Die 10 Gebote des Verwalters rund um die Beschlussfassung

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1 17. Pantaenius-Immobilientagung 2014 Die 10 Gebote des Verwalters rund um die Beschlussfassung - Dr. Georg Jennißen

2 1. Gebot: Du sollst die zu fassenden Beschlüsse in der Einladung informativ beschreiben!

3 1. Gebot: Du sollst die zu fassenden Beschlüsse in der Einladung informativ beschreiben! 23 WEG (Wohnungseigentümerversammlung): (1)... (2) Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist erforderlich, daß der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. Folge einer fehlenden oder unzureichenden Bezeichnung: Beschluss ist (nur) anfechtbar Vermutung der Ursächlichkeit des Ladungsmangels

4 1. Gebot: Du sollst die zu fassenden Beschlüsse in der Einladung informativ beschreiben! BGH V ZR 129/11: Bei der Einberufung einer Eigentümerversammlung müssen die Tagesordnungspunkte und die vorgesehenen Beschlüsse so genau bezeichnet werden, dass die Wohnungseigentümer verstehen und überblicken können, was in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht erörtert und beschlossen werden soll und welche Auswirkungen der vorgesehene Beschluss insoweit auf die Gemeinschaft und sie selbst hat; eine schlagwortartige Bezeichnung reicht regelmäßig aus. Das Informationsbedürfnis definiert den Umfang der Erläuterungen und beizufügender Unterlagen!

5 1. Gebot: Du sollst die zu fassenden Beschlüsse in der Einladung informativ beschreiben! Unpräzise Bezeichnungen eröffnen Diskussionen, Beispiele: TOP Wiederwahl des Verwalters o lässt auch die Wahl eines neuen Verwalters zu (LG Frankfurt v T 56/13) TOP Neuwahl des Verwalters o erlaubt nur Wiederbestellung des bisherigen Verwalters (AG Bonn, Urteil v C 228/10, ZMR 2012, 47] Richtig: Verwalterbestellung und Verwaltervertrag

6 2. Gebot: Du sollst Beschlussfassungen sorgfältig vorbereiten!

7 2. Gebot: Du sollst Beschlussfassungen sorgfältig vorbereiten! Einholung mehrerer Angebote (LG Hamburg ZMR 2012, 388) Versendung der Angebote mit der Einladung Beauftragung von Sachverständigen im Vorfeld der Eigentümerversammlung ohne Beschluss nur, wenn dringender Handlungsbedarf im Sinne einer Notmaßnahme besteht, 27 Abs. 1 Nr. 3 WEG. Einladung von Sachverständigen und Rechtsanwälten zur Eigentümerversammlung kann sinnvoll sein; Ankündigung der Teilnahme in der Einladung; zu Beginn der Versammlung Teilnahme beschließen lassen. Vorschlag zur Finanzierung der Instandsetzungsmaßnahme entwerfen (Wie hoch ist die Rücklage? Wie wirkt sich die SU je MEA/je Wohnungseigentümer aus?)

8 2. Gebot: Du sollst Beschlussfassungen sorgfältig vorbereiten! TOP 6: Anschaffung von Reservepumpen für die Druckerhöhungsanlage Sachverhalt: Im Berichtszeitraum fiel eine der insgesamt vier Pumpen aus. Aufgrund der Dimensionierung der Anlage für das Hochhaus handelt es sich nicht um Standardpumpen, sondern um Sonderanfertigungen, die auch im Lagerbestand des Herstellers nicht regelmäßig verfügbar sind. Lösungsvorschlag: Um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, wird vorgeschlagen, mindestens eine Pumpe als Ersatzteil zu bevorraten. Der Listenpreis des Herstellers beläuft sich auf pro Pumpe. Das günstigste Händlerangebot beläuft sich auf bei Abnahme einer Pumpe, bei Abnahme zweier Pumpen auf , jeweils inkl. USt.. Die Eigentümer mögen entscheiden, ob die Anschaffung von einer oder zwei Reservepumpen erfolgen soll. Finanzierungsvorschlag: Die Instandhaltungsrückstellung ist durch die Fassadensanierung aufgezehrt. Die bei Erhebung einer Sonderumlage entstehende anteilige Zusatzbelastung pro Eigentümer ist für beide Varianten in der beigefügten Tabelle dargestellt, sie beträgt je nach Wohnungstyp zwischen 89. und Stellungnahme des Verwaltungsbeirats: Der Verwaltungsbeirat empfiehlt die Anschaffung einer Reservepumpe und die Finanzierung aus dem Plansatz für die laufende Instandhaltung.

9 3. Gebot: Du sollst die Eigentümer nicht zu ihrem Glück zwingen!

