BUCHUNGSANLEITUNG Amadeus Insurance Stand

Transkript

1 Wissenswertes Sie können in der TOMA-Maske über eine Buchungshilfe buchen, eine Produktsuche vornehmen oder die Buchungsdaten direkt in TOMA eingeben. Bei der Buchungshilfe und der Produktsuche entfällt ein Nachschlagen in der Tarifübersicht. Produktinformationsblätter (PIB): Der Gesetzgeber schreibt vor, dass seit Juli 2008 vor jedem Abschluss einer Versicherung ein Produktinformationsblatt ausgedruckt und an den Kunden ausgehändigt werden muss. Dies gilt auch für den Verkauf von Reiseversicherungen. Nach einer Buchungsanfrage wird daher ein Link dargestellt, der Sie zu dem entsprechenden PIB des Versicherers führt. Die Freischaltung für MDT beantragen Sie unter Angabe Ihrer Office ID unter 1.) Voreinstellungen Über den Aktionscode VE erhalten Sie die Maske für die Voreinstellungen für AMADEUS Insurance. Geben Sie ein J ein, um nach jeder touristischen Buchung die Erinnerungsfunktion anzuzeigen. Geben Sie MDT ein, um Versicherungen von MDT voreinzustellen. Mit J werden die Versicherungsangebote des Veranstalters unterdrückt. Wählen Sie J, um die Adressdaten aus einer touristischen Buchung zu Amadeus Insurance zu übernehmen. Setzen Sie ein X vor TOMA und bestätigen Sie mit ENTER. 2.) Übernahme aus einer touristischen Buchung: Nach Abschluss der touristischen Buchung erscheint die Teilmaske Möchten Sie eine Versicherung buchen?. Wenn Sie die Erinnerungsfunktion in der Voreinstellung nicht aktiviert haben, können Sie die Teilmaske wie folgt aufrufen: Geben Sie den Expedientencode im Feld Expedient und RV im Feld Aktion ein. Als Versicherer ist MDT bereits voreingestellt. (Vgl. Punkt 1) Hier können Sie nun zwischen Produktsuche, Buchungshilfe oder Direkteingabe in TOMA auswählen. Setzen Sie ein X hinter das gewünschte Buchungsverfahren. Bei Übernahme aus einer touristischen Buchung werden die Daten automatisch zu Amadeus Insurance übernommen, wenn die Weitergabe der Kundendaten voreingestellt ist, auch diese. (Vgl. Punkt 1) 1

2 3.) Buchungsablauf direkt in TOMA Sie können alle Buchungsdaten direkt in TOMA eingeben. Hierfür nutzen Sie die Ihnen vorliegende Tarifübersicht von MDT. a) Buchung für Einzelpersonen Bitte geben Sie folgende Informationen ein: Expedient: Expedientencode Leistungsbeleg: D Aktion: BA (Buchungsanfrage) Veranstalter: MDT bitte ergänzen, wenn nicht durch Voreinstellung bereits eingetragen Personen: Anzahl der versicherten Personen Anford.-Code: V (Versicherung) Leistungs-Code: Code des Versicherungsprodukts, (hier ERXE63) und Reisepreis (hier 500 ) Bel.: DI (um das Direktinkasso zu aktivieren) Von/Bis: Hin- und Rückreisedatum, im Feld Bis kann auch die Dauer in Tagen eingegeben werden Anrede: D/H/K Vollständige Daten (Adresse, Alter) der versicherten Person(en). Nach erfolgreicher Buchungsanfrage werden automatisch folgende Daten hinzugefügt: Vorbelegung von B (Buchen) Preis pro Leistung und Gesamtpreis Produktname um die Buchung abzuschließen. Es erscheint ein PDF-Link zum Versicherungsnachweis. Nach der Buchungsanfrage wird der URL-Link vom Produktinformationsblatt angezeigt und kann per Mausklick angezeigt, gespeichert oder ausgedruckt werden. Wichtig: Bitte achten Sie darauf, dass der angegebene Reisepreis zu dem ausgewählten Tarifcode passt; die Adressfelder Pflichtfelder sind und daher die vollständige Adresse des Versicherungsnehmers angegeben werden muss. 2

3 Aushändigen der Versicherungspolice Nach Abschluss der Buchung müssen dem Kunden die Versicherungsdokumente ausgehändigt werden. Ihr Vorteil bei Angabe einer -Adresse: automatischer Versand der Versicherungspolice per Der Versicherungsnachweis inkl. Versicherungsbedingungen (VB) und PIB werden direkt an diese adresse versandt. Geben Sie hierzu spätestens vor dem Quittieren der Aktion B die -Adresse im vorgesehenen Stammdatenfeld ein. Über Ihren Agenturlogin können Sie diese bei Bedarf erneut versenden, z.b. bei Tippfehler in der -Adresse. Der PDF-Link zum Versicherungsnachweis steht Ihnen selbstverständlich zusätzlich zur Verfügung. Bei Buchung ohne Angabe einer -Adresse: Sie erhalten die Meldung Buchung ok Ein Verkaufsbeleg wurde erstellt. Klicken Sie nun mit der Maus auf den Link Versicherungsschein/Prämienrechnung, um den Versicherungsschein als PDF anzuzeigen. Tipp: Verwenden Sie die Tastenkombination [Strg]+[p] zum schnellen Drucken des PDF-Dokuments. 3

