Ausgabe 2/2014: Sonderheft Layout-Assistent

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1 AUGIAS Newsletter Ausgabe 2/2014: Sonderheft Layout-Assistent Einleitung 1.Wann ist der Layoutassistent aktiv? 2. Umgang mit Seriendruckfeldern 3. Anschluss des nächsten Datensatzes 4. Blockschutz 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen 6. Größenanpassung von Bildern 7. Bilder und Bedingungen kombinieren 8. Mehrere Bilder pro Verzeichnungseinheit 9. Grenzen des Seriendrucks: Die Kopfzeile

2 Einleitung Liebe Leserinnen und Leser, trotz Volltext-Recherche und Online-Findmitteln: Das gedruckte Findbuch steht immer noch häufig am Ende der Verzeichnung. Ob nun Benutzer die traditionellen Hilfsmittel für die Recherche bevorzugen oder ein externer Auftraggeber die Erschließungsarbeiten dokumentiert sehen möchte: Fast jedes Archiv oder Museum möchte zumindest ausgewählte Bestände oder Sammlungen möglichst übersichtlich und ansprechend»zu Papier bringen«. Vor Ihnen liegt ein Themenheft zum Layout-Assistenten, unserer Schnittstelle zu MS Word. Es versteht sich als vertiefende Ergänzung zum Handbuch»AUGIASLayout-Assistent«. In diesem Sonderheft steht das oft schwierige Thema der Erstellung bzw. Bearbeitung von Layoutvorlagen im Mittelpunkt. Wir stellen die Ursachen der häufigsten in der Praxis auftretenden Probleme vor und geben Ihnen Tipps zu ihrer Behebung oder Vermeidung. Weiterhin beleuchten wir die zugrunde liegenden Techniken und ermöglichen so ein tieferes Verständnis für die technischen Abläufe des Seriendrucks. Mit diesem Sonderheft nehmen wir auch gerne eine Anregung aus unserer Umfrage zum letzten Newsletter auf, noch mehr Hilfe für die praktische Arbeit mit den Produkten von AUGIAS-Data zu bieten. Und wer könnte die Möglichkeiten und Tücken eines Programms besser kennen als der Programmierer selbst? Autor der Texte ist Alexander Kochsiek, der seit vielen Jahren den Layout-Assistenten entwickelt und in dieser Zeit Lösungen für viele verzwickte Probleme beim Ausdruck von Daten gefunden hat. In neun Kapiteln beleuchtet er anschaulich und praxisnah verschiedene Aspekte der Druckausgabe über MS Word. Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dem vorliegenden Heft den Layout-Assistenten etwas vertrauter machen können und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit diesem Programm! Die Beispiele zeigen die Findbuchausgabe aus dem Archivprogramm. Sie können aber, sofern keine programmbedingten Einschränkungen vorliegen, die Ausführungen auch auf alle anderen AUGIAS-Programme und viele andere Ausgabearten wie Etiketten oder Teilbestände übertragen. Seite 2

3 1. Wann ist der Layout-Assistent aktiv? Oft wird aufgrund der engen Verzahnung dieser beiden Produkte nicht recht deutlich, wann die jeweiligen Abläufe zum Leistungsumfang des LayoutAssistenten gehören, und wann man sich gerade innerhalb der reinen Word-Umgebung befindet. Der AUGIAS-Layout-Assistent ist eine Makrosammlung innerhalb der Umgebung von Microsoft Word. Er bündelt Eigenschaften und Funktionen von Word zu komplexeren Abläufen, um Ihnen die Bedienung zu erleichtern. Er ist dabei Word vollständig unterworfen, kann somit nur die in Word ohnehin vorhandenen Möglichkeiten nutzen und keine darüber hinausgehenden ergänzen. Grundsätzlich gilt: Damit der Layout-Assistent zur Verfügung steht, muss die Datei AUGIAS.DOTM geöffnet sein. Diese wird automatisch in Word geöffnet, sobald Sie aus dem Hauptprogramm (z.b. AUGIASARCHIV, AUGIAS-MUSEUM) heraus eine Ausgabe (z.b. ein Findbuch oder eine Konkordanz) erstellen. Hier startet der Layout-Assistent: Formular zur Ausgabe von Findmitteln und zur Bearbeitung von Layoutvorlagen (oben), Ausgabe verschiedener Objekte (links), Ausgabe einer Übersicht (unten) Der Layout-Assistent ist darüber hinaus in folgenden Fällen aktiv: 1. Eines der nachfolgend abgebildeten Formulare ist sichtbar: Seite 3

