginn des Arbeitsverhältnisses, 2 Abs. 1 Nr. 2 NachwG. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses, 2 Abs. 1 Nr. 3 NachwG. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Ort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann, 2 Abs. 1 Nr. 4 NachwG. eine kurze Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit, 2 Abs. 1 Nr. 5 NachwG. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes einschließlich Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgeltes und deren Fälligkeit, 2 Abs. 1 Nr. 6 NachwG. die Arbeitszeit, 2 Abs. 1 Nr. 7 NachwG. 5 Die Betriebsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, der auch verbindliche Normen für alle Arbeitnehmer eines Betriebes formuliert.

7 Dauer des Erholungsurlaubes, 2 Abs. 1 Nr. 8 NachwG. die Kündigungsfristen, 2 Abs. 1 Nr. 9 NachwG. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind, 2 Abs. 1 Nr. 10 NachwG. Sonderfall: geringfügig Beschäftigte 6 die Angaben nach 2 Abs. 1 Nr. 1 bis 10 NachwG. den Hinweis, dass sich Arbeitnehmer von der nun bestehenden Rentenversicherungspflicht befreien lassen können. Sonderfall: Arbeitnehmer mit Auslandseinsatz 7 die Angaben nach 2 Abs. 1 Nr. 1 bis 10 NachwG. die Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit, 2 Abs. 2 Nr. 1 NachwG. die Währung, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird, 2 Abs. 2 Nr. 2 NachwG. ein zusätzliches mit dem Auslandsaufenthalt verbundenes Arbeitsentgelt und damit verbundene zusätzliche Sachleistungen, 2 Abs. 2 Nr. 3 NachwG. die vereinbarten Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers, 2 Abs. 2 Nr. 4 NachwG. Die Verpflichtung gilt nicht für die Beschäftigung von Arbeitnehmern, die nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt werden, 1 NachwG. Gleiches gilt, wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit den oben genannten Punkten ausgehändigt worden ist, 2 Abs. 4 NachwG. Erfüllt der Arbeitgeber die sich aus den 2, 3 NachwG ergebende Verpflichtung zur rechtzeitigen Aushändigung der Nachweisurkunde nicht, so hat der Arbeitnehmer nach 273 BGB ein Zurückbehaltungsrecht bei seiner Arbeitsleistung. Bis zur Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflicht kann der Arbeitnehmer dementsprechend seine Arbeitsleistung verweigern, ohne dass er mit Sanktionen des Arbeitgebers rechnen muss. Schließlich sollte eine schriftliche Fixierung bereits aus Beweissicherungsgründen erfolgen. 6 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV. 7 Die Aushändigung der Niederschrift muss VOR Abreise erfolgen, 2 Abs. 2 NachwG. 7

8 Mindestinhalte Arbeitgeber und Arbeitnehmer können grundsätzlich frei entscheiden, welchen Inhalt sie dem Arbeitsvertrag geben. 8 Mindestens müssen sie sich jedoch über folgende Punkte einigen: Vertragsparteien Arbeitsleistung Arbeitsbeginn Nicht zu den Mindestinhalten gehört die Höhe der Vergütung, denn wird diesbezüglich nichts vereinbart, so gilt gemäß 612 Abs. 2 BGB die übliche Vergütung als vereinbart. Zum Schutz des Arbeitnehmers ist diese Gestaltungsfreiheit jedoch durch nicht abänderbare Gesetze, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen eingeschränkt. 9 Wichtige Regelungspunkte Nachfolgend werden die wichtigsten Punkte eines individuellen Arbeitsvertrags genannt, zu denen eine Regelung getroffen werden sollte. 10 Die Regelungspunkte, zu denen ein schriftlicher Nachweis gemäß Nachweisgesetz ohnehin erforderlich ist, sind mit (N) gekennzeichnet. Regelungspunkte 11 Beginn des Arbeitsverhältnisses (N) Dauer des Arbeitsverhältnisses (N) Probezeit Arbeitsleistung, Arbeitsort und -zeit (N) Höhe der Vergütung (N) Gewinnbeteiligung, Gratifikation, Zulagen, Dienstwagen, etc. Urlaub (N) Nebenbeschäftigung Verschwiegenheitsverpflichtung, Wettbewerbsverbot Schriftform bei Vertragsänderungen Der Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme ist insbesondere für die jeweils geltenden Mindestkündigungsfristen wichtig. Darüber hinaus bestimmt er den Tag des Arbeitsantritts. Bei unentschuldigter Nichtaufnahme kann sich der AN schadensersatzpflichtig machen; zum Beispiel in Folge von Produktionsausfällen oder zusätzlicher Inseratskosten. 8 Sehen Sie hierzu: 105 S. 1 GewO. 9 Sehen Sie hierzu: 4 Abs. 3 TVG, 77 Abs. 4 S. 1 BetrVG. 10 So lassen sich Streitigkeiten im Vorfeld vermeiden, da die getroffenen Absprachen schriftlich niedergelegt sind. 11 Formulierungsvorschläge finden Sie am Ende des Kapitels. 8

