Bedienungsanleitung für Telefon Alcatel Touch 4039 und Voic

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1 Bedienungsanleitung für Telefon Alcatel Touch 4039 und Voic Kantonale Verwaltung Zürich 8090 Zürich Immobilienamt Kanton Zürich 1

2 Inhaltsübersicht In eigener Sache 3 1. Einrichten Ihres Telefonapparates 5 2. Das sollten Sie unbedingt wissen 7 3. Wenn Sie weitere Detailfunktionen am apparat kennen wollen 9 4. Optionale Funktionen Voic Rufnummernübersicht Hilfe zur Selbsthilfe Index 20 2

3 In eigener Sache Wir freuen uns, Ihnen das vorliegende Dokument zu überreichen und Sie über einiges Wissenswertes in Kenntnis zu setzen. Ihr Telefonapparat ist Teil eines Systemverbundes mit ungefähr 3900 Anschlüssen. Die Gesamtanlage, welche aus 13 Telefonanlagen besteht, deckt zuverlässig die Telematikbedürfnisse der Zentralverwaltung ab. Alle diese Anschlüsse befinden sich im Nummernkreis xx xx und können über die interne vierstellige Rufnummer erreicht werden. Weitere Standorte wie Universität Zürich, Universitätsspital, BGZ und ETH sind über den erweiterten Netzverbund anwählbar. Die Rufnummernübersicht sehen Sie auf Seite 19. Informationen zur Organisation Der Bereich Telematik, welcher in der Abteilung Bewirtschaftung des Immobilienamt der Baudirektion angesiedelt ist, betreibt die Telefonanlagen bei wessen auch Ihr Telefon angeschlossen ist. Wir erbringen Dienstleistungen in den Bereichen wie: Gesprächsvermittlung, Kundendienst Bewirtschaftung 3000, Mutationswesen, Störungsbehebung, präventive Wartung, internes Telefonbuch, Schulung. Die gesamten Dienstleistungen werden den Organisationen in Form einer Anschlussgebühr saldoneutral weiterverrechnet. Was soll ich bei einer Telefonstörung tun? Störungen melden Sie bitte immer dem Kundendienst Bewirtschaftung unter der Rufnummer Ich möchte eine Mutation am Telefon, was soll ich tun? Wenn Sie Mutationen an Ihrem Telefonapparat haben, melden Sie diese bitte dem Telefonmutationsbeauftragten Ihrer Organisation. Diese Personen können Sie beraten, sind über allfällige Kosten informiert und übermittlen Ihre Anliegen in geeigneter Form an uns. Die aktuelle Liste sämtlicher Telefonmutationsbeauftragten finden Sie im Intranet unter Ich möchte ein DECT Funktelefon bestellen, was soll ich tun? Innerhalb der folgenden Gebäude können Sie mit einem DECT Funktelefon erreichbar bleiben: KEH, N, W, WT, W str. 19/21, ST110, WB, WBN, BK 5, ST12/14/32/63, WE15/17, ST PL 4, LQ55, BER 45, Bl weg 5 Die Bestellung des Gerätes erfolgt ebenfalls über Ihren Telefonmutationsbeauftragten. Informationen und Anleitungen im Intranet Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die interaktive Sprachführung bei der Telefonbedienung von grossem Nutzen ist. Einige Fragen oder Unklarheiten können durch aktives Zuhören von selber geklärt werden. Wir verweisen auch auf die Kurzbedienungsanleitung, die zu jedem Telefonapparat abgegeben wurde. Alle wichtigen Informationen finden Sie ausserdem im Intranet Selbstverständlich können Sie uns telefonisch unter der Rufnummer 2854 erreichen. Wir stehen Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung. Immobilienamt Bewirtschaftung Telematik 3

4 Übersicht des Telefonendgerätes Alcatel Touch 4039 Display und Softkeys Im zweizeiligen Display können mehrere Seiten mit Informationen über Ihren Gesprächspartner angezeigt werden. Im Display gezeigte Funktionen sind mit den zugeordneten Softkeys abrufbar. Funktionstasten Wählen von programmierten Funktionstasten (siehe unten) und Zugriff auf weitere Funktionsebenen für frei programmierbare Tasten oder Funktionen. Zurücktaste Einen Programmschritt zurück navigieren Navigationstaste Blättern zur nächsten/letzten Seite oder auf die untere/obere Zeile Informationstaste mit dieser Taste erhalten Sie Infos über Ihr Telefon, zudem können Sie Tasten programmieren Gesprächsende Taste Wird zum beenden eines Anrufes oder zum Abbrechen und Löschen einer Programmierung verwendet. Alphatastaur Diese Tastatur ermöglicht das Anrufen über die Namenswahl, das Erstellung von Textnachrichten und die Beschriftung Ihrer Zielwahltasten. Leitungstasten Zugriff zu Ihrer persönlichen Rufnummer Nachrichten mit LED Funktion Zum Lesen, Bearbeiten und Abhören von Textund Sprachnachrichten Wahlwiederholung Erneutes Wählen der zuletztgewählten Rufnummern. Lautsprecher- Mikrofonfunktion Mit den Tasten + und - kann die Lautstärke reguliert werden. Ebenso kann das Mikrofon des Lautsprechers und des Hörers, ein- ausgeschaltet werden. Detailübersicht der Softkey/Funktionstasten Geheim Externe Rufnummernanzeige einausschalten Do 31 Jul :56 Menü Pers Info Uml. Zeit Anrufumleitung nach 4 Rufzeichen auf eine frei programmierbare Rufnummer Team Anrufübernahme von ankommenden Anrufen innerhalb Ihrer Büroumgebung Team Geheim Uml. Zeit Uml. sofort Uml. sofort Anrufumleitung sofort auf eine frei programmierbare Rufnummer Uml. VM Reserviert Uml. VM Anrufumleitung VM auf Ihre Sprachmailbox. Reserviert Reserviert Detailübersicht der Piktogramme im Tastendisplay Keine Umleitung aktiviert Umleitung aktiviert Keine Funktion aktiviert Funktion aktiviert Ankommender Anruf Apparat besetzt Leitung besetzt 4

