1. Salzgitteraner Doppik-Tag. Die Funktion der Kosten- und Leistungsrechnung im Neuen Kommunalen Rechnungswesen: Konzeption der Stadt Salzgitter

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1 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 1 1. Salzgitteraner Doppik-Tag Die Funktion der Kosten- und Leistungsrechnung im Neuen Kommunalen Rechnungswesen: Konzeption der Stadt Salzgitter Referent: Dr. Horst Baier Leiter Fachbereich Zentrale Steuerungsdienste

2 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 2 Betriebswirtschaftliche Steuerungssysteme Erst in der Verbindung aller Systeme ist eine vollständige finanzwirtschaftliche Steuerung gewährleistet! Kosten- und Leistungsrechnung Liquiditätssteuerung Budgetsteuerung Doppik Kameralistik Produktsteuerung Kostensteuerung Ergebnissteuerung Vermögenssteuerung

3 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 3 Jeder Rechnungskreis hat andere Ziele und einen anderen Rechnungsstoff Finanz- und Liquiditätssteuerung Rechnungskreis I Kameralistik künftig: Finanzrechnung kameralistische Buchführung Finanzplan Haushaltsplan Finanzrechnung Rechnungskreis II Doppik kaufmännische Buchführung Einnahmen- Ausgaben Erträge- Aufwendungen Erlöse-Kosten Vermögensrechnung/Bilanz Erfolgsrechnung Rechnungskreis III Kosten- und Leistungsrechnung Kosten-Nutzen- Analyse, Wirkungsrechnung Effektivität/Wirksamkeit Kostenarten-, -stellen, -trägerrechng. Produkt- und Leistungserfolgsrechnung laufende erfolgswirtschaftliche Steuerung: Effizienz/Wirtschaftlichkeit unter Einbeziehung von Kennzahlen

4 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 4 Ergänzung des Neuen Kommunalen Rechnungswesens durch die KLR Vermögensrechnung Aktiva Passiva Liquide Mittel Nettoposition Sonst. Finanzvermögen Schulden Sachvermögen Finanzrechnung Einzahlungen Auszahlungen Einzahlungen Auszahlungen nach Arten nach Arten Liquide Mittel + Liquide Mittel Abgrenzung Ergebnisrechnung Ertrag Aufwand Ertrag Aufwand nach Arten nach Arten - Nettoposition + Nettoposition Abgrenzung Produktorientierte Gliederun in ca. 16 Produktbereiche Kostenrechnung Erlöse Kosten Erlöse Kosten nach Arten nach Arten - Nettoposition + Nettoposition Instrument zur outputorientierten Ressourcensteuerung

5 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 5 Funktion der Kosten- und Leistungsrechnung im Rahmen des NKR Abbildung der Kosten, Erlöse und Budgets von Produkten Ermittlung des Produkterfolges (Ergebnis, Deckungsbeitrag) Ermittlung von Wertgrößen für Kennzahlen Kalkulation von Gebühren/Entgelten für externe und interne Leistungen Abbildung organisatorischer und outputorientierter Verantwortungsbereiche Analyse von Kostenschwerpunkten und Rationalisierungspotentialen Unterstützung der Haushaltsplanung und Plan-/Ist-Überwachung Ausweis innerer Verrechnungen zwischen Organisationseinheiten Abbildung kalkulatorischer Kosten Abgrenzung neutraler und vermögenswirksamer Elemente Basis für interkommunalen Vergleich und Vergleich mit Privatanbietern Basis für ein Berichtswesen

