APPROVALS MADE EASY BY KA L E IDO S CO P E. w w w.globalreview. at

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1 APPROVALS MADE EASY BY KA L E IDO S CO P E w w w.globalreview. at

2 Impressum Herausgeber & verantwortlich für den Inhalt: Kaleidoscope Communications Solutions GesmbH Stojanstrasse 26a 2344 Maria Enzersdorf T /10 F /25 Design & Realisation:

3 globalreview globalreview ist die einfache und gleichzeitig professionelle Lösung für die Online-Review von Übersetzungen, die in SDL Trados Studio, GroupShare oder WorldServer erstellt wurden. Projektmanager laden mit globalreview Übersetzungsdateien einfach auf eine Web-Plattform. Diese Dateien werden dann für den Reviewer tabellarisch und segmentbasiert tabellarisch, segmentbasiert und (sofern in SDL Trados Studio entsprechend definiert) absatzweise zur Review angezeigt auch absatzweise zur Review angezeigt und können einfach und bequem editiert werden. Der Reviewer sieht sowohl Match-Informationen aus dem Translation Memory als auch erlaubte und verbotene Benennungen aus der eingebundenen Terminologiedatenbank. Tags werden in minimierter grafischer Form dargestellt und geschützt. Er kann den Text direkt korrigieren oder auch mit Kommentaren versehen. Danach geht das Projekt wieder an den Übersetzer, der die Änderungen entweder bestätigt oder dem Reviewer einen neuen Vorschlag unterbreitet. Die finale Version der Texte wird abschließend im bilingualen Formatausgegeben und kann damit im Übersetzungsprozess mit SDL Trados Studio, GroupShare oder WorldServer weiter verwendet werden. 3

4 SDL Trados globalreview Ausgangs- Dokument Auslesen der Texte Übersetzung Review Translation Memorys und Termbanken Gegenprüfung der Review Ziel- Dokument Download der finalen Datei 4

5 Herausforderung im klassischen Reviewprozess Egal, ob als Review-Prozess, In-Country-Review oder nach EN als fachliche Prüfung bezeichnet, die Herausforderungen bleiben dieselben: Texte müssen oft speziell für die Review aufbereitet und Änderungen an mehreren Stellen eingearbeitet werden. Dabei entstehen leicht Fehler, weshalb dieser Prozess in vielen Fällen mehrmals wiederholt werden muss, bis ein sauberes zielsprachliches Dokument ausgegeben werden kann. Weiters gilt es gerade bei DTP-Formaten, die finalen Korrekturen im Translation Memory nachzuziehen Bei Projekten mit vielen Zielsprachen und zahlreichen Rückfragen führt eine solche Vorgehensweise nicht nur zu Zeitverlust, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit. Die Gründe für diesen organisatorischen Albtraum liegen u.a. in der Tatsache, dass die verschiedenen Übersetzungsumgebungen für professionelle Übersetzer konzipiert sind, nicht aber für Reviewer. Diese üben ihre Funktion in aller Regel nur nebenbei aus und sind daher weder mit den Technologien noch den Prozessen an sich vertraut Darüber hinaus umfasst der Reviewprozess mehrere unterschiedliche Personengruppen, die mit jeweils verschiedenen Systemen und Anforderungen konfrontiert sind: Übersetzer und Projektmanager arbeiten in eigenen Übersetzungsumgebungen mit speziellen Sprachdatenbanken, sogenannten Translation Memorys (TMs) und Terminologie-Tools. Bei Korrekturen durch den Reviewer müssen die Änderungen oft mühsam vom Übersetzer eingepflegt werden. Für die Übersetzer wäre es optimal, wenn die Reviewer den Text direkt in die Übersetzungsdatei 5

