HCM Bewerbermanagement. Bewerber verwalten? Nein. Bewerbermanagement

Transkript

1 HCM Bewerbermanagement Bewerber verwalten? Nein. Bewerbermanagement

2 Motivation Wozu Bewerbermanagement?

3 Motivation Sie suchen die besten Köpfe? - Behalten Sie den Überblick. Effizientes Bewerbermanagement für ein zeit- und kostensparendes Recruiting Page 3

4 Motivation Überblick Mit der Lösung von HCM behalten Sie den Überblick über alle eingegangen Bewerbungen egal ob Online, per Mail oder klassisch schriftlich. Kosten und Durchlaufzeiten werden zusätzlich gesenkt. Bewerber Struktur Dank vorher festgelegten Parametern werden Maßnahmen direkt an die richtigen Teams und Bearbeiter geleitet, und Doppelarbeiten und unklare Verantwortlichkeiten gehören der Vergangenheit an. Page 4 Bewerbermanagement von HCM Die Lösung von HCM verwaltet alle Bewerbungen und leitet diese durch einen definierten Bearbeitungsprozess.

5 Motivation Anforderung an den Prozess Strukturierung des Bewerberprozesses von der Ausschreibung bis Einstellung Papierloser Bewerberprozess Einfache Handhabung durch Zugang über Webbrower Definierte Bearbeitungszeiten der Bewerbungen Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit Transparentes Auswahlverfahren Jederzeit spontane Auskunft über den Bearbeitungszustand möglich Verkürzte Personalbeschaffungszeiten Optimale Integration der Fachbereiche durch Online-Zugriff Page 5

6 Unsere Lösung für Sie

7 Eingabe der Bewerbung Prüfung der Bewerbung Bearbeitung Konsolidierung Kernfunktionalität ist die Verwaltung aller Bewerbungen und sämtliche Prüfungs- und Freigabeschritte bis zur Einstellung oder Ablehnung eines Bewerbers. Alle relevanten Personen sind in den Prozess automatisch richtig eingebunden, und Sie haben ständig alle Zustände und Daten der Bewerbung im Überblick Page 7 Eingabe der Bewerbung im Portal durch externe oder interne Bewerber Steuerung Bewerbungsvorgänge in einem strukturierten Ablauf und Koordination aller Aktivitäten mit allen notwenigen Beteiligten Prüfung und Weiterleitung der Bewerbungen an zuständige Stellen Fallbearbeitung Steuerung des gesamten Prüfungs- und Freigabeprozesses mit allen notwendigen Beteiligten Freie Gestaltung des Prozesses und der Inhalte mittels frei konfigurierbarem Webdesigner Überwachung, Erinnerung oder auf Wunsch Eskalation der Aktivitäten Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad bzw. deren dokumentierter Inhalt

8 Personalbedarfsantrag Eingabe der Bewerbung Prüfung der Bewerbung Bearbeitung Konsolidierung Neuer Mitarbeiter Das Bewerbermanagement von HCM geht über das reine Bewerbermanagement hinaus. Der Personalbedarfsantrag davor und die Aktionen der einzelnen Bereiche, die bei der Einstellung eines Mitarbeiters notwendig sind, werden durch unsere Lösung ebenfalls abgedeckt. Antragsprozess für neuen Personalbedarf Prozess Neuer Mitarbeiter zur Koordination aller notwendigen Aktivitäten bei der Einstellung Page 8

9 Portalumgebung für das Ideenmanagement Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Page 9

10 Portalumgebung für das Ideenmanagement Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Frei konfigurierbares Portal Arbeitsbereich mit Aufgaben Meine Dokumente Standartapplikationen Eigene Webseiten Page 10 Mit Hilfe des Portal-Moduls kann ein Bewerbermanagement-Portal bereitgestellt werden. In diesem Portal werden alle Systeme, Dokumente, Prozesse, Informationen und Fremdanwendungen integriert. Im Portal lassen sich grafische Navigations- und Steueroberflächen integrieren und rollenbezogene Arbeitsoberflächen konfigurieren.