6 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 6 Kostenrechnungsinformationen als Basis für die Ressourcensteuerung und Wirtschaftlichkeitsüberwachung Stückkosteninformation können in einen Soll-Ist-Vergleich gestellt werden und dienen als Basis für eine outputorientierte Budgetierung. Kostenträger Bezugsgröße/ Haushaltsjahr 1999 Haushaltsjahr 2000 Kennzahl Menge Stückkosten Menge Stückkosten Postversand Anzahl Sendungen , ,60 Kopierkostenverteilung Anzahl Rechnungen , ,30 Zahlbarmachung Vergütung Fallzahl Angestellte , ,10 Zahlbarmachung Lohn Fallzahl Arbeiter , ,90 Jagdscheine Fallzahl , ,70 Gewerbeanmeldungen Fallzahl , ,10 Verwarnung, Bußgeldverf. Geschwindigkeit u.a. Fallzahl , ,30 Hundesteuer Zahlfälle , ,60 Einzelunterricht Tasteninstr. Musikschüler , ,50 Sozialhilfe (HLU BSHG) für Alleinerziehende Fallzahl , ,90 Internationale Jugendarbeit Teilnahmetage , ,00

7 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 7 Grundschema der Kostenrechnung Kostenträgerrechnung Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Int. Leistungsverrechnung Steuerungsumlage Personalkosten Einzelkosten Gemeinkosten Arbeitszeitverteilung Sachkosten Einzelkosten Gemeinkosten Kontierung Buchhaltung Kalk. Kosten Gemeink. Einzelund Gemeinkosten Einzelkosten Vorkostenstellen Hauptkosten -stellen Einzelkosten Gemeinkosten Serviceprodukt N Serviceprodukt Einzelkosten 1 Einzelkosten Gemeinkosten Gemeinkosten Verr.-satz/ Verr.-satz/ Leistungsmenge Leistungsmenge Steuerungsprodukt N Steuerungsprodukt Einzelkosten 1 Einzelkosten Gemeinkosten Gemeinkosten Interne Produkte Einzelkosten Gemeinkosten Anlagenbuchhaltung Leistungsmengenerfassung Leistungsmengen Externes Externes Produkt N Produkt Einzelkosten 1 Einzelkosten Gemeinkosten Gemeinkosten Stückerlöse und Stückerlöse Stückkosten und Stückkosten Externe Produkte

8 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 8 Detaillierungsgrad der Kosten- und Leistungsrechnung in Abhängigkeit vom Steuerungsbedarf Grundlage bildet eine Vollkostenrechnung auf Basis der IST-Kosten: Niedrig Detaillierung Hoch Service- und Querschnittsaufgaben Fachaufgaben mit hoher finanzieller oder politischer Bedeutung, Gebührenbereiche Fachaufgaben mit überwiegend hoheitlichem Charakter Overheadaufgaben Leistungserfassung über differenzierte, auftragsbezogene Zeiterfassung und Kennzahlen, interne Abrechnung nach Aufwand oder Fallpreisen Preiskalkulation, Deckungsbeitragsrechnung Differenzierte Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur, detaillierte Kennzahlenerfassung, Deckungsbeitragsrechnung, verursachungsgerechte Verteilungsschlüssel für den Gebührenbereich, teilweise regelmäßige Zeitschätzungen. Schlüssel zur Personalkostenaufteilung anhand von Schätzgrößen, differenzierte Kostenträgerstruktur mit Kennzahlenbildung, pauschale Fixkostenverrechnung. Geringe Anzahl von Kostenstellen und Kostenträgern, keine Zeitaufschreibung sondern pauschale Schätzung, Kostenverteilung auf externe Produkte in pauschaler Form.

9 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 9 Strukturelemente der Kosten- und Leistungsrechnung Gliederung von Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger jeweils über 3 Ebenen (Buchungsebene ist die unterste Ebene) Stadt Salzgitter ist ein Mandant (ein KLR-Rechnungskreis), die Organisationseinheiten werden über Kostenstellen abgegrenzt Solange die Kameralistik führendes Buchungssystem ist, wird eine 1 zu 1 Beziehung zwischen Gruppierungsarten und Erlös-/Kostenarten gebildet (später auch 1:n- Beziehung im Bedarfsfall) Die Anzahl der Erlös-/Kostenarten nach Einführung der Doppik liegt bei ca Personalkosten werden mit den realen Ist-Kosten eingebucht Kostenstellen werden im wesentlichen nach Organisationsstrukturen gebildet Bildung von gesamtstädtischen Kostenträgern (z.b. Ausbildung, Personalrat, Öffentlichkeitsarbeit, Sekretariatstätigkeiten) und Gemeinkosten-Kostenträgern Für jeden Kostenträger wird mindestens eine Grundzahl zur Leistungsmengenmessung definiert und im KLR-System erfasst