5 1. Einrichten Ihres Telefonapparates Einstellung der Ruftonart und der Ruftonlautstärke Ihres Telefons Drücken Sie die linke Navigationstaste. Anschliessend nacheinander den Softkey Einstellungen, den Softkey Telefon, den Softkey Rufton und den Softkey Int/Ext Anruf. Sie hören nun den aktuell programmierten Rufton für interne und externe Anrufe. Um einen anderen Rufton auszuwählen können Sie mit der Navigationstaste, oben/unten scrollen und mit der Navigationstaste OK den gewünschten Rufton bestätigen. Mit den Tasten oder können Sie die Ruftonlautstärke leiser oder lauter einstellen. Kontrasteinstellung des Telefondisplays Ist der Apparat in Ruhelage können Sie die Tasten oder drücken und die Anzeige im Telefondisplay wird schwächer oder stärker ersichtlich sein. Einstellung der Hörer- und Lautsprecherlautstärke Mit den Tasten oder können Sie während eines Gesprächs die Lautstärke im Telefonhörer oder die des Lautsprechers einstellen. Sie wollen die Anklopffunktion ein / ausschalten Ihr Telefonapparat besitzt zwei Leitungstasten F1 und F2. Diese Tasten erlauben es Ihnen zwei Verbindungen gleichzeitig zu bedienen. Dies kann zum Beispiel in einem Sekretariat mit erhöhtem Anrufvolumen nützlich sein. Um die zweite Leitung einzuschalten, drücken Sie während eines Gespräches den Softkey Anklopfen zul. Die Softkeyanzeige wechselt nun auf Ankl. Nicht zul. Ruft Sie nun jemand an, während Sie bereits ein Gespräch führen, so hören Sie im Telefonhörer ein Anklopfzeichen. Der wartende Anruf wird auf der zweiten Leitungstaste F2 und am Telefonapparat oben optisch signalisiert. Um die Funktion auszuschalten, drücken Sie während eines Gespräches den Softkey nicht zul. Ankl. Wichtig: Führen Sie ein Gespräch mit eingeschalteter Anklopffunktion, so hört ein weiterer Anrufer kein Besetztzeichen mehr. 5

6 Sie wollen Ihre externe Rufnummeranzeige ausschalten Besteht die Notwendigkeit Ihre Rufnummer bei abgehenden externen Gesprächen zu unterdrücken (geheim zu halten), so wählen Sie den Softkey Geheim. Ihre Rufnummer wird auf dem Telefondisplay Ihres externen Gesprächspartners nicht mehr angezeigt. Wenn Sie die Rufnummeranzeige wieder aktivieren wollen, drücken Sie die Softkey erneut. Geheim Information: Anrufe auf Mobilenummern ( ) werden ebenfalls mit der erwähnten Einstellung der Rufnummernanzeige entsprechend angezeigt. Dank zeitgemässen Konditionen mit Swisscom mobile werden die Verbindungsgebühren bei Anrufen auf ein Mobileabonnement des Kantons Zürich, mit der Vorwahl 079 nicht verrechnet. Zielwahltasten programmieren Was ist eine Zielwahltaste? Mit der Zielwahltaste können Sie eine interne oder externe Rufnummer auf einer Funktionstaste oder auf einem Softkey speichern. Anschliessend kann die gewünschte Rufnummer per Tastendruck angewählt werden. Wichtig: Bei Speicherungen von externen Rufnummern muss die Ziffer 0 (Amtskennziffer) mitgespeichert werden. Z.B Zielwahl auf einer Softkey- Funktionstaste programmieren Drücken Sie die linke Navigationstaste. Anschliessend nacheinander den Softkey Einstellungen, den Softkey Telefon, den Softkey Taste program. und den Softkey Pers. Seite. Mit der Navigationstaste können Sie die gewünschte Tastenebene auswählen und anschliessend die gewünschte Zieltaste drücken. Mit dem Softkey Kurzwahl können Sie im Feld Nr. über die Wähltastatur die zu speichernde Zielrufnummer eingeben. Im Feld Name können Sie über die Alphatastatur mit max. 13 Zeichen die Taste beschriften. I Direktruftasten mit Besetztanzeige programmieren Was ist eine Direktruftaste? Die Direktruftaste besitzt zwei Funktionen: Drückt man die Taste wird die darin gespeicherte, interne Rufnummer angewählt. Zusätzlich sind Sie über die Statusanzeige im Tastendisplay stets über den aktuellen Besetztzustand der gespeicherten Rufnummer informiert. Direktruftasten können systembedingt nur durch den Bereich Telematik programmiert werden. Im Intranet finden Sie das Bestellformular für Direktruftasten Alcatel Touch 4039, welches Sie ausfüllen und uns faxen können. 6