4 1. Wann ist der Layout-Assistent aktiv? 2. Eines der folgenden Dialogfenster ist sichtbar: 3. Sie haben auf eine der Schaltflächen geklickt, die auf der Registerkarte AUGIAS LAYOUT-ASSISTENT 3.X der Multifunktionsleiste liegen: Manche dieser Schaltflächen lösen einen Vorgang aus, an deren Ende eines der zuvor genannten Dialogfenster oder eine Speichernmeldung erscheint (z.b. LAYOUTVORLAGE SPEICHERN, INDEX UND IHVZ AKTUALISIEREN). Andere wiederum öffnen eines der zuvor genannten Formulare (z.b. PROGRAMMSTART, BEARBEITUNG ABBRECHEN). Hinweis: Die folgenden Schaltflächen jedoch zeigen kein sichtbares Ende der Aktivität, sondern landen unmittelbar wieder in der Word-Umgebung: Änderungen im Findbuch stattgefunden. 2. FELDBEZEICHNER-TABELLE und ZUR LAYOUTVORLAGE ZURÜCK: Hierdurch wurde zwischen Feldbezeichnertabelle und Layoutvorlage umgeschaltet. In allen anderen Fällen wartet der Layout-Assistent lediglich im Hintergrund auf die nächste Aktivierung. Stattdessen steht Word selbst mit all seinen Funktionalitäten zur Verfügung. Insbesondere gilt dies für die Bearbeitung der Layoutvorlage: Bei der Auswahl der Seriendruckfelder, der Eingabe von Wenn-DannSonst-Bedingungen, der Vorschau auf die Seriendruckergebnisse und generell aller Änderungen des Layouts (z.b. Absatz- oder Zeichenformatierungen, Einfügen von Tabellen, Anpassung des Seitenlayouts) handelt es sich um reine Word-Funktionen. Wann immer Sie sich auf einer der anderen Registerkarten außer AUGIAS LAYOUT-ASSISTENT 3.X aufhalten bzw. das aktuelle Dokument direkt bearbeiten, befinden Sie sich innerhalb von Word. Wenn Sie auf die Schaltfläche LAYOUT-ASSISTENT ABBRECHEN klicken, gelangen Sie ebenfalls zu Word. Sie aktivieren den Layout-Assistent wieder durch Klick auf eine der Schaltflächen der Registerkarte AUGIAS LAYOUT-ASSISTENT 3.X. Oder selbstverständlich durch Neustart über die Erstellung einer Ausgabe aus dem entsprechenden Hauptprogramm heraus. 1. ABSATZ IN IHVZ U. KOPFZEILE SETZEN und KONKORDANZSPALTE AUFTRENNEN: Hierdurch haben sofortige Seite 4

5 2. Umgang mit Seriendruckfeldern Der AUGIAS Layout-Assistent verwendet bei der Erstellung von Ausgaben den Seriendruckmanager von Word, der auf dem Konzept der Seriendruckfelder basiert. Diese wiederum dienen dazu, den Inhalt einer Datenquelle darzustellen. Jedoch kann es bei ihrer Bearbeitung zu zunächst unerklärlichen Effekten kommen. Hilfreich ist das Verständnis der zugrundeliegenden Mechanismen, wodurch auch erkennbar wird, welche Vorgehensweise bei der Bearbeitung sinnvoll ist. Datenquelle Die Seriendruckfelder (und andere Schaltflächen zum Seriendruck) in der Registerkarte SENDUNGEN sind für normale Worddokumente deaktiviert. Die Nutzung des Seriendrucks bedarf der Verknüpfung eines Dokuments mit einer Datenquelle. Hierdurch wird aus diesem Dokument ein sogenanntes Seriendruck-Hauptdokument, dem fortan die Seriendruckschaltflächen und damit auch die Seriendruckfelder selbst zur Verfügung stehen. Letztere können aus der Liste ausgewählt und an der Stelle, an der der Cursor im Dokument steht, eingefügt werden. Im Zusammenspiel mit dem Hauptprogramm (z.b. AUGIAS-ARCHIV, AUGIAS-MUSEUM) sorgt der LayoutAssistent selbst dafür, dass diese Verknüpfung erfolgt. Sie müssen sich also hierum nicht kümmern. Die Layoutvorlage wird automatisch mit den auszugebenden Daten verbunden. Sie können die Seriendruckfelder daher nicht ohne diese Verknüpfung in eine Layoutvorlage einfügen, etwa durch Öffnen einer vorhandenen oder Erstellung einer neuen Vorlage direkt in Word ohne Zuhilfenahme des Layout-Assistenten. Hinweis: Eine neu erstellte Datei erhält unter MS Word automatisch die Endung.docx. Somit wäre sie im Layout-Assistenten nicht sichtbar, da dieser nur die zur jeweiligen Ausgabeart gehörenden Vorlagen auflistet (z.b. *.flv für Findbuchvorlagen, *.elv für Etikettenvorlagen). Feldfunktionen anstelle von Werten Ein bereits vorhandenes Seriendruckfeld durch ein anderes zu ersetzen, indem Sie das vorhandene markieren und löschen, anschließend das neue Feld Seite 5

6 2. Umgang mit Seriendruckfeldern aus der Liste auswählen und einfügen, ist etwas mühsam. Einfacher erscheint es, lediglich schnell die Nummer des Seriendruckfelds manuell zu ändern. Verwenden Sie danach die solcherart veränderte Vorlage, erleben Sie jedoch eine Überraschung: Nach wie vor tauchen die Inhalte des ursprünglichen Feldes in dem neuen Feld auf. Die Vermutung eines Programmfehlers liegt greifbar nahe, es handelt sich jedoch um die Konsequenz aus dem zugrunde liegenden Konzept: Findmittelerstellung) den Feldinhalt aktualisiert und somit Ihre Änderungen überschreibt. Zum Umschalten zwischen diesen beiden Ansichten dient eine Word-Option. Unter DATEI > OPTIONEN > ERWEITERT entscheidet in der Rubrik DOKUMENTINHALT ANZEIGEN ein Häkchen zwischen der Anzeige der Erstellungsregel (Feldfunktion) oder des Feldinhaltes (Wertes): Seriendruck-Felder bestehen nämlich intern aus zwei Komponenten. Zum einen gibt es die Erstellungsregel und zum zweiten den eigentlichen Feldinhalt. Da jedoch nur immer eins von beiden sichtbar ist, kann es hier schnell zu Verwirrungen kommen. In der normalen Ansicht ist die Erstellungsregel nicht sichtbar. In der Vorschau sehen Sie die zukünftigen Feldinhalte, die sich beim Durchblättern durch die einzelnen Datensätze entsprechend ändern. Bei nicht eingeschalteter Vorschau gibt es strenggenommen noch keinen Feldinhalt, da das Seriendruckfeld noch nicht aktiv geworden ist und seine Erstellungsregel also noch nicht ausgeführt hat. Stattdessen zeigt Word nun den Namen desjenigen Feldes der Datenquelle an, aus dem sich das Seriendruckfeld speist. Ändern Sie diesen, ändern Sie also nur einen Feldinhalt und nicht die eigentliche Erstellungsregel, deren anschließende Ausführung (per Vorschau oder Der Unterschied zeigt sich unmittelbar in der Ansicht: Statt des reinen Feldinhaltes (z.b.»m_1«) erkennen Sie nun, dass es sich um ein Seriendruckfeld (engl.»mergefield«) handelt. Darüber hinaus sind sogar Seite 6

