SEGABAR. Das SEGABAR Bestellsystem vol. 0.7.x USER GUIDE Businesspartner Systemmanual für Lieferanten. USER GUIDE - Businesspartner

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1 Nur für den internen Gebrauch! Das Bestellsystem vol. 0.7.x 2008 USER GUIDE Businesspartner Systemmanual für Lieferanten SEGBAR Zentrale ad-net werbeagentur vivid-planet

2 Das Online - Bestellsystem 1) GRUNDSÄTZLICHES Das Bestellsystem regelt zentral den Bezug eines Gutteils jener Waren, die von den Partnern im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit benötigt werden. Das Bestellsystem ist als Online-Applikation aufgebaut und kann von jedem PC aus bedient werden natürlich durch ein Passwort geschützt. Es ist als intelligente Shop-Lösung konzipiert, in der für den Partner die Bestellung auch bei unterschiedlichen Lieferanten über nur EINEN EINZIGEN Bestellvorgang erfolgen kann (EINE Bestellung an ALLE Lieferanten). Zudem dient das Bestellsystem zur Kommunikation zwischen S und Lieferanten, als Bestellakte mit einer abschließenden Archivfunktion und als Datenbasis für das Bezugs-Controlling. Das Bestellsystem leitet ein Rechtsgeschäft zwischen Ihnen und jeder als Auftraggeber ein! [Info] Die Verwendung des Bestellsystems ist für ALLE S im Rahmen der Bezugsbindung (MUSS-Sortiment von MUSS-Lieferanten) verpflichtend. Eine anderweitige Form der Bestellung (Direktkontakt, Telefon, FAX, ) verstößt gegen den Franchisevertrag und ist daher unzulässig. Wir bitten alle Lieferanten daher, ausschließlich Bestellungen über das Bestellsystem entgegenzunehmen. Nur so ist es möglich, sicherzustellen, dass im Netzwerk die Vereinbarungen zwischen Zentrale und den Lieferanten nachvollziehbar eingehalten werden. 01 Bestellformular 01 Bestätigung, Fragen, Korrekturen, Kommunikation, Lieferung, Bezahlung Ware 1 (Lieferant 1) Ware 2 (Lieferant 1). Ware 1 (Lieferant 2) Ware 2 (Lieferant 2) Ein Bestellvorgang an mehrere Lieferanten! Bestellung Lieferant 1 Lieferant 2 Lieferant 2 In diesem Manual finden Sie die Details zum Bestellsystem gegliedert nach: 1) GRUNDSÄTZLICHES (dieses Kapitel) 2) DER BESTELLABLAUF Bestellung, Lieferung, Bezahlung, Korrekturen, Stornos & Co 3) Das Bestellarchiv und Controlling Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 01

3 Der Einstieg ins Bestellsystem Zum Bestellsystem gelangen Sie über die URL (auch Link im B2B-WEB). Nach dem Aufruf des Systems werden Sie aufgefordert, Ihre Zugangdaten einzugeben. (vorgegeben): An diese wird auch der Freischalt-Link jedes neuen Passworts gesandt! Kennwort (vertraulich): Da beim ersten Einstieg noch kein Passwort vergeben ist, verwenden Sie beim ersten Einstieg bitte die Funktion Passwort vergessen? Damit wird Ihnen ein neues System- Passwort an o.a. zugesandt. Jedes neue Passwort muss beim ersten Einstieg geändert werden! SHOPPING NEWS Nach Einloggen ins System werden Ihnen unter SHOPPING NEWS alle aktuellen Neuigkeiten rund um den Wareneinkauf im Verbund eingespielt. Hier dreht sich alles um aktuelle Bestellund Lieferinformationen, Aktionen, Preise/Konditionen, System-News, Richtlinien, Lieferanten, Partner, Kooperationen, Sie werden zudem darüber informiert, ob unbestätigte Bestellungen in Ihrem Postfach lagern. Da Sie das Bestellsystem regelmäßig nutzen, sind die hier eingespielten Information (abgesehen von einer direkten Information per Mail, ) die aktuellsten im gesamten WEB. Wir veröffentlichen an dieser Stelle auch gerne Ihre Informationen an die S Kontakt: office@segabar.at - Herr Gerd Sendlhofer Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 03

