OpenOffice.org 3.0. Einführung, Referenz, Makroprogrammierung GÜNTER BORN ( KOMPENDIUM ) Einführung Arbeitsbuch Nachschlagewerk

Transkript

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2 OpenOffice.org 3.0 Einführung, Referenz, Makroprogrammierung GÜNTER BORN ( KOMPENDIUM ) Einführung Arbeitsbuch Nachschlagewerk

3 Writer-Praxisbeispiele Abbildung 9.36: Dokument mit eingeblendeten Serienbriefdaten und Serienbrief- Assistent 7. Ist Schritt 6 im Assistenten erreicht, sollten die Datensätze in den Serienbrief- Feldern des Textdokuments angezeigt werden (Abbildung 9.36, Hintergrund). Über die Schaltflächen der Gruppe Empfänger des Dialogfelds (Abbildung 9.36, Vordergrund) können Sie zwischen den Datensätzen der Tabelle blättern und so testen, ob die richtigen Daten im Serienbrief zur Verfügung stehen. Soll ein Datensatz nicht verwandt werden, markieren Sie einfach das Kontrollkästchen Diesen Empfänger ausschließen. Um das Dokument selbst noch zu korrigieren (z.b. Felder verschieben), können Sie die Schaltfläche Dokument bearbeiten anklicken. Über die dann sichtbare Schaltfläche Zurück zum Serienbrief-Assistenten der eingeblendeten Leiste holen Sie die Dialoge des Assistenten wieder in den Vordergrund. 8. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld des Assistenten auf die Schaltfläche Weiter, werden die Serienbriefe erstellt (Schritt 7, Personalisieren der Serienbriefe). Sie können anschließend die Einzeldokumente nochmals bearbeiten, indem Sie im Dialogfeld des Assistenten die Schaltfläche Individuelles Dokument bearbeiten anwählen. Der Assistent wird ausgeblendet und Sie sehen das Dokumentfenster, in dem Sie den Serienbrieftext anpassen können. Eine eingeblendete Symbolleiste erlaubt Ihnen, über eine Schaltfläche zum Serienbrief-Assistenten zurückzukehren. 9. Klicken Sie auf die Weiter-Schaltfläche, um zum Folgedialog (Schritt 8) zu gelangen. Dort lässt sich über Optionsfelder festlegen, ob das Ausgangsdokument oder das Serienbriefdokument zu speichern ist oder ob das Serienbriefdokument gedruckt werden soll. Über die im Dialogfeld eingeblendete Schaltfläche (z.b. Ausgangsdokument speichern) lässt sich das Speichern oder Drucken starten. 352

4 Serienbriefe und Etikettendruck Der Writer schließt dann das Dialogfeld des Serienbrief-Assistenten. Sofern Sie noch Etiketten zum Versand der Dokumente benötigen, lesen Sie weiter unten nach, wie sich diese drucken lassen. Die Datei Serienbrief1.odt finden Sie im Ordner Kap09 des Beispielarchivs. Die Datei ist mit der Datenquelle Adressen.dbf im Unterordner Steuerdateien verbunden. Dieser Unterordner enthält die Adressdaten zudem in weiteren Formaten (z.b. Calc- Tabelle). INFO Unerwünschte Texte im Serienbrief ausblenden Bei der Gestaltung von Serienbriefen kommt es häufiger vor, dass unerwünschte Texte erscheinen. Dies ist beispielsweise in Abbildung 9.37 der Fall, wo ein störendes Leerzeichen vor dem Firmennamen auftaucht. Dieses Leerzeichen trennt normalerweise Vornamen und Nachnamen, stört aber, wenn der Eintrag im Feld mit dem Vornamen leer ist. Abbildung 9.37: Leerzeichen bei der Anzeige von Firmennamen Um diesen unschönen Effekt zu verhindern, können Sie dafür sorgen, dass das Leerzeichen bei fehlendem Vornamen ausgeblendet wird. Hier kommt der Feldtyp»Versteckter Text«zum Einsatz. 9 Abbildung 9.38: Feldtyp Versteckter Text verwenden 353

