E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis

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1 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis Integration des neuen Personalausweises in das Bürgerportal der Stadt Düren Einführungskonzept Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Deshalb werden die jeweils Verantwortlichen im Impressum auf der letzten Seite der Dokumente genannt. Sie stehen Ihnen für inhaltliche Fragen zur Verfügung.

2 E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis Einführungskonzept für die Integration des neuen Personalausweises in das Bürgerportal der Stadt Düren 1

3 Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Einführungsstrategie Allgemeine Anforderungen (prozessübergreifend) eid-befähigung Organisatorische Maßnahmen Einführungsplanung Grobe Checkliste Abkürzungsverzeichnis

4 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Voraussetzungen für elektronische Prozesse und eid-fähigkeit... 6 Tabelle 2: Grobe Checkliste Tabelle 3: Abkürzungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Phasen der eid-integration in die Pilotprozesse der Stadt Düren

5 1 Management Summary Das vorliegende Einführungskonzept basiert auf den Ergebnissen der im Vorfeld durchgeführten Potenzialanalyse durch die Stadt Düren und des erarbeiteten Fachkonzeptes. Die Einführung der eid-funktionalität verfolgt eine Steigerung der Anmeldungen am Bürgerportal der Stadt Düren, bessere Serviceleistungen für die Bürgerinnen und Bürger sowie geprüfte Nutzerdaten für die Verwaltung. Hieraus lassen sich folgende Ziele ableiten: Erhöhung der Akzeptanz und der Nutzung der eid-funktion des npa/eat Reduzierung der Behördengänge für Bürgerinnen und Bürger Entlastung der Behörde durch Reduzierung persönlicher Bürgeranfragen Prozessoptimierungen und schnellere Bearbeitungszeiten pro Vorgang Das Einführungskonzept sichert neben der Einführung auch die organisatorische und technische Machbarkeit der Integration der eid-funktionalität in die ausgewählten Pilotprozesse. Das Konzept dient der Stadt Düren als Entscheidungshilfe und soll unter anderem folgende Fragen beantworten: Wie bzw. wann kann die eid-funktion in ausgewählte Prozesse implementiert werden? Welche organisatorisch-technischen Voraussetzungen müssen dafür geschaffen sein? Wie kann die Einführung der einzelnen Prozesse gestaltet werden? Im Rahmen der Analysen hat die Stadt Düren entschieden, zunächst zwei Pilotprozesse eidfähig zu gestalten. Parallel werden weitere Prozesse identifiziert, so dass die in Betracht kommenden nach und nach eid-fähig gestaltet werden. Das Kapitel 2 stellt die Einführungsstrategie dar. Anschließend (Vgl. Kapitel 3) werden sowohl allgemeine Anforderungen als auch erforderliche organisatorische Maßnahmen, die mit einer eid-befähigung einhergehen, beschrieben. Die Einführungsplanung wird in Kapitel 4 skizziert. Das Kapitel 5 enthält eine grobe Checkliste, die die wesentlichen Punkte beschreibt, die es für die Einführung der eid-funktionalität zu analysieren und auszuarbeiten gilt. Die Inhalte des vorliegenden Dokumentes basieren auf den zum Zeitpunkt der Erstellung verfügbaren Informationen. Änderungen und Aktualisierungen führen ggf. dazu, dass die Inhalte neu evaluiert werden müssen. 4