6 eintragen, sie aber die Möglichkeit haben, diese Änderungen präzise prüfen zu können Reviewer selbst wiederum möchten den Text am liebsten untechnisch (also ohne XML-Tags und dergleichen) direkt bearbeiten, anstatt mühsam Kommentare anzubringen, die dann wieder gegengeprüft werden müssen. Ideal wäre natürlich ein Arbeiten direkt im finalen Layout. Besonders wichtig ist es, dass die entsprechenden Match-Informationen aus dem Translation Memory angezeigt werden, um so doppelte oder widersprüchliche Korrekturen verschiedener Reviewer zu vermeiden. Grafiker arbeiten üblicherweise in DTP-Anwendungen und sprechen in der Regel nicht alle Zielsprachen. Das Einarbeiten von Änderungen ist für sie eine zeitraubende, fehleranfällige und wenig befriedigende Tätigkeit. Am liebsten bekommen Grafiker einen finalen Text, der lediglich grafisch aufbereitet werden muss Die Koordination aller Prozessbeteiligten, mit ihren unterschiedlichen Tool- Sets, Erfahrungen und Bedürfnissen ist das Hauptproblem im klassischen Reviewprozess. Medienbrüche und Handarbeit sind an der Tagesordnung. Es fehlt eine gemeinsame Plattform, die für alle Beteiligten einfach zu verwenden ist, und dennoch direkt in SDL Trados Studio, GroupShare und WorldServer integriert ist. Die Reviewer Reviewer, oder fachliche Prüfer nach EN 15038, sind in aller Regel Fachleute im Zielland, die den komplexen, modernen Übersetzungsprozess mit Translation Memory und Termbank nicht kennen. Professionelle Übersetzungsumgebungen wirken daher für sie meist hoffnungslos überladen. Reviewer möchten die Übersetzung entweder direkt als Text oder aber im 6

7 Layout bearbeiten. Ersteres ist nicht immer möglich und letzteres mit einem zusätzlichen Aufwand im Übersetzungsprozess verbunden. Reviews erfolgen klassischerweise entweder über ein PDF des zielsprachlichen Layouts, das kommentiert wird und zurück in die Grafikabteilung oder Übersetzung geht. Danach werden die eingearbeiteten Änderungswünsche erneut vom Reviewer geprüft. Auch wenn die Übersetzungen direkt in einem Textverarbeitungsprogramm überarbeitet werden, müssen die Änderungen ins Layout. Auch dann müssen die Texte ins Layout und in die Übersetzungsumgebung übernommen werden, was bei zu weitreichenden Änderungen gelegentlich gar nicht mehr möglich ist. globalreview unterstützt Reviewer, indem es den Text in einer leicht bearbeitbaren Form, einer speziellen Reviewspalte, zur Verfügung stellt. Bei Ausgangsdateien im InDesign-Format kann das sogar direkt im Originallayout erfolgen. Darüber hinaus erhalten Reviewer Informationen zu den Match-Raten aus dem Translation Memory, um beispielsweise 100%-Matches auszublenden zu können, sowie Treffer aus der Termbank zur Sicherstellung der Terminologievorgaben. Durch die direkte Bearbeitung des Textes ist das endgültige Ergebnis sofort sichtbar und fließt direkt in den Übersetzungsprozess zurück, ohne dass Änderungen separat eingearbeitet werden müssen. Somit können Reviewer bereits den finalen Text überblicken und sparen sich wiederholte Korrekturschleifen. Bei komplexen Layouts ist eine abschließende Layoutkontrolle empfehlenswert. Die Übersetzer Die Zusammenarbeit mit Reviewern aber auch Grafikern kann für Übersetzer zeitraubend sein weil einerseits Reviewer die Übersetzungsprozesse und andererseits Layouter die Sprache(n) nicht verstehen. So liegt es oft an 7