10 3. Gebot: Du sollst die Eigentümer nicht zu ihrem Glück zwingen! 20 WEG (Gliederung der Verwaltung): (1) Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt den Wohnungseigentümern nach Maßgabe der 21 bis 25 und dem Verwalter nach Maßgabe der 26 und 28, im Falle der Bestellung eines Verwaltungsbeirats auch diesem nach Maßgabe des 29 (2) Die Bestellung eines Verwalters kann nicht ausgeschlossen werden. Verwaltungskompetenz der Eigentümer (Entscheidung) Verwalterkompetenz (Durchführung)

11 3. Gebot: Du sollst die Eigentümer nicht zu ihrem Glück zwingen! Beschlussanträge nicht als eigenen Vortrag verkaufen. Sanierungsbeschlüsse nicht schon vorformulieren, wenn noch nicht einmal klar ist, ob saniert werden soll. Das Ermessen der Wohnungseigentümer nicht vorweg nehmen. Auch wenn die Wohnungseigentümer nicht der billigsten Lösung zwingend zustimmen müssen, nicht als Kostentreiber auftreten. Auch das negative Entscheidungsermessen nutzen.

12 4. Gebot: Du sollst nur Beschlüsse mit eindeutig bestimmten Inhalt fassen lassen!

13 4. Gebot: Du sollst nur Beschlüsse mit eindeutig bestimmten Inhalt fassen lassen! Achtung: Dauergefahr! Beschlüsse mit unbestimmten Inhalt sind nicht nur erfolgreich anfechtbar, sondern im Extremfall sogar nichtig. Sie legitimieren das Handeln des Verwalters bei der Umsetzung des Beschlusses nicht. Nur objektive, normative Auslegungsmöglichkeit: Beschlüsse wirken auch gegen nicht an der Beschlussfassung mitwirkendende Eigentümer (Abwesende, Rechtsnachfolger 10 Abs. 4 WEG) Tauglichkeit für Beschluss-Sammlung

14 4. Gebot: Du sollst nur Beschlüsse mit eindeutig bestimmten Inhalt fassen lassen! Bei Instandsetzungsmaßnahmen klarstellen, ob nur über das Ob oder auch das Wie zu beschließen ist. Wenn auch das Wie der Instandsetzung geregelt werden soll, muss der Beschluss enthalten: Was wird genau in Auftrag gegeben? An welchen Auftragnehmer? Bis wann zu erledigen? Auf Grundlage welchen Angebots? Zu welchem Preis? Begleitung der Maßnahme durch einen Architekten? Wie wird die Maßnahme finanziert? Präzisierungsmöglichkeiten durch Bezugnahme auf Dokumente, die den Eigentümern zugänglich sind, nutzen!

15 4. Gebot: Du sollst nur Beschlüsse mit eindeutig bestimmten Inhalt fassen lassen! Fall: In einer größeren Wohnanlage werden jedes Jahr Balkone undicht. Damit sich nicht Jahr für Jahr die Eigentümerversammlung hiermit beschäftigen muss, wird folgender Vorratsbeschluss gefasst: Die Gemeinschaft bevollmächtigt die Verwaltung, den Auftrag zur Sanierung einzelner Balkone im akuten Bedarfsfall, z.b. Undichtigkeiten, in Abstimmung mit dem Beirat an eine Fachfirma zu erteilen. Wirksam?

16 4. Gebot: Du sollst nur Beschlüsse mit eindeutig bestimmten Inhalt fassen lassen! Lösung des LG Köln 29 S 146/12: Weil die Gemeinschaft mit diesem Vorratsbeschluss auf eine spätere Mitbestimmung verzichtet, sind wegen der Kompetenzübertragung hinsichtlich der Bestimmtheit und Begrenztheit hohe Ansprüche zu stellen. Dies erfordert eine finanzielle Obergrenze für die Einzelmaßnahme und eine Gesamtgrenze für mehrere mögliche Maßnahmen (vgl. auch OLG Düsseldorf, ZWE 2001, 219). Es würde weiterhin nicht deutlich, ob nur in Akutfällen Sanierungsmaßnahmen ergriffen werden dürfen oder bereits eine vollständige Sanierung erfolgen dürfe.

17 4. Gebot: Du sollst nur Beschlüsse mit eindeutig bestimmten Inhalt fassen lassen! Praxisbeispiel für einen fehlerhaften Beschluss: Die Eigentümergemeinschaft beschließt die Sanierung der Balkone gem. vorliegendem Angebot der Fa. XY zu einem Preis von ca ,-. Die Finanzierung der Maßnahme erfolgt durch eine Sonderumlage wie folgt: ,- in 2013, zahlbar bis ,- in 2014, zahlbar bis ,- in 2015, zahlbar bis ,- in 2016, zahlbar bis Die Arbeiten werden in drei Abschnitten (2014, 2015, 2016) beauftragt. Die Kosten werden durch die Instandhaltungsrücklage vorfinanziert.