7 2. Das sollten Sie unbedingt wissen Sie wollen einen Anruf beantworten Mit dem Hörer Hörer abheben und sprechen. Mit der Lautsprecherfunktion Sie können die Lautsprechertaste drücken und sprechen. Sie wollen jemanden anrufen Mit dem Hörer Hörer abheben und über die Wähltastatur die gewünschte Rufnummer wählen (0 für externe Verbindungen). Mit der Lautsprecherfunktion Über die Wähltastatur die gewünschte Rufnummer wählen (0 für externe Verbindungen), die Lautsprecherfunktion wird dabei automatisch aktiviert. Information: Müssen Sie während einer Verbindung einzelne Ziffern nachwählen, (z.b. Comboxabfrage, Auswahl von Optionen bei Dienstleistungsnummern / Call Center) so drücken Sie den Softkey MFV senden gefolgt von den entsprechenden Nachwahlziffern. Sie wollen einen internen Anschluss über die Alphatastatur suchen Über die Alphatastatur haben Sie Zugriff auf ein internes Telefonbuch, welches alle Anschlüsse in unserem Nummernkreis xx xx beinhaltet. Dieses Telefonbuch unterstützt Sie bei der Suche und beim direkten Anwählen von Personen. Wir empfehlen Ihnen zwei Arten der Personensuche: Personensuche mit Nachname Geben Sie den Nachnamen (oder ein Teil davon) über die Alphatastatur ein und drücken Sie anschliessend den Softkey Name-Vorname. Falls erforderlich kann der gesuchte Name mit den oben/unten Navigationstasten gefunden werden. Zum Schluss wird durch drücken des entsprechenden Softkeys neben dem gewünschten Namen, die Verbindung aufgebaut. Personensuche mit Initialen Geben Sie die Initialen über die Alphatastatur ein (z.b. HM für Hans Muster) und drücken den Softkey Initialen. Falls erforderlich kann der gesuchte Name mit den oben/unten Navigationstasten gefunden werden. Zum Schluss wird durch drücken des entsprechenden Softkeys neben dem gewünschten Namen, die Verbindung aufgebaut. 7

8 Sie wollen einen Anruf weiterverbinden Wollen Sie einen Gesprächspartner an eine andere Person weiterverbinden, so drücken Sie während des Gesprächs den Softkey Rückfrage und wählen Sie über die Wähltastatur die entsprechende interne Rufnummer. Um das Gespräch nun durchzustellen legen Sie den Hörer auf. Das System stellt nun automatisch die Verbindung her. Ist die Weiterverbindung nicht möglich (z.b. Gegenseite ist besetzt), drücken Sie den Softkey Rückfrageende und gelangen so zum ersten Gesprächspartner zurück. Information: Wir empfehlen Ihnen, die Weiterverbindung von Gesprächen Ihrer Gegenseite jeweils anzukünden. Sie wollen mit jemandem eine Rückfrage durchführen Oft wollen Sie während eines Telefongesprächs weitere Informationen von einer Drittperson einholen und müssen anschliessend wieder zum Ursprungsgespräch zurückkehren. Diese Prozedur starten Sie, indem Sie während des Telefongesprächs den Softkey Rückfrage drücken. Danach wählen Sie über die Wähltastatur die Rufnummer der Person, mit welcher Sie die Rückfrage durchführen wollen. Um nach der Rückfrage wieder zur ersten Verbindung zurückzugelangen, wählen Sie den Softkey Rückfrageende. Sie wollen eine der letzten 8 gewählten Nummern anrufen Mit dem aktuellen System werden die letzten 8 gewählten Rufnummern in einer Liste gespeichert und sind jederzeit erneut wählbar. Wählen Sie die linke Navigationstaste und anschliessend den Softkey Abgeh. Anrufe. Sie sehen die vier zuletzt gewählten Rufnummern. Durch drücken der unteren Navigationstaste sind weitere zuletzt gewählte Rufnummern ersichtlich. Zum Schluss wird durch drücken des entsprechenden Softkeys neben der gewünschten Rufnummer, die Verbindung aufgebaut. Sie wollen Anrufe auf einen anderen Telefonapparat umleiten Es werden drei verschiedene Anrufumleitungen angeboten. Anrufumleitung sofort Drücken Sie den Softkey des Zielapparates ein. Uml sofort und geben Sie die Rufnunner mit der Wähltastatur Anschliessend wird die Umleitung mit der Meldung Programm akzeptiert bestätigt. Wenn Sie nun jemand anruft, werden sämtliche Anrufe sofort an das programmierte Ziel weitergeleitet. 8