5 Writer-Praxisbeispiele 1. Markieren Sie das Leerzeichen zwischen den beiden Feldern»<VORNAME>«und»<NAME>«. 2. Wählen Sie im Menü Einfügen die Befehle Feldbefehl/Andere und klicken Sie im Eigenschaftenfenster Feldbefehle auf die Registerkarte Funktionen. 3. Wählen Sie den Typ Versteckter Text und tragen Sie in das Feld Bedingungen den Text»Not(VORNAME)«ein (Abbildung 9.38). VORNAME ist dabei der Name des Datenbankfelds. Die Bedingung»Not«besagt, dass der Text versteckt wird, falls das Feld leer ist (also falls der Vorname fehlt). Achten Sie beim Eingeben der Feldnamen auf die korrekte Schreibweise (z.b. mit Großbuchstaben also so, wie diese auch in der Datenquellenansicht auftauchen). Wenn Sie das Dialogfeld über die OK-Schaltfläche schließen, wird das Feld eingefügt. Sie erkennen dies daran, dass das Leerzeichen zwischen den beiden Feldern für Name und Vorname grau unterlegt wird. Bei der Ausgabe der Serienbriefe unterdrückt das Feld»Versteckter Text«das Leerzeichen immer dann, wenn kein Wert im Feld»Vorname«enthalten ist. INFO Über den Befehl Feldbefehle des Menüs Ansicht lässt sich die Darstellung zwischen Feldbefehlen und Werten umschalten. Sie können also jederzeit kontrollieren, welche Feldbefehle Sie bereits in das Dokument eingetragen haben. HALT Eigentlich wäre der Feldtyp»Versteckter Typ«ideal, um unerwünschte Feldinhalte wahlweise auszublenden. Leider klappt dies nicht. Wenden Sie den Feldbefehl auf andere Felder an, erscheint statt des Feldinhalts nur der Platzhalter»<Name>«im Text (d.h., der betreffende Feldbefehl funktioniert nicht mehr) Personalisierte Ansprache im Serienbrief Wer sich mit Serienbriefen befasst, wird sehr schnell auf ein spezielles Problem stoßen: Vielfach ist eine persönliche Ansprache im Brief erwünscht. Weibliche Empfänger werden mit»sehr geehrte Frau«und männliche Adressaten mit»sehr geehrter Herr«angesprochen. Ist der Empfänger unbekannt, muss man sich mit der Floskel»Sehr geehrte Damen und Herren«in der Anrede behelfen. So etwas lässt sich im Writer mit dem Feldtyp»Bedingter Text«realisieren. Die wahlweise Umschaltung zwischen»sehr geehrte Frau«und»Sehr geehrter Herr«lässt sich sehr elegant über den Feldtyp»Bedingter Text«realisieren. Sie müssen lediglich in das Feld Bedingung der Registerkarte Funktionen die Anweisung»ANREDE ==»Herr««eintragen und im Feld Dann den zu ergänzenden Text»r Herr«vorgeben (Abbildung 9.39). Die Bedingung enthält den auszuwertenden Feldnamen (hier ANREDE) sowie die Vergleichsbedingung. Im aktuellen Beispiel wird der Wert»Herr«im betreffenden Feld abgeprüft. Immer wenn das Feld ANREDE den Wert»Herr«aufweist, fügt die Feldfunktion den unter Dann eingetragenen Text»r Herr«in das Dokument ein. Beachten Sie bei der Eingabe der Bedingung die genaue Schreibweise. Der Feldname muss der Schreibweise in der Datenbanktabelle (z.b. Großbuchstaben) entsprechen, der Vergleichswert ist in Anführungszeichen zu setzen und die Vergleichsbedingung wird entweder mit zwei Gleichheitszeichen = = oder als eq angegeben. Das Sonst-Feld der Registerkarte bleibt hier frei, da die Ergänzung» Frau«in einem zusätzlichen Feld»Bedingter Text«ergänzt wird. 354

