Quelle: eigene Darstellung. Dokumentenflussanalyse. Lebenszyklus von technischen Anlagen. Johannes Schmidt, Christian Zinke, Andreas Nareike

Transkript

1 Quelle: eigene Darstellung Dokumentenflussanalyse im Lebenszyklus von technischen Anlagen Johannes Schmidt, Christian Zinke, Andreas Nareike Kooperation im Anlagenbau, Magdeburg,

2 Zur Person Wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Leipzig (URZ) Standardisierung Mitglied der Arbeitsgruppe Global Service Protocol und Arbeitsgruppenleiter AK Dokumentation des FGW e.v. Mitglied VDI 2770 Digitale Herstellerinformationen Obmann Normenunterausschuss Lebenslaufakte für technische Anlagen Obmann des Gremiums DIN SPEC Digitale Lebenslaufakte für Erneuerbare-Energie-Anlagen Mehr zur Person 2

3 Inhalt Dokumente im Anlagenlebenslauf Dokumentenflussanalyse Zusammenfassung Dokument Arbeitstätigkeit Akteur 3

4 Dokumente im Anlagenlebenslauf Quelle: eigene Darstellung 4

5 Lebenslauf eines Menschen Ausbildungsnachweis Schulzeugnis Rentenbescheid Geburts- Impfausweis urkunde Geburt Kleinkind Jugendlicher Erwachsener Rentner Quelle Personenicons: Quelle Dokumenticons: FontAwesome 5

6 Anlagenlebenslauf Zeichnung Protokoll Genehmigung Bericht Anweisung Nachweis Konstruktion Errichtung Betrieb Demontage Quelle Dokumenticon: FontAwesome; Sonstige: eigene Darstellung 6

7 Einführungsbeispiel Wiederkehrende Prüfung (WKP) einer Windenergieanlage Genehmigung Typenprüfung Sachverständiger Inbetriebnahmeprotokoll Bedienungsanleitung Wartungsprotokoll Prüfbericht WKP Anlagenbetreiber Prüfbericht Quelle: Bundesverwand Windenergie (BWE): Grundsätze für die Wiederkehrende Prüfung von Windenergieanlagen 2012; eigene Darstellung Quelle Icons: FontAwesome 7

8 Einführungsbeispiel Wiederkehrende Prüfung (WKP) einer Windenergieanlage Genehmigung Typenprüfung Inbetriebnahmeprotokoll Sachverständiger Behörde Anlagenhersteller Prüfbericht Bedienungsanleitung Wartungsprotokoll Prüfbericht Anlagenbetreiber Instandhaltungsdienstleister Sachverständiger Quelle: Bundesverwand Windenergie (BWE): Grundsätze für die Wiederkehrende Prüfung von Windenergieanlagen 2012; eigene Darstellung Quelle Icons: FontAwesome 8

9 Übergabe eines Kraftwerks? Anlagenhersteller Übergabe Gutachten Prüfbericht Inbetriebnahmeprotokoll Bedienungsanleitung Anlagenbetreiber Datenblatt Plan Siehe auch: VGB PowertechVGB-S DE Quelle Icons: FontAwesome 9

10 Dokumente im Anlagenlebenslauf Viele unterschiedliche Beteiligte Steigende Zahl an (geforderten) Dokumenten Gesamter Lebenszyklus Unterschiedliche Art und Form Abhängigkeiten und Beziehungen Dokumentensätze und Mischdokumente Verweisungen Unterschiedlichste Motivationen Rechtliche und normative Vorgaben (Dokumentationspflicht) Innerbetriebliche Ziele Wissensmanagement 10 Quelle: truds09, CC BY-SA 2.0

11 Befragung Befragung zum Wissensmanagement für technische Anlagen (durchführt Q2 Q4 2015) Ergebnisse > 80% sind auf Gesamtdokumentation oder Teile davon angewiesen > 80 % kommunizieren täglich über Dokumentationen Anlagendokumentation ist von besonderer Wichtigkeit Vollständigkeit und Aktualität werden als schlecht oder eher schlecht eingeschätzt, insbesondere bei der Anlagendokumentation Quelle: Universität Leipzig, Veröffentlichung der Studie für Anfang Q geplant 11