7 2. Umgang mit Seriendruckfeldern Vorlage mit Seriendruckfeldern (oben) und mit Feldfunktionen (unten) ändert, die Feldfunktion jedoch nicht. Da diesmal die Feldfunktion korrekt ist, empfiehlt sich das erneute manuelle Ändern des Feldinhaltes, damit beides wieder übereinstimmt. die WENN-DANN-SONST-Bedingungen (IF-Felder) sichtbar geworden, von denen in Kapitel 5 noch ausführlich die Rede sein wird. Diese haben keinen Dummy-Feldinhalt und sind daher in der Normalansicht unsichtbar (in der Vorschau werden sie jedoch ausgewertet). Auch dies ist ein Grund, weshalb sich das Umschalten der Anzeige empfiehlt. Kontextmenü nicht empfehlenswert Mit eingeschalteten Feldfunktionen können Sie nun auch die Nummer des Seriendruckfeldes manuell anpassen, weil Sie dadurch die Erstellungsregel ändern und nicht den Feldinhalt. Gelegentlich kommt es zu dem umgekehrten Effekt: In der Vorschau der Layoutvorlage ist eine andere Nummer zu sehen, als gewünscht wird, dennoch findet sich im fertigen Findmittel der korrekte Feldinhalt wieder. Der Grund ist natürlich derselbe: Der Feldinhalt wurde in der Layoutvorlage manuell ge- Die Ansicht kann auch per Kontextmenü umgeschaltet werden. Markieren Sie einen Bereich der Layoutvorlage (oder auch alles) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie die Feldfunktionen ein- und ausschalten können. Das Kontextmenü empfiehlt sich jedoch nicht, da Word bei neu eingefügten Seriendruckfeldern wieder die Werte anzeigt. Gerade bei WENN-DANN-SONST-Bedingungen entsteht so der Eindruck, das Einfügen habe nicht funktioniert. Fügt man die Bedingung daraufhin erneut ein, ist für die nächste Überraschung gesorgt. Ahnen Sie, welche? Seite 7

8 3. Anschluss des nächsten Datensatzes Manchmal stimmen im Findbuch die Formatierungen nicht mit denen in der Layoutvorlage überein. In der Vorschau ist jedoch noch alles korrekt. Da die Ursachen oft schwierig zu erkennen sind, bewirken Änderungen an der Vorlage nicht auf Anhieb eine Behebung des Problems. Wir möchten daher einmal genauer beleuchten, wie Word beim Seriendruck die einzelnen Datensätze aneinanderfügt. Lassen Sie sich die Sonderzeichen anzeigen Nicht druckbare Sonderzeichen, wie Absatzmarken, Leerzeichen oder Tabulatoren, werden oft als störend empfunden und ausgeblendet. Wir empfehlen jedoch dringend, sie anzeigen zu lassen, da sie nun einmal im Dokument vorkommen und sich auf den Seriendruck auswirken. Sie sollten sie daher bei der Bearbeitung von Layoutvorlagen unbedingt in Ihre Betrachtungen miteinbeziehen. Die Ein- und Ausblendung geschieht über einen eigenen Schalter auf der Registerkarte START: Ein einfaches Beispiel Angenommen, Sie verwenden z.b. zwei Vorlagen A und B, die scheinbar identisch sind: Im erstellten Findmittel (z.b. Findbuch) fällt jedoch der Abstand zwischen den einzelnen Datensätzen je nach Vorlage unterschiedlich aus: Die Sonderzeichen offenbaren den Grund - es gibt unterschiedlich viele Absatzmarken am Ende der Vorlagen. Dieses noch recht triviale Beispiel zeigt aber schon Vorlage mit zwei (oben) bzw. einer eine Eigenart Absatzmarke (unten) auf: Endet die Vorlage mit zwei Absatzmarken, so steht im Findbuch nur je eine Absatzmarke zwischen den Datensätzen. Endet sie mit nur einer, so fehlt sie im Findbuch völlig. Wie kommt dies zustande? Seite 8