6 2 Einführungsstrategie Die Stadt Düren wird die Einführung der eid-funktionalität zunächst im Rahmen des Pilotprozesses Ausstellung von Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen durchführen. Darüber hinaus wird auch die Anmeldung am Bürgerportal als übergreifender Prozess eid-fähig gestaltet. An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass die bisher üblichen manuellen Prozessabläufe dauerhaft beibehalten bleiben und parallel fortgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht-internetaffine Bürger/-innen, oder solche, die keinen neuen Personalausweis bzw. elektronischen Aufenthaltstitel haben, weiterhin ihre Behördengänge durchführen können. In einem ersten Schritt wird der Prozess Ausstellung von Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen bis zum umgesetzt und allen Bürgern/innen zugänglich gemacht. Der Prozess Anmeldung am Bürgerportal der Stadt Düren wird den Bürgern/innen zum zur Verfügung stehen. Die Anmeldung am Bürgerportal ist als übergreifender Prozess zu verstehen, der den über das Portal zugänglichen Dienstleistungen vorgeschaltet sein wird. Im Anschluss an die Einführung der Pilotprozesse prüft die Stadt Düren, welche weiteren Prozesse eid-fähig gestaltet werden können. Die identifizierten Prozesse werden schrittweise ausgearbeitet, definiert und umgesetzt und den Bürgern/innen nach und nach zur Verfügung gestellt. Diese schrittweise Integration der eid-funktionalität in die bestehenden Prozesse der Stadt Düren erlaubt einen adäquaten Lernprozess. Einerseits für die Mitarbeiter/innen der Behörde, die parallel weiterhin ihr Tagesgeschäft fortführen müssen und andererseits auch für die Bürger/innen, die anhand relativ einfacher Verwaltungsakte an die Nutzung der eid- Funktionalität herangeführt werden. Weiterhin fließen die Erfahrungen aus den Pilotprojekten in die Umsetzung und Einführung zukünftiger Prozesse ein. Die Gestaltung und Realisierung der Folge-Prozesse kann dadurch schneller, unkomplizierter und kostengünstiger vollzogen werden. 5

7 3 Allgemeine Anforderungen (prozessübergreifend) 3.1 eid-befähigung Im folgenden Abschnitt werden die wesentlichen Voraussetzungen beschrieben, die aus Sicht der Stadt Düren erfüllt sein müssen, damit ein Prozess oder ein Vorgang elektronisch durchgeführt und als eid-fähig bezeichnet werden kann. Da der Fokus auf die eid-funktionalität gelegt wird, führt Tabelle 1 nur die wesentlichen Anforderungen und Voraussetzungen auf, um Prozesse elektronisch und eid-fähig zu gestalten. Darüber hinaus gibt es weitere Punkte, die generell für elektronische Prozesse relevant sind, hier aber nicht aufgeführt werden. Tabelle 1: Voraussetzungen für elektronische Prozesse und eid-fähigkeit Die Online-Formulare müssen in der Lage sein, die aus dem neuen Personalausweis ausgelesenen Daten in die richtigen Formularfelder automatisch zu übernehmen. Diese Felder dürfen durch den Antragsteller nicht mehr verändert werden können. Antragsformulare Ausgelesen werden nur Daten, für die die Stadt Düren im Rahmen der Berechtigungszertifikate ermächtigt wurde. Datenübernahme ins Fachverfahren Berechtigungszertifikate eid-service Zu versendende Behördendokumente (z.b. Urkunden) Gebühren Es muss sichergestellt sein, dass die Daten bzw. das Antragsformular selbst - entweder direkt in das zuständige Postfach weitergeleitet und durch eine/n Sachbearbeiter/in bearbeitet werden können oder - über eine Schnittstelle in das entsprechende Fachverfahren weitergeleitet werden, so dass die sich anschließenden prozessüblichen Schritte fortgeführt werden können. Da die Schnittstelle zum Fachverfahren noch nicht zur Verfügung steht, wird im Prozess Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen zunächst die erste Variante, d.h. manuelle Weiterbearbeitung, in Betracht kommen. Die erforderlichen Berechtigungszertifikate, anhand derer die erforderlichen Datenfelder je Prozess ausgelesen werden können, wurden von der VfB erteilt. Anbindung an einen eid-service-provider ist sichergestellt Die eid-fähigen Prozesse werden durch den/die Antragsteller/in elektronisch durchgeführt. Die beantragten Dokumente bzw. Urkunden werden durch die Behörde auf postalischem Wege an den/die Antragsteller/in versendet. Die Stadt Düren nutzt für Verwaltungsakte, bei denen eine Gebühr erhoben wird, das Lastschrifteinzugsverfahren Elbe. Die Prozessgestaltung für Verwaltungsakte, in denen Gebühren erhoben werden, muss sicherstellen, - dass der/die Antragsteller/in über die Höhe der Gebühr im Vorfeld informiert wird und diese bestätigen muss, - dass das Lastschrifteinzugsverfahren beibehalten wird und das neue Prozessdesign die entsprechenden Anforderungen erfüllt. 6