18 5. Gebot: Du sollst die Beschlusshistorie kennen!

19 5. Gebot: Du sollst die Beschlusshistorie kennen! Bericht in der Versammlung zur Umsetzung der letzten Beschlüsse, bei Hindernissen Beschluss zur Aussetzung der Vollziehung oder Aufhebung fassen lassen, bei Gesetzesnovellen oder neuen Gerichtsentscheidungen nichtige oder rechtswidrige Beschlüsse der Vergangenheit mit Dauerwirkung reparieren, bei Zweit-oder abändernden Beschlüssen Aufhebung oder Anpassung des Erstbeschlusses nicht vergessen.

20 6. Gebot: Du sollst die notwendigen Mehrheiten kennen und vor der Abstimmung bekanntgeben!

21 6. Gebot: Du sollst die notwendigen Mehrheiten kennen und vor der Abstimmung bekannt geben! Instandsetzungsmaßnahmen i.s.v. 21 Abs. 5 Nr. 2 WEG: einfache Mehrheit ( 22 Abs. 3 WEG) Maßnahmen der Modernisierung: doppelt-qualifizierte Mehrheit ( 22 Abs. 2 WEG) bauliche Veränderungen: Zustimmung aller Betroffenen ( 22 Abs. 1 WEG)

22 6. Gebot: Du sollst die notwendigen Mehrheiten kennen und vor der Abstimmung bekannt geben! Beschlussgegenstand: Modernisierungsmaßnahme Doppelt qualifizierte Mehrheit gemäß 22 Abs. 2 WEG wird nicht erreicht, weil die erforderliche Präsenz nicht (nie?) gegeben Privilegierung des 22 Abs. 2 WEG nicht realisierbar Aber: Beschluss nach 22 Abs. 1 WEG weiterhin möglich! Hinweis des Verwalters auf Zustimmungserfordernis aller Beeinträchtigten und die damit verbundenen Risiken!

23 7. Gebot: Du sollst die Mehrheiten richtig berechnen können!

24 7. Gebot: Du sollst die Mehrheiten richtg berechnen können! 16 Abs. 4, 22 Abs. 2 WEG: Doppelt-qualifizierte Mehrheit von ¾ aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer i.s.d. 25 Abs. 2 und mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile. Fall: In einer Wohnanlage sind 8 Wohnungen vorhanden. Vier Wohnungen gehören dem A, der damit auch mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile besitzt. Als eine Modernisierungsmaßnahme durchgeführt werden soll, stimmt er dafür. B und C stimmen ebenfalls dafür, D enthält sich der Stimme und E ist weder anwesend noch vertreten. Wurde die Modernisierung wirksam beschlossen? Lösung: Nein, 3/5 ist weniger als 3/4

25 8. Gebot: Du sollst Beschlüsse richtig verkünden!

26 8. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig verkünden! Ein Beschluss ist die rechtsverbindliche Form einer in der Regel bloß mehrheitlichen Willensbildung. (Elzer in Jennißen, WEG, vor 23-25, Rz. 3) Beschlüsse beruhen nicht auf wechselseitigen, miteinander korrespondierenden Willenserklärungen. Die von den Eigentümern abgegebenen Einzelstimmen sind keine Rechtsgeschäfte, sondern empfangsbedürftige Willenserklärungen gegenüber dem Versammlungsleiter. Beschlüsse entstehen erst durch die (ggf. konkludente) Feststellung und Verkündung.

27 8. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig verkünden! BGH V ZB 10/01: Der Feststellung und Bekanntgabe des Beschlussergebnisses durch den Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung kommt grundsätzlich konstitutive Bedeutung zu. Es handelt sich im Regelfall um eine Voraussetzung für das rechtswirksame Zustandekommen eines Eigentümerbeschlusses. Problem: Verkündung rechtswidriger und nichtiger Beschlüsse Logik-Aussetzer: Beschlüsse über bauliche Veränderungen!

28 8. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig verkünden! 22 WEG: (1)Bauliche Veränderungen und Aufwendungen, die über die ordnungsmäßige Instandhaltung oder Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums hinausgehen, können beschlossen oder verlangt werden, wenn jeder Wohnungseigentümer zustimmt, dessen Rechte durch die Maßnahmen über das in 14 WEG bestimmte Maß hinaus beeinträchtigt werden. Die Zustimmung ist nicht erforderlich, soweit die Rechte eines Wohnungseigentümers nicht in der in Satz bezeichneten Weise beeinträchtigt werden.

29 8. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig verkünden! AG Oberhausen, Urteil vom (ZMR 2011, 77): Der Verwalter ist nicht Aufsichtsorgan der Wohnungseigentümer, sondern vielmehr ausführendes Organ. Für Rechtmäßigkeitskontrollen ist das Gericht zuständig, nicht der Verwalter. Der Verwalter muss das Quorum kennen und richtig berechnen. Die Frage, ob eine Beeinträchtigung vorliegt, ist hingegen eine schwierig zu beantwortende Rechtsfrage, die auch Wertungsgesichtspunkte abverlangt, dies ist vom Verwalter nicht zu leisten.