9 3. Anschluss des nächsten Datensatzes Die letzte Absatzmarke Wenn Word beim Durchführen des Seriendrucks jeweils dieselbe Layoutvorlage (mit dem Inhalt des jeweils aktuellen Datensatzes) sukzessive anfügt, ignoriert es dabei die letzte Absatzmarke. Dieses auf den ersten Blick ungewöhnliche Verhalten erklärt sich ganz natürlich: Auch im normalen Worddokument gelingt es Ihnen nicht, Eingaben hinter der letzten Absatzmarke vorzunehmen. Diese Absatzmarke ist die Grenze des gesamten Dokuments; der Cursor kann nur bis direkt davor geführt werden, nicht weiter. Das Einfügen einer anderen Datei an diese Position geschieht ebenfalls vor(!) diese Absatzmarke. Dasselbe gilt auch für den Seriendruck: Es wird nur zusammengeführt, was sich vor ihr befindet. Strenggenommen ist diese letzte Absatzmarke also gar nicht zur Layoutvorlage hinzuzuzählen. Eine Tabelle in der Vorlage wird im erstellten Findmittel entweder zu einzelnen, voneinander getrennten Tabellen (vorherige Abbildung) oder sie fügt sich zu einer Gesamttabelle zusammen (folgende Abbildung): Seitenumbrüche Ein Seitenumbruch in der Vorlage kann sogar entfallen, wenn ihm nur eine statt zwei Absatzmarken folgen (wir haben den Seitenwechsel durch Wiederholung des Zeilenlineals verdeutlicht). Dieser Effekt hat mitunter verblüffende Auswirkungen. Tabellen Vorlage mit zwei Absatzmarken (li.), Vorlage mit einer Absatzmarke (re.) Seite 9

10 3. Anschluss des nächsten Datensatzes Allerdings tritt er merkwürdigerweise vor den Überschriften (den Systematikgruppen im Feld M_1) doch wieder auf. Um dies zu erklären greifen wir das Beispiel in Kapitel 5 auf S. 22 noch einmal auf. Seriendruckfeld in der letzten Zeile Wenn Sie die leeren Absatzmarken komplett weglassen, dann steht das letzte Seriendruckfeld in der letzten Zeile: Eine solche Vorlage bewirkt, dass die Datensätze unvorteilhaft ineinanderfließen: Dies kann in Kombination mit Tabellen einen besonderen Effekt hervorrufen. Betrachten wir dazu eine Vorlage, die neben einer Tabelle noch ein Seriendruckfeld außerhalb der Tabelle enthält: Im hieraus erstellten Findmittel ist das Feld in die Tabelle des nächsten Datensatzes hineingerutscht: Auch dies ist eine unmittelbare Folge davon, dass die letzte Absatzmarke ignoriert wird. Denn dadurch rückt der Text der letzten Zeile direkt vor den Text der ersten Zeile. Beide Zeilen sind somit als ein und dieselbe Zeile anzusehen. Da eine Tabelle nicht mitten in einer Zeile beginnen kann, rutscht der Text davor zusätzlich auch noch in die Tabelle hinein. Ähnliches Verhalten kann man bei bei unterschiedlichen Formatvorlagen oder Absatzformatierungen in der ersten gegenüber der letzten Zeile beobachten: Die dazwischenliegende Absatzmarke wird ignoriert, wodurch beide in der Vorlage noch getrennten Absätze im Findmittel zu einem verschmelzen. Ein Absatz kann aber nur eine(!) Formatvorlage oder Absatzformatierung haben, daher setzt sich die erste durch. So ist das Feld M_8 in den vorstehenden Beispielen in der Vorlage immer etwas eingerückt. Im Findbuch ist diese Einrückung verschwunden, da sich die Absatzformatierung der ersten Zeile, in der das Feld M_4 ohne Einrückung steht, durchsetzt. Ein weiteres Beispiel besprechen wir ausführlich im folgenden Kapitel. Lassen Sie also mindestens eine leere Zeile am Schluss der Vorlage stehen. Seite 10

11 4. Blockschutz Manchmal ist es gewünscht, Datensätze auf einer Seite zusammenzuhalten. Dafür bietet Word den sogenannten Blockschutz an. Doch bei seiner Verwendung ist Achtsamkeit geboten, um Überraschungen vorzubeugen. Absatzformate Zum Blockschutz gelangen Sie über den Pfeil am rechten unteren Rand der Gruppe ABSATZ, die Sie sowohl auf der Registerkarte START als auch auf der Registerkarte SEITENLAYOUT finden. Es öffnet sich ein Dialogfeld zu Absatzformatierungen. Auf der zweiten Registerkarte ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH finden Sie in der Rubrik PAGINIERUNG vier Optionen. Es ist die zweite Option NICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN, die den gewünschten Effekt bewirkt. Exkurs Auch die anderen drei Optionen können sinnvoll sein, daher möchten wir sie ebenfalls kurz vorstellen. ABSATZKONTROLLE verhindert, dass die erste oder letzte Zeile eines längeren Absatzes alleine auf einer Seite stehenbleibt. Würde z.b. eine Zeile noch auf die aktuelle Seite passen, zwei jedoch nicht mehr, springt ein zwei- oder mehrzeiliger Absatz komplett auf die nächste Seite, während ein einzeiliger Absatz auf der aktuellen Seite verbleibt. Diese Option ist standardmäßig angekreuzt. NICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN hält den aktuellen und den folgenden Absatz auf einer Seite. DIESEN ABSATZ ZUSAMMENHALTEN verhindert einen automatischen Seitenwechsel im aktuellen Absatz. Diese Seite 11