6 Serienbriefe und Etikettendruck Leider erlaubt der Writer nicht, Feldnamen in Wenn bzw. Dann anzugeben. Sie müssen daher hinter diese beiden Felder»Bedingter Text«noch das Seriendruck-Feld NAME von der Registerkarte Datenbank einfügen. Dann taucht, abhängig vom Inhalt des Felds ANREDE, der Text»Sehr geehrter Herr xy«oder»sehr geehrte Frau xy«auf. Abbildung 9.39: Feldbefehl Bedingter Text 9 Wie lässt sich nun die Anrede»Sehr geehrte Damen und Herren«einfügen, falls das Feld ANREDE leer ist. Ein bedingter Text» Damen und Herren«reicht nicht, da immer der Firmenname durch das Feld <NAME> eingeblendet wird. Die Lösung erfordert einen sehr trickreichen Ansatz über den Feldtyp»Versteckter Absatz«. Bei diesem Feldtyp kann ein kompletter Absatz einschließlich Feldern in Abhängigkeit von einer Bedingung ausgeblendet werden. Hierzu fügen Sie einfach zwei Zeilen gemäß Abbildung 9.40 in das Dokument ein. Abbildung 9.40: Textausschnitt mit zwei Anreden und Feldern Die oberste Zeile enthält den kompletten Text»Sehr geehrte Damen und Herren,«ohne weitere Feldbefehle. Die untere Zeile enthält den Text»Sehr geehrte«und die Feldbefehle, um die Ergänzung der Anrede und des Namens einzufügen. Am linken Rand der Zeilen sind zwei graue Rechtecke als Platzhalter für Felder zu sehen. Diese Felder enthalten den Feldtyp»Versteckter Absatz«, der die Absätze in Abhängigkeit von einer Bedingung anzeigt. Ist kein Wert im Feld ANREDE enthalten, soll der oberste Absatz erscheinen. Enthält das Feld ANREDE dagegen einen Wert, wird der untere Absatz eingeblendet. 355

7 Writer-Praxisbeispiele Abbildung 9.41: Anzeige der Feldbefehle zur Gestaltung der Anrede Abbildung 9.42: Bedingungen für einen versteckten Absatz Wenn Sie den Befehl Feldbefehle im Menü Ansicht wählen, werden die in der Sequenz benutzten Feldbefehle sichtbar (Abbildung 9.41). Sie erkennen die beiden den Anredeabsätzen vorangestellten Felder»Versteckter Absatz«. Bleibt noch die Frage, welche Werte bei der Definition der Feldbefehle einzutragen sind. 1. Klicken Sie auf den unteren Absatz, der die Anrede»Sehr geehrte«mit der Steuerung der Anrede für weibliche und männliche Adressaten enthält, und wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Feldbefehl/Andere. 2. Auf der Registerkarte Funktionen wählen Sie den Feldtyp»Versteckter Absatz«. In das Feld Bedingung tragen Sie»Not (ANREDE)«als Kriterium ein und bestätigen die Einfügen-Schaltfläche. Das Kriterium ANREDE entspricht dem Feldnamen und liefert den Wert false, falls das Feld keinen Wert enthält. Der Not- Operator invertiert den Wert zu true, wodurch der Absatz mit der personenbezogenen Anrede ausgeblendet wird. 3. Klicken Sie im Text vor den ersten Absatz mit der Anrede für Firmen (»Sehr geehrte Damen und Herren«). Auf der Registerkarte Funktionen ist der Feldtyp»Versteckter Absatz«mit der Bedingung»ANREDE«über die Schaltfläche Einfügen in das Dokument aufzunehmen. Das Feld ANREDE liefert bei Einträgen der Art»Herr«und»Frau«den Wert true. Daher wird der Absatz mit der firmenbezogenen Anrede ausgeblendet. In Konsequenz führt dies dazu, dass nun die gewünschte Anredeformel im Serienbrief erscheint. Sie finden eine Beispieldatei Serienbrief.odt im Ordner Kap07 des Archivs mit den Buchbeispielen. 356