9 Anrufumleitung verzögert Immobilienamt Drücken Sie den Softkey Uml Zeit und geben Sie die Rufnummer mit der Wähltastatur des Zielapparates ein. Anschliessend wird die Umleitung mit der Meldung Programm akzeptiert bestätigt. Wenn Sie nun jemand anruft, werden sämtliche Anrufe nach vier Rufzeichen an das programmierte Ziel weitergeleitet. Information: Wünschen Sie dauernd eine automatische Weiterleitung Ihrer Anrufe nach vier Rufzeichen, ist die Partnerfunktion dafür geeignet. Sie müssen somit nicht immer die Uml Zeit Funktion aktivieren (Partnerfunktion, siehe Seite 11). Anrufumleitung zum Voic system (VM) Drücken Sie den Softkey Uml VM und die Umleitung zu Ihrer persönlichen Voic box ist aktiviert. Anschliessend wird die Umleitung mit der Meldung Programm akzeptiert bestätigt. Wenn Sie nun jemand anruft, werden sämtliche Anrufe sofort zu Ihrer persönlichen Voic sprachbox weitergeleitet. Anrufumleitung deaktivieren Drücken Sie auf die aktivierte Funktionstaste um diese Umleitung aufzuheben. Als Bestätigung sehen Sie im Telefondisplay Rufumltg. gelöscht. Heranholen eines ankommenden Anrufes / Teamfunktion Wenn ein anderes Telefon innerhalb Ihres Büros angerufen wird und Sie dies akustisch hören, können Sie von Ihrem Telefonapparat aus den Softkey Team wählen, um den Anruf an Ihrem Telefonapparat zu beantworten. Information: Das Team muss eventuell durch den Bereich Telematik programmiert/geändert werden. Zusätzliche Teamfunktionen sind programmierbar. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Sie wünschen einen automatischen Rückruf bei Besetztzeichen im Hörer Wenn die gewählte interne Zielnummer besetzt ist, können Sie mit dem Softkey Rückruf, einen automatischen Rückruf programmieren. Sobald der Anschluss nun frei wird, erhalten Sie einen Anruf. Wenn Sie den Hörer abheben, wird die Verbindung automatisch aufgebaut. Sie wünschen einen automatischen Rückruf bei Freizeichen im Hörer Rufen Sie einen internen Teilnehmer an und hören Sie das Rufkontrollzeichen, so können Sie ebenfalls mit dem Rückruf einen Rückruf programmieren. In diesem Falle blinkt am Apparat des Zielteilnehmers die Nachrichten LED und weist somit auf Rückrufe hin. Sie wollen Ihre unbeantworteten internen Anrufe zurückrufen oder löschen Um die unbeantworteten Anrufe auf Ihrem Telefon einzusehen drücken Sie die Taste Nachricht, den Softkey Nicht beantworteter Anruf und den Softkey Nicht beantw. int. Anruf. Im Display wird der Anrufseingang mit Namen, Vornamen, Datum, Zeit und Rückrufnummer angezeigt. Für einen Rückruf drücken Sie den Softkey Rückruf. Um die Nachricht zu löschen drücken Sie den Softkey löschen. 9

10 3. Wenn Sie weitere Detailfunktionen am Apparat kennen wollen Sie wollen die akustische Sprachführung ausschalten Wird die akustische Sprachführung als störend empfunden, kann diese durch Wahl der Ziffer *31 über die Wähltastatur ausgeschaltet werden. Als Bestätigung erhalten Sie im Display die Meldung Benutzerführung deaktiviert. Wird die akustische Menüführung zur Unterstützung der Telefonbedienung wieder gewünscht, kann diese durch Wahl der Ziffer *31 über die Wähltastatur eingeschaltet werden. Als Bestätigung erhalten Sie im Display die Meldung Benutzerführung aktiviert. Sie wollen Ihre Partnerfunktion programmieren Die Partnerfunktion erlaubt Ihnen die Programmierung eines Stellvertreters. Wird ein Anruf auf Ihren Apparat nach 4 Rufzeichen nicht beantwortet (keine Umleitung aktiviert), so wird dieser zum programmierten Partnerapparat weitergeleitet. Programmieren der Partnerfunktion Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Einstellungen, Softkey Meine Dienste und dem Softkey Partner. Geben Sie über die Wähltastatur das Apparatepasswort 0000 und bestätigen Sie die Eingabe mit dem Softkey Übernehmen und dem Softkey Ändern. Nun können Sie über die Wähltastatur die gewünschte interne Zielrufnummern eingeben. Die erfolgreiche Programmierung wird mit der Meldung Programmierung akzeptiert bestätigt. Sollen die Anrufe auf das Voic system weitergeleitet werden, so ist die Zielrufnummer 1212 zu programmieren. Sie wollen Ihre Partnerfunktion löschen Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Einstellungen, Softkey Meine Dienste und dem Softkey Partner. Geben Sie über die Wähltastatur das Apparatepasswort 0000 und bestätigen Sie die Eingabe mit dem Softkey Übernehmen. Um die Partnerfunktion zu löschen, drücken Sie den Softkey Deaktivieren. Die erfolgreiche Programmierung wird mit der Meldung Programmierung akzeptiert bestätigt. Sie wollen ein Konferenzgespräch mit bis zu 6 Gesprächspartnern aufbauen Sie befinden sich mit einem Teilnehmer im Gespräch. Um einen weiteren Teilnehmer hinzuzuschalten drücken Sie den Softkey Rückfrage und wählen Sie mit der Wähltastatur die gewünschte Rufnummer. Wurde der Anruf beantwortet drücken Sie den Softkey Konferenz und alle Teilnehmer sind miteinander verbunden. Um weitere Teilnehmer in die Konferenz hinzuzuschalten drücken Sie den Softkey Hinzufügen. 10

