Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik

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1 Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Praxisorientierte Ansätze zur Planungsoptimierung 1

2 Gliederung - Inhalt Motivation Begriffsdefinitionen Prozesse der Personallogistik wo wird Personalbedarfsermittlung benötigt Personalbedarfsermittlung das Wie und das Warum Personalbedarfsoptimierung Strategien, Abhängigkeiten und Verfahren Kennzahlen der Bedarfsermittlung und Planung Controlling der Einsatzplanung Weitere Kennzahlensysteme Reserveplanung, Produktivität, etc. Kennzahlen als Indikatoren Echtzeit Controlling der Schichtplanung Ergebnisse und Ausblick Diskussion 2

3 Motivation 3

4 Motivation 4

5 Begriffsdefinitionen Prozesse der Personallogistik Controlling Reporting Datenbasis Business Intelligence Kennzahlen 5

6 Prozesse der Personallogistik Strategische Bedarfsermittlung Personalbeschaffung Qualifizierung Strategische Dienstplanung Taktische Bedarfsermittlung Taktische Dienstplanung Controlling Operative Bedarfsermittlung Operative Dienstplanung Einsatzsteuerung Zeitdatenerfassung Abrechnung Auswertung 6

7 ... Einsatzleitung Einsatzplanung Lohn & Gehalt Abteilungsleitung Personalabteilung Controlling Management Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Prozesse und Rollen verantwortlich Aufbauorganisation beteiligt betroffen Ablauforganisation Strategische Bedarfsermittlung Personalbeschaffung Qualifizierung Strategische Dienstplanung Taktische Bedarfsermittlung Taktische Dienstplanung Operative Bedarfsermittlung Operative Dienstplanung Einsatzleitung Zeitdatenerfassung Abrechnung Auswertung Controlling Frequenz saisonal kontinuierlich kontinuierlich saisonal z.b. monatlich z.b. monatlich z.b. wöchentlich z.b. wöchentlich täglich täglich kontinuierlich kontinuierlich kontinuierlich 7

8 Personalbedarfsermittlung Wozu dient die Ermittlung des Personalbedarfs? 8

9 Wie wird der Personalbedarf beschrieben? Anzahl Mitarbeiter pro Zeitintervall benötigte Schichtdiensttypen 9

10 Wie kann der Personalbedarf berechnet werden? Geplante Ereignisse Historische Aufzeichnungen Workload pro Intervall (über Wochentag) Workload je Intervall (in Sekunden) Workload je Intervall (kumuliert Mo-Fr) :00 06:30 Regelwerk 07:00 07:30 08:00 08:30 09:00 09:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag? Wochentage

11 :00:00-00:59:59 02:00:00-02:59:59 04:00:00-04:59:59 06:00:00-06:59:59 08:00:00-08:59:59 10:00:00-10:59:59 12:00:00-12:59:59 14:00:00-14:59:59 16:00:00-16:59:59 18:00:00-18:59:59 20:00:00-20:59:59 22:00:00-22:59:59 00:00:00-00:59:59 01:00:00-01:59:59 02:00:00-02:59:59 03:00:00-03:59:59 04:00:00-04:59:59 05:00:00-05:59:59 06:00:00-06:59:59 07:00:00-07:59:59 08:00:00-08:59:59 09:00:00-09:59:59 10:00:00-10:59:59 11:00:00-11:59:59 12:00:00-12:59:59 13:00:00-13:59:59 14:00:00-14:59:59 15:00:00-15:59:59 16:00:00-16:59:59 17:00:00-17:59:59 18:00:00-18:59:59 19:00:00-19:59:59 20:00:00-20:59:59 21:00:00-21:59:59 22:00:00-22:59:59 23:00:00-23:59:59 Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Beispiel Notfallaufnahme Rockhampton Anzahl der Code 1,2 und 3 Fälle In der Notfallaufnahme des General Hospital, Rockhampton 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0, , ,5 2, ,5 1, ,5 0, ,5 00:00:00-00:59:59 02:00:00-02:59:59 0,51 1,52 2,53 3, :00:00-04:59:59 06:00:00-06:59:59 08:00:00-08:59:59 10:00:00-10:59:59 12:00:00-12:59:59 14:00:00-14:59:59 16:00:00-16:59:59 18:00:00-18:59:59 20:00:00-20:59:59 22:00:00-22:59:59 3,5 4 2,5 3 1,5 2 0, , ,5 2, ,5 1, ,5 0, ,5 0-0,5 0, ,5 1, ,5 2, ,5 3,5-4 11