4 Die Funktionen im Überblick Im Bestellsystem bearbeiten bzw. verwalten Sie Bestellungen die von SEGBARS an Sie abgesetzt wurden. Sie haben zu jeder dieser Bestellungen vorab auch eine Bestell- an die von Ihnen bekannt gegebene Adresse erhalten. Bestellungen NEU Bestellungen bestätigt [Neu] - Hier sind alle (von Ihnen) unbestätigten Bestellungen einzeln gesammelt. Diese Bestellungen sind vom System aus einer Gesamtbestellung der bei mehreren Lieferanten herausgelöst und speziell für Sie aufbereitet. Mit der Online-Bestätigung verschieben Sie automatisch diesen Eintrag in die Rubrik Bestellungen bestätigt. Auch in dieser Rubrik sind die Bestellung einzeln gespeichert und einsehbar. Übersichten Produkte Bars Hier sind alle Bestellungen zusammengefasst, um die aufgebauten Datenbestände über Filter (Zeiträume, Kunden, Bestellstatus) zu Analysezwecken auszuwerten. Exkurs Wie kommt die Bestellung ins System? Jede bestellt über ein multi-dimensionales Bestellsystem online in einem einzigen Vorgang bei verschiedenen Lieferanten. Dabei wird ein einziger Warenkorb befüllt, der erst bei Versand über das System in Einzelbestellungen aufgesplittet wird. So gelangen die Sie betreffenden Bestellungen mit ausschließlich Ihren Waren, Ihren Nachrichten und Lieferwünschen, etc., in Ihren Bestellordner bzw. Ihr Mailfach. Achtung Beispiel: In einem derartigen Fenster arbeitet eine bevor Sie die daraus resultierende Bestellung zu Gesicht bekommen! Hinweis: Jede kann nur in definierten Einheiten bestellen (Kisten, Karton, ). Bei späteren Änderungen durch Sie (z.b. nach Lieferung) kann auch ein Teil einer Einheit eingegeben werden (z.b. 0,5 Kisten). Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 04

5 2) DER BESTELLABLAUF Bestellung, Lieferung, Bezahlung, Korrekturen, Stornos & Co Jede Bestellung beginnt für Sie damit, dass eine im Bestellsystem nach Auswahl der Waren die Bestellung an Sie absendet. Dabei wird sowohl eine Bestell-Mail an Sie generiert, als auch die gesamte Bestellung im System zur Bearbeitung abgelegt. Beispiel Bestellmail Sammelordner für NEUE (unbestätigte) Bestellungen Bestell-Bestätigung Ab dem Zeitpunkt des Mail- Einganges haben Sie die Möglichkeit diese Bestellung online zu bestätigen erst dadurch akzeptieren Sie die Bestellung und diese wird zum Vertrag zwischen Ihnen und der bestellenden. MUSTER Auswahl des Ordners Bestellung NEU Check der eingespielten Bestellung eventuell Änderung des Lieferdatums (Seite 6) Bestätigung der Bestellung. Eingetragenen Nachrichten und Dokumentation der Bestellhistorie Bestätigung Korrektur Datum Beispiel Bestelleintrag Details Bestellung Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 05

6 [spezial] Korrektur der Bestellung durch die Solange keiner der in einer Bestellung kontaktierten Lieferanten die Bestellung bestätigt hat, ist es für die möglich, die Bestellung zurück in den eigenen Warenkorb zu holen und die Bestellung zu bearbeiten. In diesem Fall wird die Bestellung online bei den Lieferanten wieder deaktiviert bzw. werden alle Lieferanten über eine Mail informiert, dass die bereits erhaltene Bestellung korrigiert wird. Nach der Korrektur wird die Bestellung neu an alle Lieferanten versandt (und ersetzt die erste Bestellung), eine Info- Mail ergeht an alle Lieferanten und die korrigierte Bestellung wird im Online System wieder frei gegeben. Nachricht Dieser Vorgang kann seitens der wiederholt werden, solange KEINER der Lieferanten die Bestellung bestätigt. [spezial] Ändern des Lieferdatums seitens des Lieferanten Gerade beim Wunsch-Lieferdatum kann in der Hitze des Gefechtes seitens der leicht ein falsches oder auch unrealistisches Lieferdatum beim Bestellversand eingetragen werden. Bitte passen Sie dieses Lieferdatum an Ihre logistischen Vorgaben an eine Verständigung des Kunden erfolgt dann über das System direkt per Eintrag in den Nachrichten bzw. per . Anzeige einer Bestellung nach Aufruf in Bestellungen NEU So geht s! Doppelklick - Korrektur des Datums - Speichern Eintrag im System Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 06