11 Sie wollen eine Abwesenheitsnachricht erstellen und einschalten Sie können an Ihrem Telefonapparat eine Abwesenheitsnachricht hinterlassen, die dann am Telefonapparat des Teilnehmers, der Sie erreichen möchte, angezeigt wird. Grundsätzlich wird zwischen folgenden Abwesenheitsnachrichten unterschieden: - Vordefinierte Abwesenheitsnachricht - Zu vervollständigende Abwesenheitsnachricht - Zu erstellende Abwesenheitsnachricht Erstellen einer vordefinierten Abwesenheitsnachricht Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht, Softkey Umleit. an Text und dem Softkey Vordef. Nachr. Im Display sind die vordefinierten Abwesenheitsnachrichten ersichtlich und können mit dem nebenstehenden Softkey geziehlt ausgewählt werden. Die Aktivierung dieser Nachricht ist mit dem Softkey Übernehmen zu bestätigen. Als Hinweis wird die Meldung Uml an Textnachricht aktiv im Display angezeigt. Folgende Abwesenheitsnachrichten sind vordefiniert: 1. Bitte am Nachmittag anrufen 2. Bitte morgen anrufen 3. Bin bis Ende Woche abwesend 4. Bin gleich zurück 5. Bin wegen Betriebsausflug abwesend Erstellen einer zu vervollständigenden Abwesenheitsnachricht Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht, Softkey Umleit. an Text und dem Softkey Zu vervollst. Im Display sind die zu vervollständigen den Abwesenheitsnachrichten ersichtlich und können mit dem nebenstehenden Softkey geziehlt ausgewählt werden. Über die Alphatastatur ist die Abwesenheitsnachricht zu vervollständigen. Die Aktivierung dieser Nachricht ist mit dem Softkey Übernehmen zu bestätigen. Als Hinweis wird die Meldung Uml an Textnachricht aktiv im Display angezeigt. Folgende Abwesenheitsnachrichten sind programmiert, müssen jedoch ergänzt werden. 1. Rufen Sie bitte xxxx 2. Bin im Besprechungszimmer 3. Rufen Sie Nr. xxxx 4. Komme zurück am xx/xx 5. Bin im Urlaub bis xx/xx 6. Komme zurück um xx.xx Erstellen einer eigenen Abwesenheitsnachricht Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht, Softkey Umleit. an Text und dem Softkey Zu erst. Nachr. Mit der Alphatastatur kann die gewünschte Nachricht in das im Display angezeigt Textfeld, geschrieben werden. Die Aktivierung dieser Nachricht ist mit dem Softkey Übernehmen zu bestätigen. Als Hinweis wird die Meldung Uml an Textnachricht aktiv im Display angezeigt. 11

12 Sie wollen Ihre aktivierte Abwesenheitsnachricht ausschalten Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht, Softkey Uml. Text deakt und dem Softkey Deaktivieren. Als Hinweis wird die Meldung Uml an Textnachricht deaktiviert im Display angezeigt. Sie wollen Textnachrichten intern versenden Sie können einer Person auf dessen internen Telefonapparat eine Textnachricht zukommen lassen (ähnlich SMS). Grundsätzlich wird zwischen folgenden Textnachrichten unterschieden: - Vordefinierte Textnachricht - Zu vervollständigende Textnachricht - Zu erstellende Textnachricht Vordefinierte Textnachricht Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht und dem Softkey Senden. Geben Sie über die Wähltastatur die gewünschte Zielrufnummer ein. Mit dem Softkey Vordef. Nachr. und durch drücken des entsprechenden Softkeys neben der Textmeldung, wird diese nach der Bestätigung mit dem Softkey Übernehmen, versendet. Als Hinweis wird die Meldung Ihre Nachricht wurde versendet im Display angezeigt. Folgende Textnachrichten sind vordefiniert: 1. Dringend! Bitte Rückruf noch heute 2. Bitte rufen Sie mich morgen an Zu vervollständigende Textnachricht Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht und dem Softkey Senden. Geben Sie über die Wähltastatur die gewünschte Zielrufnummer ein. Mit dem Softkey Zu vervoll. Nachr. und durch drücken des entsprechenden Softkeys neben der Textmeldung, wird diese im Display angezeigt. Über die Wähltastatur ist die Textmeldung zu ergänzen und mit dem Softkey Übernehmen zu versenden. Als Hinweis wird die Meldung Ihre Nachricht wurde versendet im Display angezeigt. Folgende Abwesenheitsnachrichten sind programmiert, müssen jedoch ergänzt werden: 1. Besprechung am xx/xx um xx:xx 2. Bin im Besprechungszimmer xx 3. Rufen Sie bitte Nummer xxxx 4. Rufen Sie bitte xxxx 12

