Freifahrten/-flüge für Arbeitnehmer

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1 TK Lexikon Steuern Freifahrten/-flüge für Arbeitnehmer Freifahrten/-flüge für Arbeitnehmer HI Zusammenfassung LI Begriff Zum Arbeitslohn rechnen sämtliche Vorteile, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließen. Folglich können nicht nur Barlohn, sondern auch in Geldeswert bestehende Sachbezüge und Leistungen des Arbeitgebers steuerpflichtig sein, z. B. privat veranlasste Freifahrten und Freiflüge. Für den Lohnsteuereinbehalt hat der Arbeitgeber den anzusetzenden Wert zu ermitteln. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Lohnsteuer: Ob Freifahrten und Freiflüge zum Arbeitslohn rechnen, hat der Arbeitgeber nach den allgemeinen Vorschriften des 19 EStG und den ergänzenden Regelungen in 2 LStDV zu prüfen. Als Steuerbefreiungsvorschriften kommen 3 Nrn. 16, 32 sowie 38 EStG und 8 Abs. 2 und 3 EStG in Betracht. Für die Bewertung des Geldwerts sind die Vorschriften des 8 EStG anzuwenden. Von den Verwaltungsanweisungen sind zu beachten R 3.32, 9.5, 9.11 Abs. 6 und 19.3 LStR sowie H 3.32, 9.5 und 19.3 LStH. Sozialversicherung: Sozialversicherungsrechtlich sind, soweit der geldwerte Vorteil pauschal versteuert wird, die Regelungen des 23a Abs. 1 SGB IV und 1 Abs. 1 Nr. 2 SvEV zu beachten. Kurzübersicht Entgelt LSt SV Freifahrten/-flüge zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (ggf. 44-EUR-Grenze beachten) Freifahrten-/flüge aus privaten Gründen (ggf. 44-EUR- Grenze beachten) pflichtig pflichtig pflichtig frei

2 Unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung (vom Arbeitgeber organisiert) frei frei Lohnsteuer 1 Steuerpflichtige Zuwendungen HI HI Erhält der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber oder einen Dritten Freifahrten und Freiflüge, richtet sich die steuerliche Behandlung des daraus entstehenden Vorteils danach, aus welchem Anlass dem Arbeitnehmer die kostenlose Beförderungsmöglichkeit (z. B. durch Firmenfahrzeug, Firmenflugzeug, Fahrkarte oder Flugticket) zur Verfügung gestellt wird. Im Einzelnen gelten folgende Grundsätze: Freifahrten und Freiflüge zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen und anderen Verkehrsmitteln (z. B. Straßenbahn, Zug, Linienflug, Firmenflugzeug) sind grundsätzlich steuerpflichtig. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer für solche Fahrten ein Firmenfahrzeug kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt bekommt. Erhält der Arbeitnehmer aus privaten Gründen kostenlose oder verbilligte Freifahrten oder Freiflüge, ist deren geldwerter Vorteil ebenfalls steuerpflichtig, z. B. Monatskarten für Angestellte eines Verkehrsbetriebs oder Urlaubsflüge für Angehörige einer Fluggesellschaft; ggf. Ansatz des Rabattfreibetrags nach 8 Abs. 3 EStG. Steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht immer dann, wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Freiflug oder einen verbilligten Flug zuwendet, z. B. als Belohnung. Soweit Luftverkehrsgesellschaften ihren eigenen Arbeitnehmern unentgeltliche oder verbilligte Flüge überlassen, die unter den gleichen Beförderungsbedingungen auch an Fremdkunden erbracht werden, liegt eine Rabattgewährung vor, die im Rahmen des Rabattfreibetrags von EUR begünstigt ist. 2 Steuerfreie Zuwendungen HI Freifahrten und Freiflüge zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer sie erhält als Sammelbeförderung oder zu einer so gut wie ausschließlich beruflich veranlassten vorübergehenden Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als wöchentliche Familienheimfahrten. In diesen Fällen ist auch die kostenlose oder verbilligte Gestellung eines Dienstwagens steuerfrei. Freifahrt zum Vorstellungsgespräch steuerfrei

