AUFTRAGS- BEARBEITUNG/ FAKTURIERUNG

Transkript

1 AUFTRAGS- BEARBEITUNG/ FAKTURIERUNG Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC AUFTRAGSBEARBEITUNG wurde im 1991 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Handels-, Produktions- oder Dienstleistungs-betrieben an eine Auftragsbearbeitung/Fakturierung. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Verknüpfung mit den ASP INTOS Paketen LAGER und DEBI möglich, jedoch nicht Bedingung. - Frei wählbare Kundenstammaufnahme mit Kundennummer (7-stellig alphanumerischoder 7-stellig numerisch vom Programm automatischvergeben) oder mit Kundennamen. - Das Stornieren von Rechnungen ist jederzeit möglich und wird aus revisionstechnischen Gründen mit automatischen Gutschriften erledigt. - Alle Artikel und Dienstleistungen können mit FIBU-Konten versehen werden. In der Fakturierungsverbuchung werden dann FIBU- und MWST-Buchungen erzeugt, die direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können, sofern die ASP INTOS FIBU ebenfalls installiert ist. - Die Aufträge können jederzeit abgefragt und mutiert werden. Es sind auch bis 99 Teillieferungen pro Auftrag möglich. Die Darstellung der Aufträge kann mit der Funktion "Seitenansicht" am Bildschirm überprüft werden. - Die wichtigsten Statistiken sind: Statistik je Kunde/Artikel, Statistik je Artikel/Kunde, Statistik je Artikelgruppe, Statistik je Code (Verkäufer, Kundenkategorie usw.), Margenstatistik, Wochenplanung, Gewichtsstatistik. - Standardtexte ab "Textkonserven" verfügbar für Unsere Referenz, Bestellart, Lieferart, Kopfzeilen, Schlusszeilen, Zahlungskonditionen. - Frei wählbare Artikelstammaufnahme mit Artikelnummer (12-stellig alphanumerisch) oder Artikelbezeichnung. - Das Programmpaket eignet sich auch sehr gut für Dienstleistungsbetriebe: - Erfassen und Fakturieren von Arbeitsstunden und übrigen Dienstleistungen ab Rapportblättern - Kostenstellenabrechnung - Nachkalkulation - Ausgefeiltes Preisfindungssystem ermöglicht z.b. - Verschiedene Verkaufspreise für Wiederverkäuferkategorien - Verschiedene Verkaufs- und Einkaufspreise für Kundenkategorien - Verschiedene Verkaufspreise pro Einheit - Verschiedene Verkaufspreise pro Mengen (Mengenstaffelung) - Verschiedene Verkaufspreise für Aktionen - Kombinierte Verkaufspreise abhängig von Einheit und Menge - Verkaufspreise exkl. MWST

3 - Rabattsystem, das keine Wünsche offen lässt: - Rabatt pro Kunde - Rabatt pro Kundenkategorie - Rabatt pro Kunde/Artikelgruppe - Mengenrabatt - Mengenrabatt je Artikelgruppe - In der Auftragserfassung werden jeweils dreizehn Artikelpositionen angezeigt (blättern). - Freie Definition von: Bestellart, Lieferart, MWST-Codes, Zahlungskonditionen, Standardtexte. - Eingeben von Kostenstellen und Kostenträgern möglich (Kostenrechnungssystem als Option erhältlich). - Schutz von vertraulichen Daten vor unberechtigtem Zugriff durch Passwort- Kontrolle. PAKETBESCHREIBUNG AUFTRAGSERFASSUNG Die Auftragserfassung ist unterteilt in drei Blöcke: Kopf (2 Seiten), Artikelpositionen, Schlussblock. Im Kopfblock wird auf der 1. Seite zuerst die Auftragsart gewählt: Offerte, Auftrag, Gutschrift, Teillieferung. Die Auftragsnummer kann automatisch vom Programm oder von Ihnen manuell vergeben werden. Anschliessend wählen Sie den gewünschten Kunden durch Eingabe des Namens, der Kundennummer oder der Postleitzahl aus. Das Vorhandensein des Kunden im Stamm wird sofort überprüft. Beim Nichtfinden kann der Kunde gesucht (Vorwärts-/Rückwärtsblättern) oder, ohne die Auftragserfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Die Kreditlimite und die Bonität des Kunden werden angezeigt. Ausserdem können Sie eingeben: Bestelldatum, Bestellart (Auswahlfenster), Unsere Referenz (Auswahlfenster), Ihre Referenz, Preis inkl. MWST (J/N), Code MWST (Vorgabe ab Kundenstamm), Sammelrechnung (J/N), Auftrag mahnen (J/N), Preisfindung (Vorgabe ab Kundenstamm). Auf der 2. Seite des Kopfblocks können folgende Eingaben gemacht werden: gewünschte Kalenderwoche oder gewünschtes Lieferdatum, Lieferart (Auswahlfenster), 2 Zeilen Kopftext (Auswahlfenster), freie Kopfzeile (5 Zeilen), versprochenes Lieferdatum, Lieferadresse (ab Kundenstamm oder freie Eingabe).