13 Eigene Textnachricht Drücken Sie die linke Navigationstaste, gefolgt von Softkey Textnachricht und dem Softkey Senden. Geben Sie über die Wähltastatur die gewünschte Zielrufnummer ein. Mit dem Softkey Zu erst. Nachr. kann anschliessend über die Alphatastur die gewünschte Textmeldung erstellt werden. Mit dem Softkey Übernehmen wird diese nun versendet. Als Hinweis wird die Meldung Ihre Nachricht wurde versendet im Display angezeigt. Sie wollen eine empfangene Textnachricht lesen / speichern / löschen Drücken Sie die Funktionstaste Nachricht gefolgt vom Softkey X Neue Textnachricht. Durch drücken des Softkey Neue Nachricht können Sie im Display die Meldung lesen. Durch die Datum- und Zeitangaben werden Sie über den Meldungseingang informiert. Mit dem Softkey löschen wird die empfangene Textmeldung gelöscht. 13

14 4. Optionale Funktionen Die nachstehenden Funktionen sind optional und stehen nur dann zur Verfügung, wenn die entsprechenden Programmierungen durch das Bereich Telematik ausgeführt wurden. Sie wollen sich in eine Sammelgruppe ein / ausschalten Information: Telefonapparate, die einer Sammelgruppe angehören, sind mit einer SAS Taste versehen. Die Sammelgruppe ist einer Dienstleistung oder einem Zweck zugeordnet (z.b. Hotline, Kanzleidienst) und besitzt eine eigene interne Rufnummer. Wird diese Sammelgruppenrufnummer angewählt, so wird der Anruf nach einem bestimmten Zyklus an einen Telefonapparat zugeteilt, welcher dieser Gruppe angehört und die SAS Taste aktiviert hat. Einschalten in die definierte Sammelgruppe Durch das Drücken des Softkey SAS wird Ihr Telefonapparat in die Sammelgruppe eingeschaltet. Als Bestätigung wird im Display In Grp. geschaltet angezeigt Ab sofort werden Anrufe auf die Sammelgruppe auch diesem Apparat zugewiesen. Ausschalten aus der Sammelgruppe Durch das Drücken des des Softkey SAS wird Ihr Telefonapparat aus der Sammelgruppe herausgeschaltet. Als Bestätigung wird im Display die Meldung Aus Grp. geschaltet angezeigt. Ab sofort bleibt der Apparat bei Anrufen auf die Sammelgruppe stumm. Information: Sie können jederzeit einen bestimmten Telefonapparat der Sammelgruppe erreichen, indem Sie seine persönliche Rufnummer wählen. Sie wollen mit einer Sprechgarnitur telefonieren Eine Sprechgarnitur (Headset) erlaubt Ihnen das freihändige Telefonieren. Mit einem Systemstecker (3,5mm Klinkenstecker) können Sie die Sprechgarnitur an Ihrem Telefonapparat anschliessen. Ihr Telefonapparat aktiviert die Sprechgarniturfunktion automatisch. Es muss keine zusätzliche Taste programmiert werden. Anruf tätigen Um mit der Sprechgarnitur ein aktives Telefongespräch zu tätigen, drücken Sie die Funktionstaste F1 und wählen Sie die gewünschte Rufnummer über die Wähltastatur. Anruf beantworten Während des Klingelzeichens drücken Sie die Funktionstaste dem Anrufenden sprechen. F1 und anschliessend können Sie mit Information: Die Installation einer Sprechgarnitur (Kaufartikel) beantragen Sie bitte über Ihren Telefonmutationsbeauftragten. 14

15 5. Voic Einführung Jeder persönliche Telefonanschluss verfügt über eine Voic box. Sollten Sie also nicht im Büro sein, so können Sie ankommende Anrufe auf Ihr Voic umleiten. Der Anrufende hat so die Möglichkeit, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren, können Sie die neuen Nachrichten abhören und bearbeiten. Information: Wir empfehlen Ihnen, sich bezüglich Einsatz des Voic vorgängig mit Ihrem Vorgesetzten abzusprechen. Oft möchte eine Organisation den Einsatz von Voic koordiniert und einheitlich einsetzen. Zum Beispiel werden die Ansagetexte vorgegeben, oder der Einsatz nur für Ferienabwesenheit beschränkt. Ob und wie Sie Ihr Voic einsetzen, entscheiden Sie oder Ihr/e Vorgesetzte/r. Erstmaliges Einrichten Ihrer persönlichen Voic box Bitten nehmen Sie vorgängig Ihren aufzunehmenden Ansagetext zur Hand und nehmen Sie den Hörer ab. Drücken Sie die Funktionstaste Nachricht und anschliessend den Softkey Sprachnachricht. Nun hören Sie eine Einleitung zum Voic system mit wichtigen Informationen. Sie werden anschliessend aufgefordert, über die Wähltastatur das vorläufige Passwort (eigene Telefonnummer) einzugeben und anschliessend dieses durch ein neues Passwort zu ändern. Bestätigen Sie die Eingabe über die Wähltastatur mit der Taste #. In den Hörer sprechen Sie nun Ihren Vor- und Nachnamen und bestätigen die Aufnahme über die Wähltastatur mit der Taste #. Um nun den persönlichen Ansagetext aufzusprechen, wählen Sie den Softkey Aufzeichnen. Nach dem Hinweiston können Sie Ihren persönlichen Ansagetext über das Mikrofon des Telefonhörers aufnehmen. Um die Aufnahme zu beenden resp. zu bestätigen, wählen Sie den Softkey Bestätigung und anschliessend den Softkey Übernehmen. Zum Schluss hören Sie noch abschliessende Informationen zur Voic box. Danach können Sie den Hörer auflegen. Sie wollen die Anrufe in Ihre persönliche Voic box umleiten Anrufumleitung sofort zum Voic system (VM) Drücken Sie die Funktionstaste Uml. VM. Die Umleitung ist nun aktiviert, und Anrufe werden sofort zu Ihrer persönlichen Voic box weitergeleitet. Anrufumleitung nach Zeit zum Voic system (VM) Drücken Sie die Funktionstaste Uml. Zeit gefolgt von der Voic zugangsnummer Wenn nun jemand anruft, werden diese Anrufe nach 4 Rufzeichen zu Ihrer persönlichen Voic box weitergeleitet. Anrufumleitung deaktivieren Drücken Sie die Funktionstaste Uml. VM oder die Funktionstaste Uml. Zeit um die entsprechende Umleitung aufzuheben. 15