8 den Übersetzern, Kommentare der Reviewer in ihre Übersetzung einzubauen und außerdem noch die Eingabe der Korrekturen durch den Grafiker zu kontrollieren. Erfolgt der Reviewprozess aber direkt im Layout, müssen die Änderungen nachträglich in die Übersetzungsumgebung per Alignment übernommen oder in die finale Version eingearbeitet werden. Mittels der Online-Plattform globalreview können Übersetzer und Reviewer gemeinsam am Text arbeiten, im Idealfall auch mit Blick auf das Layout. Dabei steht ihnen eine komfortable Änderungsverfolgung zur Verfügung, die stets für den nötigen Überblick sorgt, wer was wie geändert hat. Die finalen Texte können dann im Übersetzungsformat zur Aktualisierung der Datenbanken heruntergeladen werden und das nachträgliche, zeitraubende Einarbeiten entfällt. Die Projektmanager Projektmanager müssen sich darum kümmern, dass die Übersetzer und Layouter sich an die Vorgaben halten und die Kommentare der Reviewer entsprechend umsetzen. Oft müssen Dokumente speziell für Reviewer aufbereitet werden, wozu dann wiederum Grafikarbeiten notwendig sind. Nicht selten ist ein hoher Kommunikationsbedarf zwischen allen Beteiligten - Projektmanagern, Übersetzern und Reviewern - notwendig, wenn Änderungen im Layout nachgepflegt werden, Rückfragen zu den Anmerkungen entstehen, Fehler gemacht werden usw. Die häufige Folge davon sind mehrfach wiederholte Review-Schleifen, bis das finale Ergebnis vorliegt. 8

9 Am Ende des Projekts müssen dann die Translation Memorys, auf denen die Übersetzung der Folgeprojekte beruht, noch schnell auf den aktuellen Stand gebracht werden. In der Regel bedeutet dies, Änderungen in die Datenbank oder die Übersetzungsdokumente zu übernehmen. Dies ist eine weitere Fehlerquelle, vor allem aber ein vollkommen redundanter Schritt im Prozess, der gerne auch mal hintangestellt wird. Diese Herausforderung löst globalreview durch die Integration aller drei Beteiligten auf einer gemeinsamen Plattform und die abschließende Ausgabe für DTP und Übersetzung. Es entfällt das Einpflegen der Änderungen durch Grafiker und Übersetzer sowie auch die mehrfachen Korrekturschleifen, da die finalen Texte sofort sichtbar sind und ohne weitere Verarbeitung abgespeichert werden. 9

10 Lösung globalreview ist eine webbasierte Plattform zur Review von Übersetzungen und ermöglicht die einfache und effiziente Zusammenarbeit von Übersetzern, Reviewern und Projektmanagern bis zur Finalisierung eines Projektes ohne spezielle Technologie-Anforderungen an die Benutzer. Wie geht das genau? Der Projektmanager legt in der Webplattform globalreview Projekte an, lädt Übersetzungsdateien hoch und weist Übersetzer und Reviewer zu. Mehr ist für den Projektmanager nicht zu tun, selbst die Benachrichtigung per übernimmt das System. Zudem ist dieser Schritt über ein API automatisierbar z.b. im Zusammenspiel mit SDL WorldServer oder GroupShare. Der Reviewer erhält vom Projektmanager lediglich einen Link und loggt sich mit dem Webbrowser in globalreview ein. Die Review selbst kann entweder in tabellarischer Form erfolgen oder bei InDesign als Ausgangsformat und bei Integration von Portamis Translation Online Review auch direkt im Layout. In beiden Fällen arbeiten Reviewer und Übersetzer online und tool-unabhängig, wobei zahlreiche Komfortfunktionen, ähnlich wie in Übersetzungsumgebungen, integriert sind. Der Reviewer kann Textkorrekturen direkt eingeben oder in der tabellarischen Ansicht auch nur Kommentare abgeben, die dann vom Übersetzer integriert werden können. Der Übersetzer loggt sich nach erfolgter Review ein und kann die Änderungen durch den Reviewer über eine komfortable Ansicht oder Filter sofort erkennen und gegenprüfen. Er kann die Änderung dann bestätigen oder eine neue Übersetzung vorschlagen und den Text erneut in Review schicken. Funktionen für den Reviewer 10

