DEBITOREN- BUCHHALTUNG

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1 DEBITOREN- BUCHHALTUNG Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC DEBITORENBUCHHALTUNG wurde im 1991 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Buchhaltern und Revisionsstellen an eine Debitorenbuchhaltung. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Frei wählbare Kundenstammaufnahme mit Kundennummer (7-stellig alphanumerisch oder 7-stellig numerisch vom Programm automatisch vergeben) oder mit Kundennamen. - Das Stornieren von Rechnungen ist jederzeit möglich und wird aus revisionstechnischen Gründen mit Gutschriften erledigt. - Alle Belege können mit FIBU-Kontierungen und MWST-Codes erfasst und bei Bedarf auch gedruckt werden (Einzelbuchungen). Diese FIBU-Buchungen können auch direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden, sofern die ASP INTOS FIBU ebenfalls installiert ist. Es kann jederzeit problemlos in zwei Geschäftsjahre gebucht werden. - Lückenloses Buchungsjournal für die Revision - Folgende Zahlen werden statistisch geführt und können jederzeit gedruckt oder abgefragt werden: - Anzahl Fakturen Berichtsjahr, Vorjahr, frei wählbare Periode - Umsatz Berichtsjahr, Vorjahr, frei wählbare Periode - Ausstand - Fälligkeitsübersicht über alle offenen Rechnungen - Standardbuchungstexte ab "Textkonserven" für DEBI und FIBU verfügbar. - Buchungserfassung mit: - Anzeige der letzten 11 Buchungen (blättern) - Zugriff auf Kundenstamm mit Kundennummer oder Kundennamen (blättern) - Kundenerfassung /-mutation jederzeit möglich - Auf Wunsch können die Beträge auf verschiedene FIBU-Konten und MWST-Codes aufgeteilt werden - Zahlungserfassung mit: - Anzeige von 11 offenen Rechnungen/Gutschriften (blättern) mit zusätzlicher Anzeige des erlaubten Skontobetrags - Zugriff auf Kundenstamm mit Kundennummer oder Kundennamen (blättern) - Belegarten: Zahlung einer einzelnen Rechnung, Vorauszahlung, Zahlung mehrerer Rechnungen, Anrechnung Gutschrift / Vorauszahlung an Rechnung, Auszahlung einer Gutschrift / Vorauszahlung, Akontozahlung, Differenzen (Skonti, Erlösminderungen usw.)

3 - Kontoblatt /-stand am Bildschirm (blättern) - MWST-Abrechnung nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten möglich nach den Vorschriften der Steuerverwaltung. - Freie Definition von MWST-Codes, MWST-Nummer, Zahlungskonditionen, Anrede-Codes, Buchungstexten, Kundenkategorien, Kundenstandorten, Branchen-Codes - Ausgeklügeltes Mahnprogramm mit frei definierbaren Mahntexten und Mahnstufen sowie gezielter Definition, wer Mahnungen erhalten soll und unter welchen Bedingungen diese zu drucken sind. - Schutz von vertraulichen Daten vor unberechtigtem Zugriff durch Passwort- Kontrolle. PAKETBESCHREIBUNG BUCHUNGSERFASSUNG Hier werden Rechnungen und Gutschriften erfasst und sofort verbucht. Falsche Rechnungsbeträge können mit Gutschriften storniert werden. Neben der Rechnungsnummer wird auch eine fortlaufende Buchungsnummer geführt. Zu Beginn der Buchungserfassung wird entschieden, in welche Buchungsperiode (Monat und Jahr) anschliessend gebucht wird. Die aktuelle Buchungsperiode wird vorgeschlagen. Es kann die Kundennummer oder der Kundenname eingegeben werden. Das Vorhandensein des Kunden im Stamm wird sofort überprüft. Beim Nichtfinden kann der Kunde gesucht (Vorwärts- /Rückwärtsblättern) oder, ohne die Buchungserfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Ausserdem werden Belegart (Rechnung/Gutschrift), Belegdatum, Belegnummer und Betrag erfasst. Wenn die MWST nach vereinbarten Entgelten abgerechnet wird, können bis zu drei MWST-Codes mit den entsprechenden Beträgen eingegeben werden, wobei der MWST- Code aus dem Kundenstamm vorgeschlagen wird. Beim Buchungstext kann auch ein Standardbuchungstext ab "Textkonserven" abgerufen und bei Bedarf ergänzt werden. Zusätzlich können die vom Kundenstamm vorgeschlagenen Zahlungskonditionen und das Provisionssystem geändert werden. Jede eingegebene Buchung wird mit den zehn letzten Buchungen sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit elf Buchungen mit Vorwärts- oder Rückwärtsblättern angezeigt werden. Bei der Installation der Buchhaltung kann definiert werden, ob der Benutzer seine Belege mit FIBU-Kontierungen versehen will oder nicht. Bei ja wird zu jedem Beleg ein Kontierungsfenster angezeigt, in das der Benutzer folgende Angaben machen kann: Sollkonto, Habenkonto, Betrag, Buchungstext, Belegnummer, Kostenstelle. Das Sollkonto (Debitorensammelkonto) wird aus den Installationsdefinitionen vorgeschlagen. Als Buchungstext wird Rechnung/Gutschrift, Belegnummer und Kundenname vorgeschlagen. Pro Kontierung werden eine FIBU-Buchung und pro MWST-Code eine MWST-Buchung automatisch erstellt. Diese lassen sich mittels Kontierungsjournal drucken und anschliessend auch in die FIBU verbuchen. Zur Unterstürzung des Benutzers und Kontrolle der aufgeteilten