9 Hinsichtlich der Dauer eines Arbeitsverhältnisses unterscheidet man grundsätzlich zwischen den sogenannten unbefristeten bzw. befristeten Arbeitsverträgen. Letztere sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. 12 Insbesondere ist bezüglich der Befristungsabrede zwingend das Schriftformerfordernis zu beachten. Mittels der Probezeit kann der Arbeitgeber feststellen, ob der betreffende Bewerber tatsächlich den gewünschten Anforderungen entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, so vereinfachen kürzere Kündigungsfristen, nämlich zwei Wochen 13, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ebenfalls üblich ist die vertragliche Nennung des Einsatzbereiches des Arbeitnehmers (seine zu verrichtende Tätigkeiten). In diesem Zusammenhang ist darauf zu achten, dass eine weite Fassung des Tätigkeitsbereiches dem Arbeitgeber gleichzeitig ein weites Direktionsrecht einräumt. Ohne Zustimmung des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber damit Zeit, Ort, Art und Durchführung der Arbeitsleistung bestimmten. Sofern es die Fähigkeiten des Arbeitnehmers zulassen, kann der Arbeitnehmer sogar auf einen anderen gleichwertigen Arbeitsplatz versetzt werden. 14 Bezüglich der Vergütung sollten die Punkte Höhe, Zeit, Ort und Art der Auszahlung klar geregelt werden. Nicht selten gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern sogenannte Gewinnbeteiligungen oder Sonderzuwendungen wie z.b. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Diesbezüglich sollten Sie folgende Punkte mitberücksichtigen: Höhe, Fälligkeit und Zahlungsmodus? Anspruch des Arbeitnehmers oder Freiwilligkeitsvorbehalt des Arbeitgebers? Folgen eines vorzeitigen Ausscheidens des Arbeitnehmers im Hinblick auf eine Rückzahlungsverpflichtung? Was die Anzahl der Urlaubstage betrifft, so bedenken Sie, dass der gesetzliche Mindesturlaub bei einer 6-Tage-Woche 24 Ur-laubstage beträgt und durch Arbeitsvertrag nicht unterschritten werden darf Sehen Sie hierzu: befristete Arbeitsverträge. 13 Sehen Sie hierzu: 622 Absatz 3 BGB. 14 Ist der Tätigkeitsbereich dagegen zu eng gefasst, wirkt sich das zwar negativ auf das Direktionsrecht aus; bei der Sozialauswahl (betriebsbedingte Kündigung) kann es jedoch von Vorteil sein Tage-Woche: 20 Urlaubstage. 9