8 Serienbriefe und Etikettendruck Etikettendruck im Writer Bei Serienbriefen empfiehlt sich der Versand mit Fensterkuverts. Alternativ können Sie auch Etiketten aus den betreffenden Daten generieren, müssen dann aber darauf achten, dass das richtige Etikett auf den Umschlag mit dem personalisierten Brieftext geklebt wird. Der Writer unterstützt den Etikettendruck mit ähnlichen Funktionen, wie sie auch zum Erstellen von Visitenkarten zum Einsatz gelangen. Zudem kommt Ihnen das Know-how zum Seriendruck zugute. Abbildung 9.43: Gestalten von Etiketten 9 1. Die Etiketten werden in der Regel mit den Daten aus einer Datenbank gefüllt. Stellen Sie als Erstes sicher, dass die für das Adressmaterial benötigte Datenbank angemeldet ist (Menübefehl Bearbeiten/Datenbank austauschen). Notfalls müssen Sie ein leeres Textdokument anlegen und dann gemäß den Ausführungen im vorhergehenden Abschnitt vorgehen. 2. Rufen Sie den Menübefehl Datei/Neu auf oder öffnen Sie das Menü der Schaltfläche Neu. Wählen Sie im Menü mit den Dokumenttypen den Befehl Etiketten. Dieser Befehl öffnet das Dialogfeld Etiketten mit mehreren Registerkarten (Abbildung 9.43). 3. Stellen Sie auf der Registerkarte Etiketten in der Gruppe Format die Marke sowie den Typ der verwendeten Etikettenbogen ein und legen Sie fest, ob Einzelbogen oder Endlosdruck verwendet wird. Auf der Registerkarte Format können Sie auch individuelle Anpassungen an die Etikettenbogen vornehmen. Hinweise zu Etikettenbogen finden Sie am Anfang dieses Kapitels im Abschnitt zum Visitenkartendruck. 4. Stellen Sie als Nächstes die Datenquelle über die Felder Datenbank und Tabelle ein. Die Listenfelder bieten die in der Datenquelle bekannten Datenbanken und die der gewählten Datenbank zugeordneten Tabellen an. 5. Möchten Sie die Absenderangabe im Etikett hinterlegen, markieren Sie das Kontrollkästchen Adresse. Der Writer übernimmt die unter Office eingetragenen 357