4 Beträge wird ein Kontrolltotal angezeigt. Die kontierten Beträge müssen genau dieses Kontrolltotal (=Rechnungsbetrag) ergeben. Das System lässt keine Soll- Haben- Ungleichheit zu. Diese ist auch technisch nicht möglich, da jeweils immer eine ganze Transaktion die Datenbank verändert, d.h., dass sogar ein Stromunterbruch keine Soll- Haben-Ungleichheit produzieren kann. Um die Buchungserfassung noch zu vereinfachen, kann jederzeit einzeln definiert werden, ob die Felder Habenkonto, Belegdatum, Buchungstext und Kostenstelle am Bildschirm von Buchung zu Buchung stehen bleiben sollen oder nicht. ZAHLUNGSERFASSUNG Hier werden Zahlungen erfasst und sofort verbucht. Neben einer freiwilligen Belegnummer wird auch eine fortlaufende Buchungsnummer geführt. Bei der Installation der Buchhaltung kann definiert werden, ob der Benutzer seine Belege mit FIBU-Kontierungen versehen will oder nicht. Bei ja kann der Benutzer zu Beginn der Zahlungserfassung folgende Angaben machen: Sollkonto (Zahlstelle), Habenkonto, Konto für Skonti und sonstige Zahlungsdifferenzen, Konto für Währungsdifferenzen, Buchungsperiode. Das Habenkonto (Debitoren-Sammelkonto) wird aus den Installationsdefinitionen vorgeschlagen. Bei der Buchungsperiode wird immer die aktuelle aus den Installationsdefinitionen vorgeschlagen. Pro Zahlung wird eine FIBU-Buchung erstellt. Diese lassen sich mittels Kontierungsjournal drucken und anschliessend auch in die FIBU verbuchen. Das Programm erlaubt folgende Belegarten (in der Reihenfolge der Häufigkeit): Zahlung einer Rechnung, Zahlung mehrerer Rechnungen, Vorauszahlung, Anrechnung Gutschrift/Vorauszahlung an Rechnung, Auszahlung einer Gutschrift/Vorauszahlung, Akontozahlung, Differenzen (Skonti, Erlösminderungen usw.). Als Einstieg wird immer zuerst der Kundenname oder die Fakturanummer eingegeben. Wenn mit dem Kundennamen eingestiegen wird, werden alle offenen Rechnungen / Gutschriften dieses Kunden angezeigt (Vorwärts- / Rückwärtsblättern), so dass bequem die gewünschten Rechnungen mit der Zahlung verarbeitet werden können. Gleichzeitig wird pro Rechnung der erlaubte Skontobetrag angezeigt. Ausserdem werden Belegdatum, eine eventuelle Differenz (Skonti usw.) und der Zahlungsbetrag erfasst. Dieser muss nur eingegeben werden, wenn damit mehrere Rechnungen bezahlt werden. Beim Buchungstext kann auch ein Standardbuchungstext ab "Textkonserven" abgerufen und bei Bedarf ergänzt werden. Wenn die MWST nach vereinbarten Entgelten abgerechnet wird, so werden die Zahlungsdifferenzen in der MWST-Datei für das MWST-Journal gespeichert. Wenn nach vereinnahmten Entgelten abgerechnet wird, können bis zu drei MWST-Codes mit den entsprechenden Beträgen eingegeben werden. Nach der Verarbeitung einer Zahlung verschwinden die ausgeglichenen Rechnungen am Bildschirm sofort.