4 Anschliessend werden die gewünschten Artikelpositionen eingegeben. Es können die Artikelnummer oder die Artikelbezeichnung eingegeben werden. Das Vorhandensein des Artikels im Stamm wird sofort überprüft. Beim Nichtfinden kann der Artikel gesucht (Vorwärts-/Rückwärtsblättern) oder, ohne die Auftragserfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Der disponible und effektive Bestand werden angezeigt. Dann werden die Menge (mit oder ohne Kommastellen) und die Einheit (fakultativ) eingegeben. Aufgrund der im Artikelstamm und Kundenstamm definierten Preisfindung werden die entsprechenden Verkaufs- und Einstandspreise als Vorschlag vorgegeben. Diese können geändert werden. Aufgrund des im Kundenstamm definierten Rabattsystems wird der entsprechende Positionsrabatt-%-Satz als Vorschlag vorgegeben. Dieser kann geändert werden. Ausserdem kann eine Seriennummer eingegeben werden. Ein FIBU-Ertragskonto, eine Kostenstelle und ein Kostenträger werden ab Artikelstamm vorgeschlagen und können geändert werden. Jede eingegebene Artikelposition wird mit den zwölf letzten Positionen sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit dreizehn Positionen mit Vorwärts- oder Rückwärtsblättern angezeigt werden. Im Schlussblock können folgende Eingaben gemacht werden: Text Auftragsrabatt (Auswahlfenster), Rabatt-%-Satz oder Rabattbetrag, zusätzliche Zuschläge und Abschläge (Auswahlfenster), Verpackungskosten, Versandkosten, Zahlungskonditionen (Vorschlag ab Kundenstamm, Auswahlfenster), 2 Zeilen Schlusstext (Auswahlfenster), freie Schlusstexte (5 Zeilen), unterschiedliche Textkonserve für Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung. Am Schluss können Sie noch wählen, ob Sie gleich den Auftrag als Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung drucken wollen. Die Darstellung des Auftrags kann mit der Funktion "Seitenansicht" am Bildschirm überprüft werden. ABONNEMENTSFAKTURIERUNG Diese Art der Fakturierung erlaubt es, sehr viele Fakturen auf Knopfdruck zu generieren. Anwendungsbeispiele: - Fakturierung von Mitgliederbeiträgen - Fakturierung von Service-Abonnements

5 - Fakturierung von Leasing-Raten - Fakturierung von Mietzinsraten - usw. Vorhandene Sortierungsmöglichkeiten: - nach Kundennummer - nach Kundenname - nach PLZ/Kundennummer - nach PLZ/Kundenname Vorhandene Selektionsmöglichkeiten: - Kundenkategorie - Branche - Kundenname von - bis Pro Verarbeitungslauf können bis zu sechs verschiedene Beträge pro Kunde fakturiert werden. Diese sechs Artikel/Dienstleistungen werden pro Kunde hinterlegt. Inhalt und Darstellung des Auftrags sind frei wählbar. Die auf diese Weise generierten Aufträge können vor dem Drucken noch verändert werden. Es sind folgende Druckmöglichkeiten verfügbar: - Rechnung mit VESR/BESR - Rechnung ohne VESR/BESR - VESR/BESR ohne Rechnung ARTIKELSTAMM Zur Unterstützung kann der Artikelstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- /Rückwärtsblättern) und ein Artikel bequem als Prototyp für einen neuen Artikel genommen werden. Es kann mit der Artikelnummer oder mit dem Artikelnamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Artikelangaben wie Artikelbezeichnung, Einheit, Menge pro Einheit, Artikelnummer Lieferant, Lieferanten-Name, Artikelgruppe, Einstandspreis Inventar usw. können noch folgende Angaben gemacht werden: Preisfindung Artikel, Preisberechnung (Menge x Verkaufspreis oder Menge x Verkaufspreis dividiert mit Menge pro Einheit), Mindestbestand, Maximalbestand, MWST-Pflicht, Format der Mengeneingabe (keine Kommastelle, zwei oder drei Kommastellen), Gewicht je Einheit kg, Provisionsberechtigung, fünf freie Selektionscodes, FIBU-Ertragskonto, Kostenstelle, Kostenträger, Seriennummerngruppe. Der Artikelstamm kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen.