16 Sie wollen neue Nachrichten abhören, bearbeiten oder löschen Drücken Sie die Funktionstaste Nachricht gefolgt vom Softkey X Neue Sprachnachricht. Geben Sie über die Wähltastatur das persönliche Passwort ein. Um die neuen Nachrichten abzuhören, drücken Sie den Softkey Neue Nachr. Die neue Sprachnachricht wird nun abgespielt. Im Telefondisplay wird Ihnen der Name oder die Rufnummer sowie Zeit und Datum des Nachrichteneingangs angezeigt. Mit dem Softkey Rücklauf oder Rückwärts wird die Nachricht zu Beginn erneut abgespielt. Möchten Sie das abspielen einer Sprachnachricht unterbrechen drücken Sie den Softkey Pause. Um an das Ende einer Sprachnachricht zu gelangen, wählen Sie den Softkey Ende. Nachrichten Um eine Sprachnachricht zu löschen muss der Softkey löschen gewählt werden. Sie wollen Ihre Begrüssungsansage(n) ändern Drücken Sie die Funktionstaste gefolgt vom Softkey Sprachnachricht und geben Sie über die Wähltastatur das persönliche Passwort ein. Drücken Sie anschliessend die Softkey s Pers.Optionen, gefolgt von Softkey Begr.ansage, anschl. zweimal den Softkey Pers. Begr., dann den Softkey Abwesend und nun den Softkey Aufzeichnen. Sprechen Sie nach dem Signalton die neue Begrüssungsansage in den Hörer und beenden Sie die Aufzeichnung mit dem Softkey Ende. Mit dem Softkey Annehmen wird die aufgezeichnete Ansage gespeichert und aktiviert. Um vor dem Speichern die aufgezeichnete Ansage zur Überprüfung abzuhören, wählen Sie den Softkey Wiedergabe. Sind Sie mit der aufgezeichneten Ansage nicht zufrieden, können Sie mit dem Softkey Neuaufnahme die Begrüssungsansage erneut aufzeichnen. Sie wollen Ihr Voic passwort ändern Drücken Sie die Funktionstaste gefolgt vom Softkey Sprachnachricht und geben Sie über die Wähltastatur das persönliche Passwort ein. Drücken Sie anschliessend die Softkey s Pers.Optionen, gefolgt von Softkey Verw. Optionen, Softkey Passwort und den Softkey Mein Passwort. Über die Wähltastatur müssen Sie nun das vierstellige Passwort eingeben und mit der Taste # die Eingabe abschliessen. Dieses Passwort ist nun ab sofort gültig. Information: Wenn Sie das Voic passwort vergessen haben, können Sie den Kundendienst Bewirtschaftung mit der Rufnummer 3000 kontaktieren. Wir setzen Ihr Passwort umgehend zurück. 16

17 Sie wollen Ihre Abwesenheitsansage (Listen only) ändern Bestehende Abwesenheitsansage löschen Drücken Sie die Funktionstaste gefolgt vom Softkey Sprachnachricht und drücken Sie über die Wähltastatur die Taste. Geben Sie die Ansagenummer (1137 oder 1138) gefolgt vom Passwort (1137 oder 1138) über die Wähltastatur ein. Drücken Sie den Softkey Review. Sie hören die aktuelle Abwesenheitsansage. Löschen Sie diese nun mit dem Softkey Löschen. Neue Abwesenheitsansage aufsprechen Drücken Sie die Funktionstaste gefolgt vom Softkey Sprachnachricht und geben Sie über die Wähltastatur das persönliche Passwort ein. Drücken Sie anschliessend den Softkey Senden. Nach dem Signalton wird die Ansage aufgezeichnet. Zum beenden der Aufnahme drücken Sie den Softkey Ende. Geben Sie nun über die Wähltastatur die Ansagenummer an (1137 oder 1138), an welche die aufgezeichnete Abwesenheitsansage gesendet, also aktiviert werden soll. Zur Bestätigung drücken Sie erneut den Softkey Senden. Ab sofort ist die neue aufgezeichnete Abwesenheitsansage aktiviert. 17