11 globalreview bietet dem Reviewer folgende Funktionen: Tabellarische Bearbeitung von Übersetzungsdateien im Webbrowser Portamis Translation Online Review in Anführungszeichen setzen so wie auf vorheriger Seite webbasierte Bearbeitung direkt im Layout und segmentweise Rückführung der Änderungen in die tabellarische Ansicht Keine Übersetzungstools notwendig, nahezu kein Schulungsaufwand Direkte Textänderungen in einer eigenen Reviewer-Spalte Sofortige Speicherung jeder Änderung vermeidet Datenverlust durch instabile Internet-Verbindungen Kommentarfunktion auf Satz- und Dateiebene Terminologieerkennung zeigt für den gerade bearbeiteten Satz zuslässige und verbotene Benennungen aus der Termbank an und ermöglicht direktes Feedback zur Terminologie Ursprüngliche Match-Rate aus den Übersetzungstools kann angezeigt und gefiltert werden. Somit müssen bereits im Vorgängerprojekt bearbeitete Passagen nicht erneut geprüft werden Optionale Änderungsverfolgung für einen genauen Überblick über die erfolgten Änderungen, insbesondere für die Gegenprüfung durch den 11

12 Übersetzer Schnelltasten (Hot Keys) ermöglichen das automatische Ausführen von Befehlen in allen Segmenten, z.b. Alle Änderungen bestätigen Neben reiner Übersetzungskorrektur kann ein vom Ausgangstext abweichender Inhalt entsprechend markiert werden. Dieser fließt NICHT in die Übersetzungssysteme zurück Reviewer können den Inhalt der Übersetzungsdatei ins Word-Format exportieren, offline arbeiten und die Änderungen wieder nach global- Review importieren Automatische -Benachrichtigungen, sobald Dateien für den Reviewer zur Bearbeitung vorliegen Funktionen für den Projektmanager 12

13 globalreview bietet dem Projektmanager folgende Funktionen: Verwaltung nach Kunden, Projekten, Zielsprachen und Dateien Projekte können mit mehreren Zielsprachen angelegt werden, um dem Projektaufbau in den SDL Tools zu entsprechen. Dies kann auch per API automatisiert werden Tags werden dem Reviewer minimiert grafisch angezeigt und so vor Zerstörung des Dokuments geschützt Optional können auch Referenzdateien, wie z.b. PDFs, angehängt werden Alle Projekte und Dateien werden nicht nur hinsichtlich ihres Status genau erfasst, sondern sind auch im automatischen Workflow integriert. Die Beteiligten sind dank entsprechender Benachrichtigungen immer am letzten Stand der Dinge. Abschließend kann der Download als SDLXLIFF, XML und bei Integration von Portamis TOR als InDesign erfolgen Die Terminologieerkennung gewährleistet, dass Reviewern die definierte und freigegebene Terminologie angezeigt wird Durch die Nachverfolgungsfunktion sieht der Projektmanager genau, wann und durch wen, ein Segment geändert wurde. Bei mehrsprachigen Projekten können alternative Ausgangsprachen gewählt werden, falls der Reviewer die ursprüngliche Ausgangsprache nicht versteht In Studio gesperrte Segmente können automatisch auch in globalreview gesperrt werden und umgekehrt. Ebenso können die Änderungen so ausgegeben werden, dass sie in SDL Trados Studio mit der Änderungsverfolgung erkannt werden Segmentwiederholungen können automatisch ausgeblendet und die Änderungen automatisch auf alle Segmente angewendet werden 13

14 Projektmanager aber auch dafür freigegebene Reviewer können den Inhalt der Übersetzungsdatei nach Word exportieren und optional offline bearbeiten. Anschließend können die Änderungen in der Word- Datei nach globalreview importiert werden Für bestimmte Arten von Dokumenten, wie beispielsweise XML-Daten aus Katalogen, können auch verlinkte Bilder direkt im Editor angezeigt werden Pro Kunde können beliebige Benutzer sowie auch ein unterschiedliches Layout des Portals hinterlegt werden Zusatzmodul Portamis TOR 14