10 Weiterhin sollte im Arbeitsvertrag die Anzeigepflicht der Aufnahme einer Nebenbeschäftigung aufgenommen werden. So kann sichergestellt werden, dass die geschuldete Arbeitsleistung nicht in erheblichem Maße eingeschränkt wird oder ein Verstoß gegen die höchstzulässige Arbeitszeit droht. Aber auch ohne eine derartige Vereinbarung besteht seitens geringfügig beschäftigter Arbeitnehmer eine solche Mitteilungspflicht, da ansonsten das ursprünglich privilegierte Arbeitsverhältnis voll steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Die Verschwiegenheitsverpflichtung eines Arbeitnehmers kann auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus erstreckt werden. Da die Beendigung des Arbeitsverhältnisses überwiegend gesetzlich geregelt ist, sind abweichende arbeitsvertragliche Änderungen nur zugunsten des Arbeitnehmers möglich. Aus Beweissicherungsgründen empfiehlt es sich etwaige, spätere Vertragsänderungen schriftlich festzuhalten. Achtung: Eine sog. doppelte Schriftformklausel 16 ist in der Regel unwirksam. Dies gilt jedoch dann nicht, wenn nachträgliche mündliche Nebenabreden aus dieser Klausel ausgeklammert werden. Soweit Arbeitsentgelt, Arbeitszeit, Urlaub und/oder Kündigungsfristen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung geregelt sind, genügt der allgemeine Hinweis auf die einschlägige Regelung, um diese zum Inhalt des Vertrages zu machen. Gleiches gilt für Verweisungen auf das Gesetz. 17 Durch diese Verweismöglichkeiten erspart sich der Arbeitgeber zusätzlichen Formulierungsaufwand und endlose Arbeitsverträge. Fehlt jegliche Regelung in einem Arbeitsvertrag, so sind für das Arbeitsverhältnis nur die gesetzlichen Mindestbedingungen maßgeblich. Formulierungsvorschläge einzelner Klauseln Beginn Herr Mayer nimmt am 1. März 2013 die Arbeit auf. Dauer Der Arbeitsvertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. 16 Definition: Sämtliche Änderungen, einschließlich der Aufhebung dieser Schriftformklausel selbst, bedürfen der Schriftform. 17 Zum Beispiel: Im Übrigen gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen. 10

11 Probezeit Die ersten sechs Monate gelten als Probezeit. Während dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Arbeitsleistung Herr Mayer wird als Buchhaltungsfachkraft angestellt. Zu seinem Aufgabenbereich gehören folgende Tätigkeiten: Sortieren und Ordnen der Unterlagen, Kontieren und Buchen aller Geschäftsvorfälle. Vergütung Herr Mayer erhält ein monatliches Bruttoeinkommen in Höhe von 3.200, fällig am Ende eines jeden Kalendermonats. Die Vergütung wird bargeldlos gezahlt. Anfallende Überstunden von bis zu 10 Stunden im Monat sind mit der Zahlung des vereinbarten Bruttogehalts abgegolten. Neben der monatlichen Vergütung erhält Herr Mayer Weihnachtsgeld in Höhe eines 13. Monatsgehalts. Dies erfolgt freiwillig und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Auch bei wiederholter Zahlung kann hieraus kein Rechtsanspruch hergeleitet werden. Wird das Arbeitsverhältnis beendet, entfällt der Anspruch auf Weihnachtsgeld, sofern Herr Mayer am Fälligkeitstag nicht mehr beschäftigt ist. Urlaub Herr Mayer erhält kalenderjährlich einen Erholungsurlaub von 25 Arbeitstagen. Nebenbeschäftigung Herr Mayer verpflichtet sich, dem Arbeitgeber unverzüglich schriftlich die beabsichtigte Aufnahme einer Nebenbeschäftigung anzuzeigen. Dies gilt für jedwede Tätigkeit, also auch für entgeltliche, unentgeltliche, selbständige und unselbständige. Derzeit übt Herr Mayer die folgende Tätigkeit aus: ( ). Verschwiegenheitsverpflichtung Herr Mayer verpflichtet sich, alle geschäftlichen und betrieblichen Angelegenheiten nur zur Erfüllung der Verpflichtung aus dem Arbeitsverhältnis aufzuzeichnen oder zu verwerten. Dies gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. 11