11 Freie Gestaltung des Portals Die Portaloberfläche ist mittels des CMS-Systems VDocEasySite frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden. Page 11

12 Externe Sicht für Bewerber Bewerber können auf einer individuellen Portalseite alle aktuellen Stellenausschreibungen sehen, und finden dort Zugang zum Bewerberformular. Auch Initiativbewerbungen sind möglich. Page 12

13 Externe Sicht für Bewerber Bewerber können auf einer individuellen Portalseite alle aktuellen Stellenausschreibungen sehen, und finden dort Zugang zum Bewerberformular. Page 13

14 Erfassung der Bewerbung Eingabemaske für die Erfassung der Bewerbung. Der Antrag kann auch durch einen anonymen User erfolgen, dieser gibt seinen Namen im Formular an. Die Maskeninhalte und alle Auswahlelemente sind frei über den Webdesigner konfigurierbar. Der Prozessablauf ist frei konfigurierbar. Page 14

15 Dynamische Tabellen für Lebenslauf und Skills Der Bewerber kann zusätzlich zu den Datei-Anlagen seine Eingaben in dynamischen Tabellen erfassen. Eine spezifische Beschreibung kann als Hilfestellung zu jedem Eingabefeld hinterlegt werden. Page 15

16 Arbeitsumgebung für das Bewerbermanagement Zentrale Arbeitsumgebung mit persönlichem Schreibtisch, Navigation zu anderen Lösungsbausteinen und Ansichten. Page 16

17 Mein Arbeitsbereich Übersicht über meine anstehenden Aufgaben Page 17

18 Übersicht über alle Bewerbungen Page 18

19 Übersicht über alle Bewerbungen Page 19

20 Übersicht über alle Bewerbungen Page 20

21 Übersichten zu einzelnen Stellenausschreibungen Page 21

22 Ansicht Jobmatching Die Kriterien für das Jobmatching können individuell angepasst werden. Als Statusanzeiger dient eine Ampelsymbolik (grünes Licht = geeigneter Kandidat, rot = ungeeignet; usw.) Page 22

23 Übersicht Initiativbewerbungen Page 23

24 Details zu einzelnen Bewerbungen Page 24

25 Historie In der Historie wird jede Aktion mitgeschrieben. Es ist hinterher ersichtlich, welche Aktion von wem und wann durchgeführt wurde. Auf Wunsch kann diese Funktion auch deaktiviert werden. Page 25

26 Interne Bearbeitung Für jeden Bearbeitungsschritt der Prüfung, Bewertung oder Weiterleitung stehen individuelle Masken für die Eingabe zur Verfügung Page 26

27 Ansichten, Filter, Suche und Export Wählbare Ansichten für alle Vorgänge. Die Ansichten können frei konfiguriert werden, bieten komfortable Suchfunktionen, Filterfunktionen und den Export nach Excel. Die Darstellung erfolgt kategorisiert in Portlets, nach Rollen-Berechtigung gesteuert und auf beliebigen Portalseiten. Page 27

28 Reports Zusätzlich steht für weitere Reports und Auswertungen das Reportsystem BIRT standardmäßig zur Verfügung. Page 28

29 Prozess Personalbedarf Page 29

30 Prozess Personalbedarf Der Personalbedarf wird durch einen Antrags-, Prüfungs- und Freigabeprozess unterstützt. Mit dem Antrag kann festgelegt werden, ob es sich um einen normalen Bedarf oder um eine spezielle Kampagne handelt. Die Bewerbungen können dann diesem genehmigten Bedarfsantrag zugeordnet werden. Außerdem können weitere Informationen, wie Kosten der Aktion, Anzahl der Bewerbungen, etc. ausgewertet werden. Page 30

