Xallax AG nutzt bildhafte Balanced Scorecard zur Kommunikation der

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1 Xallax AG nutzt bildhafte Balanced Scorecard zur Kommunikation der eigenen Strategie Eine Metapher kommuniziert die Strategie und Unternehmensentwicklung der Xallax AG wirkungsvoll an die wesentlichen Stakeholder MAKING STRATEGY HAPPEN

2 Die Xallax AG entschied sich zum Ende des vergangenen Jahres im Rahmen der strategischen Unternehmensplanung eine eigene Balanced Scorecard zu entwickeln, um die strategischen Herausforderungen, strategischen Ziele, Initiativen, Kennzahlen und somit die strategischen Prioritäten des eigenen Unternehmens strukturiert zu erarbeiten. Die Balanced Scorecard stellt ein ganzheitliches Kennzahlensystem dar, das wesentliche Treiber für den Geschäftserfolg in einen logischen Zusammenhang bringt. Somit kann die Balanced Scorecard sowohl die Formulierung der Strategie wie auch die Implementierung und Umsetzung unterstützen. Balanced Scorecards sind in Unternehmen weit verbreitet. Obwohl die Basiskomponenten der Balanced Scorecard (Finanzen, Kunden, Prozesse, Lernen und Entwicklung) logisch aufeinander aufbauen, erschließen sich auch nach Erläuterung für an der Entwicklung nicht beteiligte Dritte die Zusammenhänge nur sehr schwer bzw. unzureichend. Im Ergebnis treffen die Betroffenen Ihre eigenen Annahmen und Entscheidungen, so dass das eigentliche Ziel der Balanced Scorecard, ein in allen Unternehmensteilen auf die wesentlichen Prioritäten abgestimmtes Denken und Handeln zu erzeugen, nicht voll zum Tragen kommt. Ausschnitt der visuellen Balanced Scorecard der Xallax AG Lös u n g Die Lösung sollte: Die Xallax AG hat ihre Balanced Scorecard getreu der eigenen Methode visuell in Form einer Metapher entwickelt. Dies sollte: p Ein einheitliches Verständnis über die Vision und die strategischen Ziele der Xallax AG innerhalb des Unternehmens schaffen p Eine effiziente und effektive Kommunikation der strategischen Ziele der Xallax AG an alle wesentliche Stakeholder (Mitarbeiter, Aufsichtsrat, Kapitalgeber, etc.) ermöglichen p Als Anhang zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses dienen p Den evolutionären Wachstumsprozess der Xallax AG durch jährliche Aktualisie- rungen dokumentieren sowohl faktisch als auch visuell 2 5 Au sgan gss ituati on