12 Diese Verpflichtung erstreckt sich auf die getroffene Vergütungsvereinbarung sowie die weiteren Vertragsinhalte. Für jeden Fall der Zuwiderhandlung verpflichtet sich der Arbeitnehmer zur Zahlung einer freiwilligen Vertragsstrafe in Höhe von Beendigung Das Arbeitsverhältnis kann nach der Probezeit mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats gekündigt werden. Tritt auf Grund gesetzlicher Vorschriften eine Verlängerung der Kündigungsfrist ein, so gilt diese für beide Vertragsparteien. Die Kündigung aus wichtigem Grunde bleibt gemäß 626 BGB unberührt. Die Kündigung bedarf für beide Vertragsparteien der Schriftform. Schriftform Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Klausel. Hiervon unberührt bleibt der Vorrang individueller Vereinbarungen, auch wenn diese mündlich geschlossen worden sind. 12

13 Arbeitsunfähigkeit Allgemeines Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer auf Grund von Krankheit seine zuletzt vor der Arbeitsunfähigkeit ausgeübte Tätigkeit nicht mehr oder nur unter der Gefahr der Verschlimmerung der Erkrankung ausführen kann. 1 Doch nicht jede Krankheit führt zur Arbeitsunfähigkeit, vielmehr muss es dem Arbeitnehmer unmöglich sein, seine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen. Es ist also stets zu fragen, ob der Beschäftigte seinen Arbeitsvertrag noch erfüllen kann oder nicht. Diese Einzelbetrachtungsweise führt dazu, dass bei gleicher Krankheit der eine arbeitsunfähig ist, der andere jedoch nicht. Beispiel Aufgrund einer Sehnenscheidenentzündung ist die Schneiderin Frau Mayer arbeitsunfähig. Ihr Mann, der an der gleichen Erkrankung leidet, muss jedoch weiter Vorlesungen an der Universität halten. Anzeige- und Nachweispflichten Gemäß 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) treffen den Arbeitnehmer folgende Pflichten: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage 2, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Hält sich der Arbeitnehmer bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, so ist er verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung mitzuteilen. Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten hat der Arbeitgeber zu tragen. 1 2 Abs. 1 der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie in der Fassung vom Sehen Sie hierzu die späteren Ausführungen zur Fristberechnung. 13

14 Die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer sind dem Arbeitgeber unverzüglich 3 anzuzeigen. Hierfür ist keine bestimmte Form vorgegeben. Folglich genügt es, wenn die Mitteilung durch die Kollegen oder per Telefon an die jeweils hierfür zuständige Stelle (Personalabteilung) erfolgt. Die Verantwortung für etwaige Mitteilungsverzögerung trägt allein der Arbeitnehmer. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) Wie oben bereits gelesen, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zusätzlich zu seiner Anzeige eine ärztliche Bescheinigung hinsichtlich der Arbeitsunfähigkeit vorlegen. Dies hat schriftlich zu erfolgen, 5 EFZG. Weiterhin muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einen bestimmten Mindestinhalt aufweisen. Mindestinhalte Arzt als Aussteller 4 Dauer der Arbeitsunfähigkeit Weiterleitungsvermerk an die gesetzliche Krankenkasse Die Krankheitsursache ist grundsätzlich nicht offenzulegen, es sei denn, deren Kenntnis ist für den Arbeitgeber aus betrieblichen Gründen von Bedeutung. 5 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG fordert vom Arbeitnehmer die Vorlage der AU, sofern die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Demzufolge ist die AU spätestens am vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit vorzulegen, sofern es sich hierbei um einen Arbeitstag handelt. Fällt das Ende der Frist auf einen arbeitsfreien Samstag, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, so ist die AU am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen Krankheitstag Vorlage beim Arbeitgeber Montag Donnerstag Dienstag Freitag Mittwoch Montag Donnerstag Montag Freitag Montag Samstag Dienstag Sonntag Mittwoch 3 Definition: Ohne schuldhaftes Zögern. 4 Kein Arzt ist der Heilpraktiker oder der Psychologe. 5 Es handelt sich zum Beispiel um eine ansteckende Krankheit.