12 4. Blockschutz Option ist gelegentlich in einem Findbuch erwünscht, damit längere Feldinhalte (z.b. umfangreichere Enthältvermerke) nicht auseinandergerissen und auf zwei Seiten verteilt werden. SEITENUMBRUCH OBERHALB erzwingt einen automatischen Seitenwechsel vor dem aktuellen Absatz. Hinweis: Allen Optionen ist gemeinsam, dass unten auf einer Seite leerer Platz entstehen kann, weil der nachfolgende Text komplett auf die nächste Seite springt. Gelegentlich ist dies nur für einzelne Datensätze gewünscht. Die Regeln der Layoutvorlage gelten jedoch immer für alle Datensätze. Formatierung anwenden Wenn Sie eine der Optionen ankreuzen, wirkt diese sich auf den gesamten Absatz aus, in dem der Cursor gerade steht. Es ist daher nicht erforderlich, ihn komplett zu markieren (sofern nicht mehrere Absätze betroffen sein sollen), da Absatzformate per Definition niemals nur für Teile eines Absatzes oder gar einzelne Zeichen gelten können. Vom Standard abweichend formatierte Absätze werden mit einem schwarzen Quadrat gekennzeichnet, das jedoch nur bei eingeschalteten Sonderzeichen sichtbar ist. An dieser Stelle wiederholen wir daher die Empfehlung aus dem vorherigen Kapitel: Lassen Sie sich die Sonderzeichen anzeigen. Leere Seite und kein Blockschutz Nun scheint alles ganz einfach zu sein: Der Datensatz soll auf einer Seite zusammengehalten werden, also markieren Sie flugs die gesamte Vorlage und kreuzen die zweite Absatzformatierung NICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN an. Freudig erstellen Sie mit der solchermaßen abgespeicherten Layoutvorlage Ihr nächstes Findbuch und erleben gleich zwei Enttäuschungen: Aus unerfindlichen Gründen ist die erste Seite leer. Viel schwerer wiegt jedoch: Die nachfolgenden Datensätze sind genauso mittendrin getrennt, wie ohne den Blockschutz. Offenbar hat die Absatzformatierung auf ganzer Linie versagt. Bevor Sie die Flinte ins Korn werfen: Nein, Sie hätten sich den Blockschutz nicht von vorneherein sparen können. Tatsächlich sind Sie dem gewünschten Ergebnis sogar ganz nahe. Denn wie immer gibt es auch hier eine logische Erklärung, auch wenn sie nicht direkt ins Auge springt. Seite 12

13 4. Blockschutz In Kapitel 3,»Anschluss des nächsten Datensatzes«, haben wir erläutert, dass die erste und die letzte Zeile der Layoutvorlage zu einer Zeile verschmelzen, weil die dazwischenliegende letzte Absatzmarke beim Zusammenführen der Datensätze verschwindet. Daraus folgt sofort, dass die eingestellte Absatzformatierung von einem zum nächsten Datensatz übergreift. Entstanden ist also ein einziger großer mehrseitiger Block aus Absätzen, die nicht voneinander getrennt werden dürfen. Wie geht Word nun damit um? Folgsam versucht es, die Absätze nicht zu trennen: Auf die erste Seite passt ein mehrseitiger Block nicht, also springt dieser regelkonform auf die nächste Seite. Dies erklärt die erste leere Seite. Dummerweise passt ein mehrseitiger Block aber auch nicht auf irgendeine andere Seite. Und statt, dass nun beim nimmermüden Versuch, den Block auf einer Seite unterzubringen, eine endlose Folge von leeren Seiten entsteht, zieht Word hier die Notbremse: Ab der zweiten Seite wird der Block nun unabhängig von der gewünschten Absatzformatierung auf allen Folgeseiten untergebracht. Aus der Not heraus wird also die Absatzformatierung übersteuert, da keine Möglichkeit besteht, ihr Folge zu leisten. Sollbruchstellen Unser ursprünglicher Wunsch war, die Datensätze einzeln zusammenzuhalten. Zwischen den Datensätzen darf jedoch sehr wohl bei Bedarf ein Seitenumbruch erfolgen. Was bedeutet aber der Ausdruck»zwischen den Datensätzen«, wenn die Layoutvorlage doch Datensatz für Datensatz nahtlos hintereinandergesetzt wird? Im vorherigen Kapitel haben wir gezeigt, dass diejenige Absatzmarke, die zwischen die einzelnen Datensätze gelangt, die vorletzte(!) Absatzmarke der Vorlage ist (denn, es sei noch einmal gesagt, die letzte verschwindet). Und hier liegt der Schlüssel zum Erfolg: Auch wenn technisch gesehen diese vorletzte Absatzmarke noch zu dem aktuellen Datensatz gehört, kann sie als»zwischen den Datensätzen«angesehen werden, was deutlich hervortritt, wenn der zugehörige Absatz leer bleibt. Denn der letzte Feldinhalt endet davor, und wir Menschen neigen anders als ein Computer dazu, diese Stelle als das Ende des Datensatzes und somit die folgenden Leerzeilen als Niemandsland anzusehen. Nun liegt es wieder an uns: Wie können wir Word helfen, unseren Wunsch umzusetzen? Seite 13

14 4. Blockschutz Die Lösung liegt damit auf der Hand: Markieren Sie die letzten beiden Absätze und nehmen Sie die Absatzformatierung NICHT VON NÄCHSTEM ABSATZ TRENNEN für diese wieder heraus: bzw. wenn Ihre Vorlage mit nur einer Leerzeile endet: Vereinzelt mag es immer noch Datensätze geben, die nicht auf eine Seite passen, z.b. bei umfangreichen ENTHÄLT-Vermerken. Bei ihnen zeigt sich dann derselbe Effekt: Words Versuch erzeugt eine leere Seite, anschließend bricht es den Datensatz irgendwo um. Durch gezieltes Herausnehmen nur der dritten Option DIESEN ABSATZ ZUSAMMENHALTEN in der Vorlage bei Absätzen mit z.t. langen Feldinhalten schaffen Sie eine weitere Sollbruchstelle und behalten so auch über diese Datensätze die Kontrolle. Die schwarzen Quadrate sind daraufhin bei beiden Absätzen verschwunden. Jetzt sind also automatische Seitenumbrüche an dieser Stelle erlaubt, die technisch noch zum Datensatz gehört, optisch jedoch bereits zwischen diesem und dem folgenden Datensatz liegt. Und nun zeigt sich das gewünschte Ergebnis in all seiner Pracht: Die Datensätze bleiben zusammen, mit jedem neuen Datensatz beginnt eine neue Seite und die erste Seite bleibt auch nicht länger leer. Der ganze Trick besteht also darin, Sollbruchstellen zu schaffen, damit kein Widerspruch zwischen Wunsch (mehrere einzelne Blöcke) und Realität (ein einziger mehrseitiger Block) entstehen kann. Seite 14