3 Zur Auswärtstätigkeit rechnet auch der Vorstellungsbesuch als Stellenbewerber, bevor eine Beschäftigung aufgenommen wird. Folglich sind die gestellten Freifahrten und Freiflüge zum Ort des Vorstellungsbesuchs steuerfrei. 3 Steuerliche Bewertung des Sachbezugs HI Für die Bewertung steuerpflichtiger Freifahrten oder Freiflüge gelten die allgemeinen lohnsteuerlichen Bewertungsvorschriften für Sachbezüge. [ 6 ] Gewähren Luftverkehrsgesellschaften und Reisebüros ihren Beschäftigten Freiflüge oder verbilligte Flüge (z. B. Stand-by-Flüge ohne feste Reservierungsmöglichkeit), setzt die Finanzverwaltung deren (Durchschnitts-)Werte durch gleichlautende Ländererlasse fest. Für kostenlose oder verbilligte Flüge in den Jahren 2013 bis 2015 siehe Ländererlasse vom [ 7 ] Für die Jahre 2016 bis 2018 siehe Ländererlasse vom [ 8 ] Erhält der Arbeitnehmer die Sachbezüge nicht unentgeltlich, ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Geldwert des Sachbezugs und dem tatsächlichen Entgelt bzw. der Zuzahlung zu versteuern. Löst der Arbeitnehmer beruflich erworbene Bonusmeilen oder Gutschriften (Kundenbindungsprogramme/Miles and More) zur privaten Nutzung ein, sind sie als Arbeitslohn steuerpflichtig, wenn das ausschüttende Unternehmen die Versteuerung nicht bereits durchgeführt hat. Ebenso wie bei Barlohnzahlungen hat der Arbeitgeber für die Ermittlung der Lohnsteuer zu unterscheiden, ob die steuerpflichtigen Freifahrten oder -flüge dem laufenden Arbeitslohn oder den sonstigen Bezügen zuzuordnen sind. 3.1 Rabattfreibetrag bis EUR jährlich HI Erhalten Arbeitnehmer eines Verkehrsunternehmens mit den vom Arbeitgeber betriebenen Verkehrsmitteln Freifahrten oder Freiflüge, sind diese bis zum Rabattfreibetrag von EUR jährlich steuerfrei. Voraussetzung ist, dass diese Sachbezüge vom Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer vertrieben oder erbracht werden. Der Rabattfreibetrag kommt regelmäßig zur Anwendung bei unentgeltlicher oder verbilligter Überlassung von Freikarten an Beschäftigte der Beförderungsunternehmen, Bahn, Luftverkehrsgesellschaften und Reisebüros. 3.2 Sachbezugsfreigrenze bis 44 EUR monatlich HI Kommt der Rabattfreibetrag nicht zur Anwendung, können die geldwerten Vorteile innerhalb der

4 44-EUR-Freigrenze steuerfrei bleiben. Für die Feststellung, ob diese Freigrenze überschritten wird, sind die in einem Kalendermonat zufließenden und mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe bewerteten Sachbezüge zusammenzurechnen. 3.3 Lohnsteuer-Pauschalierung möglich HI Sind die geldwerten Vorteile der erhaltenen Freifahrten und Freiflüge steuerpflichtig, kann der Arbeitgeber die Besteuerung nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers individuell, pauschal mit dem betriebsindividuellen pauschalen Lohnsteuersatz oder mit dem festen Pauschsteuersatz von 15 % bei Fahrten bzw. Flügen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erheben. 4 Einzelfälle 4.1 Bonusprogramme HI HI Mit immer neuen Kundenbindungsprogrammen versuchen Dienstleister und Handelsketten ihre Attraktivität gegenüber dem Verbraucher zu steigern. Der Vielfliegerbonus "Miles & More" lange Zeit einziges Modell wurde durch zahlreiche Bonusprogramme anderer Branchen ergänzt. Von Interesse ist dabei die steuerliche Behandlung der ausgeschütteten Prämien. Privat erworbene Bonuspunkte sind steuerlich nicht relevant. Ihre Steuerpflicht ist nur zu prüfen, wenn sie im Rahmen einer dienstlichen Tätigkeit erworben werden. Insoweit entsteht lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn unabhängig von der Art der Prämie nur, sofern die eingelösten Bonuspunkte ihre wirtschaftliche Ursache in einem Dienstverhältnis zum Arbeitgeber haben. Werden solche Prämien privat verwendet, liegt eine besondere Lohnzahlung durch Dritte vor. Die unterschiedlich ausgestalteten Bonusprogramme machen eine differenzierte lohnsteuerliche Betrachtung erforderlich. Die steuerliche Behandlung der in der Praxis gebräuchlichsten Bonusprogramme hat die Finanzverwaltung in Erlassen geregelt Vielfliegerbonus HI Steuerfreiheit bei dienstlicher Nutzung Die bekanntesten Prämien aus Kundenbindungsprogrammen sind die Vielfliegerboni der Luftverkehrsgesellschaften. Ab Erreichen einer bestimmten Flugkilometergrenze werden von den Airlines Bonuspunkte gutgeschrieben, mit denen der Arbeitnehmer Freiflüge oder kostenlose Hotelaufenthalte von der Airline erhalten kann. Werden diese Prämien für Dienstreisen verwendet, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Anwendung des Rabattfreibetrags bei privater Nutzung