15 Durch das optionale Modul Portamis Translation Online Review (TOR) kann globalreview für die Verarbeitung von InDesign-Dateien optimiert werden. Dieses Modul bietet Reviewern die Möglichkeit, die Übersetzung direkt im Layout zu prüfen. Die Änderungen können im Anschluss segmentbasiert wieder in SDL Trados importiert werden. Portamis TOR bietet folgende Funktionen: Prüfung ausgangssprachlicher InDesign-Dateien auf mögliche Übersetzungsprobleme, optional auch anpassbar über Pattern Matching und Ersetzungsdateien Extraktion von Text und Layoutinformationen in ein eigenes von Portamis entwickeltes XML-Format (VDL) für eine reibungslose Übersetzung mit deutlichen Vorteilen gegenüber traditionellen Formaten wie INX Automatisches Öffnen des layoutierten Dokuments aus globalreview heraus im Portamis Online-Editor. Hier erfolgt die Prüfung im Layout, online und ohne lokale Installation von InDesign Zahlreiche Komfortfunktionen im Online-Editor, wie z.b. Zoom, Navigation, direkte PDF-Erstellung, optionales Sperren von Textrahmenpositionen, Anzeige der Segmentgrenzen, usw. Änderungen, die im Online-Editor direkt im Layout getätigt werden, fließen als Reviewkorrektur in globalreview ein, können dort gegengeprüft und abschließend wieder im Übersetzungsformat (SDLXLIFF) ausgegeben werden. Auch der Übersetzer kann die Übersetzung natürlich im Layout öffnen und entsprechende Änderungen durchführen. 15

16 Portamis SDL Trados global Review InDesign- Dokument Auslesen der Texte Übersetzung Review Optional Review im Layout Translation Memorys und Termbanken Zurückschreiben der Änderung Gegenprüfung der Review InDesign- Dokument Download der finalen Datei 16

17 Qualitätsbeurteilung und Auswertung globalreview ermöglicht neben der reinen Review eine qualitative Bewertung der einzelnen Änderungen nach kundenspezifisch einstellbaren Qualitätskriterien, wie etwa Sinnfehler, Terminologiefehler, Stilistik, etc. Reviewer definieren beim Speichern einer Änderung automatisch, welche Art von Fehler vorliegt und ob der Fehler schwer oder leicht ist. Nach der Review und der Gegenprüfung kann eine Qualitätsmatrix ähnlich SAE J2450 oder LISA QA-Model erstellt werden. Dies dient sowohl der Verbesserung der Übersetzungsleistung als auch der Einschätzung der Review-Leistung. Darüber hinaus können Reviewer auch einen allgemeinen subjektiven Eindruck beim Abschließen eines Projekts abgeben, was die Projektmanager bei der kontinuierlichen Qualitätssicherung enorm unterstützen kann. Die kumulative Qualitätsbewertung kann pro Datei oder Projekt als Excel-Matrix zur objektiven Beurteilung der Qualität ausgegeben und ausgewertet werden. Sampling Sampling nennt man den Ansatz, auf Basis von definierten Inhaltstypen eine intelligente Stichprobe zu prüfender Texte zu erstellen. Die von uns geplante Sampling Methode basiert auf dem Dynamic Quality Framework von TAUS sowie den Multidimensional Quality Metrics des EU finanzierten QTLaunchPad. Durch die qualitative Beurteilung der ermittelten Samples und eine Hochrechnung auf die gesamte Wortmenge kann so ein sehr realistischer Eindruck über die Übersetzungsqualität gewonnen werden, ohne jede Datei komplett reviewen zu müssen. Ergebnis einer Stichprobenprüfung kann etwa ein Pass/Fail- Wert sein, der darüber entscheidet, ob die komplette Datei geprüft werden soll oder die Übersetzungsqualität als ausreichend eingestuft wird und so eine vollständige Review vermieden werden kann. 17