4 Direktinkasso Wenn Sie Direktinkasso eingegeben haben, öffnet sich folgende Teilmaske: Zur Bezahlung über das Lastschriftverfahren geben Sie hier die Kontodaten des Kunden ein. Für die Bezahlung mit der Kreditkarte akzeptieren wir Visa (VI) und Master Card (CA). Geben Sie die Kreditkartennummer mit dem Kürzel der jeweiligen Kreditkarte (VI/CA) ein sowie das Gültigkeitsdatum der Karte., um die Bezahlung über Direktinkasso zu bestätigen. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die DI Maske nur innerhalb des Buchungsvorgangs aufgerufen werden kann; ein nachträglicher Aufruf der DI Maske nach Buchungsabschluss nicht möglich ist; das Disagio bei Kreditkarten-Zahlungen MDT trägt. Darstellen mit der Aktion D Wenn Sie sich einen bereits abgeschlossenen Vorgang darstellen wollen, z.b. um die Versicherungspolice erneut aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie die Vorgangs-Nr. ein. Zum Darstellen eines Vorgangs verwenden Sie die Aktion D. Der PDF-Link wird Ihnen hierbei erneut bereitgestellt. 4

5 b) Buchung für Familie/Paar/Objekt Bitte beachten Sie zusätzlich die folgenden Hinweise: Tragen Sie den Leistungscode des Produkts immer nur bei einer Person ein (im Beispiel Person 1). Tragen Sie den Leistungscode MIT für die übrigen Familienmitglieder ein. Geben Sie im Feld Teilnehmerzuordnung die Nummern der mitversicherten Personen ein (analoges Vorgehen gilt auch Objekte). Wichtig: Bitte beachten Sie, dass nur ein MIT pro Buchung für alle anderen Reiseteilnehmer eingegeben werden kann. Bei Buchung von Zusatzpaketen oder Verlängerungen beachten Sie außerdem folgendes: Geben Sie folgende Informationen ein: Zeile 1: Tragen Sie den Tarifcode und den Reisepreis ein. Zeile 2: Geben Sie bei Leistungs- Code den gewünschten Verlängerungscode/ Zusatzversicherungscode ein. Zeile 3: Um die übrigen Familienmitglieder mit zu versichern, tragen Sie in der dritten Zeile bei Leistungs-Code MIT ein und tragen Sie im Feld Teilnehmerzuordnung die Nummern der mitversicherten Personen ein (analoges Vorgehen gilt auch für Objekte). 5

6 c) Buchung von MDT-Jahresversicherungen Bitte geben Sie bei Buchung das Buchungsdatum der ersten Reise und nicht wie bei Einmalreisen den Reisebeginn ein! Das Versicherungsende liegt ein Jahr nach Versicherungsbeginn, minus einem Tag. Beispiel: Versicherungsbeginn ist der , dann ist das Versicherungsende der Wichtig: Bitte beachten Sie, dass beim Abschluss einer Jahresversicherung das Alter bzw. das Geburtsdatum des Versicherungsnehmers zum Pflichtfeld wird. 4.) Buchungsablauf in der Buchungshilfe Die Nutzung der Buchungshilfe bietet sich an, wenn Sie: mit dem Verfahren wenig vertraut sind; wenn Sie keine Tarifübersicht in Papierform verwenden. Bei dieser Vorgehensweise wählen Sie zunächst ein Produkt aus und geben im nächsten Schritt die relevanten Buchungsdaten ein. Zur Auswahl eines Produkts, setzen Sie ein X vor das entsprechende Produkt & bestätigen mit ENTER. Um auf die zweite Seite der Produktliste zu blättern, setzen Sie ein X vor das Feld Vor & bestätigen mit ENTER. Für weitere Produktinformationen, wählen Sie das gewünschte Produkt mit einem X aus & und bestätigen in der letzten Zeile Produktinfo mit X. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass in den Zeilen oberhalb der Überschrift Amadeus Teilmaske keine Eingabe erfolgt. 6

7 Nach Auswahl eines Produktes geben Sie bitte weitere Buchungsdaten ein: Von/Bis: Hin-und Rückreisedatum, im Feld Bis kann auch die Dauer in Tagen eingegeben werden Geltungsbereich: D=Deutschland E=Europa W=Welt Reiseart: F=Flug S=Schiff O=Objekt B=Bahn BU=Bus Reisepreis: Einzelperson = Reisepreis pro Person wird direkt hinter den Namen geschrieben Familie/Paar/Objekt = Gesamtreisepreis hinter dem Feld Preis Gesamt /Objekt eintragen Bei Familien/Paaren markieren Sie außerdem das Feld Familientarif mit J. Dirketinkasso: Geben Sie J ein um ein Direktinkasso durchzuführen. Setzen Sie ein X vor TOMA & bestätigen Sie mit ENTER. Daraufhin werden die Buchungsdaten in die TOMA-Maske übernommen und die Buchung kann abgeschlossen werden. Denken Sie bitte an den Ausdruck der VB sowie des PIB vor Abschluss der Buchung. Geben Sie B im Feld Aktion für den Abschluss der Buchung ein. Geben Sie D im Feld Leistungsbeleg für den Ausdruck des Versicherungsnachweises ein. 7