15 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen Gar nicht so selten kommt der Wunsch auf, bestimmte Texte mögen im Findbuch nur dann erscheinen, wenn ein sinnbezogenes Feld nicht leer ist. Hierfür bietet Word das Konzept der Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen an. Ihre Verwendung bietet vielseitige Möglichkeiten, hält jedoch auch Fallen bereit. Daher widmen wir uns diesem Thema besonders ausführlich. Regeln Die WENN-DANN-SONST-Bedingung finden Sie über die Schaltfläche REGELN auf der Registerkarte SENDUNGEN: Die Festlegung der Bedingung erfolgt über den Vergleich eines Seriendruckfeldes mit einem feststehenden Text (der auch leer bleiben kann). Entsprechend stehen Ihnen unter FELDNAME alle Seriendruckfelder der Datenquelle zur Verfügung. Der Vergleich kann auf verschiedene Weisen erfolgen, wobei die Möglichkeiten KLEINER ALS, GRÖßER ALS, KLEINER ODER GLEICH, GRÖßER ODER GLEICH sich für nummerische Berechnungen eignen und hier nicht weiter betrachtet werden sollen. Weit häufiger sind die Vergleiche IST LEER bzw. IST NICHT LEER. Ersterer ist identisch mit GLEICH bei leergelassenem Feld VERGLEICHEN MIT. Es öffnet sich ein Eingabemenü für die Details: Je nachdem, ob die Bedingung zutrifft oder nicht, wird bei dem entsprechenden Datensatz der Text eingefügt, den Sie bei DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN: oder bei SONST DIESEN TEXT EINFÜGEN: eintragen. Die Syntax Oft ist es einfacher, statt über das Dialogfeld zu gehen, eine bereits vorhandene Bedingung zu kopieren und lediglich anzupassen. Hierzu müssen Sie die Bedingung jedoch sehen, was Sie durch Einschalten der zuvor bereits vorgestellten Option FELDFUNKTIONEN ANSTELLE VON WERTEN ANZEIGEN (vgl. S. 6) erreichen. Seite 15

16 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen Die mit Abstand häufigste Verwendung ist die Ausgabe des Textes GESPERRT BIS: vor dem inhaltlich zugehörigen Feld M_16, in dem das Sperrdatum steht. Demzufolge steht in unseren Standardvorlagen auch die zugehörige Bedingung direkt vor dem Seriendruckfeld: Der genaue Aufbau einer WENN-DANN-SONST-Bedingung ist vierteilig, wie im Folgenden farbig hervorgehoben und erläutert wird. Die Teilbereiche werden durch Leerzeichen voneinander getrennt. { IF { MERGEFIELD M_16 }<>"" "Gesperrt bis: " "" } IF: Erforderliches Schlüsselwort, an dem Word eine Bedingung erkennt. Bedingung: Der zweite Teil bestimmt den Vergleich, der durchgeführt werden soll. Da hierfür der Inhalt eines Seriendruckfeldes Ausgangspunkt ist, befindet sich ein Mergefield innerhalb des IF-Feldes, d.h. Feldfunktionen lassen sich ineinander verschachteln. Es folgt die Vergleichsart, wobei <> für ungleich steht. Als letztes folgt in Anführungszeichen der Text, mit dem das Seriendruckfeld verglichen wird. Bei ist leer oder ist nicht leer entfällt der Text. Dann: Der dritte Teil bestimmt den Text, der bei zutreffender Bedingung erscheinen soll. Hier ist le- diglich in Anführungszeichen der gewünschte Text einzutragen. Achten Sie auf ein abschließendes Leerzeichen, damit der folgende Inhalt nicht nahtlos angefügt wird. Diesers Feld kann auch leer bleiben. Sonst: der vierte Teil bestimmt den Text, der bei unzutreffender Bedingung erscheinen soll. Für den Sonst-Text gelten dieselben Regeln, wie für den Dann-Text. Die obige Bedingung liest sich also folgendermaßen: Wenn Seriendruckfeld M_16 nicht leer ist, dann schreibe "Gesperrt bis: ", sonst schreibe nichts. In dieser Ansicht können Sie sowohl die Nummer des Seriendruckfeldes als auch die Vergleichsart als auch den oder die gewünschten Texte nach Belieben ändern, z.b.: Bei den geschweiften Klammern handelt es sich im Übrigen um sogenannte Feldklammern, die nicht über die Tastatur eingegeben werden können. Kennzeichnend ist der punktierte Rahmen, durch den sie sich von den normalen geschweiften Klammern unterscheiden. Seite 16