10 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 10 Interne Leistungsverrechnung (ILV) zur Steuerung der Servicebereiche 35 interne Produkte (25%) sollen über ILV oder Umlagen auf die 100 externen Produkte (75%) der Stadt Salzgitter verteilt werden Entwicklung von Preisen über eine differenzierte KLR; Verrechnung von Festpreisen und nicht von Vollkosten Trennung in Aufträge mit detaillierter Rechnung (z.b. Dienstleistungen Bauhof, IT- Beratung, Organisationsberatung) und Standardservice (z.b. Personalabrechnung, Buchung von Einnahmen) mit Pauschalpreisen und Abrechnung nach Mengen (z.b. Anzahl Mitarbeiter). Vollständige Einbeziehung der ILV in die Budgetierung geplant Festlegung von Spielregeln für die ILV (z.b. Wahlmöglichkeit der Abnahme-menge, aber nicht des Anbieters) Bedarfsweiser Abschluss von Servicekontrakten (z.b. IT über Service-Level) Minimierung des Aufwandes durch integriertes Rechnungswesen und automatische Abbuchung angestrebt Nutzung von Vermögen sollte möglichst beim Dienstleister zentral als Abschreibung erfasst und verrechnet werden (z.b. PC s, Gebäude, Fahrzeuge)

11 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 11 Beispiel für Verrechnungspreise und Stückkosten Die budgetierte Abrechnung von Dienstleistungen führt zu Verhaltensänderungen und höherem Kostenbewusstsein. Leistung Betreuung und Reparatur Arbeitsplatzdrucker Betreuung und Reparatur PC incl. Abschreibung Systemanschluss GeoDV Systemanschluss LAN Internetzugang Internet Volumenberechnung pro MB Beihilfeabrechnung Bezügeabrechnung Personalbetreuung Preis oder Stückkosten 8,18 / Monat 34,78 / Monat 130,00 / Monat 45,00 / Monat 7,00 / Monat 0,20 / Monat 24,78 / Fall 16,00 /Abrechnungsfall 26,67 / Monat / Mitarbeiter

12 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 12 Aufbau der Strukturen von Kostenträgern, Leistungen und Produkten Die Leistungen werden als Kostenträger in der KLR abgebildet und auf Produkte aggregiert. Produktbuch Kosten- und Leistungsrechnung 3. Aggregation Produktbereich = Bündel von Produktengruppen Produktbereich 1... Produktbereich = Summe KTR 2. Aggregation Produktgruppe = Bündel von Produkten. Aggregation Produkt = ündel von Leistungen Produktgruppe 1.1 Produkt Produktgruppe = Summe KTR Produkt = Summe KTR aggregierte Kostenträger abgeschlossenes Arbeitsergebnis: Leistung Leistung = KTR... Kostenträger 1 Kostentr Tätigkeit/ Tätigkeit/ Auftrag 1 Auftrag2 Erstellungsprozesse... Auftragsverwaltung / Zeiterfassung /Projektmanagement

13 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 13 Verteilung von Produkten und Leistungen auf die Organisationseinheiten Der unterschiedliche Bedarf an Steuerungsintensität führt zu einem unterschiedlichem Bedarf an Produkten und Leistungen. Anzahl Anzahl Produkte Anzahl Leistungen Organisationseinheit