15 Gemäß 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG ist der Arbeitgeber berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung auch schon früher zu verlangen. Das Vorlageverlangen kann mündlich, telefonisch oder schriftlich erfolgen. Aus Beweissicherungsgründen ist Letzteres zu empfehlen. Formulierungsvorschlag Wir weisen Sie hiermit an, bei jeder Arbeitsunfähigkeit bereits ab dem ersten Tag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen. Eine generelle Verkürzung in Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen 6 ist ebenso zulässig. In letzterem Falle ist der Betriebsrat zu beteiligen. 7 Einer näheren Begründung seitens des Arbeitgebers bedarf es nicht. 8 Verstoß gegen die Anzeige- und Nachweispflicht Bei Verstoß gegen die oben genannten Pflichten hat der Arbeitgeber folgende Möglichkeiten: Anzeigepflicht Abmahnung wegen unentschuldigtem Fernbleiben. Ausspruch einer ordentlichen Kündigung nach bereits erfolgter Abmahnung. Ausspruch einer außerordentlichen Kündigung (Ausnahme). Unter Umständen: Schadensersatzanspruch. Nachweispflicht Abmahnung wegen nicht oder nicht rechtzeitiger Vorlage der AU-Bescheinigung. Verweigerung der Entgeltfortzahlung, 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG. Ausspruch einer ordentlichen Kündigung nach bereits erfolgter Abmahnung. Unter Umständen: Schadensersatzanspruch. Zweifel an der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Bezweifelt der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit seines Arbeitnehmers, so stellt sich die Frage nach seinen Handlungsmöglichkeiten. 6 Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die sowohl für beide Vertragsparteien als auch für die Arbeitnehmer verbindlich ist. 7 Es handelt sich nämlich um eine Frage der betrieblichen Ordnung, 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). 8 BAG vom 14. November AZR 886/11. 15

16 Die vielfach in der Praxis anzutreffende Auffassung, dass der Vortrag allgemeiner Bedenken genüge, um den hohen Beweiswert der AU-Bescheinigung zu erschüttern, geht fehl. Vielmehr verlangt das BAG ernsthafte und eindeutige Zweifel. In den folgenden Fällen sah das BAG ausnahmsweise Veranlassung, dem ärztlichen Attest seinen Beweiswert abzusprechen: Beispiele vom Arbeitnehmer angekündigte Krankheiten. Drohung mit der Arbeitsunfähigkeit für den Fall der Nichturlaubsgewährung. Verrichtung von Schwarzarbeit. Arbeiten auf der Eigenheimbaustelle. Verrichtung gleichwertiger Arbeiten bei anderen Arbeitgebern. Antreffen in Bars oder Diskotheken. In der Praxis unbekannt ist die Möglichkeit des Arbeitgebers, im Zweifelsfalle eine Stellungnahme durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung einzuholen, 275 Abs. 1 Nr. 3b SGB V. Das Gesetz selbst nennt in Absatz 1a der gleichen Norm einige Regelbeispiele. Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit sind insbesondere in Fällen anzunehmen, in denen der Arbeitnehmer auffällig häufig oder auffällig häufig nur für kurze Dauer arbeitsunfähig ist oder der Beginn der Arbeitsunfähigkeit häufig auf einen Arbeitstag am Beginn oder am Ende einer Woche fällt oder die Arbeitsunfähigkeit von einem Arzt festgestellt worden ist, der durch die Häufigkeit der von ihm ausgestellten Bescheinigungen über Arbeitsunfähigkeit auffällig geworden ist. Soweit erforderlich, wird der krankenversicherte Arbeitnehmer mündlich, schriftlich oder telefonisch um zusätzliche Auskunft gebeten. Hinweis Wünscht der Arbeitgeber eine Untersuchung des Arbeitnehmers durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK), so muss ein entsprechender Antrag VOR Ablauf der AU-Bescheinigung erfolgen. 9 9 Oftmals reicht schon ein Anruf des MDK beim behandelnden Arzt, um diesen zu größerer Vorsicht bei der Ausstellung der AU- oder Folgebescheinigung zu mahnen. Diese Vorgehensweise ist vor allem dann effektiv, wenn der Arzt schnell und gerne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausstellt. 16