8 3.2 Organisatorische Maßnahmen Das vorliegende Kapitel beschreibt organisatorische Maßnahmen, die für die Einführung von eid-fähigen Prozessen bei der Stadt Düren zu berücksichtigen sind. Das Hauptamt, Sachgebiet Organisation und IT, bearbeitet, betreut, begleitet und stellt alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten sicher, die die Veränderung im Rahmen der Umsetzung der neuen eid-prozesse in der Behörde bewirkt. Zusätzlich muss die Supportorganisation insbesondere während der Einführungs- und Abschlussphase aufgesetzt sein. Das technische Fachwissen zur Unterstützung der eid- Funktionalität muss der Supportorganisation zur Verfügung gestellt werden. Die einzelnen Support-Gruppen befassen sich mit der Lösung von Störungen und der Untersuchung von Problemen. Die Weitergabe der Informationen von der Supportorganisation an die regio it muss sichergestellt sein. Die konkreten Maßnahmen wirken sich hauptsächlich auf die Mitarbeiter aus. Alle Mitarbeiter der Stadt Düren sind über die eid-fähigen Prozesse und die Auswirkungen auf die Prozessabläufe umfassend zu informieren. Darüber hinaus müssen alle betroffenen Sachbearbeiter/innen der Stadt Düren bis zur Produktivsetzung der Pilotprozesse zum Thema neuer Personalausweis bzw. Bearbeitung von Verwaltungsakten im Rahmen von eid-fähigen Prozessen geschult worden sein. Betroffen sind zunächst die Sachbearbeiter/innen, die in den Pilotprozessen involviert sind. Das heißt, Sachbearbeiter/innen, die die Ausstellung von Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen vornehmen. Der zweite Pilotprozess Anmeldung am Bürgerportal ist ein übergreifender Prozess. Das Bürgerportal wird aktuell vom Sachbearbeiter Internet, E-Government verantwortlich betreut, vertretungsweise werden weitere Sachbearbeiter des Sachgebietes Organisation und IT tätig. Im Vorfeld sind die geänderten Aufgaben/Zuständigkeiten zu beschreiben und ggf. neue Verantwortlichkeiten festzulegen. Zu berücksichtigen bleibt hierbei, dass die bisher üblichen Prozessabläufe beibehalten bleiben und den Bürger/innen weiterhin zur Verfügung stehen. Die Form der Schulung ist zu evaluieren. Die Betrachtung des Pilotprozesses Ausstellung von Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen zeigt, dass die eid-fähigen Prozesse noch Medienbrüche enthalten. Die Initiierung des Prozesses erfolgt zwar elektronisch, nicht jedoch die weitere Bearbeitung in der Behörde. Diese findet in der Regel wie bisher statt. Folglich bedeutet dies, dass eine einfache und unkomplizierte Schulung möglich ist. Die Stadt Düren kann, in Abstimmung mit dem Personalrat, die Schulungen beispielsweise im Rahmen von Rundschreiben realisieren. Diese geben Informationen zu den Prozessanpassungen bzw. Änderungen in Fachverfahren und zu den neuen Arbeitsanweisungen. Letztere sollten zentral abgelegt und für die Mitarbeiter zugänglich sein. Die organisatorischen eid-nutzungsvoraussetzungen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen können dem Fachkonzept für die Integration des neuen Personalausweises im Bürgerportal der Stadt Düren entnommen werden. 7