6 PREISSTAMM Pro Artikel können Sie beliebig viele Preise eingeben. So können Sie z.b. verschiedene Verkaufs- und Einstandspreise haben - je Kundenkategorie (Wiederverkäufer, Grosskunden usw.) - je Einheit (Dutzend, Karton usw.) - je Menge (Mengenstaffelung) - kombiniert je Einheit und Menge Auch sind damit verschiedene Preislisten für den Kunden (inkl. / exkl. MWST), den Aussen- und Innendienst erhältlich. KUNDENSTAMM Zur Unterstützung kann der Kundenstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- /Rückwärtsblättern) und ein Kunde bequem als Prototyp für einen neuen Kunden genommen werden. Bei der Installation der ASP INTOS Auftragsbearbeitung/Fakturierung kann definiert werden, ob eine automatische Kundennummerierung erfolgen soll oder ob der Benutzer die Kundennummer selber vergeben will. Zusätzlich kann mit dem Kundennamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Kundenangaben wie Adresse, Telefon, Zahlungskonditionen, MWST-Code usw. können auch Angaben wie Lieferadresse, Rabattsystem, Provisionierungssystem usw. eingegeben werden. Der Kundenstamm kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. AUSWERTUNGEN Für sämtliche Auswertungen stehen umfangreiche Sortier- und Selektions-möglichkeiten zur Verfügung: Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Artikelgruppe, Kundennummer, Kundenname, Auftragsnummer usw. Die wichtigsten Auswertungen und Ausdrucke sind: Preislisten, Kundenadressliste, Statistik Kunde/Artikel, Statistik Artikel/Kunde, Statistik je Code (Verkäufer, Kundenkategorie usw.), Margenstatistik, Fakturajournal, Kontierungsjournal, MWST-Journal, Vorsteuer-Journal.

7 DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren), selektionieren und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, WORD für WINDOWS, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden. Anwendungsbeispiele: - Verkaufs- und Provisionsstatistik - Graphiken - Serienbriefe - usw. DATEN-IMPORT Mit dieser neuen Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP SWISS OFFICE Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Einlesen neuer Preise in den Preisstamm - Uebernehmen Umsatzstatistiken der Vorjahre - usw.

8 TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) - Kundennummer 7 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) oder 7 Stellen alphanumerisch (vom Benutzer vergeben) - Adressblock 6 Adresszeilen zu je 30 Stellen - Artikelnummer 12 Stellen alphanumerisch (Länge frei wählbar) - Seriennummer 15 Stellen alphanumerisch - Artikelbezeichnung 50 Stellen, je Artikel und Sprache 15 Artikelbezeichnungen (Länge frei wählbar) - Textbaustein 50 Stellen, je Textbaustein und Sprache 15 Zeilen - Artikelgruppe 3 Stellen alphanumerisch - Textkonserve 5 Zeilen zu je 50 Stellen - Textabkürzung 3 Stellen alphanumerisch - Auftragsnummer 10 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) - Kostenstelle 15 Stellen alphanumerisch - Kostenträger 15 Stellen alphanumerisch - Betrag 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma - Umsatz 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma - Menge frei wählbar: - 8 Stellen vor, 0 Stellen nach dem Komma - 3 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma - 3 Stellen vor, 3 Stellen nach dem Komma - Fremdwährungskurs 4 Stellen vor, 4 Stellen nach dem Komma