31 Prozessschritt Definition Anforderungsprofil Page 31

32 Prozessschritt Prüfung Page 32

33 Prozessschritt Stellenausschreibung Page 33

34 Prozess Neuer Mitarbeiter Nach Auswahl eines neuen Mitarbeiters setzt der Prozess Neuer Mitarbeiter ein Page 34

35 Prozess Neuer Mitarbeiter Nach Auswahl eines neuen Mitarbeiters setzt der Prozess Neuer Mitarbeiter ein Page 35

36 Prozess Neuer Mitarbeiter Nach Auswahl eines neuen Mitarbeiters setzt der Prozess Neuer Mitarbeiter ein Page 36

37 Funktionalität Funktionen und Merkmale von HCM Bewerbermanagement

38 Funktionalität Funktionen & Merkmale HCM Bewerbermanagement Erfassung der Stammdaten des Bewerbers (Bewerberdatenbank) Erfassung kann alternativ auch direkt durch den Bewerber in einem Online-Formular erfolgen Angaben zur Qualifikation Informationen zum Werdegang Kategorisierung der Bewerbungen (Bewerbung auf Ausschreibung, Initiativbewerbung, Online-Bewerbung) Korrespondenzhistorie Automatisiertes Korrespondenzverfahren Hinterlegung Bewerberdokumente/Strukturierte Ablage und Verwaltung aller Dokumente des Bewerbers via Elektronische Bewerberakte Termin- und Aufgabenüberwachung Spezieller Durchlaufprozess für alle Bewerbungen mit allen beteiligten Stellen Durchlaufkontrolle Bewerberprozess Vorhanden Page 38

39 Funktionalität Funktionen & Merkmale HCM Bewerbermanagement Zuordnung und Bewertung von Bewerbungen Detaillierte Vergleiche und umfangreiche Filtermöglichkeiten Rollen- und personenspezifisches Rechtekonzept Antragsprozess für neuen Personalbedarf Prozess Neuer Mitarbeiter zur Koordination aller notwendigen Aktivitäten bei der Einstellung Vorhanden Page 39

40 Funktionalität Schnittstellen und Architektur Scanning Client VDoc Portal Zugriff der einzelnen Rollen aus: Entwicklung Erprobung Simulation Produktion usw. Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen Scanning Kopplung VDoc Module DMS Workflow Archiv Kopplung EDM/PDM ERP, SAP Kopplung Archiv revisionssicher ERP EDM SAP Mailintegration Mail Kopplung Webservice, JDBC, XML Sonstige Systeme SharePoint usw. Page 40 Kommunikation Schnittstellen Kunden Lieferanten

41 Funktionalität Wirtschaftliche und technische Daten Das HCM Bewerbermanagement kann als anpassungsfähige Lösung im Lizenzmodell Runtime implementiert werden. Dabei wird der Prozess von HCM erstellt und fertig zur Verfügung gestellt. Das Designen im eigenen Haus ist eine weitere Option. In diesem Fall kann die Nutzung über die Volllizenz für weitere Prozesse erfolgen. Geringe Anpassungskosten: Unser System ermöglicht schnelle Prozessänderungen durch integrierten Webdesigner. In wenigen Tagen können wir oder Sie selbst Änderungen vornehmen. Servicequalität steigern: Freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten. Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren. Kurze Implementierung: Für eine Grundinstallation inkl. Design rechnen wir ca. 1-2 Wochen. Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.b. nach SAP, PDM-Systemen, stehen zur Verfügung. Page 41

42 Integration/Schnittstellen

43 Integration /Schnittstellen Anbindung an HR Systeme Um das Bewerbermanagementsystem mit anderen vorhandenen Personalsystemen zu koppeln stehen verschiedenste Technologien für unterschiedliche Systeme zur Verfügung Mailintegration Werden Bewerbungen konventionell über Mail eingereicht kann dies zusammen mit den Anhängen über den DMS Mailconnector direkt an einen separaten Bewerbungsvorgang übergeben werden. Unterstützung der Kommunikation mit dem Bewerber Für die Erzeugung von standardisierten Schreiben steht das Modul Xtended Relay mit Word Template Connector zur Verfügung. Damit kann an beliebiger Stelle im Prozess die Erzeugung von Standard Schreiben durchgeführt werden. Page 43

44 Testzugang Testzugang zu HCM Bewerbermanagement Möchten Sie das System gerne näher kennenlernen und selbst ausprobieren? Unter können Sie einen Testzugang anfordern. Page 44

45 Sie möchten mehr zu HCM Bewerbermanagement erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe. Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns. Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Telefon: Telefax: bednorz@hcm-infosys.com