9 4 Einführungsplanung Die Einführungsphase ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für die Inbetriebnahme der neuen Prozesse. Nicht nur während der Umsetzung, sondern auch während der Einführung ist eine enge Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister der Stadt Düren, der regio it, erforderlich. Abbildung 1 zeigt eine ungefähre zeitliche Einordnung der einzelnen Phasen. Abbildung 1 - Phasen der eid-integration in die Pilotprozesse der Stadt Düren Noch bevor die Umsetzungsphase abgeschlossen ist, beginnt die Einführungsphase. Wie in Kapitel 2 dargestellt, wird der Prozess Ausstellung von Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen zum und der Prozess Anmeldung am Bürgerportal zum eingeführt. Somit startet die Einführungsphase während parallel noch Umsetzungsaktivitäten für den Prozess Anmeldung am Bürgerportal stattfinden. Darüber hinaus müssen einige Einführungs-Aktivitäten (z.b. Schulungen) noch vor Inbetriebnahme des Prozesses abgeschlossen sein, so dass die Einführungsphase vor dem beginnen kann. Die Dauer der Umsetzungsphase ist im Vergleich zur Konzeptions- und Einführungsphase länger, da diese auch die Betreuung und Sicherstellung der Infrastruktur und Technik für den npa/eat während der Einführung beinhaltet. Zudem wurde die Umsetzung bereits während der Konzeptionsphase begonnen. Folgende Hauptaktivitäten sind in den drei Phasen durchzuführen: Phasen Konzeption Hauptaktivitäten Durchführung Potenzialanalyse zur Identifikation eid-fähiger Prozesse Auswahl Prozesse Ausstellung Melde- und Aufenthaltsbescheinigung und Anmeldung am Bürgerportal Auswahl eid-service Providers im Rahmen der Kooperation mit der regio it Definition eid-fähiger Soll-Prozessabläufe für ausgewählte Prozesse 8

10 Phasen Umsetzung Einführung Hauptaktivitäten Identifikation der erforderlichen Datenfelder und Beantragung der Berechtigungszertifikate Analyse der Prozesse aus technischer Perspektive durch die regio it als Vorbereitung für die Umsetzungsphase Workshops mit der regio it Erarbeitung Fach- und DV-Konzept Technische Entwicklung der eid-anbindung (die Anbindung an die Fachverfahren erfolgt sukzessive) Bereitstellung einer Testinstallation durch die regio it (inkl. eid- Anbindung, Testkarten, etc.) und Durchführung von Tests Entwicklung der eid-fähigen Online-Formulare Organisatorische Anpassungen und Umsetzung von Maßnahmen Technische Überführung in die Betriebsorganisation Schulungen der Mitarbeiter und Kommunikation Steuerung und Koordination Eine wesentliche Voraussetzung für den Beginn der Einführungsphase sind die Ergebnisse der Tests bzw. Re-Tests aus der Umsetzungsphase. Negative Testergebnisse bedingen eine Verschiebung der Einführungsphase. Als weitere Voraussetzung müssen die folgenden Punkte entschieden und abgeschlossen sein: - Entscheidung eigener eid-service oder Nutzung eines eid-service-providers. Im Rahmen der Kooperation mit der regio it wird die Stadt Düren den eid-service von bremen online services GmbH & Co. KG (bos KG) nutzen. - Sicherstellung der Infrastruktur und Technik für den neuen Personalausweis bzw. elektronischen Aufenthaltstitel. - Sicherstellung des Zertifikatsprozesses. Die Stadt Düren wird die beiden Berechtigungszertifikate Permanentes Bürgerkonto und Temporäres Bürgerkonto für die Portallösung beantragen. Alle Dienstleistungen, die über das Portal zugänglich sind, werden über beide Zertifikate bedient. Bis die Anmeldung am Bürgerportal produktiv ist ( ), wird für den Prozess Melde- und Aufenthaltsbescheinigung nur das Berechtigungszertifikat temporäres Bürgerkonto genutzt. Die Berechtigungszertifikate müssen von der VfB erteilt worden sein. - Prozesse wurden aus fachlicher und aus technischer Sicht modelliert (Modellierung berücksichtigt Schriftformerfordernisse). Wesentlich ist die Definition und Sicherstellung eines konkreten Postfachs für die Weiterleitung der ausgefüllten Online- Formulare (npa-daten und manuell zusätzlich eingetragene Daten). - Internetauftritt / Bürgerportal wurde sowohl technisch als auch inhaltlich aufbereitet - Tests wurden erfolgreich abgeschlossen und Maßnahmen, für den Fall, dass die eid- Funktionalität nicht nutzbar sein sollte, wurden definiert. - Betroffene Sachbearbeiter/innen wurden geschult und alle Mitarbeiter/innen der Behörde informiert. 9