30 8. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig verkünden! Aus der Gesetzesbegründung (BT-Drucksache 16/887 zu 22 Abs. 1 WEG): Die Beschlusskompetenz haben die Wohnungseigentümer wie sich aus dem Wortlaut können beschließen ergibt unabhängig davon, ob die Beeinträchtigten im Sinne des 14 Nr. 1 WEG zustimmen. Sie dürfen nur keine Beschlüsse fassen, denen diese nicht zugestimmt haben. Fassen sie gleichwohl einen solchen Beschluss, so ist dieser anfechtbar, aber nicht unwirksam.

31 9. Gebot: Du sollst Beschlüsse richtig protokollieren!

32 9. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig protokollieren! Mindestanforderung ( 24 Abs. 6 S. 1 WEG): Über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Beschlussantrag Abstimmungsergebnis Verkündung des Ergebnisses: Zustandegekommen oder abgelehnt Begleitend alle Umstände mit Bedeutung in formaler Hinsicht: Wiederholungsversammlung Entwicklung Beschlussfähigkeit Stimmrechtsausschluss Vollmachtserteilung in der Eigentümerversammlung Und: Bedenkenhinweise des Verwalters aufnehmen!

33 9. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig protokollieren! Korrekte Darstellung von Negativbeschlüssen: BGH V ZB 10/01: Die formal einwandfrei zustande gekommene Ablehnung eines Beschlussantrages durch die Wohnungseigentümer hat Beschlussqualität. Ein solcher Negativbeschluss ist kein Nichtbeschluss.

34 9. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig protokollieren! Darstellung im Protokoll: Folgender Beschlussantrag wird zur Abstimmung gestellt: Die Eigentümergemeinschaft soll für das Gebäude eine Terrorversicherung abschließen. Abstimmungsergebnis: Ja: 2 Nein: 6 Enth. 2 Damit ist dieser Antrag (mehrheitlich) abgelehnt. Dieser Beschluss wird durch den Versammlungsleiter verkündet. Darstellung in der Beschluss-Sammlung: Der Beschlussantrag Die Eigentümergemeinschaft soll für das Gebäude eine Terrorversicherung abschließen wurde abgelehnt.

35 9. Gebot: Du sollst Beschlüse richtig protokollieren! Dokumentation des Abstimmungsverhaltens: Wer hat bei bauliche Veränderungen wie abgestimmt? ( 22 Abs. 1, 16 Abs. 6 WEG) Sicherung von Schadensersatzansprüchen: BGH, Urteil v V ZR 9/14: In Betracht kommt eine Ersatzpflicht der Wohnungseigentümer für solche Schäden an dem Sondereigentum, die dadurch entstehen, dass die gebotene Beschlussfassung über die Vornahme zwingend erforderlicher Maßnahmen unterbleibt. Eine Haftung kann diejenigen Wohnungseigentümer treffen, die schuldhaft entweder untätig geblieben sind oder gegen die erforderliche Maßnahme gestimmt bzw. sich enthalten haben.

36 10. Gebot: Du sollst Beschlüsse zeitnah ausführen!

37 10. Gebot: Du sollst Beschlüsse zeitnah ausführen! Die Ausführungspflicht ist nicht von der Bestandskraft abhängig, 23 Abs. 4 WEG. Wird ein Beschluss erst nach seiner Durchführung durch das Gericht für ungültig erklärt, bleibt dies ohne praktische Folgen (BGH ZMR 2011, 732). Der Verwalter macht sich nicht schadenersatzpflichtig, wenn er bestandskräftige, aber rechtswidrige Beschlüsse umsetzt (BGH WuM 2012, 399). Nur evident nichtige Beschlüsse sollte der Verwalter nicht umsetzen Haftungsrisiko.

38 10. Gebot: Du sollst Beschlüsse zeitnah ausführen! Praxistipp bei anfechtungsgefährdeten Beschlüssen: Anweisung an den Verwalter, den Beschluss erst nach Eintritt der Bestandskraft umzusetzen. Bei Hindernissen in der Umsetzung nicht nur informieren, sondern ausdrücklich Aussetzung der Umsetzung bis zur Klärung beschließen lassen.

39 Ergo! Sei kompetent, aber gebe Dich nicht allwissend. Geh sparsam mit dem Geld anderer Leute um, aber sei selbstbewusst, wenn es um Deine eigenen Vergütungsansprüche geht. Vergiss nicht, wer Deine Kunden sind und respektiere die Entscheidungsmacht der Eigentümer. Schiedsrichter gibt es nur beim Fußball.