18 Diese Sampling Methode basiert auf dem Dynamic Quality Framework von TAUS sowie den Multidimensional Quality Metrics des EU finanzierten QT- LaunchPad. Vorteile von globalreview Projektmanager Projektmanager müssen nicht mehr zwischen Übersetzer, Reviewer, Grafiker und Auftraggeber vermitteln und Prozessschritte laufend abstimmen. Übersetzer und Reviewer arbeiten kollaborativ im Web und finalisieren die Übersetzung. Projektmanager oder Übersetzer können komfortabel in globalreview die Änderungen der Reviewer gegenprüfen, freigeben oder erneut in die Review schicken. Abschließend wird das Endergebnis nahtlos in SDL Trados Studio, GroupShare oder WorldServer weiter verarbeitet. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, nach Projektende die Änderungen noch im Translation Memory und den Übersetzungsdateien nachzuziehen. Die Folge: ein schlanker, zuverlässiger und vor allem deutlich effizienterer Workflow alles dank globalreview und seiner kollaborativen Plattform und der automatischen Generierung von Ziel- und Übersetzungsdateien! 18

19 Reviewer Reviewer arbeiten webbasiert, ohne Layout- oder Übersetzungstools. Bei Verwendung von Portamis TOR arbeitet der Reviewer sogar webbasiert im Original-Layout und kann direkt Textänderungen vornehmen oder Kommentare anbringen. Der Einschulungsaufwand ist extrem gering. In der tabellarischen Arbeitsumgebung stehen Komfortfunktionen wie Terminologieerkennung, Änderungsverfolgung, Filter z.b. nach Match-Typ, Previews, Referenzdateien, usw. zur Verfügung. Ob die Änderungen korrekt übernommen wurden, muss nicht gegengeprüft werden, da die zielsprachliche Datei direkt aus den finalen Texten produziert wird. Übersetzer Übersetzer arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung und können Änderungen des Reviewers webbasiert in der kollaborativen Plattform gegenprüfen. Dabei kann der Text auf die geänderten Passagen eingeschränkt und die Korrekturen werden dank der Änderungsverfolgung rasch erkannt und geprüft. Bei Unstimmigkeiten kann eine erneute Review angestoßen werden. globalreview aktualisiert die finalen Änderungen in den Übersetzungsdateien (SDLXLIFF), womit die entsprechenden Translation Memorys problemlos aktualisiert werden können und alle Projektbeteiligten auf demselben Stand sind. 19

20 20 Wie geht es weiter?

21 Wir sind stets bemüht, globalreview zu verbessern. Neben unseren eigenen Entwicklungsvorhaben setzen wir dabei auch auf wertvolles Feedback unserer Kunden. In einer komplett überarbeiteten neuen Version planen wir u.a. die folgenden Features: Komplett neues Design und optimierte Benutzeroberfläche Wizard-basierte Erstellung von Projekten Neue Datei-Upload-Engine für bessere Performance Neues Log-System Responsive Design für die automatische Anpassung auf kleinere Bildschirme und Tablets Verbesserte und auf HTML basierende Translation Online Review (TOR) für die Layout-Bearbeitung von InDesign-Dateien. 21

22 Systemvoraussetzungen MS Windows Server 2003 SP3, IIS 6.0 MS Windows 7 Prof./Ultimate, IIS 7.0 MS Windows Server 2008, IIS 7.0 MS Windows Server 2008 R2, IIS 7.5 MS Windows Server 2012, IIS 8.0 MS Windows Server 2012 R2, IIS 8.5.NET Framework 3.5 SP1 MS SQL Server 2005 * MS SQL Server 2008 R2 * MS SQL Server 2012 * MS SQL Server 2014 * (* Bei allen SQL-Servern kann auch die Express-Edition verwendet werden) Für die Verwendung der integrierten Terminologieerkennung ist weiters ein laufender MultiTerm-Server mit einem entsprechenden Benutzer notwendig. 22

23 und Ihr Produkt spricht alle Sprachen 23

24 ONLINE-REVIEW VON ÜBERSETZUNGEN WEBBASIERTES UND TOOL-UNABHÄNGIGES ARBEITEN IN TABELLENFORM ODER IM LAYOUT ÜBERNAHME DER ÄNDERUNGEN INS AUSGANGS- FORMAT UND INS TM TERMINOLOGIEVORSCHLÄGE UND ÄNDERUNGSVERFOLGUNG ALS PRODUKT ODER ALS DIENSTLEISTUNG