5 Verwendet der Arbeitnehmer diese Bonuspunkte für Privatreisen, entsteht Arbeitslohn in Höhe des Werts der Flugreise bzw. der Hotelunterbringung. Der Lohnzufluss erfolgt erst bei tatsächlicher Inanspruchnahme der Prämien und nicht bereits bei Gutschrift der Bonuspunkte auf dem Prämienkonto. Es handelt sich um eine besondere Lohnzahlung durch Dritte, für die eine eigene Steuerbefreiung bereitsteht. [ 11 ] Der Wert des Tickets bleibt bis zur Höhe des Rabattfreibetrags steuerfrei. Die Vorteile aus solchen Bonusprogrammen unterliegen danach bis zu einem Gesamtbetrag von jährlich EUR nicht dem Lohnsteuerabzug. Lohnsteuer-Pauschalierung durch Dritte Übersteigt der geldwerte Vorteil den steuerfreien Jahresbetrag, kann der Veranstalter, der die Bonusleistungen erbringt, anstelle des individuellen Lohnsteuerabzugs beim Arbeitnehmer die Besteuerung der Bonusleistungen durch eine vereinfachte Pauschalsteuer sicherstellen. [ 12 ] Die Pauschalbesteuerung erfolgt in der Weise, dass die Einkommensteuer auf die steuerpflichtigen Teil-Prämien unmittelbar bei ihrer Ausschüttung vom Prämienanbieter also nicht durch den Arbeitgeber mit einem festen Steuersatz von 2,25 % und abgeltender Wirkung erhoben wird. Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer ist der Gesamtwert der Prämien, die den insgesamt im Inland ansässigen Steuerpflichtigen für den betreffenden Erhebungszeitraum zufließen. Die Pauschalsteuer deckt die Besteuerung beim Arbeitnehmer ab. Pauschalbesteuerte Bonusleistungen bleiben deshalb bei der persönlichen Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers außer Ansatz. Wichtig Benachrichtigung der Kunden über Pauschalbesteuerung Der Prämienanbieter kann entscheiden, ob er von der Pauschalbesteuerung Gebrauch macht. Er hat ggf. einen entsprechenden Antrag bei seinem Betriebsstättenfinanzamt zu stellen und die pauschale Einkommensteuer für die gewährten Prämien zusammen mit der Lohnsteuer in der Lohnsteuer-Anmeldung für den jeweiligen Monat anzumelden und abzuführen. Wegen der mit der Pauschalbesteuerung verbundenen Abgeltungswirkung muss der Prämienanbieter seine Kunden von der Steuerübernahme unterrichten. Die Deutsche Lufthansa beispielsweise hat ihre Vielflieger über die Pauschalbesteuerung der "Miles & More Boni" informiert. [ 13 ] "bahn.bonus" HI "bahn.bonus" ist das Prämienprogramm für Bahnfahrten mit der BahnCard. Für jede mit der BahnCard durchgeführte Zugfahrt werden dem BahnCard-Inhaber auf sein persönliches

6 Kundenkonto Punkte gutgeschrieben, die ab einer bestimmten Punktezahl in Prämien eingetauscht werden können, z. B. für Freifahrten, Genussscheine für das Bord-Restaurant oder First-Class-Upgrades. Da die auf Privatfahrten erworbenen Prämien unter keine Einkunftsart fallen und damit steuerlich nicht zu erfassen sind, ist wie bei dem Vielfliegerbonus von einer Drittlohnzahlung nur auszugehen, wenn die Bonuspunkte auf einer dienstlichen Fahrt erlangt werden und anschließend die Prämien privat verwendet werden. Der Lohnzufluss erfolgt auch hier erst beim Einlösen der Prämien. Anwendung des Rabattfreibetrags Der im Rahmen eines Dienstverhältnisses von einem Dritten gezahlte Arbeitslohn unterliegt grundsätzlich dem Lohnsteuerabzug. Allerdings kann der für Kundenbindungsprogramme eingeführte Jahresfreibetrag von EUR angewendet werden. Keine Lohnsteuerpauschalierung durch Deutsche Bahn AG Mit Blick auf den betragsmäßigen Umfang der Prämien dürfte dem Lohnsteuerabzug - wenn überhaupt - nur in wenigen Fällen praktische Bedeutung zukommen. Da die Deutsche Bahn AG nach ihren Informationen beim bahn.bonus-system von der Möglichkeit der Pauschalbesteuerung mit 2,25 % keinen Gebrauch macht, bleibt dem Arbeitgeber in den Fällen der Lohnsteuerpflicht nur der individuelle Lohnsteuerabzug im Rahmen der Entgeltabrechnung des Arbeitnehmers. Achtung Gesetzliche Anzeigepflicht des Arbeitnehmers Voraussetzung für den Lohnsteuerabzug bei der Prämiengewährung durch Dritte ist, dass der Arbeitgeber weiß oder zumindest erkennen kann, dass solche Vergütungen erbracht werden. Deshalb besteht für den Arbeitnehmer eine gesetzliche Anzeigeverpflichtung. Er muss dem Arbeitgeber die dienstlich erworbenen und privat verwendeten bahn.bonus- Vorteile am Monatsende schriftlich mitteilen. [ 14 ] Kommt der Arbeitnehmer seiner Anzeigepflicht nicht nach und kann der Arbeitgeber wie im Falle einer betrieblichen BahnCard aus seiner Mitwirkung an der Lohnzahlung des Dritten erkennen, dass der Arbeitnehmer zu Unrecht keine Angaben macht oder seine Angaben unzutreffend sind, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstätten-Finanzamt anzuzeigen. Eine Negativmeldung in Form einer Fehlanzeige wird vom Arbeitnehmer nicht verlangt. [ 15 ] 4.2 Freifahrten Polizeivollzugsbeamter HI

