"Nie mehr Nadel im Heuhaufen" zentrale Wissensnutzung bei der Allianz Suisse

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1 "Nie mehr Nadel im Heuhaufen" zentrale Wissensnutzung bei der Allianz Suisse Robert Spaltenstein Leiter Groupware AMOS IT Suisse AG

2 Agenda Allianz Suisse und AMOS IT Suisse Warum ECM? Ziele der Implementierung Evaluation Lösung Wo stehen wir heute? Lessons learned Wie geht s weiter? 2

3 Allianz Suisse 3700 Mitarbeiter 1200 im Aussendienst an 40 Standorten Über 100'000 Unternehmenskunden und mehr als 930'000 Privatkunden verlassen sich auf die Allianz Suisse. 3

4 AMOS IT Suisse AG Allianz Managed Operation Services 100% Tochtergesellschaft der Allianz Suisse Ehemalige IT der Allianz Suisse Verantwortlich für den Betrieb und die Weiterentwicklung der Informatik Systeme und Applikationen der Allianz Suisse Zusammenarbeit mit Konzerngesellschaften IT Systeme Eigene Versicherungslösung GFB/ABS SAP GroupWare Lotus Notes FileNet Transforming Allianz into a Digital Group 4

5 unser Wissen ist in den Köpfen unserer Mitarbeiter 5

6 oder hier? 6

7 Anforderungen Firmenweites Dokument Management Suchen -> Finden! Versionsmanagement Metadaten bekannte Tools nutzen Office, Windows-Explorer, Lotus Notes / Outlook Browser-Interface zentrale Speicherung der Dokumente 7

8 Dateien Heute lokale Laufwerke Notes Datenbanken Netzwerk Laufwerke 8

9 Systemsuche Microsoft Sharepoint IBM Quickr IBM FileNet Alfresco 9

10 Vergleich von Quickr, Sharepoint und Alfresco Unabhängigkeiten von anderen Komponenten Alfresco IBM Quickr/Filenet P8 Allianz Suisse Strategie Orientierung Microsoft Sharepoint MOSS Flexibilität (u. Architektur) Kosteneffizienz 10 10

11 Architektur 11

12 Big picture 12

13 Bibliotheken Projektbibliotheken einzelne Projekte oder Projektgebiete Bibliotheken für Fachablagen für bestimmte TOM-Funktionen Bibliotheken für Organisationseinheiten pro Ressort, Superbereiche und Bereiche mit Abteilungsstrukturen 13

14 Demo Konnektoren Lotus Notes Microsoft Office Datei-Explorer Web UI Suchfunktion 14

15 wo stehen wir heute? Rollout Betriebsorganisation und AMOS IT Sommer 2012 Rollout gesamte Firma November 2012 alle Projekt Dokumente werden in ECM abgelegt einzelne Organisationseinheiten legen ihre Dokumente in ECM ab Migrationswerkzeuge für Notes zu ECM stehen bereit Notes2PDF Notes2Word IBM Information On Demand 2012 Enterprise Content Management Best Socialize Solution Allianz Suisse 15

16 Lessons learned Hersteller brauchen (viel) länger für neue Funktionen als sie uns versprechen Anpassungen an einem Standardprodukt bergen ein gewisses Risiko richtige Metadaten gibt es nicht Ein kleines Team kann viel erreichen Marketing und Management Support sind wichtig Einfache Funktionen können beim EndUser kompliziert werden 16

17 Allianz Suisse Weg zu Enterprise 2.0 mit der ECM Plattform werden alle Dokumente zentral verwaltet Dokumente sind die Basis für eine Wissensplattform Versionsverwaltung Check-In / Out Metadaten Berechtigungen Bibliotheken mit Ordner-Strukturen Kommentare Tagging Empfehlen Verfolgen Freigeben / Berechtigungen gemeinsam Bearbeiten 17

18 Wie geht s weiter? Migrationen von File-Systemen und Lotus Notes Applikationen Einbindung in Social Enterprise Lösung 18

19 Robert Spaltenstein Head of GroupWare AMOS IT Suisse AG Bleicherweg Zürich

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