9 Writer-Praxisbeispiele Benutzerdaten (Menübefehl Extras/Optionen, Eintrag OpenOffice.org/Benutzerdaten) und fügt diese in das Textfeld Aufschrift ein. Bei Bedarf können Sie die Einträge im Feld editieren (z.b. Leerzeichen oder Zeilenumbrüche einfügen, Textteile löschen). Das funktioniert wie das Editieren eines Textes. Sie müssen lediglich auf eine Formatierung des Textes verzichten. Dieser Schritt lässt sich aber nachholen. 6. Anschließend klicken Sie auf die Stelle, an der die Empfängeradresse beginnen soll. Dann wählen Sie im Listenfeld Datenbankfeld eines der Tabellenfelder (z.b. Vorname oder Name) aus. Sobald Sie auf die links neben dem Feld befindliche, mit einem Pfeil versehene Schaltfläche klicken, wird das aktuell gewählte Datenbankfeld in das Textfeld Aufschrift als Seriendruck-Feld (in der Art <Adressen.Adressen.O.VORNAME>) übernommen. 7. Sie können nun ein Leerzeichen oder einen Zeilenumbruch einfügen und mit der Technik aus dem vorangegangenen Schritt das nächste Element aus der Adresstabelle einfügen. Wiederholen Sie dies, bis alle benötigten Seriendruck- Felder in das Textfeld Aufschrift eingefügt sind. 8. Wählen Sie die Registerkarte Zusätze und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Inhalte synchronisieren markiert ist. Dies erlaubt Ihnen ggf. später, das Etikett in der generierten Seite zu formatieren und dann diese Änderung auf alle Etiketten zu übertragen. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche Neues Dokument. INFO Die Schritte zum Einfügen der Datenbankfelder in das Textfeld können Sie auch weglassen. Die Datenbankinhalte lassen sich auch nachträglich wie bei einem Serienbrief über Seriendruck-Felder in das erste Etikett einfügen. Mit diesen Schritten haben Sie bereits die halbe Miete eingefahren. Sie finden anschließend eine neue Dokumentseite vor, in der wie beim Visitenkartendruck die Etiketten mit den Seriendruck-Feldern als Platzhalter eingefügt sind (Abbildung 9.44). 1. Bei Bedarf lässt sich das erste Etikett (in der linken oberen Ecke) formatieren (z.b. die Absenderzeile mit verkleinerter Schrift und unterstrichen angeben). Zudem können Sie überflüssige Seriendruck-Felder löschen oder neue Seriendruck-Felder (Menü Einfügen, Befehle Feldbefehle/Andere, Registerkarte Datenbank, Feldtyp Seriendruck-Felder) hinzufügen. 2. Abschließend klicken Sie in der ersten Registerkarte hinter das letzte Datenbankfeld und fügen den Feldtyp Nächster Datensatz ein. Sie finden diesen Feldtyp im Dialogfeld Feldtypen auf der Registerkarte Datenbank. Der Feldtyp bewirkt, dass nach dem Füllen der aktuellen Felder aus der Datenbanktabelle der Lesezeiger auf den nächsten Datensatz bewegt wird. 3. Sobald das erste Etikett angepasst ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten synchronisieren. Diese wird über eine schwebend eingeblendete Symbolleiste bereitgestellt, sofern Sie auf der Registerkarte Zusätze das Kontrollkästchen Inhalte synchronisieren markiert hatten. Der Writer überträgt die Änderungen im ersten Etikett auf alle Etiketten. Sie können nun den Entwurf in einer Datei zur späteren Verwendung bzw. als Vorlage sichern. Jetzt gilt es nur noch die Etiketten mit den Daten der Datenbank zu füllen und das Ganze auszudrucken. Auch dies ist kein Problem. 358

10 Serienbriefe und Etikettendruck Abbildung 9.44: Vorbereiten des Etikettendrucks im Writer-Dokumentfenster 9 1. Hierzu rufen Sie, wie beim Erstellen eines Serienbriefs (siehe vorhergehender Abschnitt), den Serienbrief-Assistenten über den gleichnamigen Befehl im Menü Extras auf. 2. Wählen Sie im Assistenten in Schritt 1 die Option Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie im Dialogfeld des Assistenten auf den Hyperlink 6. Dokument vorbereiten. 3. Anschließend können Sie im Dokumentfenster nachsehen, ob die korrekten Adressdaten in den Feldern angezeigt werden. Über die Schaltflächen der Gruppe Empfänger können Sie testen, ob die korrekten Daten im ersten Etikett erscheinen. Zudem erlaubt das Kontrollkästchen Diesen Empfänger ausschließen, Datensätze bei der Übernahme zu übergehen. 4. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Weiter-Schaltfläche, um die Etikettenbogen mit Daten füllen zu lassen. Bei Bedarf können Sie nun die individuellen Dokumente über die betreffende Schaltfläche des Assistenten noch überarbeiten. Anschließend können Sie das Dokument mit dem Etikett drucken und wie jedes normale Textdokument unter einem neuen Namen speichern. 359

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12 Teil 3 Calc 363 Einstieg in Calc Berechnungen, Funktionen und mehr Diagramme, Grafiken, Zeichnungen Fortgeschrittene Calc-Funktionen 13

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