17 Kommt das Gutachten zu einem von der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abweichenden Ergebnis, ist die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers widerlegt. Das besagte Ergebnis wird zunächst an die zuständige Krankenkasse und von dort an den Arbeitgeber weitergeleitet. Einzig und allein die Frage der Arbeitsfähigkeit oder -unfähigkeit wird beantwortet. Alles andere, insbesondere die Art der behaupteten Erkrankung, wird nicht näher ausgeführt. Die Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers reichen vom sog. Rückkehrergespräch bis hin zur außerordentlichen Kündigung. 17

18 Der Erholungsurlaub Allgemeines Jeder Arbeitnehmer hat nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub, 1 BUrlG. Hierbei handelt es sich um die bezahlte Freistellung von der Arbeit. Voraussetzung hierfür ist allein das einmonatige Bestehen eines Arbeitsverhältnisses, nicht die Erbringung einer bestimmten Arbeitsleistung. Urlaubsdauer Nach dem Bundesurlaubsgesetz beträgt der jährliche Erholungsurlaub 24 Werktage, ausgehend von einer 6-Tage-Woche. Da die meisten Arbeitnehmer jedoch nur 5 Tage pro Woche arbeiten, ist eine entsprechende Umrechnung vorzunehmen. Die Formel hierfür lautet: 24 Werktage geteilt durch die 6-Tage-Woche mal die 5-Tage-Woche. Dementsprechend beträgt der gesetzliche Mindesturlaub für einen von Montag bis Freitag arbeitenden Mitarbeiter 20 Tage. Zugunsten des Arbeitnehmers kann durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag abgewichen werden. Sondervorschriften bestehen für jugendliche Arbeitnehmer, schwerbehinderte Arbeitnehmer und Seeleute. Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht vor 1 Jugendliche < 16 Jahre: mindestens 30 Werktage Jugendliche < 17 Jahre: mindestens 27 Werktage Jugendliche < 18 Jahre: mindestens 25 Werktage Schwerbehinderte 2 Arbeitnehmer erhalten dagegen zusätzlich fünf Arbeitstage 3. Dieser Zusatzurlaub entsteht bereits bei Vorliegen der Schwerbehinderteneigenschaft. Es kommt also nicht mehr darauf an, ob diese behördlich festgestellt wurde. Bei Teilzeitarbeitsverhältnissen ergeben sich grundsätzlich keine Schwierigkeiten, wenn an allen fünf Tagen der Woche gearbeitet werden soll, denn auch in diesem Fall beträgt der Urlaubsanspruch 20 Arbeitstage. 1 Es ist das Alter zu Beginn eines jeden Kalenderjahres maßgeblich. 2 Schwerbehinderte Personen sind solche, deren Grad der Behinderung mindestens 50 % beträgt. 3 Ausgehend von einer 5-Tage-Woche. 18