17 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen: Wann sie notwendig sind Der Sinn von Bedingungen liegt auf der Hand: Teile einer Vorlage sollen nicht generell erscheinen, sondern nur in Abhängigkeit vom Inhalt bestimmter Seriendruckfelder. Dennoch ist oft nicht sofort ersichtlich, wann ein Problem auf fehlende Bedingungen zurückzuführen ist und wie weit ihre Einsatzmöglichkeiten reichen. Wir stellen ein konkretes Beispiel vor. Doch wenn Sie im Hauptprogramm (AUGIAS-ARCHIV, AUGIAS-MUSEUM o.a.) die beiden Ausgabeoptionen NUR VERWENDETE GRUPPEN und UNBELEGTE, ÜBERGEORDNETE GRUPPEN auswählen, dann entsteht im Findbuch ein unerwarteter und unerwünschter Effekt: Leerer Datensatz Betrachten wir die folgende Vorlage, in der die Seriendruckfelder mit Beschriftungen versehen sind, um im Findbuch die Informationen klar den Ausgangsfeldern zuordnen zu können: Ohne weiteres ist einzusehen, dass die Beschriftungen bei jedem Datensatz erscheinen. Möglicherweise ist dies auch gar kein Problem, weil die Felder ohnehin bei jedem Datensatz gefüllt sind oder weil auf ein einheitliches Layout im Findbuch Wert gelegt wird. Zwischen der übergeordneten Gruppe» Amtsverwaltung«und der belegten Gruppe» Amtspersonal«ist ein leerer Datensatz entstanden. Wieder einmal liefert ein Blick auf das grundlegende Konzept den Schlüssel zum Verständnis: Da das Feld Seite 17

18 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen M_1 nur einmal in der Layoutvorlage vorkommen soll, erfordert die Aufeinanderfolge von zwei Systematikgruppen natürlich auch zwei Datensätze. Folgerichtig gibt das Hauptprogramm für die übergeordnete Gruppe einen Datensatz an den Layout-Assistenten weiter, in dem nur das Feld M_1 gefüllt ist. Unschöne Abstände In dem mit der überarbeiteten Layoutvorlage erstellten Findbuch ist der leere Datensatz zwar verschwunden. Dennoch sind Sie mit dem Ergebnis möglicherweise noch nicht ganz glücklich. Dennoch verwendet der Seriendruck auch für diesen Datensatz natürlich die gesamte Layoutvorlage. Fest vorgegebene Texte kommen dabei selbstverständlich mit und erzeugen so den leeren Datensatz. Somit wird die Lösung sichtbar: Fügen Sie die gewünschten Texte einfach in je eine Bedingung ein, und schon fehlen sie bei unbelegten, übergeordneten Gruppen. Der Abstand zwischen der übergeordneten Gruppe» Amtsverwaltung«und der belegten Gruppe» Amtspersonal«ist mit drei leeren Absätzen viel zu groß.außerdem sollte der zwischen den Datensätzen vorhandene Abstand besser nicht größer sein als der zwischen Gruppe und erstem Datensatz. Seite 18

19 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen Oft ist nicht so ohne weiteres zu erkennen, woher leere Absätze eigentlich stammen. stände rekrutieren sich also lediglich aus den blauen, gelben und grünen Marken. Natürlich stammen sie letztlich aus der Layoutvorlage, aber welcher ist denn nun welcher? Bekennen Sie Farbe Hierbei hilft ein einfacher Trick: Färben Sie doch einzelne Absatzmarken unterschiedlich ein. Es sind ohnehin nicht druckbare Zeichen, also stört die Farbe nicht weiter und kann in der Vorlage verbleiben: Die Farbe kann so auch bei zukünftigen Ausgaben gut als Orientierungshilfe für den Vergleich zwischen Vorlage und Findbuch dienen. Denn jetzt zeigt sich sehr schnell, welche Absatzmarke aus der Layoutvorlage an welcher Stelle des Findbuchs landet (vgl. Abbildung folgende Seite): Die violetten Marken sind nur hinter gefüllten Seriendruckfeldern vorhanden. Das ahnten wir schon. Die rote Marke ist als letzte Absatzmarke verschwunden, auch das wissen wir bereits. Die Ab- An diesen drei Absatzmarken müsste also eine Optimierung der Layoutvorlage ansetzen: Die blaue Marke ist als Abstand zwischen Gruppe und Datensatz unverzichtbar. Die grüne nimmt nur auf den Abstand zwischen Datensätzen bzw. zwischen Gruppen Einfluss und könnte ersatzlos entfallen. Die gelbe ist in den Datensätzen sinnvoll, stört aber bei der übergeordneten Gruppe. Was machen wir mit ihr? Absatzmarken in Bedingungen Bei der gelben Absatzmarke erkennen wir, dass ihre Seite 19

20 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen Verwendung einer Bedingung unterliegt: Genau an der Stelle, an der nun der leere Datensatz nicht mehr erscheint, soll auch sie nicht mehr vorkommen. Was liegt also näher, als sie in dieselbe Bedingung mit aufzunehmen? In der folgenden Layoutvorlage sind die beiden genannten Optimierungen erfolgt. Es fehlt die grüne Absatzmarke, und die gelbe wurde an den Anfang des Dann-Teilbereichs der Bedingung verlegt: Und jetzt erscheint auch das Layout des Findbuchs wesentlich ansprechender: Absatzformatierungen in Bedingungen Beachten Sie, dass Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen, die Absatzmarken beinhalten, nun auch selbst aus entsprechend vielen Absätzen bestehen. Unterschiedliche Absatzformatierungen behalten auch in Bedingungen ihre volle Wirksamkeit: Wenn der jeweilige Absatz erscheint, dann auch in seiner eigenen Formatierung. Dies umfasst Einrückungen, Abstände und sogar Formatvorlagen. Das bedeutet umgekehrt natürlich: Wenn der jeweilige Absatz fehlt, dann fehlt auch seine Formatierung. So ist in der Beispielvorlage der Absatz mit der gelb gefärbten Marke weiterhin nicht eingerückt, während es das Titelfeld M_8 inklusive vorangestellter Beschriftung sehr wohl ist. Und genauso fällt letztlich auch die Formatierung des Findbuchs aus. Achten Sie also beim Verlagern von Absatzmarken in Bedingungen darauf, die jeweilige Formatierung beizubehalten bzw. notfalls wieder in der gewünschten Weise einzustellen. Seite 20

