Terminologiemanagement als Teil des Entwicklungsprozesses bei John Deere. tekom-frühjahrstagung 2015, Darmstadt, Herwartz/Müller

Transkript

1 Terminologiemanagement als Teil des Entwicklungsprozesses bei John Deere

2 Agenda Wer wir sind Pilotprojekt August 2013 bis August 2014: Aufgabenstellung, Entwicklung und Testphase Stand heute: Bestand, Abstimmungsprozesse, Schnittstellen Erfahrungen und Empfehlungen

3 Wer wir sind John Deere Wolf Müller Terminologe, John Deere Mannheim 1837 in den USA gegründet Niederlassungen in 30 Ländern Land- und Baumaschinen, Rasenpflege- und Forstmaschinen Hauptsitz Europa: Mannheim Für weitere Informationen:

4 Wer wir sind Dr. Rachel Herwartz, TermSolutions TermSolutions Tools, Coaching & Training Seit 2004 Consulting Terminologiemanagement Methode termxpert Be Xpert in Terminology termxplorer : webbasierte Terminologieverwaltung termxact : Add-Ins für die Terminologiekontrolle

5 Ausgangssituation bei John Deere Terminologie über Standorte, Plattformen und Gruppen hinweg Keine einheitliche unternehmensweite Terminologiedatenbank Keine einheitlichen und durchgängigen Prozesse Was heißt das konkret?

6 Ausgangsituation bei John Deere 25 unterschiedliche englische Benennungen für einen Begriff wurden übersetzt in 39 Sprachen = 975 Benennungen

7 Fehlendes Terminologie- Management führt zu Verwirrung steigenden Kosten in Lektorat und Übersetzung Qualitätsproblemen Sicherheitsproblemen Fehlern in Publikationen

8 Start Terminologieprojekt Ziel Eine zentrale, unternehmensweite, webbasierte Termdatenbank Customer Support für Pilotphase Konzentration auf Englisch: Termbildungsregeln Synchronisation von across-termdatenbank und acrolinx-termdatenbank Nur noch ein führendes System: crossterm/crossterm Web

9 Projektplan Juli 2013 Projektstart: Kick-off-Meeting in Mannheim Aufstellung Projektplan Projektvorstellung für Stakeholders und andere Gruppen Aug Zweitägiger Workshop: Schulung Terminologielehre, Terminologiearbeit mit Werkzeugen, Datenbankkonzept Gemeinsame Konzeption Terminologieprozess und Datenbankstruktur Sept Zweitägiger Workshop: Erstellung englischer Termbildungsregeln Gemeinsam mit Kollegen aus Standorten in den USA

10 JD Terminology Guidelines

11 JD Terminology Guidelines

12 Projektplan Okt bis Jan Anpassung Termbildungsregeln Erstellung Testdatenbanken (acrolinx und crossterm) Feb Neue Terminologenstelle (Wolf Müller) Projektstatus-Review und Definition weiterer Maßnahmen Entscheidung für crossterm Web als führendes System, da Across bereits im Unternehmen erfolgreich verwendet wurde

13 Ziel: Eine zentrale Datenbank

14 Ziel: für alle Nutzer Schnelle Übersicht über erlaubte und verbotene Benennungen

15 Projektplan Pilotphase März 2014 April-Mai 2014 Juni/Juli 2014 Start Pilotphase Export zur Bereinigung Bestand in across 4000 Einträge mit Benennungen in mehr als 30 Sprachen Testen und Anpassen Terminologieprozess Identifizierung und Klärung fragwürdiger Einträge Import der bereinigten Datenbank Export nach Acrolinx definieren Start Terminologieprozess mit Neueinträgen

16 Weitere Schritte Prüfung & Aktualisierung bestehender Einträge Vervollständigen der Einträge mit Attributen: Bilder, Definitionen Hinzufügen fehlender Sprachen: DE, FR, ES, PT, RU, CHS, HU, PL, IT, TR; Ziel: alle 39 JD Sprachen

17 Weitere Schritte Zugänglichkeit für alle JD Mitarbeiter Schulungen / Präsentationen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (Übernahme und Anpassung von Listen, Datenbanken ) Änderung des CS Plan ( Customer Support Plan ) im EPDP

18 EPDP Enterprise Product Delivery Process Rohterme bzw. Arbeitstitel aus Konstruktion Autoren beginnen Dokumenterstellung Übersetzungsvergabe intern & extern

19 Customer Support Plan Gate Aufgabe 5 Liste erstellen mit neuer Terminologie für Publikationen ( Rohterme bzw. Arbeitstitel aus Konstruktion) 11 Terme in der Quellsprache zur Verfügung stellen => Autoren fangen an zu schreiben 14 Terme in den Fremdsprachen zur Verfügung stellen => Übersetzungen werden vergeben

20 EPDP Workflow für neue Terminologie copy terms to acrolinx database CrossTerm Database (JD Dictionary) Acrolinx Database (authors) feed database with translations acc. to linguistic aspects CSP Gate 14 translations CSP Gate 11 source terms feed database with terms according to linguistic aspects Terminology Specialist Team CSP Gate 11 source terms Other sources check proposals Customer Support Planning Tool CS Planner Legal discuss and propose new terms

21 Workflow für Terminologie- änderungen Acrolinx Database (authors) copy terms to acrolinx database CrossTerm Database (JD Dictionary) feed changes into database acc. to linguistic aspects Terminology Specialist Team check proposals linguistic change request User problem: Existing term(s) to be modified content change request Legal discuss and propose technical content changes

22 Term Council etablieren Vertreter verschiedener Produktplattformen aus USA, Frankreich, Deutschland Sitzungen per WebEx Start: 2. Dezember 2014 Geplant: 1 x pro Monat Jetzt: alle 2 Wochen

23 Anfangsbestand und Zuwachs Zuwachs durch fehlende Sprachen Zuwachs durch Übernahme von Beständen anderer Abteilungen Dubletten eliminiert, Widersprüche bereinigt 3000 Einträge zu Beginn -> 5100 Einträge heute Acrolinx erhält Datenbestand aus crossterm gespiegelt

24 Ergebnis: SharePoint-Seite Seite für Terminologie

25 Termvorschlagssystem SharePoint

26 Ergebnis: SharePoint-Seite Seite für Terminologie

27 Erfahrungen und Empfehlungen Autoren sind durch den Terminologiebeauftragten entlastet Entscheider im Management wurden überzeugt Einbindung in Konstruktionsprozess. Terminologie entsteht hier, Benennungen müssen nicht nachträglich geändert werden keine zwei Terminologie-Inseln zulassen, eine Master- Terminologie (hier: Spiegelung in acrolinx) Ausblick: Abgleich mit anderen - Marketing, Schulung,

28 Dr. Rachel Herwartz Wolf Müller

29 Ihre Meinung ist uns wichtig! Sagen Sie uns bitte, wie Ihnen der Vortrag gefallen hat. Wir freuen uns auf Ihr Feedback per Smartphone oder Tablet unter oder scannen Sie den QR-Code Das Bewertungstool steht Ihnen auch noch nach der Tagung zur Verfügung!