7 Oftmals erhalten uniformierte Polizeivollzugsbeamte oder Beamte des Bundesgrenzschutzes sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Zügen der Deutschen Bahn AG Freifahrten. Die Freifahrten setzen voraus, dass sich diese Personen verpflichten, bei Bedarf das Fahrpersonal des Beförderungsunternehmens zu unterstützen. Diese geldwerten Vorteile werden nicht als steuerpflichtiger Sachbezug (Arbeitslohn) behandelt. Entsprechendes gilt für die unentgeltliche Benutzung anderer öffentlicher Verkehrsmittel, wenn der Verkehrsträger und der jeweilige Dienstherr darüber eine vergleichbare Vereinbarung getroffen haben. Solche "Freifahrten" werden dann nicht vom Arbeitgeber erbracht, sondern beruhen letztlich auf einer eigenen Rechtsbeziehung des Arbeitnehmers zum Verkehrsträger und erfolgen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken. Sozialversicherung 1 Sozialversicherungsrecht folgt Steuerrecht HI HI Die beitragsrechtliche Beurteilung geldwerter Vorteile wie Freifahrten und Freiflüge oder verbilligter Flüge folgt im Wesentlichen dem Steuerrecht. Wird der geldwerte Vorteil dieser Vergünstigungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt und nicht pauschal besteuert, sind diese Vergünstigungen auch beitragspflichtig. Bei der Beurteilung von Reisekosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten sind weitere Besonderheiten zu beachten. 2 Freifahrten HI Vom Arbeitgeber gewährte Sachbezüge sind kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt, wenn sie in Form von unentgeltlicher oder verbilligter Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder als Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt gewährt und die Werte pauschal versteuert werden. Betrieblich bedingte Sammeltransportfahrten Auch der geldwerte Vorteil der Beförderung von Arbeitnehmern mit einem Sammeltransportmittel, z. B. Omnibus oder Kleinbus, ist steuer- und damit auch beitragsfrei, soweit die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz der Arbeitnehmer notwendig ist. Gleiches gilt,

8 wenn zur gleichzeitigen Beförderung mehrerer Arbeitnehmer ein Pkw gestellt wird. 3 Freie oder verbilligte Flüge HI Das BSG [ 16 ] hatte entschieden, dass der geldwerte Vorteil für freie oder verbilligte Flüge einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist. Zwischenzeitlich hat der Gesetzgeber in 23a Abs. 1 SGB IV klargestellt, dass entgegen der BSG-Rechtsprechung der geldwerte Vorteil nicht als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt anzusehen ist. Dies führt dazu, dass immer dann, wenn der geldwerte Vorteil pauschal versteuert wird, freie oder verbilligte Flüge beitragsfrei zur Sozialversicherung sind. [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ] [ 6 ] 8 EStG, R 8.1, 8.2 LStR. [ 7 ] Gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder v , BStBl 2012 I S [ 8 ] Gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder v , BStBl 2015 I S [ 9 ] [ 10 ] [ 11 ] 3 Nr. 38 EStG. [ 12 ] 37a EStG. [ 13 ] FinMin Nordrhein-Westfalen, Erlass v , DStR 1997 S [ 14 ] 38 Abs. 4 EStG. [ 15 ] FinMin Saarland, Erlass v , DStR 2005 S [ 16 ] BSG, Urteil v , B 12 KR 6/01 R.