18 6. Rufnummernübersicht Rufnummernübersicht des Telefonnetzwerkes Kanton Zürich Unsere Telefonsysteme der Zentral Verwaltung mit der Vorwahl xx xx sind in ein gesamtes Telefonnetzwerk integriert. Folgende Standorte sind mit Kurzwahlziffern von Ihrem Telefonapparat direkt anzuwählen. Standort Kurzwahl Interner Rufnummerbereich Bezirksgericht Universität Zürich Universitätsspital Zürich ETH Zürich Abraxas St. Gallen

19 7. Hilfe zur Selbsthilfe Nachrichten LED kann nicht gelöscht werden Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Neue Textnachricht empfangen Seite 14 Neue Voic nachricht empfangen Seite 17 Rückruf aktiviert Seite 9 Ihr Telefon klingelt nicht Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Umleitung aktiviert Seite 8 Abwesenheitsnachricht aktiviert Seite 12 Eine Rufnummer kann nicht erreicht werden Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Telefonapparat ist ausgesteckt Seite 3 Abwesenheitsmodus ist aktiviert Seite 12 Umleitung ist aktiviert Seite 9 Tasten können nicht programmiert werden Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Zielwahltaste ist als Direktruftaste programmiert Seite 6 Programmierte Funktionstasten Seite 4 Meine Rufnummer (CLIP) wird nicht angezeigt Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Rufnummernanzeige ein / ausschalten Seite 6 Ankommende Anrufe trotz besetzter Leitung Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Die Anklopffunktion ist aktiviert Seite 5 Ziffernnachwahl bei externer Verbindung (z.b. Comboxabfrage) nicht möglich Mögliche Ursachen/Lösungen: Abhilfe Die MFV Funktion muss aktiviert werden Seite 7 19

20 8. Index Abwesenheitsnachricht 11 Abwesenheitsnachricht ausschalten 12 Alphatastatur 7 Anklopffunktion ein- ausschalten 5 Ankommende Anrufe trotz besetzter Leitung 19 Anruf beantworten 7 Anruf weiterverbinden 8 Anrufumleitung deaktivieren 9, 15 Anrufumleitung nach Zeit zum Voic system 15 Anrufumleitung sofort zum Voic system 15 Anrufumleitung verzögert 9 Anrufumleitung zum Voic system 9 Ausschalten aus der Sammelgruppe 14 automatischen Rückruf bei Besetztzeichen 9 automatischen Rückruf bei Freizeichen 9 Bedienungsanleitungen im Intranet 3 Das sollten Sie unbedingt wissen 7 Detailübersicht der Funktionstasten 4 Detailübersicht im Tastendisplay 4 Die ersten Schritte 5 Direktruftasten programmieren 6 Eigene Abwesenheitsnachricht 11 Eigene Textnachricht 13 Eine Rufnummer kann nicht erreicht werden 19 Einschalten in die definierte Sammelgruppe 14 empfangene Textnachricht lesen 13 Erstmaliges einrichten Ihrer Voic box 15 grauer Balken im Tastendisplay, kann nicht gelöscht werden 19 Headset 14 Heranholen von einem Anruf 9 Hilfe zur Selbsthilfe 19 Ihr Telefon läutet nicht 19 In eigener Sache 3 Installation einer Sprechgarnitur 14 interaktive Sprachführung aus- einschalten 10 jemandem anrufen 7 Konferenzgespräch 10 Kontrasteinstellung 5 letztgewählte Nummer wiederholen 8 Meine Rufnummer (CLIP) wird nicht angezeigt 19 Mutationen 3 Optionale Funktionen 14 Partnerfunktion 9, 10 Personensuche mit Initialen 7 Personensuche mit Nachname 7 persönliche Voic box umleiten 15 Programmierte Abwesenheitsnachricht 11 Programmierte Textnachricht 12 Rufnummeranzeige auschalten 6 Rufnummernanzeige wieder aktivieren 6 Rufnummernplan des Telefonnetzwerkes Kanton Zürich 18 Ruftonart 5 Ruftonlautstärke 5 Sammelanschlussgruppe 14 SAS Taste 14 Sprechgarnitur 14 Tasten können nicht programmiert werden 19 Teamfunktion 9 Textnachrichten intern versenden 12 Übersicht des Telefonendgerätes 4 umleiten 8 Umleitung sofort 8 Unbeantwortete externe Anrufe 9 Verhalten bei Störungen 3 Voic 15, 18 Voic Begrüssungsansage(n) ändern 16 Voic kennwort ändern 16, 17 Voic nachrichten abhören, bearbeiten oder löschen 16 Vordefinierte Abwesenheitsnachricht 11 Vordefinierte Textnachricht 12 Was ist eine Direktruftaste? 6 Was ist eine Zielwahltaste? 6 Zielwahl auf Funktionstaste programmieren 6 Zielwahltasten programmieren 6 Ziffer *