3 Das Besondere an der Xallax Balanced Scorecard: Die Entwicklung der visuellen Balanced Scorecard stellte ein internes Projekt dar, das in enger Zusammenarbeit mit dem Gründer und Vorstand der Xallax AG, Thomas Falk, umgesetzt wurde. Die Balanced Scorecard ist ein hervorragendes Instrument, um auf Top- Management Ebene eine Strategie in konkrete Maßnahmen und Ziele zu übersetzen. Das Potenzial einer Balanced Scorecard wird jedoch erst voll ausgeschöpft, wenn besonders die Mitarbeiter nachvollziehen können und laufend gedanklich vor sich haben, welche Zusammenhänge zwischen z.b. unseren Zielkundensegmenten, unserer Value Proposition und unseren Marketingmaßnahmen bestehen. Prioritäten können auf diese Weise nicht nur besser verstanden, sondern auch eigenständiger und engagierter im täglichen Geschäft umgesetzt werden, so Thomas Falk. Zugleich initiierte Thomas Falk das Projekt als Action Learning-Initiative zum Know How- Aufbau bei Junior Consultants. Mitarbeiter erfahren auf diese Weise nicht nur, welche Ziele sie erreichen müssen, sondern auch, wie sie diese erreichen können. Das Besondere der Xallax Balanced Scorecard besteht darin, dass sie jährlich unter Berücksichtigung der Weiterentwicklung der Xallax AG aktualisiert wird. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Kommunikation der bisherigen Entwicklung, des aktuellen Status und der geplanten Weiterentwicklung der Xallax AG und das wirkungsvoll und unterhaltsam. Die Xallax AG als junges Unternehmen folgt einem dynamischen Prozess aus Gründung, Wachstum und Weiterentwicklung. Durch die Visualisierung der verschiedenen Lebensphasen der Xallax AG entsteht auf Dauer eine visuelle Biographie der Xallax AG. Die Unternehmensentwicklung dargestellt als Theater: Umsetzung Die Visualisierung der Unternehmensentwicklung orientierte sich am klassischen Prozess zur Entwicklung eines Xallax Visuals. So stellt die erste Balanced Scorecard (für das vergangene Geschäftsjahr 2007) noch einen groben schwarz-weißen Entwurf dar (Start-up- Phase), der sodann in den folgenden Jahren über einen weiter konkretisierten Entwurf (Wachstumsphase) zum farbigen Visual wird. Wie im klassischen Entwicklungsprozess der Xallax Lösungen gingen der illustrativen Umsetzung zunächst Gespräche mit Thomas Falk vorweg. Diese Gespräche dienen insbesondere dazu, den Auftrag zu spezifizieren und somit sicherzustellen, dass die gewünschten Inhalte sowie Projektziele des Auftraggebers in diesem Fall Thomas Falk sich auch im Visual wiederspiegeln. Im Anschluss daran wurden die entsprechenden Ergebnisse aus den Gesprächen mit Thomas Falk dem Illustrator der Xallax AG vorgestellt. Hierbei erzeugt das Zusammenarbeiten der jeweiligen Qualitäten der left brains (die Consultants) und right brains (die Kreativen) der Xallax AG den besonderen Mix, der die innovativen Lernlösungen mit einzigartigen Leistungseigenschaften hervorbringt. Im Ergebnis wurde zur Visualisierung der Unternehmensentwicklung ein Theater als Metapher gewählt, welches sich in einem Markt verschiedener anderer Theater bewegt. In der Start-up-Phase ist das Theater von außen komplett fertiggestellt und einige Kunden haben bereits in eigenen Logen Platz genommen, während es sich im Inneren noch im Aufbau befindet. Dies verdeutlicht, dass Xallax zwar noch Baustellen hat, aber qualitativ hochwertige Leistungen für die Kunden erbringt. Die verschiedenen Komponenten des Theaters dienen als Metapher zur Darstellung der verschiedenen Perspektiven der Balanced Scorecard. So repräsentiert beispielsweise die Kasse des Theaters die Finanzperspektive und die Logen die Kundenperspektive. Die Balanced Scorecard als Knowledge Navigator Zusätzlich soll die Balanced Scorecard als elektronisches Tool Knowledge Navigator für das Intranet entwickelt werden, um eine kontinuierliche Aktualisierung der wichtigsten Kennzahlen aller Perspektiven vorzunehmen und diese zeitnah und effizient an alle Stake- 3 5

4 holder kommunizieren zu können. Dies ermöglicht u.a. einen monatlichen Soll-/Ist-Vergleich der strategischen Ziele sowie eine zeitnahe Ableitung entsprechender Maßnahmen. Ergebnisse Das Feedback der wesentlichen Stakeholder des Unternehmens, wie z.b. Mitarbeiter und Kapitalgeber, verdeutlicht, dass die Projekt- als auch Lernziele der Visualisierung der unternehmenseigenen Balanced Scorecard erreicht wurden. Die visuelle Aufbereitung unserer Unternehmensentwicklung sowie der einzelnen Kennzahlen schafft insbesondere Transparenz darüber, wie ich in meiner täglichen Arbeit zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. Die visuelle Darstellung der strategischen Ziele und Prioritäten sowie deren Unterfütterung mit konkreten Kennzahlen haben mir beispielsweise geholfen, Ziele für mein eigenes Teilprojekt der Erstellung einer Studie zu definieren als auch die inhaltliche Ausrichtung zu konkretisieren, so Lone Köhler (Junior Consultant) über die Visualisierung der Unternehmensentwicklung der Xallax AG. Die Idee der jährlichen Aktualisierung der visuellen Balanced Scorecard und somit die Darstellung der verschiedenen Herausforderungen und Chancen der Xallax AG in Abhängigkeit von den Lebensphasen wurde von den wesentlichen Stakeholdern zusätzlich als besonders wertvoll hervorgehoben. 4 5

5 IMPRESSUM Xallax AG Katharinenstr. 30 D Hamburg Tel Fax Xallax AG mit Sitz in Hamburg, HRB Vorstand: Thomas Falk Vorsitzender des Aufsichtsrats: Mathias Heller Ust.-Id.Nr. DE MAKING STRATEGY HAPPEN