7 Durch die Bestätigung der Bestellung durch den Lieferanten wird: Die Bestellung online in den Ordner Bestellungen bestätigt verschoben und steht dort für die weitere Bearbeitung bzw. das Archiv zur Verfügung. Die Korrekturfunktion für die blockiert. Ein Eintrag in der Bestellhistorie und gleichzeitig eine Mail an die zur Bestätigung generiert. Jetzt steht die Bestellung in folgender Form online bereit: Anzeige Bestellung online - Rubriken [spezial] Nachträgliche Korrektur der Bestellung durch den Lieferanten Storno Jeder Lieferant kann, auf Zuruf oder aus anderen Gründen (Verfügbarkeit, Logistik, ) die Bestellmengen einzelner Produkte ändern. Dazu klicken Sie das Mengenfeld in der Spalte Korrektur lt. Lieferschein an, tragen die neue Menge ein und bestätigen den Eintrag durch Speichern (es wird ein Online-Eintrag und eine Mail-Nachricht an die generiert (Beispiel siehe Seite 8). Für ein Storno von Teilen einer Bestellung setzen Sie bitte die Menge(n) auf Null (0) sollte die ganze Bestellung stornieren werden, veranlassen Sie bitte die Zentrale, ein Gesamtstorno durchzuführen (neue Nachricht an die Zentrale reicht!) Das Korrekturfeld lt. Lieferschein kommt auch für die Bestätigung der tatsächlichen Liefermenge zum Einsatz! Bitte korrigieren Sie möglichst keine Bestellung, ohne vorher Rücksprache mit dem Austraggeber gehalten haben das hilft Missverständnisse zu vermeiden! Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 07

8 Korrektur: So geht s! Doppelklick - Korrektur lt Lieferschein Speichern Hier können auch Teile von Bestelleinheiten eingegeben werden (z.b. 0,5 Kisten, 0,3333 Kartons, ) Anzeige/Liefer-Bestätigung/Korrektur Bestellung Bestätigung der Lieferung durch den Lieferanten Nach erfolgter Lieferung muss diese durch den Lieferanten online lt. Lieferschein berichtigt und bestätigt werden. Die Korrektur der Liefermengen erfolgt analog der Korrektur dieser vor der Lieferung (siehe oben). Durch die Korrektur der Liefermengen bzw. die Bestätigung der Lieferungen werden wiederum ein Eintrag unter Nachrichten und eine an die generiert. [Richtlinie] Bei nachträglichen Veränderungen von Bestellungen mit Auswirkung auf allfällige Mindestbestellmengen gilt das Verursacherprinzip d.h., jene Partei, die für eine Abweichung von der ursprünglichen Bestellung (eigener Wunsch, Verfügbarkeit,, ) verantwortlich zeichnet, trägt allfällig verursachte Kosten. Bestätigung der Bezahlung durch den Lieferanten Um den Bestellakt online zu komplettieren, bestätigt der Lieferant die Bezahlung der offenen Rechnung durch die. Berücksichtigen Sie dabei bitte auch, ob die bezahlten Beträge auch mit den auf der Bestellung eingetragenen übereinstimmen. Bei Abweichungen, vermerken Sie diese bitte unter Nachrichten im Bestellakt. Wie jede Aktion im Bestellsystem wird auch die Bestätigung der Bezahlung als Eintrag im Bestellakt vermerkt und als Mail-Nachricht an die abgesetzt. Bitte achten Sie auf die exakte Archivierung einer Bestellung/Lieferung diese Archivdaten werden für den Volumens-Nachweis für den Warenbezug und daher auch für die Abrechnung von Mengen-Vereinbarungen, Prämien und Werbezuschüssen herangezogen. Achten Sie bitte auch darauf, dass Sie Vereinbarungen, Absprachen, Vorkommnisse, u.ä. über das Nachrichtentool zur jeweiligen Bestellung eintragen und für spätere Nachfragen, Reklamationen, etc., archivieren. Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 08

9 Das Nachrichtentool Zu jeder Bestellung werden die laufenden Aktivitäten logbuchartig im Nachrichtentool des Systems eingetragen und als Mail an die betroffenen Parteien abgesetzt. Zusätzlich kann jede Partei (, Lieferant, Zentrale) zu jeder Bestellung extra Einträge hinzufügen, die helfen den Bestellakt auch später richtig zu interpretieren - auch diese generieren eine Mail an alle betroffenen Parteien. Automatisch generierte Einträge Bestellung (mitgesandte Nachrichten seitens der ) Korrektur der Bestellung durch die und neuerlicher Versand Bestätigung der Bestellung durch den Lieferanten Korrekturen des Lieferdatums und der Bestellmengen durch den Lieferanten Bestätigung der Lieferung Bestätigung der Bezahlung Zusätzliche sinnvolle Einträge (Beispiele) Begründungen für Änderungen und Vorschläge für Lösungen (Liefermengen, Ersatzprodukte, ) Bitten um Reaktion / Bestätigung, Nachfragen, Dokumentation von Fehlern (falsche Angaben, falsche Interpretationen, Verzögerungen, Beschädigungen, höhere Gewalt, ) (kurzfristige) Bekanntgaben von Kontaktänderungen, Ansprechpersonen (Urlaub), Ankündigung von Sortiment-Änderungen Hinweise auf Bestellaktionen (sofern nicht bereits zentral eingespielt) Beschwerden, Feedback & Co u.v.m. Nachricht hinzufügen Auswahl Empfänger Nachrichtentext oder Zentrale wobei die Zentrale auch über Nachrichten an die informiert wird nicht jedoch umgekehrt! Chronologisch sortierte Anzeige ALLER Einträge für Adressaten mit Leseberechtigung. Jede Nachrichtensammlung ist direkt einer Bestellung zugeordnet. Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 09