12 00:00 01:00 02:00 03:00 04:00 05:00 06:00 07:00 08:00 09:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00 22:00 23:00 Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Beispiel Notfallaufnahme Rockhampton Anzahl Aufnahmen innerhalb des 95 Perzentil Sonntag Samstag Freitag Donnerstag Mittwoch Dienstag Montag

13 Amount Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Beispiel Notfallaufnahme Rockhampton Bedarf (Mitarbeiter pro Zeitintervall) in Abhängigkeit des gewählten Perzentils 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 15% 10% 5% 1 0,5 0 15% 13

14 Employees Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Beispiel Notfallaufnahme Rockhampton Schichtdienstbedarfsermittlung 8 Monday - Monday :00 10:00 15:00 20:00 01:00 06:00 11:00 16:00 21:00 02:00 07:00 12:00 17:00 22:00 03:00 08:00 13:00 18:00 23:00 04:00 09:00 14:00 19:00 00:00 05:00 10:00 15:00 20:00 01:00 06:00 11:00 16:00 21:00 02:00 Time 14

15 Optimierung der Abdeckung des Personalbedarfs Faktoren der Optimierung Planungs- und Betrachtungsintervalle Schichtstart und Endzeiten, Schichtlänge Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge Abwesenheitsfaktoren Personalverfügbarkeit Qualifizierungsmatrix Andere Einflussfaktoren 15

16 Kennzahlen der Bedarfsermittlung und Planung Kennzahlen Abdeckung Bedarf Grafische Darstellung 16

17 Andere Kennzahlen des Personalbedarfs Schichtdienst Arbeitseinsatz Arbeitseinsatz Pause Arbeitseinsatz Arbeitseinsatz Schichtzeiten Arbeitszeiten Pausenzeiten Operative / inoperative Zeiten Anzahl Schichten Zeiträume 17

18 Datenbasis Datenbasis Personallogistik Lohn & Gehalt Finanzbuchhaltung Warenwirtschaft HR / Personal CRM und andere CRM und andere CRM und andere 18

19 Kennzahl für den horizontalen Vergleich Operative Arbeitszeit Krankheit Mutterschutz / Wehrdienst Urlaub Langzeitkrankheit Betriebsrat Nachtdienstfrei 19

20 Kennzahlen als Indikator Indikatoren Detailinformationen 20

21 Balanced Scorecard in der Personallogistik Finanzen - Personalkosten - Planungsaufwände - zeitliche Aufwände Kunden (Mitarbeiter) - Motivation - Fluktuation - Gesundheit Prozesse - Transparenz - Verfügbarkeit - Qualität Potenziale - Qualifikation - Bereitschaft - Produktivität 21

22 Arbeitszeiten und Urlaubsstunden Finanzen - Kennzahlen Rückstellungen für Freizeit Entwicklung der Mehrarbeit 22

23 Potenziale - Kennzahlen Produktivität Qualifikationsmatrix 23

24 Kunden - Kennzahlen Krankheitsstatistik Planungsergonomie 24

25 Kennzahlen als Indikatoren Bereich Indikator Verursacher Detail 25

26 M o n ta g D ie n s ta g M ittw o c h D o n n e r s t a g F re ita g S a m s ta g S o n n ta g H ä u fig k e i t M o n ta g D ie n s ta g M ittw o c h D o n n e rs ta g F re ita g S a m s ta g S o n n ta g H ä u fig k e it Personalbedarfsermittlung und Kennzahlensysteme in der Personallogistik Überblick Abwesenheiten Übersicht Kennzahlen Reserveplanung Mitarbeitergruppe MUC Zeitraum Häufigkeit Tage Operative Arbeitszeit Krankheit Mutterschutz / Wehrdienst Urlaub Langzeitkrankheit Betriebsrat Nachtdienstfrei Länge der Abw esenheiten V e rte ilu n g K ra n k h e it z u W o c h e n ta g e n 1 6,0 % 1 5,0 % 1 4,0 % 1 3,0 % 1 2,0 % 1 1,0 % 1 0,0 % V e r t e ilu n g d e s B e g in n s d e r 7 - T a g e - B lö c k e 40% 30% 20% 10% 0% 26

27 Kennzahlen als Indikatoren Dashboards und Management Overviews 27

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