14 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 14 Verteilung der Produkte und Leistungen auf die vier definierten Aufgabenbereiche nzahl 284 Anzahl Produkte Anzahl Leistungen 16 Produktbereiche 134 Produkte 537 Leistungen Überwiegend Overheadaufgaben 01 / 0.12 / 04 / 1.01 / 1.3 / 1.4 / 14 Querschnittsaufgaben mit ILV 1.1 / 1.2 / / 10 / 20 - Kasse- / 65 Fachaufgaben teilw. mit Gebühren-/Entgeltkalkulation 32 / 37 / 4.2 / 4.3 / 47/ 50 / 51 / 52 / 66 / 67 Fachaufgaben 20 -Kämmerei- mit überwiegend / 30 / 36 / 4.1 / 53 / 60 hoheitlichem / 61 / 62 / 63 / 80 Charakter

15 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 15 Zeit- und Aktivitätenplan zur Einführung einer flächendeckenden Kosten- und Leistungsrechnung Aktivität Jahr 2003 III IV I II III IV I II III IV I II III IV Implementierung KLR-Software und Einrichtung Strukturen Datenübernahme und Anpassung Altstrukturen Einführung einer flächendeckenden KLR Grobversion (auf Produktebene) Entwicklung und Erfassung von Grundzahlen/Kennzahlen anschließend ca. 1-2 Jahre zur Plausibilisierung und Verfeinerung der KLR-Ergebnisse Sukzessive Neueinführung KLR: Block 1: 14, 20.3, 30, FB4, 50, 10, 65 Block 2: 51, 52, 66, 67 Block 3: 36, 53, 60, 61, 61.4, 62, 63, 80 Block 1 StA Block 2 Block 3 Schulungen

16 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 16 Beispielhafte Ergebnisse der Kostenrechnung aus dem Fachbereich Zentrale Steuerungsdienste Unterstützung der Budgetsteuerung über ein differenziertes Kostenstellensystem: Kostenstellen 4 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 1.3 Ratsangelegenheiten Sachkosten I. + II. Quartal 2003 Personalkosten I. + II. Quartal IT.SZ Organisation, Controlling, Betriebswirtschaft Personalreferat Beteiligungsmanagement

17 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 17 Beispiel: Produkte des Fachbereichs Zentrale Steuerungsdienste (I. Halbjahr 2003 in ) FB 1 Gesamtstädtische KTR FB 1 Doppik 1.4 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 1.3 Organisationsfremde Produkte 1.3 Stadtpräsentation 1.3 Datenschutz 1.3 Betreuung politischer Gremien Informationstechnik 2 Organisation, Controlling, Betriebswirtschaft 1.2 Ideen- und Beschwerdemanagment 1.1 Personalentwicklung 1.1 Personalbetreuung 1.1 Geldleistungen 1.01 Beteiligungsmanagement

18 Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 18 Beispiel: Leistungen der Produkte des Personalreferates (I. Halbjahr 2003 in ) Personalcontrolling nzeption/organisation von Fortbildungsmaßnahmen Personalentwicklung Betreuung/Organisation der städt. Ausbildung soziale Beratung der städt. Bediensteten Disziplinarrecht, Prozessvertretung Dienst- und Arbeitsrecht Personalinformation Reisekosten sonstige Geldleistungen Dienstleistung, Mandanten, Sozialverein Beihilfe Bezüge

19 Die KLR als Basis für ein ganzheitliches Controlling Strategische Planung Zielsetzung Umsteuerung: Neue Zielsetzung nalyse und orschläge Kontrolle/ Gegensteuern Ursachenanalyse Plan-Ist- Vergleich Neue betriebswirtschaftliche Instrumente (Controlling) Planung erichtswesen mit ommentierung Realisierung Beobachtung Ist-Entwicklung Kosten- und Leistungsrechnung Entscheidung Zielerreichungsindikatoren Alternativensuche Produktionsplanung Budgetberatungen Kontrakte Dr. Horst Baier Die Funktion der KLR im NKR: Konzeption der Stadt Salzgitter Seite 19