11 Wie eingangs beschrieben, wird die Stadt Düren nach Einführung der Pilotprozesse weitere Prozesse für die eid-integration identifizieren. Damit diese Prozesse umgesetzt werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: - Pilotprozesse Anmeldung am Bürgerportal und Melde- und Aufenthaltsbescheinigungen funktionieren einwandfrei. - Neue Prozesse wurden aus fachlicher und aus technischer Sicht modelliert (Modellierung berücksichtigt Schriftformerfordernisse). - Prüfung, ob die neuen Prozesse über das Bürgerportal zugänglich sein werden. Im positiven Fall, sind keine weiteren Berechtigungszertifikate zu beantragen. Im negativen Fall muss geprüft werden, welche Datenfelder erforderlich sein werden und ein entsprechender Antrag für Berechtigungszertifikate an die VfB gesendet werden. - Neue erforderliche Schnittstellen zu Fachverfahren wurden etabliert und erforderliche Anpassungen sichergestellt. - Internetauftritt / Bürgerportal wurde inhaltlich und technisch angepasst. - Tests wurden erfolgreich abgeschlossen und Maßnahmen, für den Fall, dass die eid- Funktionalität nicht nutzbar sein sollte, wurden definiert. - Erforderliche Schulungen wurden abgeschlossen. 10

12 5 Grobe Checkliste Im Folgenden werden die wesentlichen Punkte aufgelistet, die für die eid-befähigung bestehender Prozesse zu berücksichtigen sind. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie enthält zentrale übergreifende Punkte, die zwingend zu erarbeiten sind. Darüber hinaus gibt es weitere Punkte, die in Abhängigkeit der Umsetzung behörden- und prozessspezifisch zu analysieren sind (z.b. Entscheidung für/gegen Bürgerportal). Tabelle 2: Grobe Checkliste Kriterium Beschreibung / Maßnahmen Identifikation eid-fähiger Prozesse eid-service Provider Berechtigungszertifikate Die Behörde muss zunächst eine Analyse der bestehenden Prozesse durchführen. Hierbei sind wirtschaftliche, gesetzliche und prozessuale bzw. fachliche Aspekte zu berücksichtigen. Mögliche Maßnahmen sind: - Analyse IST-Prozesse und Definition SOLL-Prozesse - Wirtschaftlichkeitsbetrachtung - etc. Zu evaluieren ist, wie der eid-server/eid-service in Anspruch genommen werden soll. Ein eid-server/eid-service kann auf mehreren Wegen durch eine Behörde genutzt werden: - Betrieb und Aufbau eines eigenen eid-servers/eid-services in eigener Infrastruktur - Aufbau eines eid-servers/eid-services in interkommunaler Zusammenarbeit an einer zentralen Stelle im kommunalen Verbund (z.b. durch gemeinsamen kommunalen IT-Dienstleister). - Nutzung eines bereits vorhandenen eid-service-anbieters (Übersicht aller aktuellen eid-service-anbieter unter: Service/eID-Service_node.html ). Die Berechtigung wird nach einer Erforderlichkeitsprüfung durch die Vergabestelle für Berechtigungszertifikate des BVA erteilt / abgelehnt. Die Beantragung einer Berechtigung muss folgende Informationen enthalten: Unternehmensdaten (u.a. Name, Sitz) Zweck des Berechtigungszertifikats Beschreibung des Dienstangebots Gewünschte Datenfelder (mit ausführlicher Begründung, wenn möglich mit Angabe gesetzlicher Vorschriften) Handelsregisterauszug Verantwortliche Datenschutzaufsichtsbehörde Nutzungsbedingungen Die Beantragung muss darüber hinaus begründen, ob bzw. warum ausgelesene Daten gespeichert werden sollen. 11