5 Zur Unterstützung des Benutzers und Kontrolle des schon verrechneten Zahlungsbetrags wird der Zahlungsbetrag am Bildschirm laufend verkleinert. Erst wenn der Zahlungsbetrag ganz mit Rechnungen / Gutschriften verrechnet worden ist, werden die Dateien nachgeführt, so dass keine Differenzen im Ausstand entstehen können. Diese sind auch technisch nicht möglich, da jeweils immer eine ganze Transaktion die Datenbank verändert, d.h., dass sogar ein Stromunterbruch keine Ausstandsdifferenzen produzieren kann. KUNDENSTAMM Zur Unterstützung kann der Kundenstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und ein Kunde bequem als Prototyp für einen neuen Kunden genommen werden. Bei der Installation der Buchhaltung kann definiert werden, ob eine automatische Kundennummerierung erfolgen soll oder ob der Benutzer die Kundennummer selber vergeben will. Zusätzlich kann mit dem Kundennamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Kundenangaben wie Adresse, Telefon, Zahlungskonditionen, MWST-Code, MWST-Nummer usw. können auch Angaben wie Lieferadresse, Rabattsystem, Provisionierungssystem usw. eingegeben werden, die im ASP INTOS Paket AUFTRAGSBEARBEITUNG /FAKTURIERUNG zur Anwendung gelangen. Der Kundenstamm kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. AUSWERTUNGEN Für sämtliche Auswertungen stehen umfangreiche Sortier- und Selektions-möglichkeiten zur Verfügung: Kundennummer, Kundenname, Buchungsnummer, Belegnummer, Belegdatum usw. Das Buchungsjournal kann nach Buchungsnummer oder Belegnummer oder Belegdatum sortiert gedruckt werden. Für das Inkasso der Rechnungen stehen umfangreiche Ausstandslisten und eine nach Perioden frei definierbare Fälligkeitsübersicht zur Verfügung. Weitere Ausdrucke sind: Kundenumsatzrangliste, Umsatzstatistik je Standort, Fakturajournal, Zahlungsjournal, Kontierungsjournal, MWST- Journal, Vorsteuer-Journal, MWST-Abrechnung. DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren) und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, WORD für WINDOWS, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden.

6 Anwendungsbeispiele: - Verkaufs- und Provisionsstatistik - Graphiken - Serienbriefe - usw. DATEN-IMPORT Mit dieser neuen Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP INTOS Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Globale Aenderungen von Umsatzkategorien - Uebernehmen Umsatzwerte der Vorjahre - Einlesen eines bestehenden Kundenstamms aus einer Adressapplikation - usw. TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) Kundennummer 7 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) oder 7 Stellen alphanumerisch (vom Benutzer vergeben) Adressblock 6 Adresszeilen zu je 30 Stellen Buchungstext 50 Stellen Buchungstextabkürzung 3 Stellen alphanumerisch Kostenstelle 15 Stellen alphanumerisch Kostenträger 15 Stellen alphanumerisch Belegnummer 7 Stellen alphanumerisch Betrag 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Umsatz 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma Fremdwährungskurs 4 Stellen vor, 4 Stellen nach dem Komma

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