8 5.) Buchungsablauf in der Produktsuche Die Nutzung der Produktsuche bietet sich an, wenn Sie: mit dem Verfahren wenig vertraut sind; wenn Sie keine Tarifübersicht in Papierform verwenden. Von/Bis: Hin- und Rückreisedatum, im Feld Bis kann auch die Dauer in Tagen eingegeben werden Geltungsbereich: D=Deutschland E=Europa W=Welt Reiseart: F=Flug S=Schiff O=Objekt B=Bahn BU=Bus Reisepreis: Einzelpersonen = Reisepreis pro Person direkt hinter den Namen schreiben Objekte & Familien/Paare = Tragen Sie den Gesamtreisepreis hinter dem Feld Preis Gesamt/Objekt ein. Bei Familien/Paaren markieren Sie außerdem das Feld Familientarif mit J. Setzen Sie ein X vor Angebote und bestätigen Sie mit ENTER. Es werden Produkte aufgelistet, die für die eingegebenen Daten passend sind: Um ein Produkt auszuwählen und mit der Buchung fortzufahren, setzen Sie ein X vor das entsprechende Produkt. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass in den Zeilen über der Überschrift Amadeus Teilmaske keine Eingabe erfolgt! 8

9 Daraufhin werden die Buchungsdaten in die TOMA-Maske übernommen und die Buchung kann abgeschlossen werden. Denken Sie bitte an den Ausdruck der VB sowie des PIB vor Abschluss der Buchung. Geben Sie B im Feld Aktion für den Abschluss der Buchung ein. Geben Sie D im Feld Leistungsbeleg für den Ausdruck des Versicherungsnachweises ein. Wichtig: Bitte beachten Sie, wenn Sie in der Buchungshilfe oder der Produktsuche ein Versicherungspaket für länger als 16 Tage buchen wollen, was den entsprechenden Code erfordern würde, dann löschen Sie bitte den Reisepreis neben dem Verlängerungscode aus Zeile 2. 9

10 7.) Häufige Fragen (FAQs) a) Frage: Warum erscheint beim Buchen keine Direktinkasso-Maske? Antwort: Bei Toma muss bei Bel wie Beleg ein DI eingetragen werden, erst dann erscheint beim Buchen, d.h. beim Ausführen der Aktion B auch die Direktinkasso-Maske. b) Frage: Warum erscheint bei Familienbuchungen eine Fehlermeldung bei MIT-Versicherungen? Antwort: Über den Leistungscode MIT werden die übrigen Familienmitglieder (MIT-Versicherten) zugeordnet. Wichtig ist, dass im Feld Teilnehmerzuordnung die Teilnehmer-Nummern der weiteren mitversicherten Personen in derselben Zeile eingeben werden (analoges Vorgehen gilt auch für Objekte). Es kann nur ein MIT pro Buchung eingegeben werden! 10

11 c) Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung INTERNAL ERROR: XXXXX NUR FUER REISEPREIS GROESSER 0 BIS ABSCHLIESSBAR, was muss ich tun? Antwort: Die Fehlermeldung bezieht sich nicht auf den Reisepreis und ist daher etwas irreführend. Alle Familientarife (Tarifcodes mit F ) erfordern die Eingabe MIT und Zuordnung der entsprechenden weiteren Teilnehmer und versicherten Personen im gebuchten Familien/Objekt-Tarif. Korrekte Eingabe: d) Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung GENEHMIGUNG VERWEIGERT, was muss ich tun? Antwort: Die Fehlermeldung deutet auf ein Problem beim Direktinkasso hin. Bitte prüfen sie erneut die korrekte Eingabe der Bankverbindung. 11

12 e) Frage: Die Anforderung BA funktioniert, aber bei Eingabe der Aktion B erscheint die Fehlermeldung UNABLE TO PROCESS SYSTEM ERROR, was muss ich tun? Antwort: Manchmal kommt es zu Fehlermeldungen, welche in der Regel auf unvollständigen oder falschen Eingaben beruhen. Hier noch einmal die wichtigsten Punkte zu den erforderlichen Angaben: Die Angabe der Anschrift des Versicherungsnehmers (Strasse, PLZ, ORT) ist grundsätzlich aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erforderlich (Dokumentationspflichten des Versicherers); Die Altersangabe in Jahren oder besser noch als Geburtsdatum der versicherten Personen ist erforderlich, falls eine Alterseinschränkung gemäß Tarifübersicht angegeben ist (z.b. grundsätzlich bei Jahres-Versicherung). Bitte beachten Sie die Allgemeinen Buchungshinweise für Buchungen von MDT Produkten. 12