10 3) Bestellarchiv und Controlling Während in der Rubrik Shop unter Bestellungen jede Bestellung einzeln und in ihrer Historie detailliert nachvollziehbar archiviert ist, sind in den Übersichten alle Bestellungen kumuliert gespeichert und nach verschiedenen Selektionskriterien als Summe abzurufen. Wählen Sie unter Übersicht die Rubrik Produkte, wenn Sie jedes Produkt über alle Bestellungen hinweg einzeln summiert ausgegeben haben wollen. In der Zusammenfassung Bars bezieht sich die Summierung auf alle/einzelne S. Beispiel: Übersichten Produkte Filter Anzeige jedes Produktes, das im angegebenen Zeitraum bestellt wurde als Summe aller Bestellungen / Lieferungen mit dem Preis zum Bestellzeitpunkt Übersichten - Produkte Voreingestellt werden in diese Übersicht alle jemals eingegangenen Bestellungen als Summe jedes einzelnen Produktes eingespielt. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind dabei die Filter Datum von und Datum bis für den Zeitraum des letzten Monats voreingestellt. Die angezeigten Spalten bieten einen Überblick über alle relevanten Details zu diesen Produkten wo sinnvoll, werden diese Spalten in der Fußleiste summiert. Um detaillierte Ergebnisse der Abfrage zu erzielen, können über einzelne Filter die Anzeige und damit die Summen beeinflusst werden. Es sind dabei ALLE Filter kombinierbar d.h. jede Auswahl schränkt die gewählte Anzeige von Produkten zusätzlich zu den anderen Auswahlen ein. Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 10

11 Die Filter im Überblick Datums-Filter Status-Filter Stellen Sie mit dem Datumsfilter jenen Zeitraum ein, über den die Summierung der Einträge erfolgen soll. Das Linke Datumsfeld steuert dabei das Von- Datum, das rechte das Bis-Datum. Stellen Sie mit dem Statusfilter ein, welche Bestellungen sie summiert sehen wollen. Es wird dabei exakt jener Status ausgelesen, der über diesen Filter ausgewählt wurde Beispiel Filter-Einstellung: Anzeige ALLER Produkte Bar-Filter die im letzten Jahr (Monat) von einer bestimmten bestellt und wieder storniert wurden die seit einem Stichtag bestellt wurden, Sie die Bestellungen jedoch noch noch nicht bestätigt haben (also noch offen sind) Zusätzlich können Sie die Anzeige durch eine Sortierung (kleiner Pfeil neben der Spaltenüberschrift) gestalten. Rufen Sie mit dem Bar-Filter nur Zahlen einer ausgewählten auf. Übersichten - Bars In dieser Übersicht werden alle Bestellungen des eingestellten Zeitraums nach S zusammengefasst. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind dabei wieder die Filter Datum von und Datum bis für den Zeitraum des letzten Monats voreingestellt. Angezeigt werden lediglich die Zahl der Bestellungen, die Bestellsumme und die Gesamtzahl der Bestelleinheiten. Auch hier werden die Ergebnisse in einer Summenleiste am unteren Fensterrand zusammengefasst. Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 11

12 Status-Filter Beispiel: Übersichten Bars Diese Übersicht hilft, einen Überblick zu den laufenden Geschäften mit einzelnen S zu gewinnen. Dabei hilft auch der Einsatz des zusätzlichen Filters nach Status (siehe Seite 11) bzw. eine exakte Einstellung der Datumsauswahl. Beispiel Filter-Einstellung: Anzeige ALLER / EINZELNER S bei denen Sie im letzten Jahr Bestellungen storniert haben. die im laufenden Monat / Jahr bei Ihnen bestellt haben, XLS CSV Exporte Wo sie einen Export-Hinweis finden, können Sie zu Analysezwecken die aktuell angezeigte Tabelle auch im jeweiligen Format (XLS oder CSV) exportieren. Damit können Sie Zahlen im Rahmen Ihres begleitenden Controlling auch extern verarbeiten. 4) Bestellsystem-Hotline Fragen Bei Problemen mit dem Bestellsystem, bei Fragen zur Funktionsweise und/oder zusätzlichem Schulungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Zentrale Herr Gerd Sendlhofer office@segabar.at Zentrale ad-net werbeagentur sendlhofer 12