13 Kriterium Integration in Fachverfahren Sicherheitskonzept Interne und externe Kommunikation Beschreibung / Maßnahmen Neben der Sicherstellung der Anbindung an die eid-infrastruktur respektive eid-server-schnittstellen, sind die relevanten Fachverfahren der Behörde zu berücksichtigen. Der sichere Datentransfer und insbesondere die Möglichkeit der Datenspeicherung, die sich aus den Berechtigungszertifikaten ergibt, müssen für die Integration in die Fachverfahren analysiert und entsprechend umgesetzt werden. Die neu entwickelten eid-fähigen Formulare müssen die ausgelesenen Daten in den korrekten Feldern aufnehmen. Diese Felder dürfen nachträglich nicht mehr änderbar sein. Zusätzlich im Formular enthaltene Felder sollen manuell durch den/die Bürger/in bearbeitet werden können. Der Dienstanbieter muss bestätigen, dass ein Sicherheitskonzept vorliegt. Das Sicherheitskonzept orientiert sich an der Systematik des IT- Grundschutzes ([BSI 100-2], [BSI 100-3]), Basis ist das Sicherheitsrahmenkonzept [SiKo]. Eine Vorlage für dieses Sicherheitskonzept ist Teil der [TR-03130] in Anlage C. Die eid-befähigung bestehender Verwaltungsakte erlaubt den Bürgern/innen bisherige Behördengänge zu vermeiden und ihre Anliegen auf elektronischem Wege zu realisieren. Bürger/innen, die einen npa/eat neu erhalten, werden bei Beantragung/Abholung des Dokumentes umfassend informiert. Darüber hinaus muss die Behörde den neuen Kommunikationskanal fördern. Basis hierfür ist die Aktualisierung der Internetpräsenz (z.b. Kennzeichnung eid-fähiger Prozesse, Darstellung der Vorteile, etc.). Behördenintern sind alle Mitarbeiter zu schulen. Dies gilt nicht nur für die in die eid-fähigen Prozesse involvierten Mitarbeiter. 12

14 6 Abkürzungsverzeichnis Tabelle 3: Abkürzungsverzeichnis Abkürzung bos KG BVA eat eid npa regio it VfB Bedeutung bremen online services, Entwicklungs- und Betriebsgesellschaft mbh & Co. KG Bundesverwaltungsamt Elektronischer Aufenthaltstitel Electronic Identification Neuer Personalausweis regio it gesellschaft für informationstechnologie mbh Vergabestelle für Berechtigungszertifikate 13

15 Herausgeber Bundesministerium des Innern IT-Stab, Referat IT4 Alt-Moabit 101 D, Berlin Bezugsquelle Bundesministerium des Innern Internet: und Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Veröffentlicht Mai 2013 HINWEIS Das Bundesministerium des Innern ist nicht verantwortlich für den Inhalt der Ergebnisdokumente, die im Rahmen der E-Government-Initiative für D und den neuen Personalausweis erstellt wurden. Bitte wenden Sie sich bei inhaltlichen Fragen direkt an die hier genannten Ansprechpartner. Verantwortlich für den Inhalt dieses Ergebnisdokumentes Stadt Düren. Der Bürgermeister. Hauptamt. Sachgebiet Organisation und IT Herr Thomas König Amt 10, Düren Tel.: Internet: Diese Veröffentlichung ist Teil der Öffentlichkeitsarbeit der Bundesregierung. Sie wird kostenlos abgegeben und ist nicht zum Verkauf bestimmt.