12 Dokumentenflussanalyse Quelle Icons: FontAwesome 12

13 Dokumentenbedarfe Dokumente bilden Arbeitsgrundlage beschreiben Tätigkeiten und technische Details geben Übersicht enthalten Erfahrungswissen warnen vor Gefahren Dokumente dokumentieren Arbeitstätigkeiten Digitale Rechtskataster geben Übersicht über Dokumentationspflichten Individuelle Dokumentenbedarfe häufig bekannt Aber: Gesamtauswertung schwierig 13

14 Grundlagen zur Dokumentenflussanalyse Dokumentenfluss beschreibt Zusammenhänge zwischen Dokumenten(arten) über die Zeit Hilfsmittel, um zu untersuchen, wer welches Dokument wann für welche Arbeitstätigkeit benötigt Vgl. auch DIN ISO

15 Grundlagen zur Dokumentenflussanalyse Zeit Dokumentation Folge von Dokumenten über die Zeit Stoff Eingehend Ausgehend Folge von Arbeitstätigkeiten Beteiligte Gesetz Anlage Quelle Icons: FontAwesome 15

16 Methode der Dokumentenflussanalyse Methodisch analytischer Ansatz Auch für schwach strukturierte Prozesse geeignet Ziele Identifikation von Dokumenten-, Tätigkeits- und Rollenbeziehungen Identifikation von Verfügbarkeitsproblemen und Dokumentationslücken Ableitung von Informationsflüssen Empirische und kollaborative Methodik Stark normenorientiert Quelle Icons: FontAwesome 16

17 Notwendige Informationen für die Dokumentenflussanalyse Quelle: Eigene Darstellung 17

18 Potentiale der Dokumentenflussanalyse Inner- und überbetriebliche Anwendung Auch für Normungs- und Richtlinienarbeit Transparente Übersicht für alle Beteiligten Aufdecken von Verfügbarkeitsproblemen und Dokumentationslücken Verbesserte Kollaboration durch bessere Abstimmung Harmonisierung Grundlage für vertragliche Abstimmungen Grundlage für Einschätzung der Vollständigkeit der Gesamtdokumentation 18

19 Analysewerkzeug DocReq Erfassung und Auswertung von Dokumentenflüssen Webbasiert Kooperativ Umfangreiche Auswertungen Graphen Vergleichstabellen Flexible Verknüpfung aller Informationen Im- und Export von Geschäftsprozessen Quelle: Eigene Darstellung 19

20 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Grundlegende Informationen Quelle: Eigene Darstellung 20

21 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Dokumente inkl. Bezug zu den Dokumentenarten Quelle: Eigene Darstellung 21

22 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Rechtskataster mit Gesetzen und referenzierbaren Textpassagen Quelle: Eigene Darstellung; Juristische Informationen bereitgestellt von Rödl & Partner durch REG-IS 22

23 Dokumentenflüsse analysieren mit DocReq Interaktiver Graph Umfangreiche Filter Nach Gesetzen Nach Arbeitstätigkeiten Nach Lebensphasen Nach Rollen Nach Dokumenten Hervorhebungen durch Klicken Quelle: eigene Darstellung 23

24 Graphendarstellung von Dokumentenflüssen Quelle: eigene Darstellung, alle Rechte vorbehalten 24

25 Zusammenfassung Quelle: brewbooks, CC BY-SA

26 Zusammenfassung Bedeutung der Dokumentation Anlagenkomplexität Anzahl der Beteiligten Lebensdauer Dokumentenflussanalyse Normativ Empirisch Werkzeug DocReq Erfassung und Auswertung von Dokumentenflüssen 26

27 Kontakt Universität Leipzig Universitätsrechenzentrum Augustusplatz Leipzig Internet: JohannesSchmidt Telefon:

28 Forschungsprojekt CVtec Ein integratives Rahmenwerk zum ganzheitlichen Wissensmanagement im Lebenslauf von technischen Anlagen Gefördert durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) Laufzeit 09/2014 bis 08/2016 Webseite: 28

29 Konsortium und Partner Forschungskonsortium Partner < 29

30 Bildnachweise Day 31: Read Up!, truds09 (Flickr), CC BY-SA pair telephone cable model of corpus callosum, brewbooks (Flickr), CC BY-SA CC BY-SA