21 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen: Wann sie nicht notwendig sind Bedingungen machen eine Layoutvorlage zwar flexibler, aber auch schwieriger und unübersichtlicher. Um zu verhindern, dass ihr Einsatz überhandnimmt, beleuchten wir, wann auf ihre Verwendung verzichtet werden kann. Dabei rückt eine Eigenschaft des Seriendrucks ins Blickfeld, die meist unbemerkt bleibt und doch wichtiger ist, als gemeinhin angenommen. Warum entstehen keine Leerzeilen? Man könnte schnell zu der Überlegung gelangen, dass ein jedes Seriendruckfeld in eine Bedingung gehört. Schließlich soll es nur dann erscheinen, wenn es gefüllt ist, ansonsten nicht: { IF { MERGEFIELD M_4 }<>"" "{ MERGEFIELD M_4 }" "" } statt einfach { MERGEFIELD M_4 } Die bisherigen Beispiele und unsere Standardvorlagen zeigen aber, dass dies nicht nötig ist. Ein leeres Seriendruckfeld erscheint automatisch nicht, weil es schlicht nichts gibt, das erscheinen könnte. Aber sieht man einmal genauer hin, so stehen in einer üblichen Vorlage die Seriendruckfelder oft untereinander, d.h. es gibt jeweils einen Absatzwechsel hinter dem Feld. Müssten also bei leeren Feldern nicht eigentlich lauter Leerzeilen entstehen? Müssten nicht also zumindest die Absatzmarken in eine Bedingung eingefasst werden, damit sie bei leeren Feldern nicht erscheinen? Glücklicherweise ist der Seriendruck von Word so konzipiert, dass Absatzmarken hinter Seriendruckfeldern behandelt werden, als stünden sie bereits in einer Bedingung. Ansonsten wäre eine Layoutvorlage sehr viel umständlicher zu erstellen und auch sehr unübersichtlich. Eine mächtige Eigenschaft Diese Eigenschaft schließt sogar Leerzeichen und Tabulatoren ein, auch dann, wenn mehrere Seriendruckfelder mit diesen Zeichen in einem Absatz stehen. Betrachten wir das folgende Konstrukt in einer Layoutvorlage. Es besteht aus zwei Seriendruckfeldern, zwei Tabulatoren und zahlreichen Leerzeichen: Es würde im Findmittel bei jedem Datensatz vollständig, inklusive Absatzmarke, fehlen, bei dem beide beteiligten Seriendruckfelder M_4 und M_7 gleichzeitig leer sind. Hierfür ist keine Bedingung nötig. Selbst Seitenumbrüche unterliegen diesem Effekt. Sie Seite 21

22 5. Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen stehen zwar selten mit einem Seriendruckfeld in einem gemeinsamen Absatz, jedoch haben wir einen solchen Fall bereits kennengelernt ohne es zu bemerken. In Kombination mit der letzten Absatzmarke Betrachten wir noch einmal das Beispiel aus Kapitel 3,»Anschluss des nächsten Datensatzes«. Ausgangspunkt war eine Layoutvorlage, die mit Seitenumbruch und nur einer Absatzmarke endet. Sie erzeugt ein Findbuch, in dem zwischen den Datensätzen kein Seitenumbruch steht, es sei denn, es folgt eine neue Überschrift: M_1 und natürlich der Absatzmarke selbst besteht. Nun ist das Feld M_1 immer nur bei dem ersten Datensatz einer jeden Systematikgruppe gefüllt. Bei allen folgenden Datensätzen ist es leer ansonsten würde sich dieselbe Überschrift solange wiederholen), bis wieder eine abweichende Überschrift folgt. Und hier greift wiederum die soeben vorgestellte Eigenschaft des Seriendrucks: Wenn das Seriendruckfeld leer ist, dann wird der gesamte Absatz inklusive Seitenumbruch entfernt. Nicht druckbare Zeichen Als Faustregel gilt also: Bei den vom Seriendruck entfernten Zeichen handelt es sich um unsichtbare bzw. nicht druckbare Zeichen. Keine Regel ohne Ausnahme: Interessanterweise ist der manuelle Zeilenwechsel, der in Word mit dem Zeichen symbolisiert wird, nicht mit einbezogen. Wieso hat die Existenz der Überschrift auf die Existenz des Seitenumbruchs Einfluss? Erinnern wir uns: Die letzte Absatzmarke der Layoutvorlage wird beim Zusammenführen übergangen. So fällt die letzte Zeile der Vorlage mit ihrer ersten zusammen und sie bilden einen gemeinsamen Absatz. Dadurch entsteht in hier ein Absatz, der aus einem Seitenumbruch, gefolgt von dem Seriendruckfeld Hinweis: Sie geben dieses Zeichen bei gedrückter Umschalttaste mittels Entertaste ein. Es erzwingt einen Zeilenwechsel innerhalb eines Absatzes; Absatzformate bleiben somit weiterhin wirksam. Beachten Sie weiterhin, dass jedes andere Zeichen den Effekt aufhebt: Nicht druckbare Zeichen werden nur dann bei leeren Seriendruckfeldern unterdrückt, wenn keine sonstigen Zeichen vorhanden sind. Seite 22