19 Voraussetzungen Voraussetzungen für das Entstehen des vollen Urlaubsanspruches, sind das Bestehen (irgendeines) Arbeitsverhältnisses sowie der Ablauf einer sechsmonatigen Wartefrist. Auf letzteres können die Arbeitsvertragsparteien einvernehmlich verzichten. 4 Nicht erforderlich ist, dass tatsächlich gearbeitet wurde. Dementsprechend werden Krankheits- oder sonstige Zeiten, in denen nicht gearbeitet wurde, ebenfalls angerechnet. Auch ein etwaiger Betriebsübergang, 613a BGB, wäre unschädlich. Übungsfall 1 5 Franziskus Krasser tritt am 1. Mai 2013 seinen Dienst beim Deutschen Sicherheitsdienst an. Frage: Lösung: Wann erwirbt er seinen vollen Urlaubsanspruch? F erwirbt am 1. November 2013 seinen vollen Urlaubsanspruch, da er ab diesem Zeitpunkt seine Wartezeit erfüllt hat. Findet ein Wechsel des Arbeitgebers statt, so muss sich der Arbeitnehmer den beim früheren Arbeitgeber bereits genommenen Urlaub anrechnen lassen. Zu diesem Zweck ist dem ausscheidenden Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im Kalenderjahr bereits gewährten Urlaub auszuhändigen, 6 BUrlG. Inhalte der Urlaubsbescheinigung 5 vollständige Arbeitnehmerdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum), Kalenderjahr, für das sie ausgestellt worden ist, Zeitraum, in dem das Arbeitsverhältnis bestanden hat, Höhe des in diesem Kalenderjahr entstandenen Urlaubsanspruchs, Zeiträume, in denen Urlaub gewährt und genommen wurde, Anzahl der Tage, für die eine Urlaubsabgeltung gezahlt wurde. Teilurlaub Nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer mangels Erfüllung der Wartezeit den vollen Urlaubsanspruch nicht erwerben kann, kommt der sogenannte Teilurlaub in Betracht. 4 Abweichungen zugunsten des Arbeitnehmers sind gem. 13 Abs. 1 Satz 3 BUrlG zulässig. 5 Ein Muster finden Sie in der Anlage am Ende dieses Kapitels. 19

20 Das Bundesurlaubsgesetz normiert hier abschließend folgende Fälle: Begründung des Arbeitsverhältnisses ab dem 1. Juli 2013 Bestehen des Arbeitsverhältnisses weniger als ein halbes Jahr Ausscheiden des Mitarbeiters vor dem 30. Juni 2013 Liegt einer der oben genannten Fälle vor, beträgt der Urlaubsanspruch 1/12 für jeden vollen Monat des Bestehen des Arbeitsverhältnisses. 6 In anderen Fällen, also Eintritt in der ersten Kalenderhälfte oder Austritt in der zweiten Kalenderhälfte, findet keine Kürzung statt. Vielmehr besteht der Urlaubsanspruch dann in voller Höhe. Ergeben sich Bruchteile, die mindestens einen halben Tag betragen, ist auf einen vollen Urlaubstag aufzurunden; andernfalls ist der Urlaub stundenweise zu gewähren. Zeitraum und Übertragung Der Jahresurlaub ist an das jeweilige Kalenderjahr gebunden. Demzufolge muss der Erholungsurlaub für beispielsweise 2012 auch in diesem Kalenderjahr genommen werden. Denn mit dem erlischt der Urlaubsanspruch grundsätzlich. Dies gilt jedoch nicht ausnahmslos. Eine Übertragung des Urlaubes auf das nächste Jahr ist dann möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe des Arbeitnehmers vorliegen. Dringende betriebliche Gründe sind solche, die zur Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Betriebsablaufs notwendig sind. Hierunter fallen z.b. erhöhter Arbeitsbedarf, Messe oder Urlaub/Krankheit anderer Kollegen. Dagegen ist ein persönlicher Hinderungsgrund die Krankheit des Arbeitnehmers. Liegt einer der gerade genannten Gründe vor, so ist der Resturlaub automatisch ins nächste Kalenderjahr zu übertragen. Ist der Urlaub übertragen worden, so muss dieser grundsätzlich in den ersten drei Monaten des nachfolgenden Kalenderjahres genommen werden. 7 Lässt der Mitarbeiter auch diese Frist verstreichen, verfällt der Resturlaub aus 2012 endgültig und ersatzlos zum 1. April Nach früherer Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes sollte dies sogar dann gelten, wenn der Arbeitnehmer wegen langandauernder Krankheit nicht in der Lage war seinen Urlaub zu nehmen. Dies ist nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs europarechtswidrig. 6 Ergibt die Umrechnung einen Bruchteil, so sind mindestens halbe auf volle Urlaubstage aufzurunden. Eine Abrundung findet jedoch nicht statt. 7 Im Fall eines Beschäftigungsverbotes nach den 3 MuSchG oder wegen Elternzeit nicht genommenen Urlaubs verlängert sich der Übertragungszeitraum, 17 MuSchG, 17 BEEG. 20

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